急拡大企業の人事管理は従業員データベースが肝になる。人にひもづくデータを適切に管理することが人事DXのスタート地点

従業員情報の一元管理が喫緊の課題。データベース設計の安心感からHRMOSタレントマネジメントを選んだ

ーHRMOSタレントマネジメントを導入されたのはいつでしたか。導入以前にはどのような課題があったのでしょう。

本所：
従業員情報の一元管理体制を整えようと、2021年7月に導入しました。
私が入社したのは同年3月でしたが、従業員情報は従業員名で個別にフォルダが用意されており、それぞれのフォルダに情報が整理されずに格納されている状況でした。前任担当者は他業務との兼務で人事情報の整備に工数を割ける状態ではなかったため、業務を引き継いだ段階では「この従業員の住所はどこを見れば分かるのだろう」とフォルダ内を深い階層まで探しにいく必要があり、迷子になってしまう状況で、「Excel」での一覧化もできていませんでした。

事業の成長により採用活動が活発になるなか、これから従業員規模が拡大していく状況で「従業員情報の一元化」は早急に取り組むべき課題でした。

ー複数ある選択肢の中から、HRMOSタレントマネジメントに決めた理由とは？
本所：
データベースとしての機能の充実が一番の魅力でした。人事情報の活用も視野に入れた拡張性を考えると、情報を適切な状態で一元的に管理できていることが最優先事項であったため、主軸となるデータベース機能が強い点が重要だったんです。

HRMOSタレントマネジメントは、従業員の個々人にひもづけるかたちで、「個人にまつわる基礎情報」「社会保険に関する情報」など管理が必須な項目に加え経歴や自己紹介など自社独自の自由な項目の設計もできます。「社員Aに関する情報を見よう」と検索すれば、あらゆる項目が網羅されており一目で確認できる。さらに内容変更や修正があっても表示上は最新でも変更履歴が残るので、過去の情報を追うことができる点は人事の業務目線で考えられており安心感があります。

もう一つの条件が、評価システムがセットになっていることでした。同時期に採用管理システムも探していたので、従業員情報、採用情報、評価情報のすべてを一つのシステムに連携させて管理できるかを検討したところ、HRMOSシリーズでの活用がもっとも自社にマッチしていました。

徳橋：
HRMOSタレントマネジメントの、従業員の顔が見える台帳機能もいいなと思いましたね。従業員数がどんどん増えていくなか、コロナ禍でリモートワークが進み、周りの社員がどんな人で何の仕事をしているのか把握しづらい状況が続いていました。お客様先に常駐しているメンバーも多いので、従業員同士の理解を深めるためにも必要なツールだと感じました。

ー評価システムの導入には、どのような背景がありましたか。

徳橋：
事業拡大に伴い評価制度の見直しを進めておりました。2022年からHRMOSタレントマネジメントの目標・評価機能を活用した運用もスタートさせました。

当社はもともと、販促物製作を熟知したスペシャリストが販促物製作のDXとコスト削減を目指すサービス「Magonote」事業のみを展開している会社でした。その後、顧客行動分析・解析サービス、SaaS系システム提供などに力を入れ、エンジニアやデータサイエンティストなどの職種を一気に増やしてきた背景があります。しかし、評価制度自体は、「Magonote」事業のみを展開していた当時の制度から変わらずに運用してきたため、実情とだんだんそぐわなくなっていたのです。

そこで、評価制度の見直しと運用ができる体制も整えようと、HRMOSタレントマネジメントの目標・評価機能の活用を推進していきました。

ー導入時に苦労した点や活用するうえで工夫した点はありますか。

本所：
日々の人事業務運用における必須項目からスモールスタートで動き出したので、導入後すぐに活用を始めることができました。

一番かなえたかったのは従業員情報管理。やりたいことを一気に進めるのは無理だろうと思っていたため、まずは情報管理から入り、その後にワークフローの活用、評価システムの運用へと少しずつ手を広げていきました。何から着手すべきか優先順位を立てて動けたのがよかったかなと思います。

また、導入後に従業員から操作方法に関する質問は一切ありませんでした。そうした対応に時間がとられないのも、HRMOSタレントマネジメントが持つUI/UXの良さだと感じています。

従業員の顔と名前が一致。働く仲間の人柄をイメージしやすくなった

ーHRMOSタレントマネジメントを活用することで、どんな業務効率化や社内の変化につながっていますか。

本所：
大きな変化は、従業員の顔が分かるようになったことです。お客様先に常駐している従業員がかなりの数いますし、リモートワークの浸透により、オフィスに毎日出社していたとしても、顔を合わせない従業員が多いんです。私自身が「人事なのに、従業員の顔と名前が一致していない」と負い目に感じていたので、それが解消された安心感は大きいです。

新入社員はもちろん、既存社員にとっても、ほかの社員の顔と名前が分からないまま仕事をするのは、不安につながります。そこで、HRMOSタレントマネジメントを調べればすぐに人物像が分かるように、顔写真に加えて全従業員に自己紹介を書いてもらっています。「これまでの職歴、自己紹介」「趣味」「一緒に働く仲間に一言」の3つを自由記述にしており、従業員からも「人柄がイメージできて助かる」と好評です。

徳橋：
自己紹介は、内定を出した方にも入社するまでに書いてもらいます。新しいメンバーが入るときに、「こんな方が入ってきますよ」と自己紹介のリンクをつけて人事情報を社内に発信するんです。すると、受け入れる側も入社者の経歴や人柄を理解でき、コミュニケーションが生まれやすくなります。

本所：
業務効率化の点では、HRMOS採用との連携により内定承諾が出た時点で内定者の名前や連絡先などの基本データを移行できるのはとても助かります。採用担当から人事労務担当へ、情報を手動で連携する必要がなく、漏れもなくなる。情報共有の工数をかなり削減できていると思います。

徳橋：
情報管理が進んだことで、経営層や社内外（親会社や健康保険組合など）に提出するレポート作成や、従業員リスト作成も非常にスムーズです。常に最新の情報を出せるようになった点でも、ストレスが減りました。

本所：
従業員側から見ても、正確な最新情報が管理されている安心感はあると思います。これまでは、内線番号やほかの社員の携帯電話の番号などを調べたくても、社内イントラネット上の「Excel」を見にいかなければいけませんでした。今はHRMOSタレントマネジメントさえ開けばすぐにアクセスできるので利便性はかなり高まっているでしょう。

ー従業員情報管理のスモールスタートから始めて、できることをどう増やしてきましたか。

本所：
ワークフローは徐々に充実させています。以前は別のシステムで管理していた「押印申請」「交際費申請」などから着手し、社内で上長や人事、社長承認が必要な書類は、ほぼすべてHRMOSタレントマネジメント上でやりとりができるようになりました。

徳橋：
現在は目標・評価機能にデータを蓄積する段階で、今後3年ほどかけて溜まったデータを分析し施策につなげられるような体制にしていきたいと考えています。

評価情報は、センシティブな内容で取り扱いにミスがあってはいけないものです。これまでは、現場から上がってきた情報を2次考課、最終考課とつなげていくうえで、漏れや取り違えなどはないか、メールでのやりとりに怖さがありました。HRMOSタレントマネジメントの活用で、データがしっかり蓄積され情報漏えいの不安もなく、必要なデータを抽出するのもスムーズになった点はガバナンスを利かせる観点でも有用性を感じています。

2～3年後のデータ活用を見据えて、従業員のパフォーマンスに関する情報を蓄積したい

ー今後、活用したい機能はありますか。

徳橋：
目標・評価履歴の活用に関してはデータをどんどん蓄積し、社内で高いパフォーマンスを発揮している人は、選考時にどう評価されていたのかなどを結び付けて分析につなげたいです。2～3年後にうまく活用できるよう、今から設計を進めていきたいです。

ーHRMOSタレントマネジメントをどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。
本所：
どの業界、どの規模の会社にもおすすめしたいです。設計の自由度が高く、機能を活用すればするほどできることが増えていくので、人事担当者はぜひ検討してみてはどうかなと思います。

徳橋：
当社のように、採用を活発化させ急拡大している組織は、できるだけ早く導入したほうがいいのではないかと思います。社内コミュニケーションに課題がある会社にもフィット感がありますよ。

まとめ