急成長スタートアップの採用を加速させる採用基盤を構築。社員数10名のときからHRMOS採用を導入！

候補者管理に膨大な工数がかかり、進捗管理が困難だった

―HRMOS採用の導入を検討したきっかけとは？ どんな課題があったのでしょうか。

候補者管理をGoogle スプレッドシートで行っていましたが、管理工数が膨大にかかっていました。
例えば、さまざまなチャネルからの候補者を手作業でGoogle スプレッドシートに転記する工数、候補者の評価コメントを「Slack」で回収した後、確認や共有のため探し出す工数、日程調整の際にGoogle カレンダーとメールを行き来し調整する、などが発生していました。
さまざまなツールに情報が分散していたため、採用担当がオペレーション業務で手いっぱいな状態でした。
また、情報が分散していることで、集計にも手間がかかり、採用の進捗状況の把握もしにくい状態でした。振り返ると、候補者に対してのネクストアクションもちゃんと取れていなかったと思います。
当時、正社員数で10名程度の時期でしたが、社員数を大幅に増やしていく計画をたてておりましたので、このままでは業務が回らなくなるという危機感があり、採用管理システムの導入を検討しました。

―数あるサービスのなかから、HRMOS採用を選んだ理由は何ですか。

採用管理システムを検討する際に重視したのは、人数規模が拡大した時でも耐えられるオペレーション体制が構築できるか、自社の採用チャネルに合う形で効率化できるか、の2点でした。
将来的には100名を超える組織にしたいと考えており、その時のオペレーションを考慮しました。HRMOS採用は部署や人ごとに細かく権限管理ができるのが魅力的でした。
採用チャネルに関しては、エージェントの活用を積極的に行っており、さらに取引社数を増やすことも検討していました。その点、HRMOS採用はエージェント管理がしやすく、効率化できそうなイメージがあったので、導入を決めました。

―HRMOS採用導入時は、どのように社内展開されましたか。

導入の際は、まず人事と1次面接から関わっている経営陣でテスト運用を始めました。操作に関しては、UI/UXが優れていたこと、カスタマーサクセスのサポートもあったことで、スムーズに導入できました。最初に面接で使っていた評価項目を、HRMOS採用のなかにも反映させて使い始めましたので、従来のフローを変える必要もありませんでした。
すぐに現場メンバーへも展開しましたが、大きなトラブルもなくHRMOS採用での運用ができています。人事のほうで説明会やマニュアルなどを用意しなくとも現場へ浸透できたのは、HRMOS採用の操作性が優れているからなのではと考えています。

オペレーション業務が4分の1に減少。タイムリーに進捗を把握し、先を見据えた手が打てるように

―HRMOS採用を導入して、どのような効果がありましたか。

HRMOS採用に候補者情報を集約することで、候補者管理にかかる時間が大幅に減りました。
以前は、Google スプレッドシートへの入力や評価の確認、日程調整などのオペレーション業務などに採用担当が一日中対応しているような状態でした。導入後は、採用に関わる全ての情報をHRMOS採用に集約するようにしました。媒体連携機能や、Google カレンダー連携、「Zoom」連携などの機能を活用することで、従来かかっていた業務時間を4分の1程度まで削減でき、業務に余裕が生まれました。
採用に関わる関係者とのコミュニケーションも変わりましたね。以前は、候補者の進捗管理で「あれどうなっていますか？」という状況確認のコミュニケーションが多かったんです。その確認がなくなり、いかに候補者をアトラクトしていくか、直近の数字だけでなく、次にどんな施策を打っていくかなど、先を見据えたコミュニケーションに時間を使えるようになりました。

―導入目的の一つだったエージェントとの関わりについてはいかがですか？

エージェントとのやりとりも効率化されましたね。
Slackや「Messenger」、メールなどコミュニケーションの方法が多岐にわたっていたのですが、HRMOS採用で一元管理するようにしました。HRMOS採用を確認すれば、どういう状態かを把握できるので、タスクが漏れにくくなり楽になっています。
職務経歴書のやりとりなども面倒だったのですが、HRMOS採用上で管理するようになり、効率化できたとともに、セキュリティ的にも安心になりました。

―レポートも活用されているようですが、どのように活用されていますか？

導入前の採用定例会では、Google スプレッドシートやSlackをたどりながら状況確認のために時間を費やすことが多かったです。スプレッドシートが煩雑になっていて、確認するのが嫌になるくらいストレスな状態でした（笑）。
それがレポートやダッシュボードの活用で、定例会を待たずとも、採用活動の状況把握が瞬時にできるようになりました。今の進捗がうまくいっているのか、ボトルネックはどこなのか、「採用の健康状態」の把握に役立っています。
データをもとに、スカウトの内容を変えるか、量を増やしていくか、選考フローを変えたほうがいいのか、などの判断がより明確に、スピーディーに考えられるようになっています。

経営者自身が採用にコミット。採用競合が激しくなるなかでも高い内定承諾率を実現

―1次面接から経営陣が採用に関わっているということで、採用に力を入れていると感じるのですが、採用活動でこだわっている点について教えてください。

はい、弊社では1次面接で経営陣が出ていて、2次面接以降で現場のマネージャーという選考フローにしています。
一般的には人事や現場の方が1次、2次面接で見極めて、3次面接以降でアトラクトするという流れが多いのかなと感じています。ただ、昨今資金調達したスタートアップが増えるなかで、採用競合する機会も増えてきました。そんななかで採用していくために、どこにリソースを割くべきか、どこで差別化するか、を考えこのフローにしました。
これにより経営者自身の熱量を候補者に伝えやすくなり、また会社全体にも採用の熱量が波及していると感じています。よい候補者に出会った時は、その場で次の面接の設定をしたりリファレンスを取ったりするなど、スピード感も重視しています。

また、「なぜあなたに入社してほしいのか？」をしっかりと候補者に伝えることにもこだわっています。オファー面談では、候補者ごとに入社してほしい理由を一人一人考え、高い熱量でお伝えするようにしています。候補者からは「ここまで真剣に伝えてくれることはなかった」と言われ、時に感激して涙する方もいるくらいです。
その際に、評価情報をHRMOS採用に集約しているので、タイムラインを見れば、一覧で候補者情報が把握できます。経営者としてさまざまな業務に関わるなかで、合間に面談という機会も多いのですが、一目で候補者状況をつかめるのは大変助かっています。
直近3ヶ月で10名以上採用をしていますが、内定承諾率は8割以上でした。候補者ごとの細かいフォローや経営者自身が熱量を伝えることが、採用競争が厳しくなっているなかでも、うまくいっている要因なのかなと感じています。

スタートアップ企業は早めに採用オペレーションの整備が必要

―今後、取り組みたいことはありますか。

来期は100名採用していく目標を立てています。今期採用に取り組んでいくなかで、HRMOS採用に蓄積したデータがあるので、その数字を振り返りながら、どう目標に向けて取り組むかを考えていきたいと思います。
採用チャネルでより伸ばしていきたいのは、エージェント経由の採用とリファーラル採用です。
エージェントからの採用はできているものの、強みや特性に合わせたコミュニケーションや依頼方法の変更、各エージェントの分析など、まだ改善していく余地はあると考えています。
また、リファーラル採用にも本格的に取り組んでいきたいです。
今も行っていますが、社内から候補者をどう募っていくか、誰がどれくらい候補者を紹介しているかなどをHRMOS採用内にデータベース化していき、リファーラル採用を加速させたいですね。

―HRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。

正社員10名ほどの時にHRMOS採用を導入しましたが、この時期に導入しておいてよかったと思っています。周りのスタートアップ企業の話を聞いていて、セールスやマーケティングなどに投資することは多いように感じますが、人事のようなバックオフィスに意識を向けるケースが少ないのではないかと感じています。ただ、弊社は早い段階でHRMOS採用を導入し、採用のオペレーション体制を整備できたことで、より「攻めの採用」に転じられたと実感しています。
採用を強化したいスタートアップ企業は、早めに採用管理システムの導入を検討されることをおすすめしたいですね。