業務効率化とセキュリティ対策を同時に実現。「変化に強く、社員の自己実現がかなう組織」へ

業務効率化とセキュリティ対策を同時に実現。「変化に強く、社員の自己実現がかなう組織」へ

株式会社メグラス

  • 業界:介護業界
  • 事業概要:介護付き・住宅型有料老人ホームの経営、運営受託
  • 従業員数:160名(2020年7月時点)

名古屋市を中心に介護施設および保育サービスを提供しているソーシャルベンチャー。従業員の増加に伴い、労務と人員計画の領域で発生していた課題を解決するためにHRMOS COREの導入を決定。株式会社メグラスHDの代表である飛田様、労務の業務リーダーである森様、採用から人事計画まで幅広く担当する井谷様にお話を伺いました。

導入の目的

  • 労務の業務を効率化し生産性を上げたい
  • 従業員情報は労務におまかせではなく社員が自主性をもって情報を自分で更新できる環境を作りたい

課題

  • あらゆるデータを紙で管理することに大きな手間がかかっており個人情報のセキュリティにも不安があった
  • 勤続年数や平均年齢などの情報が最新・正確ではなく人員計画に支障をきたしていた

導入の決め手

  • カスタマイズのしやすさ
  • HRMOS採用との連携の可能性
  • HRMOSシリーズの今後のサービス展開への期待

効果

  • 点在していた情報が一元化された
  • 収集や更新の手間が効率化
  • ワークフローによる提出状況の把握や管理が改善した
  • 正確なデータによる採用計画の議論が可能になった
株式会社メグラス

HRMOS COREの導入を決めた背景を教えてください。

―煩雑な作業と個人情報のセキュリティに対する課題感

森:
社員の情報を紙で管理しており、ファイリング作業に多くの時間を取られたり、未提出書類の催促が非常に煩雑な方法で行われたりしていました。ファイリングされた個人情報がキャビネットに置いてある状態にも、セキュリティ観点での課題を感じていました。

ー人員計画のもとになる従業員情報の正確性が薄かった

井谷:
月に一度の経営会議のなかで、従業員情報を持ち込み、それをもとに人員計画の議論を行っていたのですが、出席者の感覚と一致せず「これ本当に正しいデータなんだっけ?」という声があがっていました。更新頻度などを含めた管理が不十分で、集めたデータが正しいのか確信が持てない状態でした。

導入後、どのような効果を感じていますか?

―今まで何だったんだろうと思うくらい変わった

森:
個人情報のセキュリティが強化され、やりとりの手間も大幅に減りました。「今まで何だったんだろう」と思うくらい変わりました。労務以外の領域のシステム導入も同じ時期に一気に進んだのですが、これはHRMOS COREの導入がスムーズだったことによるもので、会社の無駄がなくなっていくきっかけになってくれたサービスでした。

ー正しい数字をもとに議論ができている確信がある

井谷:
採用計画を、正確な数字と一覧化された情報をもとに策定することが可能になりました。有料媒体の求人広告を出す際に、従業員の住んでいる地域を参考にしているのですが、HRMOS COREでは住所そのものではなく市区町村単位での抽出が可能で、センシティブな情報には触れずに目的が果たせる、セキュリティ度の髙い機能にも助けられています。

株式会社メグラス

導入後、思いがけない効果もあったそうですね。

―労務は出社が必須だと思っていたが思い込みだった

森:
在宅での仕事にも特に支障はなく、労務は家でできるなという発見がありました。在宅勤務に切り替えた後に採用した社員がいますが、実際に入社まで一度も会わずに書類の回収までスムーズに完結できました。時間が短縮され、かつ確実に情報が収集できている感覚があります。社員自身が直接入力できる仕組みであることが大きいと考えています。私たちは複数の施設で事業を運営しており、本部以外の入社者に対しては、まずその施設の役職者に送ってそこから入社者に連絡するという伝言ゲームのような状態になっていましたが、導入後は複数拠点でもスムーズにやりとりできるようになっています。

ー従業員の感覚的な部分のデジタルシフトにも寄与している

森:
「HRMOS COREの導入がきっかけで、今まで新しいシステムの活用に抵抗があった社員の意識にも変化がありました。メリットが明確だったので、それを丁寧に伝えて理解してもらったことで、他のシステムの導入を行った際にもスムーズに進むきっかけになったと思っています。労務の領域だけではなくシステム導入による生産性の向上は今後もどんどん進めていきたいです。勤怠や経費申請にも、HRMOS COREが役立っており、システム連携のハブのような役割を果たしてくれています。

ー自分の情報は自分自身で更新する風土に

井谷:
会社として従業員情報の公開と共有を進めています。もちろん閲覧範囲はしっかり制限しつつですが、人事考課も含めて社内の誰もが閲覧できるようにしているため、自身の成果や、他のメンバーの成功事例などを共有することで、従業員同士で学び合っている状態が形成され始めています。そういった意味で、例えば自分が持っている資格情報に更新があったときなど、「労務から求められるので提出する」ではなく、「情報を自分自身で然るべき状態に更新していく」という意識に変わってきていると感じますね。
また、こういった一連の生産性向上のための積極的な取り組みに対して、主にシステム導入後に入社してくる社員から「すごい仕組みですね」とポジティブなリアクションをもらうことが多いですね。業界的に、いい意味でのギャップを感じさせる部分かもしれません。特に新卒採用の対象に顕著で、さらにわれわれが採用のペルソナとしてイメージしているような人材に対してポジティブに響いていることはうれしいです。

数ある人材管理システムのなかでも、HRMOS COREを選んだ理由は?

―カスタマイズ機能の柔軟さ

森:
ワークフロー機能や、入力する項目を自由に作り込める部分が大きいです。過去導入したもののうまくいかなかったシステムは、柔軟さに欠ける部分があり、項目の順番が固定されていたり、必要がない情報が入力必須だったり、といったことがありました。同じHRMOS COREでも会社ごとに使い方が全く違うのではないかと思うくらい応用が利く。HRMOS CORE以外にもシステム導入を進めていますが、まかないきれない領域に関してはカスタマイズ機能で補うことができました。

ーHRMOSシリーズとしてこれからも変化していく期待感

井谷:
他社のシステムと比較して、カスタマイズでカバーできる領域を考えればコストが低かったという点があります。また私が採用領域の業務を担当しているのですがHRMOSシリーズのなかに採用管理システムがあるため、後から連携できる可能性があることも魅力的でした。少し大きな観点で言うと、急激な環境変化は今後も起こると考えていて、自分たちも絶えず変化をし続ける必要がある。今後、機能拡充などでシリーズとして変化していくHRMOSに期待しています。

株式会社メグラス

HRMOS COREを今後どのように活用していきたいですか?

―人事考課の透明性をHRMOS COREを通じてさらに高めていきたい

飛田:
メグラスの人事考課は他の会社と異なり、社員自身が査定を行うという特徴があります。自らが行った査定をコミッティにプレゼンし承認を得るという運用を行っており、その経緯や結果はすべて全社に公開されます。自分で自分を評価するということは従業員にとってなかなかハードな側面もありますが、自分自身で考課を行うことで納得感が生まれ、より高い自己管理の意識が芽生えるという効果があります。

今後、人事考課をより良いものに変えていくために、HRMOS COREを活用したいと考えています。現在は「Googleスプレッドシート」で管理を行っていて、特定の期の全社員の評価を横並びで見ることは実現できているのですが、一人の社員を履歴で追うということができていません。履歴で追えるほうが社員にとってはわかりやすいはずで、HRMOS COREに取り込めば可能になるので、ぜひ実現したいですね。取り込みが完了したら考課の履歴を全社員が検索できるようになり、例えば自身のロールモデルとなるような社員の考課を参考にしてもらうといった動きを想定しています。このように、社員が自由に手間なく情報を取り出せる環境を促進していきたいと考えています。

―HRMOS COREに限らずシステム導入をどんどん進めていきたい

飛田:
管理コストを下げるためにさまざまな領域でシステム導入を進めています。介護業界のなかではデジタル化が進んでいるように見えているかもしれませんが、目指すイメージからするとまだまだで、むしろ危機感を持っています。情報の取り扱いを考えるときは、ポリシーを基にしていて、それは「分散・短縮・委譲」というキーワードに集約できます。この3つをどんどん促進させていきたいと考えています。

そうすれば、例えば1on1など、しっかり時間をかけて取り組む必要がある制度の効率を大幅に上げられると考えています。結果として中間管理職に求められるスキルのハードルを下げられます。一般的にマネジメントにはさまざまな能力を持ったスーパーマンが求められると思いますが、普段から情報の流動性を確保し、各従業員が自分でできることは自分でできる状態にしておくことが重要で、そうなれば突然の退職や休職に対する組織としての耐性も高められます。テクノロジーの導入度合いが低いであろう介護業界でもこれは実現が可能だと思っています。属人性が下がっていくことで、変化に耐えやすい組織を作っていきたいと考えています。

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