従業員情報の一元化でさまざまなデータ管理がスムーズに

組織規模の拡大で、従業員情報の一元管理が必要になった

ーHRMOSタレントマネジメントの導入を検討した理由は何でしたか。導入以前にはどのような課題があったのでしょうか。

磯野：
急速な組織規模の拡大で、従業員情報の管理・運用が追いつかなくなったためです。以前は「スプレッドシート」管理で情報が点在していて、どこに何の情報があるか、どれが最新のデータなのかが把握しにくい状況でした。
そのため、社内から突発的に発生する情報開示依頼にすぐ対応できなかったり、データを整形するのに時間がかかったり…。人事側の情報管理ストレスや工数負担を軽減させるためにも、一元管理できるシステムの導入が必要でした。

経営陣へのデータ提供にも素早く対応できるようになった

ーHRMOSタレントマネジメントをどのように活用されていますか。

江森：
従業員は、組織図にアクセスし、メンバーの顔写真や配属部署などの基本情報を見るために使っています。当社の従業員は全国各地に在住していて、リモートワークが基本です。対面で会う機会がなかなかありませんが、HRMOSタレントマネジメントがあることで一緒に働く仲間の情報や人となりをすぐに確認できます。新しく入社するメンバーにとっても、安心材料の一つになっていると思います。

磯野：
人事側は、従業員データベースとして活用しています。
経営陣や各部門から、「データを一括で出してほしい」と急な要望を受けることもあり、すぐにデータを出力できるのは非常に助かっています。
求められるデータとして、経営陣からは「退職状況」「採用状況」「入社者情報」「予実管理のための従業員情報」「過去から現在までの組織の人員構成」など、さまざまなオーダーが寄せられます。また人事に関する感覚的な仮説をデータで確認することで、何らかの対策や制度設計の判断材料にしているのです。
各部門からも、「チームメンバーの一覧がほしい」など日々いろいろな声が寄せられます。HRMOSタレントマネジメントをマスター情報として活用することで、すぐにデータを加工して展開できるようになっています。

江森：
経年での人数比率等を見るために、過去の組織図や一覧がほしいというニーズも多くあります。HRMOSタレントマネジメントがなければ、スプレッドシートを何個も作って手作業で管理するしかなく、非常に煩雑だったと思います。

ー気に入っている機能、利便性を感じているポイントがあれば教えてください。

江森：
2022年から目標・評価機能も活用していますが、当社のコミュニケーションツールである「Slack」との連携はとても助かっています。
HRMOSタレントマネジメントでは、目標設定や評価の入力期日のリマインドを、「〇日前」と詳細な単位で設定でき、メールとSlackに自動で送れるので、この機能の活用により提出率が格段にあがりました。人事側から各部門に連絡する作業も大幅に削減できています。

面談のログを残せる点もいいですね。「〇日にこんなやりとりをしました」「内容確認しました」などのやりとりが可視化され、上司と部下とのコミュニケーションもスムーズになっていると感じています。これまで、ログは各個人が残していたかもしれませんが、会社として把握できる情報はほとんど記録されていませんでした。今後は、もっと活用して情報履歴を残すようにしていきたいと思っています。

磯野：
組織変化や人事異動などがあった際に、メンバーの顔写真が見られるのはいい機能だと思っています。
また、システムに慣れていなくても操作しやすいシンプルなUIで、どこに何を入力すればいいのかが分かりやすい点も助かります。

タレントマネジメントに意欲的な企業にすすめたい

ー今後、活用したい機能はありますか。

磯野：
従業員データベースを、タレントマネジメントの実現に向けてもっと活用していきたいですね。
エンゲージメントサーベイの結果などもHRMOSタレントマネジメントに連携させていきたいです。
これからは、従業員一人一人のスキルや資格の有無、これまでの経験や実績、キャリア志向などを蓄積し、サーベイ結果や評価情報とひもづけて一元化できれば理想的です。

従業員情報に基づいて事業展開を考えられるような、データドリブンな組織にしていきたいと思っています。

江森：
1on1支援機能の活用はもっと浸透させられるのではないかと考えています。
今は各部門マネージャー陣に任せていて、記録をきちんと残しているメンバーのほうが少ない状況です。1on1の活動履歴が残ることで、従業員自身の目標への向き合い方も変わっていくのではないかと思います。

当社の目標・評価制度には、会社として従業員に体現してもらいたい価値観が反映されています。

ただしその価値観を浸透させることは一朝一夕にはいかないので、評価制度の運用を通じて価値観を伝えていきたいと考えています。評価機能は導入して間もないこともあり、評価データを適切に集約し情報として活用できるようにするのが目下の課題です。集まったデータをタレントマネジメントにどうつなげていくかを、今後も経営陣とともに考えていきたいです。

ーHRMOSタレントマネジメントをどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。

磯野：
タレントマネジメントを行おうとしている会社には、とてもマッチしたシステムだと思います。私たちももっと使いこなしていきたい状況ですが、単純な入社情報だけではなく定性的な人材情報を蓄積することで、会社としてどこにどのような人を配置すべきか、個人のキャリアとあわせて考えられるようになるでしょう。適材適所をしっかり考えていきたい会社には、非常におすすめできると思います。

江森：
個人的には、HRMOSタレントマネジメントのサポート体制の手厚さで安心できました。私は新しいシステムに慣れるまでに時間がかかるタイプなのですが、HRMOSタレントマネジメントの担当者は質問に対するレスポンスが早く、「ミーティングを設定して解決しましょう！」とフットワーク軽く時間をつくってくれました。初歩的な質問にも懇切丁寧に対応していただきありがたかったです。私のように、システム導入に二の足を踏みがちな担当者も、安心して導入できると思います。