HRMOS採用
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選考通過率やリードタイムを簡単にデータ化でき、選考プロセスの課題が明確に。現場の採用への意識も高まった

選考通過率やリードタイムを簡単にデータ化でき、選考プロセスの課題が明確に。現場の採用への意識も高まった

株式会社LAVA International

  • 業界:フィットネス
  • 事業概要:ホットヨガスタジオの運営等(ホットヨガスタジオLAVA)
  • 従業員数:5,877名(社員4,256名・アルバイト1,621名、2019年8月末現在)※グループ全体

「ヨガを通して一人でも多くの人を幸せにする」を理念に掲げ、ホットヨガスタジオLAVAを展開する株式会社LAVA International。心身の美しさを磨けるレッスンとホスピタリティーの高い接客で幅広い世代の女性から支持を集めるヨガ業界のリーディングカンパニーです。主力事業であるスタジオ運営に加え、瞑想アプリ開発、ヨガウエアブランド展開など幅広いジャンルでヨガの魅力を発信し続けており、近年ではマインドフルネスへの関心度の高まりと共に男性からも注目を集めています。また、企業として働く社員の幸せを重視しており、Great Place to Work(R)が発表する日本における「働きがいのある会社」ランキングの大規模部門(従業員1,000人以上)において2年連続トップ10入りしています。今回は、採用グループ本部社員採用チームのチームリーダーである飯島佐緒里様に、HRMOS採用導入を決めた理由、導入によって生まれた変化についてお話を伺いました。

導入の目的

  • データを収集・分析し、採用の振り返りができる状態を作りたい

課題

  • 応募者情報は「Excel」管理、評価シートは紙での運用など、データの一元管理を行う体制ができていなかった

導入の決め手

  • 社内の面接官が直感で操作できるUI/UX
  • レポート機能により、採用の進捗状況をリアルタイムに可視化できる点

効果

  • ポジションごとの選考通過率をデータで可視化でき、採用プロセスのどこに課題があるのかが明確になった
  • 課題が明確になったことで、採用チーム内でPDCAを素早く回し、現場面接官と一緒に改善策を打てるようになった
株式会社LAVA International

選考データのリアルタイム把握が難しく、すぐに対策を打てずにいた

―HRMOS採用導入のきっかけは何でしょうか?

私は2018年4月から中途バックオフィス採用担当をしていますが、引き継ぎ当時は他社の採用管理システムを使っていました。しかし、面接の評価は面接官に紙に記入してもらい、応募者情報は「Excel」で管理するなど、データの一元管理ができていない状態でした。応募者の評価情報のデータ蓄積と振り返りは、採用力の現在地を知り採用の質を向上させるために必要だと思っていましたので、データ入力や集計に工数をかけてどうにか対応していました。それでも、データをすぐに取り出すことができないのでリアルタイムの状況把握が難しいうえに、「頭と心を使って人がやるべき作業」ではない部分に工数を取られることがジレンマでした。チームメンバーも数値意識を持つ習慣がなかったため、「このポジションは1次面接での辞退が多い気がする」など感覚で話をしている状態でした。私は、「リアルタイムに数値実績を把握してPDCAを素早く回せる状況をつくる」と決意し、工数削減シミュレーションを基に、社内での承認を経て2019年4月からHRMOS採用での採用管理をしています。

―数ある採用管理システムのなかから、HRMOS採用を選んだ理由とは?

一番の決め手は、誰にでも見やすいUIだったことです。バックオフィスは年間30名弱を採用しており、部門担当者が面接官を務めます。通常業務に加えて採用をスムーズに進めてもらうためには、触ったらすぐに使えるようになる操作性が重要でした。

また、レポート機能により、リアルタイムに現状把握できる点も魅力でした。採用チームは4名体制(うち1名アシスタント)なので、メンバー間の情報共有が大切です。「今このポジションはどうなっている?」と誰かに確認しなければ把握できない状況では、業務スピードが上がりません。HRMOS採用を見れば現状と課題がわかり、気づいたメンバーが解決していけるのは、当社の「走りながら考える」スタイルにマッチするなと思いました。

バックオフィス採用を手掛ける前は、新卒のヨガインストラクターを年間300~400名規模で採用していました。その際も採用管理システムを提案し、導入を担当したのですが、最重要視したのは、最短の手数で多くの候補者の選考を効率的に進めていくことでした。候補者個人への柔軟な対応ではなく、作業の自動化にプライオリティーを置いていたため、当時選択したのはHRMOS採用とは別のシステムでした。

一方で、バックオフィス採用では1つのポジションに対して複数の候補者がいる場合、よりマッチ度の高い候補者を優先的に対応することが必要です。より評価の高い方から優先的に対応していきたい。HRMOS採用は、複数の候補者に対して一括で対応できる部分と、候補者の状況に応じて1to1でフォローできる部分とのバランスがよく、弊社のバックオフィス採用には最適でした。

株式会社LAVA International

選考データを可視化することで、現場との目線合わせも強化

―HRMOS採用をどのように活用していますか?

採用課題を明確にして振り返りができるように、面接時の評価フォームをカスタマイズしています。もともとHRMOS採用にデフォルトで入っている評価項目以外に、評価点・懸念点別にコメントを入れる欄と弊社独自の評価項目を5項目設け、現場の面接担当者にはその5項目別に評価をつけてもらっています。

それらを集計することで、どのような要素で合否の判断が分かれるのかが明確になり、各ポジションの求人情報の記載方法や集客手法の見直し、面接官同士の目線合わせにつなげています。

また、求人ごとの選考通過率もデータ集計しています。求人ごとの選考基準や面接官別・選考ステップ別の通過率の差なども可視化できます。例えば、1次面接でスキルが高評価だったにもかかわらず2次面接でスキルが不合格になっている傾向が強ければ、「このポジションは1次面接でのスキル面の見極めが弱い」といった課題が明確になり、関係者全員の認識統一も可能になります。課題の発見と共有、そして改善策を打つ。こうした積み重ねが、採用力強化につながっていくと思っています。

―現場の巻き込みはどう進めているのでしょう?

求人の要件設定を現場と人事が一緒に行っています。まずは、現場に今の市場観を伝え「この条件をすべて満たす人材は数名しかいません」といった事実を知ってもらいます。即戦力だけではなく「育成要素を盛り込んで現実的に採用できる人材像」に対象を広げていくことも大切です。

これまで、「もっといい人いないの?」と現場から漠然とした要望が上がってきても、求めている要件の高さが問題なのか、面接の内容に改善の余地があるのかがわかりませんでした。しかし、データでファクトを示すことで、現場と人事の課題意識が合い、「要件を再考しよう」「選考スピードをもう少し上げよう」などと、採用への当事者意識が広がっているかなと思っています。

―HRMOS採用導入により、オペレーション業務はどう改善しましたか?

社内外のコミュニケーションスピードが圧倒的に早くなりました。以前は1日に何百通もの日程調整メールがたまり、応募経路ごとにフォルダ分けするのが限界で人為ミスをゼロにするのは難しい状態でした。また、面接官への書類選考依頼が埋もれてしまったり、候補者情報の引き継ぎもリアルタイムにできなかったりするという課題がありました。

HRMOS採用は、候補者ごとのメール確認とテンプレートにより、スピーディーで確実な返信対応ができますし、面接官への選考依頼から評価入力まで全てシステム上で完結できます。連絡の工数と煩雑さが解消され、今ではほぼ担当者1名で日程調整ができています。

株式会社LAVA International

採用担当者の仕事はどんどんマーケティング活動へ

―今後、HRMOS採用を活用してやりたいことはありますか?

今年から、ホットヨガスタジオLAVAの会員様向けの採用説明会を開催しています。これまでバックオフィス採用に関しては会員様への採用告知はしていませんでしたが、調べてみると人材紹介会社経由で入社する中途メンバーの約2割が会員様だったんです。採用力強化のためにも、当社から直接アプローチしないのは機会損失だと考えました。

こうした取り組みを行うなかで、すぐに転職を考えていなかったり、現在募集中のポジションにはスキルマッチしなかったりしても、社風との親和性が高い方と多くお会いすることになります。HRMOS採用のタレントプール機能を活用すれば、タイミングが合わず選考に進んでいただけない候補者の情報管理もしやすいので、ぜひ積極的に使っていきたいです。これからの採用は、必要になってから探しに行くのではなく、候補者と緩くつながりを保っておくことが大切。「LAVAっていいよね」と思っていただける方を増やすことも、人事の役割の一つだと思っています。

―HRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか?

これから社内の協力体制を作り、採用への興味・関心を高めていきたいと考えている人事担当の方には、採用管理システムの導入は有効だと思います。データがとれるので、何をすれば採用決定率が上がるのかといったPDCAサイクルを回しやすく、現場に働きかける際も数値に基づいた明確な根拠を提示できます。

「Excel」でデータ集計をするのには限界があります。人がやるべき仕事に集中するために、ノンコア業務はシステムを使って削減することをおすすめします。

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