属人化していた業務をHRMOS採用導入で可視化・一元化！ 効率化によって生み出された時間で、戦略的な採用ブランディングに注力

戦略的な採用活動を行う時間を確保するために、採用業務の効率化を図りたい

ーHRMOS採用導入以前はどのような課題をお持ちでしたか？

北窓：
中途採用関連業務にかなりの工数がかかっていました。当社は物流拠点を全国に所有しており、複数現場立ち上げのときには数十名を一気に採用しなければならないこともあり、また採用職種も現場管理者からエンジニアまで多岐にわたります。その際、候補者情報や選考の進捗状況を「Google スプレッドシート」で管理しつつ、候補者とのコミュニケーションは求人媒体やスカウトツールの管理画面上で行い、さらに別のシステムで人材紹介会社の担当者とやりとりするなど、採用に関する情報が複数のツールに点在していました。そのため、面接の日程調整に時間がかかったり、漏れが発生しやすかったりすることが課題でした。

当時は、人事が私ひとりだったのでなんとか全体像を把握できていたものの、非常に属人的な管理方法であり、今後採用チームのメンバーが増えることを見越すと、このままのやり方ではいけないという危機感がありました。同時に、そういった業務に追われて採用戦略をじっくり考える時間が取れないことも課題でした。当社には、「システムの導入によって業務量や業務負担が軽減するのであれば、積極的に導入すべし」という考え方があります。そこで、工数の削減と情報の一元化が可能になる採用管理システムの検討を始めることにしました。

ー多くの採用管理システムがあるなかで、HRMOS採用導入の決め手は何だったのでしょうか？

北窓：
カスタマイズのポテンシャルが非常に高かった点です。「ツールやシステムを利用していると、もっとこうした使い方ができればいいのに」と思うことがあります。HRMOS採用は、営業担当者の方がいつも「人事に寄り添った採用管理システムにしたい」とおっしゃっており、改善課題という形で機能要望を提出すれば開発を検討していただける点が魅力的でした。たとえ100％の要望の反映は難しくても、こちらの要望に耳を傾け、検討していただけることが大きかったです。また、以前から中途採用にビズリーチ・ダイレクトを利用していたため、株式会社ビズリーチに親しみがありました。導入後も最新の情報やアドバイスを提供してくださって、採用成功まで伴走してくれる企業だという信頼感があったことも、HRMOS採用を選んだ理由の一つです。

リファーラル採用も含めて情報を一元管理、採用状況の「見える化」にも成功。生み出した時間で、採用ブランディングに注力

ーHRMOS採用を導入した結果、どんな変化がありましたか？

北窓：
まず、情報の一元化が可能になりました。求人媒体・スカウトツール・人材紹介会社など、採用経路が違っても窓口をHRMOS採用に一本化できたからです。複数のツールにログインして、見比べたり、転記したりする必要がなくなりました。

また、レポート機能によって採用状況が、常にリアルタイムで見えるようになりました。今までは、採用進捗の報告のためにデータをまとめ直して社内に報告をしていたので、資料作成の手間が減り、かつ社内の関係者が採用の進捗状況をすぐに見られるようになったのはよかったです。また、HRMOS採用の求人ページ作成機能も活用しています。これまでは採用要件等の変更があるたびに社内のマーケティング部に更新の依頼をせねばならず、情報更新までに時間がかかることもありました。そこで、当社のバリューなど普遍的な事項だけを採用ページに記載し、詳細な採用要件等はHRMOS採用の求人ページを活用することで、HRMOS採用上で操作をすればすぐに情報がアップデートできるようになりました。

中村：
HRMOS採用導入のタイミングとほぼ同時に入社し、現在は主な運用を担っています。面接の日程調整も一つの画面で完結するのでとてもスムーズで、候補者の方へも素早く返信ができるようになりました。また、情報が一元管理できて採用状況が「見える化」されたことで、どのポジションの母集団形成ができていないかや、次に取るべきアクションは何かを把握できます。私自身は、採用管理システムを使った経験はなかったのですが、オンラインの導入セミナーに参加したり、充実したマニュアルを見たり、カスタマーサクセスの担当者に質問したりしながら、運用方法を身に付けていきました。

北窓：
中村がメンバーに加わり、HRMOS採用導入で業務が効率化されたことで、採用ブランディングに注力できるようになりました。具体的には、当社のことをより知っていただくために、SNSを活用しながら求人だけでは伝えきれない業務内容や社員のことについて情報発信を始めています。当社のようなBtoB企業は、BtoC企業に比べて一般的に知名度が低いものです。「だからこそ積極的に情報発信をしていこう」という企業と、情報発信をまったくしていない企業の二極化が顕著になっています。候補者の方は、企業に対する理解を深めたうえで、応募というアクションに移ると思うので、理解していただくためにも情報発信によってブランド力を高め、採用につなげていきたいです。

HR Techの導入や人事コミュニティー「ハモ会」によって、ともに採用力強化を目指していきたい

ー今後、HRMOS採用を活用してやりたいことや採用活動において実現したいことはありますか？

中村：
レポート機能をさらに活用していきたいです。人事にも、採用目標を追いかける営業的な側面があります。今もKPI管理はしているのですが、今後はさらに細かく数字を分析してどこに注力すべきかを見極めることで、採用効率を高めていきたいです。私はHRMOS採用のメイン担当ですが、面接の日程調整など日々の業務はHRMOS採用でスムーズに行えていて、その他の業務にあてる時間も確保できています。今後は採用ブランディングにつながる記事の作成などPALを知ってもらうためのコンテンツづくりに、より一層取り組んでいきたいです。

北窓：
HRMOS採用でとても気に入っているのが、人材のデータベース化ができる点です。過去、当社にご応募いただいた方や当社と接点を持った方のデータが自動的に蓄積されていき、かつ簡単に検索できます。そのため再度のお声掛けもしやすいので、この機能は今後も採用活動に生かしていきたいです。当社は、物流業界をデジタルトランスフォーメーションで改革することを目指して事業を行っています。改革のためには、これまでお付き合いのなかった他業種の企業様との連携も必要ですし、エンジニアやマーケターの採用も強化していかねばなりません。接点のなかった方々にもPALを知っていただけるように、PRやブランディングを強化していきたいです。

ーHRMOS採用を検討されている関西の企業様へメッセージをお願いします。

中村：
採用管理システムの導入に二の足を踏んでいる企業様は、「導入時に工数がかかって大変そう」などのイメージをお持ちかもしれません。けれど、HRMOS採用はスムーズに利用を始めるためのサポートや仕組みが整っているので、安心して導入できると思います。また、私たちで、HRMOS採用ユーザーを中心とした採用担当者向けコミュニティー「ハモ会」の運営を行っているのですが、そこで横のつながりができるので、他社の人事の方と意見交換できたり、採用成功のメソッドを聞いて自身の業務に生かしたりもできますよ。

北窓：
採用管理システムに限らず、人事がシステムを活用する点において、関西の企業はまだまだこれからという印象があります。最初はシステム導入に抵抗があるかもしれませんが、増員して作業リソースを確保するより、システムを用いて作業を自動化・効率化する方が、より長期的な成果につながるはずです。一緒にHR Techを積極的に活用して、関西の採用市場を盛り上げていきましょう。