レポート機能を活用して採用プロセスの課題を発見！月間応募数15倍、採用コストも60％削減を達成

日々の業務に手いっぱいで、採用プロセスの振り返りや改善ができていなかった

ーHRMOS採用導入前の課題について教えてください。

新卒採用においては採用媒体への出稿、中途採用は人材紹介会社からの紹介を中心に採用を行っていました。採用活動を進めるなかで感じていたのは、採用プロセスの振り返りや改善活動が行えていないということです。「Excel」で採用管理を行っていましたが、当社で人材開発室に所属するのは私一人だったこともあり、選考状況の入力などで手いっぱいで、一次選考通過率や選考辞退率の集計まではできていませんでした。そのため、採用活動のどこに課題があるのか、候補者はどこで離脱をしているのか、採用目標を達成するために何をすべきなのかがわからなかったのです。

そうした状況のなか、中途採用を強化する方針が決まりました。もともとは新卒採用が採用活動の軸だったのですが、年々採用が難しくなっていることや、電動工具などを取り扱う「工具買取王国」では経験豊富な社員を求めていたこともあり、即戦力となる社員の採用を進めることになったのです。採用人数を増やす以上、人材紹介会社とのコミュニケーションも増えるため、このままの運用では採用活動が回らないと危機感を覚えました。

ちょうどそのようなタイミングで提案をもらったのが、ビズリーチの「HRMOS採用」でした。管理画面のデモンストレーションを見せてもらった際、レポート機能で採用プロセスのどこに課題があるのかを可視化できる点に魅力を感じました。また、営業担当者から丁寧な説明を受けるなかで、HRMOS採用を活用すれば採用活動にかかる工数を減らすことができそうだというイメージが湧き、2018年4月に導入を決めたのです。

月間応募数は15倍、採用コストは60％削減を達成

ー導入した後でどのように改善を進められましたか？

HRMOS採用のカスタマーサクセスチームにフォローしてもらいながら、操作を覚え、早い段階でレポート機能の活用も始めました。

レポートを見て、応募後、実際の選考に進む方が少ないことがわかりました。この課題を解消するために改善したのが、日程調整のメールです。これまでは、応募者の方に対して、当社から面接の候補日程をいくつか提示し、そのなかから都合の良い日時を選んでいただいていましたが、面接に来ることのできる日を自由に書いていただくという、応募者の方にあわせる内容に変えたのです。この改善によって返信率が高まり、選考に進む方が増えました。

また、応募数を増やすための改善にも取りかかりました。一つは、求人票の数を増やすこと。「買取王国のバイヤー職」というくくりで募集を出すのではなく、「買取王国●●店　古着の店舗バイヤー職」「買取王国●●店　おもちゃの店舗バイヤー職」など、店舗ごと・職種ごとに求人票を出すようにしたのです。このように細かく分けたことで、採用媒体の検索結果にもヒットしやすくなりました。また、応募があった段階で希望する店舗や職種がわかるため、それに合った会社案内の資料を送ったり、適した面接官をアサインしたりということが可能になったのです。それ以外にも、応募フォームの入力項目を最小限に減らしたり、未経験歓迎の職種の求人票には入社後の業務習得のフローを載せたりするなど、とにかく応募者の方の立場に立って、「どのような求人票であったら応募しやすいだろうか」を考えたうえで改善を行いました。

他に、人材紹介会社からの紹介数を可視化しました。紹介数の多い人材紹介会社へは追加のポジションを依頼し、紹介数の少ない人材紹介会社に対しては、「当社により興味を持って協力したいと思っていただくために何かできないだろうか」と思い、個別で食事へ行ってリレーションを深めたり、採用に至った方の情報を共有して似た方を探してもらったりといった活動に取り組んだのです。

ーHRMOS採用を導入したことで、どのような成果が出ましたか？

求人票のブラッシュアップや、人材紹介会社ごとの紹介数を可視化してリレーションを構築する努力ができたことで、月間応募数は15倍になりました。「人材採用は確率論」という言葉にもあるとおり、優秀な方を多く採用するための第一歩は応募者の数を増やすことだと思っているので、応募数を増加させることができ、うれしかったです。一方で、採用にかける予算は同じまま採用数が増えたため、採用コストは60％削減できました。採用活動にかける時間も削減できているので、残業も月17時間程度減らせていますし、今後人材開発室のメンバーが増えるのに備えて、採用関連業務の棚卸しや引き継ぎマニュアルの作成にも取り組めています。

また、徐々に会社全体の採用に対する意識も高めようとしています。具体的には、中途採用を強化するにあたり、現場の管理職に面接官を務めてもらうことにしました。日々の業務で多忙ななか、スケジュールを空けてもらったり快く協力してもらったりするためには、やはり日頃からのコミュニケーションが大切です。私も、「採用活動は人事だけじゃなく、現場も含めて全員で行うものですよ」と伝えたり、面接官を務めていただいた後はその方の採用状況をこまめに知らせたり、社内の関係者に採用のトピックを伝えるメールマガジンを送ったりしながら、全社を巻き込んでいます。

このような結果を出せているのも、「HRMOS採用を導入したからには成果を上げたい」という強い思いから、改善できることに全部取り組んできたからだと思います。

タレントプールや面接官を評価できる仕組み作りにもチャレンジしたい

ー今後、HRMOS採用を使って行いたいことや、採用活動において取り組みたいことはありますか？

HRMOS採用のタレントプール機能を活用したいです。今は転職も珍しくない時代なので、たとえば新卒採用時に当社へ応募してくれた方をタレントプールしておき、彼らに向けて継続的にメールマガジンを送ったり、勉強会を開催したりするなどして、いずれ転職を考えるときに当社を候補に含めてもらえるようになればと思います。

また、面接官を評価できる仕組み作りも行いたいです。たとえば、モチベートに長けた面接官がいたら、当社への志望度が高くない方や入社を迷っている方との面接にその社員をアサインすることもできます。こうしたデータを可視化できたら、より採用が加速すると思います。そして、「面接官になることは誇らしい」と社員が思えるような文化も作っていきたいです。