株式会社アイワット

業界：総合広告業
事業概要：コミュニケーション領域における顧客の課題解決、広報・広告・販売促進のコミュニケーションプランニング、印刷物・デジタルメディア・映像・イベントなどの各種施策のクリエーティブプランニング・制作・開発・実施
従業員数： 208名（2019年7月現在）

名古屋に本社を置く株式会社アイワットは、「コミュニケーションをデザインし、人と人とのより良い繋がりを創造します」を理念に掲げ、企業や組織が実施する広報・広告・プロモーションなどのコミュニケーション活動全般において、マーケティング・プランニング、クリエーティブ、プロモーションなどのサービスをワンストップで提供しています。拠点拡大や案件の増加に対応するために中途採用を強化している同社にとって、HRMOS採用は「コンスタントな採用を実現するために欠かせない存在」だといいます。HRMOS採用をどのように活用し、成果を出しているかについて、人事・総務グループ人事チームのリーダーである中村和貴様、現在メインでHRMOS採用の運用を担っている梅村亜貴様に伺いました。

導入の目的

さらなる拠点拡大・事業拡大のため、即戦力となる中途採用を強化したい

課題

人材紹介会社ごとの費用・採用決定率の可視化ができていなかった
「Excel」での管理では人事部内の情報共有が不十分だった

導入の決め手

直感的で使いやすいUI
良きパートナーとしての株式会社ビズリーチへの期待

効果

人材紹介会社を10社から50社に増やしながらも、1日あたり2時間強のオペレーション業務を削減
人事部のメンバー間での情報共有が促進された

採用強化・人事部増員にともない、効率的な採用管理と分析ができるシステムが必要に

ーHRMOS採用導入以前の課題を教えてください。

当社の採用は、中途採用がメインです。企業様のコミュニケーションをワンストップで支援しているのですが、特にクリエーティブ領域における人材確保は急務であり、主に人材紹介会社経由で即戦力の方を採用しています。

2017年までは、人事担当者1名で採用全般を担っており、採用管理は「Excel」で行っていました。当時は、やりとりを行う人材紹介会社の数もそれほど多くなかったため、個別にメールで連絡し、「Excel」に候補者の情報や選考状況を記録していく方法でなんとか間に合っていました。しかし、拠点拡大や募集案件増加を背景として、さらに中途採用へ注力することが決定し、取引を行う人材紹介会社の数を増やすことに。扱うデータ量が増えると、「Excel」での管理のままでは作業がかなり煩雑になり、ミスも起きやすくなることが予測できました。また、本格的に人材紹介会社ごとにかかった費用や決定率も追っていかねばなりませんが、「Excel」のままではそれもできません。加えて、人事部の増員にあたり情報共有の効率化も急務となりました。そうした課題を解決するため、採用管理システムの導入を検討し始めたのです。

ーHRMOS採用を選ばれた決め手は何でしたか。

4〜5社の採用管理システムを比較したのですが、比較の軸は「使いやすいこと」「カスタマイズがシンプルにできること」、そして「良きパートナーとなってくれること」でした。

そのなかでHRMOS採用に決めた理由は、管理画面を見せていただいたときに、まず「わかりやすく、使いやすい」と直感的に感じられたことでした。人材領域で事業を展開しているビズリーチが作ったシステムだからこそ、人事が必要とする機能や、「あったら便利」だと感じる機能が網羅されている点も魅力でした。また、社内で役員に向けて採用管理システム導入のためのプレゼンテーションを行ったときには、営業担当の方にサポートしていただくなど親身に支援をしてもらったので、「この会社となら良きパートナーとしてお取引ができそうだ」と感じました。採用のトレンドなど、人事として知っておくべき情報を定期的に提供していただける点も助かっています。

ー導入されてみて、効果はいかがですか。

HRMOS採用導入後は、取引する人材紹介会社も10社から50社まで増やし、その分対応する候補者数も増えているのですが、それでも1日あたり2時間強の工数削減が達成できています。HRMOS採用上で書類選考や面接の設定、面接官による評価の確認、人材紹介会社へのフィードバックなどを一元管理できるようになったことで、作業の効率化ができているからです。

また、HRMOS採用上でやりとりができるようになって、候補者の応募書類にパスワードをかける必要がなくなったことで、人材紹介会社側の手間も減り、私たちへ候補者を紹介しやすくなったようです。こちらの求人内容に変更があればHRMOS採用上で適宜変更でき、すぐに反映されます。そのため、人材紹介会社にも当社の採用進捗や「急ぎの求人はどれか」「どのような条件を重視しているのか」といったことを共有しやすくなったので、これまで以上に積極的に私たちとコミュニケーションを取って、マッチする人材を紹介しようと動いてくれている人材紹介会社もあります。

採用管理の効率化に成功、今後は分析に基づいた戦略的な採用活動に取り組みたい

ー他によく利用されている機能はありますか。

便利なのは、自社の採用サイトと連携し、求人ページを公開できる機能です。これまでは、自社コーポレートサイトの運用担当に求人情報の追加・変更があるたびに依頼して情報を掲載してもらっていました。ただ、業務に追われて依頼を忘れることも多く、古い求人情報がそのまま残ってしまっていることもありました。しかし、今は求人ページにHRMOS採用上の情報が反映されるので、更新に手間も掛からず、自社サイトからの応募を増やすという点で役立っています。

HRMOS採用を導入して、メンバー間での情報共有がスムーズになりました。管理画面を見れば進捗状況が一目瞭然ですし、同じ作業に複数人で取り掛かることもなくなります。人事の人数が少ないと「みんなであれもこれもやらなければ」と焦り、非効率になりがちですが、HRMOS採用のおかげで自然と役割分担ができているように思います。

ー今後、HRMOS採用を使って行いたいことや、採用活動において取り組みたいことはありますか？

人材紹介会社ごとの紹介数やかかった費用、採用決定率がレポートで可視化できるようになったので、「このポジションの採用はA社が得意」などの情報を整理して、人材紹介会社のなかでもパートナーとして「伴走」してくれる企業とのお付き合いを深めていきたいです。また、「候補者の方は面接前後で、当社への志望度が変化しているか」や「その変化の要因と考えられること」なども分析することで、より良い選考プロセスを築きたいと思っています。

他に、これから注力したいのはリファーラル採用です。当社は「コミュニケーションをデザインし、人と人とのより良い繋がりを創造します」を理念に掲げていることもあって、優しくて物腰柔らかい社員に恵まれています。そういった風土だからこそ、リファーラル採用はマッチしやすいと思うのです。制度がない今も、社員が積極的に当社に興味を持ちそうな知り合いの方を紹介してくれているので、仕組みを作ってさらに促進していきたいです。

ーHRMOS採用をまだ使っていない人事・採用担当者へメッセージやアドバイスをお願いします。

当社の本社所在地である名古屋は、有効求人倍率が高く、企業にとっては採用が難しいエリアでもあります。私が感じているのは、これまでのように待っていても良い人材を採用できていた時代は終わったということ、そして変化する採用手法に対応していかなければならないということです。新しいことに挑戦するためには、今の業務の整理・効率化が必要だと思うのですが、HRMOS採用はその点を担ってくれるシステムです。当社もそうなのですが、複数部署・複数人との面接フローがあるなど、一人一人をじっくり選考するスタンスの企業にはHRMOS採用の導入をおすすめします。