HRMOS

新卒も中途もHRMOS採用管理で一元管理。オペレーション工数を1/4に削減
ウルシステムズ株式会社

新卒も中途もHRMOS採用管理で一元管理。オペレーション工数を1/4に削減

ウルシステムズ株式会社

企業名
ウルシステムズ株式会社
業種
ITコンサルティング
事業概要
戦略的ITコンサルティング事業、ITソリューション事業
従業員数
従業員数:約273名(2017年3月時点)

ビジネスとITのギャップを埋める「戦略的ITコンサルティング」のリーディングカンパニー

ウルシステムズ株式会社は、2000年に創業された「戦略的ITコンサルティング」のリーディングカンパニーです。高い技術力と独自の知的資産を武器にビジネスとITのギャップを埋めるコンサルティングサービスを提供しています。特徴は中立・独立の立場でユーザー企業に深く入り込み、戦略の立案からプロジェクトの実行まで手がける「発注側支援」というスタイル。製造・流通、金融、情報サービスなど幅広い優良企業から支持を集めています。

「やり残したタスクがあるのではないか」という焦燥感があった

現在の採用人数や採用媒体などを教えてください。

直近の年間採用目標はキャリア30名、新卒7~8名といったところです。お陰様で目標は達成できています。採用媒体はほとんど使っていません。主な応募ルートは人材紹介会社です。

HRMOS採用管理(以下、HRMOS)導入前はどのような採用管理をしていましたか?

候補者や人材紹介会社とのやりとりはメール、面接の評価は紙のチェックシートを使っていました。候補者リストはExcelですね。応募日や選考ステージ、ステータスなどを記入していました。

やり方としては非効率だったと思います。情報が散在しているので、必要なときにすぐに取り出せない。例えば、ある候補者の状況を調べようと思ったら、メールのやりとりを遡ったり、キャビネットを漁ったりしなければならない。応募者リストのメンテナンスも一苦労でした。応募や面接のたびにアップデートしなければなりませんが、慢性的に忙しいので後回しになりがち。その結果、採用活動全体の状況をリアルタイムに把握するのも困難でした。

情報の分散を埋めるために膨大な手作業が発生しており、それに追われる日々が続いていました。当然、抜け漏れも出てくる。何かやり残したタスクがあるのではないか、そんな焦燥感が常にありました。

コア業務に注力できる体制が整い、採用決定数が2倍に

コア業務に注力できる体制が整い、採用決定数が2倍に

HRMOSを導入し、どのような効果を得られましたか?

何より大きいのは情報の一元化です。候補者の情報や人材紹介会社とのやり取り、面接官の評価コメントなどをHRMOSに集約できました。レポート機能を使えば全体状況もリアルタイムに確認できます。「必要な情報はすべてここに揃っている」「HRMOSだけ見れば大丈夫」。そんな安心感が得られました。

HRMOSならではの機能も重宝しています。例えば、テンプレートによってメールの定型部分を作成する手間が省けましたし、未対応フラグのおかげで問い合わせへの対応漏れもなくなりました。日程の調整や評価の管理といったタスクは難しいものではありませんが、数があるので多くの時間をとられがちです。しかも、それだけでは価値を生まない。それを効率化できるのはありがたいですね。

HRMOSの導入によって時間が浮いた分、より重要なタスクに時間を費やせるようになりました。例えば、応募数を増やすための戦略を考えたり、人材紹介会社へのフィードバックをきめ細かくしたり、候補者を口説いたりといった具合です。結果として導入前と比べて応募数が増えました。採用決定数も2倍近くに伸びています。一方でオペレーションの負荷はあまり変わっていません。

ラベル機能を活用して、新卒採用もHRMOSに一元化

HRMOSを新卒の採用管理でも活用されているそうですね。

フル活用しています。実は、新卒採用は別管理にしようと最初は考えていました。中途採用の候補者と混ざってしまうと紛らわしいかなと思ったので。ただ、Excelでの管理を始めて10日ほどたったところで「このままでは回らない」と気がつきました。応募数が増えるに従い、抜け漏れが出始めたのです。

ラベル機能を活用して、新卒採用もHRMOSに一元化

ちょうどその頃、HRMOSのカスタマーサクセスチームとの打ち合わせがありました。アドバイスを求めたところ、求人ラベル機能や検索フィルタの保存機能を駆使してはどうかと紹介されたのです。求人にラベルをつけて新卒と中途を区別し、フィルタ機能で絞り込む。これなら問題ないと新卒もHRMOSに移しました。

やってみてわかったのは、HRMOSは新卒採用とも相性が良いということ。新卒採用の特徴は短期間に大量の候補者とお会いする点です。それをサポートする機能が揃っている。例えば、メール一括送信機能。会社説明会のリマインドや面接打診のメールを送るときに活躍しています。ラベル機能も駆使しています。参加した説明会や選考ステージ、各面接での評価結果、SPIの点数などを付与して、一覧画面で選考状況を一目で把握できるようにしています。

採用業務のオペレーションが1/4に。HRMOSがなければもう1人必要だった

新卒採用の管理をHRMOSで行うようになって、どんな効果を得られましたか?

まず、選考スピードがあがりました。優秀な候補者は引く手あまたですから、オペレーションが原因で他社に遅れをとることは避けたいところです。ところが、Excelとメールの運用だと候補者にメールを送るだけで、2~3日かかっていました。HRMOSに移行した後はミスなくすばやく調整ができるようになり、採用業務のオペレーションは全体で1/4削減しました。HRMOSがなければもう1人採用担当者が必要だっただろうと思います。

採用業務のオペレーションが1/4に。HRMOSがなければもう1人必要だった

面接官からの評価コメントの分量が増えたのも導入の効果です。HRMOSに評価を入力するようになってから、手書きの5倍ぐらいコメントを書いてくれるようになりました。実務経験のない新卒学生の場合、人柄に対する評価が相対的に大きいため定性的なコメントが重要です。どんなエピソードを聞き、どんな魅力を感じたのか。詳細に記入してもらえれば、その後の面接でより詳しい話を聞いたり、違う話を聞いたりできます。志向にあわせて口説くこともできるでしょう。

余談ですが、何人かの面接官が「自分が面接した候補者がどうなったか分かるのが嬉しい」というフィードバックを寄せてくれました。新卒採用では面接官も候補者に思い入れを持つようで、自分が見込んだ候補者が順調にステップを上がっているのを見ると嬉しいようなのです。不合格になった場合も、どこが懸念材料だったかが分かる。面接官のモチベーション向上にも繋がっています。

HRMOS採用管理 が選ばれる理由