HRMOS採用
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属人化していた採用情報の可視化へ。タイムラインで過去のやりとりがすぐに確認でき、候補者や人材紹介会社への連絡スピードが上がった

属人化していた採用情報の可視化へ。タイムラインで過去のやりとりがすぐに確認でき、候補者や人材紹介会社への連絡スピードが上がった

株式会社デザインフィル

  • 業界:メーカー
  • 事業概要:ライフスタイルデザイン事業(紙製品を中心としたステーショナリーと周辺プロダクトの企画・開発・製造・卸販売・小売販売)、コマーシャルデザイン事業(自社開発製品をベースにしたプレミアムノベルティーギフトやOEM等の企画・デザイン・製造)
  • 従業員数:191名(2019年6月末日現在)

「ミドリ」「ノックス」「トラベラーズファクトリー」など、紙製品を中心としたステーショナリーと周辺プロダクトの企画開発から製造、販売まで手掛けるデザインフィル。自社開発製品をベースに、ノベルティーギフトの企画製造も行っています。今回は、総合管理部総務・人事グループの青山香菜子様、満江拓哉様に、HRMOS採用の導入を決めた理由、導入によって生まれた変化について話を伺いました。

導入の目的

  • 事業拡大に伴い、採用目標人数が増加、募集職種も拡大。複数名で採用を行うため、選考状況の可視化と一元化を進めたい
  • 感覚で進めていた採用活動を可視化し、データとして蓄積することで、採用のノウハウを社内にためたい

課題

  • 複数名で採用を進めていくために、「選考状況は担当者に聞かないとわからない」という属人化している状況から脱する必要があった

導入の決め手

  • 直感で操作できる、UIの見やすさ
  • データや採用ノウハウを蓄積できる点

効果

  • タイムラインで候補者や人材紹介会社とのやりとりが可視化され、情報共有がスムーズになった
  • 「Google カレンダー」との連携を活用することで候補者や人材紹介会社との日程調整のスピードが上がった
株式会社デザインフィル

感覚で進めていた中途採用。複数名への体制変更により情報共有が必要になった

ーHRMOS採用導入のきっかけはなんでしょうか?

青山:
選考状況の可視化のために、2018年8月に導入しました。それまで、当社の中途採用は年間5名程度と少なく、採用戦略にのっとったものではなく欠員補充が主な目的でした。しかし、ライフスタイルデザイン事業において店舗数の拡大など事業の転換とともに、中途採用、パート社員採用のニーズが増加。私一人で行っていた採用を、満江と二名で、職種ごとに分担することになりました。応募数の増減把握や、選考の進捗管理は可視化されていませんでしたが、複数名で採用業務を担当することになれば情報共有が必要です。担当者に聞かないと状況がわからない属人的な体制から脱し、お互いが担当している候補者の状況も随時確認、フォローし合える体制にしたいと考えました。採用管理システムを導入すればデータがたまり、社内に採用ノウハウが蓄積されていくのもいいなと思いましたね。

ー数ある採用管理システムのなかからHRMOS採用を選んだ理由とは?

青山:
以前からビズリーチ・ダイレクトを活用しており、わかりやすいインターフェースデザインで使い勝手がいいと感じていました。「だいたいここにこの情報があるだろう」と直感的に操作でき、マニュアルを読んだり、サポートセンターに問い合わせたりしなくても使えるようになりました。HRMOS採用も同様で、現場の面接官への操作に関する説明が不要なのは非常に助かっています。

株式会社デザインフィル

タイムラインでのコミュニケーションの可視化により、脱・属人化へ

ーHRMOS採用を導入し、どんな変化がありましたか?

満江:
HRMOS採用を見れば候補者の現在の状況、過去のやりとりがすべてわかり、情報のキャッチアップが非常にスムーズになりました。

以前は、どちらかが休みのときに、担当している職種の候補者や、人材紹介会社から連絡があっても、情報が一元化されていないためスムーズに対応できていませんでした。また、面接の日程調整も進まず、翌日や翌週の出社まで待ってから対応していました。そうすると中途採用において重要な「スピード感」が上がらず、採用チャンスを逃していたケースもあったかもしれません。しかし、HRMOS採用導入後は、どういう文脈でどんなコミュニケーションをしていたのかがすべて明確に共有されるので、候補者の進捗や過去のやりとりがすべてわかり、情報共有が非常にスムーズになりました。

青山:
HRMOS採用は「Google カレンダー」と連携しているので、社員の予定がすぐにわかります。現場のマネージャー全員に面接官アカウントを発行しているので、HRMOS採用上から彼らの予定をすぐに押さえられます。人事、現場、人材紹介会社、候補者との日程調整をそれぞれ進めていた煩雑さがなくなり、面接官のアサインと、会議室などの面接場所の確保がとてもラクになりました。また、面接官への申し送りも、HRMOS採用上に紹介会社からの推薦コメントが記載されているので、「HRMOSを見てください」という一言でコミュニケーションが進むようになりました。

また、人材紹介会社との連携もとりやすくなりましたね。以前はメールのやりとりだったので、候補者の応募書類にパスワードがかかって送られてきていました。個人情報保護の観点からは必須なものの、パスワードを解除して開いて……というひと手間が大変で、「あとで見よう」と後回しにしてしまうこともありました。HRMOS採用は送られてきた職務経歴書をすぐに開けるので、対応スピードが上がっています。

株式会社デザインフィル

人事の使い勝手を想定したデザイン設計により、業務上のストレスが減った

ー今後、HRMOS採用を活用してやりたいことはありますか?

満江:
HRMOS採用に蓄積されたデータを使って、どの採用チャネルを使えば求める人に会えるのかを精緻に見ていきたいです。例えば、自社サイトからご応募いただく方は熱意があるように感じられますが、実際の採用決定率はどうなのか。どの媒体がどの職種に強いのか。効率的に進められるよう、見極めていきたいです。

ーHRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか?

満江:
採用チームのリソースが十分な企業であればより踏み込んだKPIの分析に活用できると思いますし、当社のように人員の限られた中小企業にも向いていると思います。私たちは「総務・人事グループ」なので、採用以外の業務も日々発生します。マルチタスクの合間にHRMOS採用を駆使して、他部署を巻き込んで選考を進めるので、人事と現場の情報共有が容易なのは助かっています。

青山:
HRMOS採用は、「人事担当者がどういう使い方をするのか」を細かく想定したうえでデザインされているなと感じます。ちょっとした配慮がちりばめられていてストレスがないんです。人事・採用を一人で担当されている方などは、細かな手間がなくなり業務削減につながるはず。採用スピードもぐっと上がるのではないかと思います。

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