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応募者対応やレポート作成の手間が軽減! 効率化して生まれた時間は「考える」時間に充てる

応募者対応やレポート作成の手間が軽減! 効率化して生まれた時間は「考える」時間に充てる

株式会社カーポートマルゼン

  • 業界:商社・専門店(自動車関連)
  • 事業概要:アルミホイール、タイヤ、自動車用品販売
  • 従業員数:231名(2018年9月現在)

キャッチーなメロディーが流れるテレビCMでおなじみの株式会社カーポートマルゼンは、乗用車用タイヤ、アルミホイール、その他自動車用品の小売を行う企業です。最大の特徴は、オンラインストアを通じた全国規模・24時間の販売体制。一括仕入れによる低価格を実現するとともに、大量の在庫をストックするなど大型量販店をはるかに超える商品量を確保しています。会社設立から30周年を迎えた2018年は、プロモーションにさらに注力し、本社を移転するなど職場環境の整備も進みました。そんなカーポートマルゼンがどのように採用管理を行っているのか、人事総務部人事課の幸喜真弓様と片原あゆ美様にお話を伺いました。

目的

  • 複数人での情報共有が必要になった

課題

  • 応募者の対応スピードや対応漏れに課題を感じていた
  • 「Excel」を使用した情報共有にかなり時間がかかっていた

導入の決め手

  • 採用支援を行っているビズリーチがサービス提供していること

効果

  • 応募者とのやりとりが格段に早くなった
  • 応募者ごとの選考状況が一目瞭然なので、対応漏れがなくなった
  • 報告資料作成にかかる時間が短縮された
人事総務部人事課/幸喜 真弓

複数人での情報共有、複数媒体からの応募者の管理に課題を感じていた

ー貴社の採用活動について教えてください。

幸喜様:現在、当社は3名で新卒採用と中途採用を担当しています。新卒社員と中途社員はそれぞれ20名ほど採用していて、新卒採用では営業職やピットスタッフという車の整備業務を行うメンバーを採用し、中途採用では各分野の管理職やプロフェッショナルスキルを持った人材をピンポイントに採用しています。最近では、職種によっては海外在住の方と「Skype」で面接することもあります。

私が担当している中途採用は、採用媒体と人材紹介会社を通しての採用がメインです。人材紹介会社の担当者と話す際には、どのような人材が必要なのかについてできるだけ具体的に要望を伝えること、メールだけではなく電話でも会話をしてまずは人間関係を築くこと、そして不採用の際にはその理由をしっかり伝えることを意識しています。そうすることで、互いの意見を伝え合い、紹介いただく方のマッチング率を高めていけるからです。

―HRMOS採用管理を導入したきっかけを教えてください。

幸喜様:きっかけは、複数人での情報共有が必要になったことです。1年ほど前に私が入社するまでは、人事を担当しているのは現在の私の上長1人だけでした。そのため、特別な応募者管理などは行わずに、応募された方に対応していくだけでした。私の入社後、複数人での情報共有を行う必要が出てきたため「Excel」で管理を始めたのですが、さまざまな採用媒体を利用していることもあり、媒体ごとに管理画面を開いて各応募者に返信をするという工程が、煩雑でかなり時間がかかってしまっていました。

そうしたタイミングで、ビズリーチから紹介いただいたのがHRMOS採用管理でした。それまで、応募者の情報ややりとりを一元化できる採用管理システムの存在を知らなかったので、とても便利そうだと思い導入を決めたのです。

人事総務部人事課/片原 あゆ美

応募者とのやりとりやレポート作成が効率化、生まれた時間は「考える」時間に充てる

―HRMOS採用管理を導入してみていかがでしたか?

幸喜様:採用管理システムを利用するのは初めてだったので、操作方法やどのように活用すれば運用が楽になるのかがわからず、最初は苦戦しました。けれど、週2〜3回ほど、担当の方に電話をして教えてもらうなかで、活用方法を案内していただき、徐々に使いこなせるようになってきました。

現在は、新卒採用と中途採用の両方でHRMOS採用管理を利用しているのですが、導入してみて一番楽になった作業は、もともと課題であった応募者とのやりとりです。各採用媒体で応募いただいた方とのやりとりをHRMOS採用管理に集約できたことで、管理画面をいくつも開く必要がなくなり、メールの確認と返信のスピードが上がりました。また、応募者ごとの選考状況が一目瞭然であるため、対応漏れがなくなった点も助かっています。

その他に重宝しているのは面接官へのリマインド機能です。面接後、評価を入力していない面接官に向けて「入力してください」といった内容の通知が自動的に届くしくみになっているので、私たちのリマインドの手間を省けますし、以前より早く選考結果を入力してもらえるようになりました。また、HRMOS採用管理は採用状況の報告に必要な数字がまとまっているので、報告資料作成にかかる時間も30分から1時間程度は短縮できています。

―HRMOS採用管理で業務が効率化されたことによる副次的な効果はありますか?

幸喜様:採用媒体に掲載する原稿をブラッシュアップできるようになりました。これまでは、誤字・脱字のチェック程度で手一杯だったのですが、応募者とのやりとりが効率化されたことで、「どのように表現すれば当社の魅力が伝わるのか」「どの写真が一番印象に残るだろうか」といったことを考える時間が生まれたからです。また、新卒採用の場合は内定者に対するフォローの企画を実施しているのですが、その内容を考えることに充てられる時間も増えました。

採用が難しい時代だからこそ、社員が定着するしくみ作りを進めたい

―HRMOS採用管理への要望があれば教えてください。

幸喜様:HRMOS採用管理を使っていて、「もう少しこうした作業ができたらいいのに」「このしくみがより良くなればいいのに」と気付いたことがあれば、すぐに伝えるようにしています。具体的には、「採用フェーズや評価フォームなどの項目をもう少し細かくカスタマイズできるようになってほしい」というようなものです。HRMOS採用管理からはバージョンアップが実施されるとメールが届くのですが、そのお知らせを毎回楽しみにしているので、今後ぜひ要望をかなえていただけるとうれしいなと思います。

―今後の採用活動における展望をお聞かせください。

幸喜様:採用活動に携わっていて、年々採用が難しくなっていることは実感しています。だからこそ、縁あって当社に入社してくださった方が長く働き続けられるような制度設計を、もっと進めていかなければなりません。

また、2018年度は新卒採用の人数を増やし、研修プログラムも一新しました。社員たちには「真面目に前向きにアグレッシブに、仕事に取り組んでほしい」と思っているため、そうしたマインドを醸成する狙いを持った研修プログラムに変えたのです。こうした研修を受けた社員たちを増やし、今後より良い企業文化を育んでいければと思います。

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