データにもとづいた採用のPDCAサイクルが全社に定着。新卒採用もHRMOS採用で一元管理

コスト以上に、データ可視化の優位性を重視し、採用におけるPDCAサイクルをまわす

ーHRMOS採用を導入された経緯を教えてください。

当社は2013年設立のベンチャー企業で、採用人数も少なかったので、ExcelやGoogleスプレッドシートの管理で間に合っていました。ですが、2016年秋に専任の人事担当者が2名入社し、中途採用を本格的に開始すると、あっという間に月間の応募者数が100名規模となり、手に負えなくなりました。

採用担当者のなかに、前職で採用管理システムを使用した経験があり、その利便性を既に知っている者がいたので、当社でも採用管理システムの導入を検討しました。当社の採用管理において望ましい機能をリストにして、システムごとに対応の可否を比較、検討したのです。

求めたポイントは、Googleカレンダーとの連携機能があり候補者や面接官との日程調整を効率化できること、候補者や人材紹介会社とのやりとりを一元化することでメールを探す時間を削減できること、選考において一定期間対応が止まっている場合のアラート機能などでした。その他、長く使っていくうえで採用の効率を左右することになるUI/UXについては、各社の採用管理システムを実際に試して、その使用感を参考にしました。

単純なコスト比較だけではもう1社が有利でしたが、さまざまな機能における優位性、特に採用活動の改善に必要となるデータが自動生成され、容易に可視化や共有ができる点が、役員陣にも経営の観点から高く評価され、HRMOS採用の導入が決定したのです。

ー経営においては、データ分析のニーズが高かったのですね。

そうですね。人事チームとしては、とにかく管理のしやすさと効率化が目的でしたが、経営層は重要課題である採用について、候補者と自社のマッチング精度をデータにもとづき上げていくためのツールという点が決め手だったといえます。

実際、HRMOS採用の導入前は、突発的に「こういうデータが見たい」と要望されることも少なくなく、その都度、該当する期間の応募数、面接数などの数値を手作業で拾い上げ、Excelで整理して……ということを場当たり的に行っていました。業務フローのなかでもイレギュラーな作業になるので、心理的な面も含めて負担は大きかったです。

それがHRMOS採用では、容易にリアルタイムで採用の進捗状況を可視化して示せるので、まずその作業負担から解放されました。また、役員には全員HRMOS採用のアカウントを発行しているので、人事でフォローしなくても、各自のタイミングで求めるデータを確認してもらえます。その結果、採用の状況や課題認識も進み、データに基づいてPDCAサイクルを回せるようになりました。月間や四半期で採用目標に対する進捗を確認し、選考評価割合や採用ROIなどのレポートを組み合わせて、来期施策の検討材料としています。

工数を削減できた分、採用広報や入社後のパフォーマンス分析を強化

ー採用オペレーションで、改善できたことはありますか？

面接官同士が同じ候補者に対するお互いの評価を簡単に見られるようになったので、選考における評価の目線合わせができるようになりました。選考ポジションごとに、求める人物像や面接で受けた印象に対してどういう評価をするか、といった評価基準をすり合わせていくことは、選考を進めていくうえで大変重要です。しかし、以前はGoogleスプレッドシート上でわざわざ探さなければ他の面接官の評価を見られませんでした。HRMOS採用なら、候補者ごとの情報にアクセスしやすいですし、評価以外にも経歴のチェックがワンクリックで可能です。面接に入るのはみな、役員など部門責任者ですから、この時間削減は大きいですね。

また、最終面接を行う代表に対しては、以前は面接官全員の評価を改めて書き出して「Slack」（ビジネスチャットツール）で送っていたのですが、他のメッセージに埋もれてしまうこともしばしばありました。今は代表自身がHRMOS採用を使いこなして、候補者の情報を確認しています。多忙ななかでも、必要な情報にアクセスしやすいからでしょう。競合他社を受けているかなど、細かい情報もコメント機能を使って入れているので、それを見た代表が、最終面接で一緒に働きたいと思った候補者の方の背中を押すというアクションにもつながっています。

ー面接時に必要な情報がコンパクトに得られるわけですね。他に、HRMOS採用を使ってみてよかった点はありますか？

情報管理のセキュリティ面ですね。現場のメンバーに面接官を依頼する場合に、以前は年収などの項目をマスキングしたデータを別途作成し、個別に送っていました。HRMOS採用なら、面接官ごとに候補者の情報をどこまで見せるかといった細かい権限設定が可能なので、手間なくミスなく、選考を進められるようになりました。

Excelでの入力作業にもいえることですが、以前は大変でも「採用ってこんなものだろう」と疑問に思わずやっていたことでも、HRMOS採用を使うことで、楽に、効率良くなるものです。もう、HRMOS採用のない状態には戻れませんね。

ー効率が良くなったことで、できるようになったことはありますか？
採用広報に時間を使えるようになりました。採用ブログの更新を、定期的に継続できています。また、採用コストを削減できる「ダイレクトリクルーティング」を強化しています。人材紹介会社経由と違い、一人一人への細やかな対応が求められるので、取り組むからには相当コミットして行わなければ、逆効果になりかねません。そうした時間を捻出できるのも、HRMOS採用のおかげでしょう。実際、一対一の対応の細やかさが喜ばれて、専門知識を駆使して業務を推進する重要なポジションで、良い人材を採用できました。採用担当者の丁寧なコミュニケーションを通じて、会社としての誠実さや職場環境についても期待してもらえたようです。

中途採用だけではなく、新卒採用でもHRMOS採用を活用しているとのことですが、使い勝手はいかがでしょうか？

当社は2019年卒から新卒採用を開始しており、現在は中途採用だけではなく新卒採用においてもHRMOS採用を活用しています。新卒採用は中途採用とは違い、母集団が1,000名規模になりますが、応募ラベルを活用して候補者ごとにどのイベントの参加者か、誰がフォローをしていくかなど、見やすく管理して適切な対応に役立てています。採用管理だけでなく、内定後や配属に向けての面談結果も記録して、ゆくゆくは入社後のパフォーマンスと合わせて、当社なりの採用評価基準や入社者のキャリアパスの作成に生かしたいですね。属人的になりやすい評価基準の言語化に、HRMOS採用による記録や分析が貢献すると思います。

―HRMOS採用をまだ導入されていない企業様へ、メッセージをお願いします。

採用にかかる工数のために派遣社員やアルバイトによる人員補充を考えるのであれば、HRMOS採用をぜひ検討してみてください。採用における工数が削減できるのはもちろんですが、今まで本当に手をつけたかった企画業務にも手がつけられるようになることは、採用担当者のモチベーションアップにもつながります。目先のコストにとらわれず、将来への投資と考えられると良いのではないでしょうか。