「Excel」での管理から脱却。一つの入力画面を複数の部門メンバーと共有でき、情報の正確性、透明性が向上した

「Excel」での管理から脱却。一つの入力画面を複数の部門メンバーと共有でき、情報の正確性、透明性が向上した

弁護士法人 法律事務所オーセンス

  • 業界:法律事務所
  • 事業概要:上場企業や新興企業、外資系企業などを対象とする企業法務、交通事故、離婚、遺産相続などの個人法務、刑事事件などさまざまな案件を扱う
  • 従業員数:170名(弁護士を含む。2019年4月時点)

「すべての依頼者に最良のサービスを。」を理念とする法律事務所オーセンス。ベンチャー法務、知的財産・エンターテインメント法務、IT法務、M&A、IPO法務、企業倒産、金融法務など、常に最新の知見が求められる企業法務分野から、遺産相続、不動産、医療過誤、債務整理、交通事故などの一般民事分野、刑事分野まで幅広く引き受けています。弁護士の豊富な経験、専門性を生かし、激動する社会、経済情勢などの変化にタイムリーに対応し、従来の枠にとらわれない新しいリーガルサービスを提供しています。今回は、従業員情報管理など、日常業務の効率化を進めるため、HRMOS CORE導入を決めた経営企画室・桐生由紀様に、導入の決め手や、導入によって生まれた変化について話を伺いました。

導入の目的

  • 「Excel」での管理を脱し、作業の漏れや業務量を削減したかった

課題

  • 入退所メンバーの情報管理のため、複数の「Excel」を作成する必要があった
  • 社内の情報共有のために、開示できる情報だけ抜粋してメールで送るなど、煩雑な作業が多かった

導入の決め手

  • HRMOS採用との情報連携
  • 株式会社ビズリーチの今後のサービス展開への期待、拡張性

効果

  • 複数の部署で同じ画面を確認、入力できるため、業務スピードが向上した
  • 従業員に基本情報を直接入力してもらうようになり、業務量の大幅削減につながった
弁護士法人 法律事務所オーセンス

複数の「Excel」が存在し、所内の情報共有に労力がかかっていた

ーHRMOS CORE導入を決めた背景は何でしたか?

以前は、弁護士を含む170名の従業員データをすべて「Excel」で管理しており、入力や確認業務に限界を感じていました。1名入所があれば、その方に関するあらゆる情報を管理するために複数の「Excel」を開き、ときには10回以上、同じ名前をコピペしてあちこちに入力していました。

当事務所は、所内の情報連携を密に行うカルチャーがあり、さまざまな部署から「こういう情報を教えて」と要望がきます。個人情報が詰まった「Excel」のシートをそのまま展開するわけにはいかないので、必要な情報だけ抜粋して送るなど、細かな業務に手間がかかっていました。管理業務が減らせないのなら人事・労務担当を増員するか、管理業務自体を効率化するか。その2択から、システム導入を決めました。

ー数ある人材管理システムの中でも、HRMOS COREを選んだ理由は?

HRMOS採用を活用しているので、情報連携ができるツールとしてHRMOS COREを選びました。実は2~3年前、従業員が100名を超えた時期から、人材管理システムの必要性を感じて、ほかのサービスを検討していたんです。ただ、どのシステムにも「できること」と「できないこと」のばらつきがあり、一元管理が難しそうだ考え、先送りしていました。HRMOS COREは、採用情報をそのまま連携させられること、カスタマイズしてさまざまな項目を作れるところがいいです。勤怠管理もいずれ同じシステム内でできるようにしたい。そう考えると、今後のシステム開発の将来性を考慮すれば、HRMOS COREを導入しておくメリットは大きいと思いました。HRMOS COREに続いて、人事評価クラウド「HRMOS評価」がリリースされる点も魅力的でした。

複数の部門で同じ情報を見ながら入力・確認でき、業務時間の大幅削減につながっている

ー導入してどのような効果を感じていますか?

以前、一番大変だったのが入退所メンバーの情報管理でした。入所が多い月には、入力作業や情報の社内共有が終わらず、残業することも多くありましたが、HRMOS CORE導入後は、残業時間が目に見えて減りました。

まず、HRMOS採用に入っている住所や名前などの基本データをそのままHRMOS COREに移行できるので、書き出したり、打ち直したりする手間が削減できました。また、HRMOS COREの一画面を社内の複数メンバーで共有できるので、入退所に関する情報をそれぞれの部門が入力、共有できるようになりました。当事務所にはシステム部門や総務の担当者が入っている入退所グループがあり、入所メンバーが決まれば、PCの準備、メールアドレスや内線番号の設定、机等の備品の準備などさまざまな業務が発生します。以前は「こういう方が入所します」と人事から各担当者に連絡し、それぞれが「Excel」に入力して、集約してと、煩雑な作業が発生していました。

導入後は、アクセス権限を持ったメンバーがHRMOS COREを見て、該当箇所に入力すれば一覧で見られるように。連携のためのメールのやりとりもなくなり、複数の「Excel」の作成が不要になったことで管理ミスも減りました。入所のお知らせが自動で飛ぶようになったため「知らなかった」「気づかなかった」という事態もなくなりました。

ーオーセンス様ならではの使い方はありますか?

入所の際のタスクチェックをHRMOS CORE内に作り、「この業務レクチャーを終えたか」「契約書を作成したか」など、一つ一つクリアすることで漏れをなくしています。以前は紙でチェックしていたので、ほかのメンバーと業務の進捗を共有できずにいました。属人化から脱することで、ミスがあれば周りが指摘できるような健全な状態になっているなと思います。

また、従業員の基本情報は本人に入力してもらうようオペレーションを進めています。こちらも以前は紙で運用していました。記入してもらった情報を人事が読み取って入力していたため、どうしてもミスが出ていました。HRMOS COREは画面がわかりやすく操作が簡単なので、現場から質問が上がってくることもありません。住所変更や結婚などによる名字変更も各自で入力できるので、人事の業務はかなり軽減されていると思います。

当事務所は、代表が「弁護士ドットコム」を立ち上げているほどですから、「システムでできることは、システムでカバーしよう」という価値観が根付いています。人がサービスを提供する業態なので、人に関する情報管理はちゃんとお金をかけてやろうという考えが浸透しています。現場もシステム化になじんでいるのではないかと思います。

人事評価ツールなど、今後のサービスの拡張性に期待

ーHRMOSに今後何を期待していますか?

HRMOS評価にも期待しています。今は目標管理シートをすべて紙とPDFで管理しており、最新の情報がどれかわからなくなるなど、さまざまな課題があります。あらゆる領域で「Excel」での管理を脱せられれば、倉庫に保管している膨大な人事書類もすべてデータベース化でき、検索性も高まりますし、個人情報管理の面でも画期的です。今後のサービス展開を、引き続き楽しみにしています。

ーHRMOS COREをどんな企業、人事担当者におすすめしたいですか?

従業員数が100名を超えると、「Excel」での管理は難しくなると実感しています。社内の複数のメンバーが、同じように「Excel」を作成している、という企業の方におすすめしたいです。一元管理できるシステムがあることで、最新の情報を複数人で共有でき、業務量の削減という点でも、透明性が担保される点でも有効だと思います。

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