候補者情報の共有がスムーズになり、選考に関わる現場の面接官の役割が明確に。候補者とのコミュニケーションの質が上がった

採用におけるオペレーション業務の手間、情報の属人化から脱したかった

ーHRMOS採用導入のきっかけは何でしょうか？

西崎：
導入前は「Excel」で候補者情報を管理していました。社内の面接官との情報共有や、面接の日程調整に時間がかかるほか、どうしても共有ややりとりに漏れが生じていました。自分が使いやすいように「Excel」で管理表を作成していたこともあり、他の人には見づらいという問題もありました。業務の属人化から脱するためにも一元管理できるツールが必要だと感じ、2018年末に導入を決めました。

―数ある採用管理システムのなかでも、HRMOS採用を選んだ理由は何でしょうか？

鳥海：
導入後すぐに活用したかったので、インターフェースの分かりやすさは重要でした。当社は、書類選考、面談、面接、会食など選考プロセスが多く、1名の候補者に対し5名以上の社員が会います。それぞれが面接の評価や、次の担当者への申し送りを入力するため、細かな操作の説明がなくても使えるようなツールを必要としていました。私自身が前職でHRMOS採用を活用しており、操作のイメージができていたのも大きかったですね。社内で使っている「Outlook」と連携ができ、日程調整がスムーズになることも決め手になりました。

選考の履歴が分かり、面接担当者としての役割が明確になる

―導入によって得られた効果、社内の変化はありますか？

岩本：
社内の情報共有がスムーズになり、採用に携わる社員の意識が変わりました。これまで、面接や会食に参加する社員は、どうして自分が選ばれたのか分からないままのケースが少なくありませんでした。もちろん口頭で説明はしてきたものの、候補者の情報や前回の面接担当者の評価などが可視化されていなかったため、分かりにくかったんです。

HRMOS採用導入後は、書類選考や面談、面接に関わった社員全員が、候補者の評価や次の面接担当者に何を聞いてほしいかなどを入力するようになりました。その情報を見れば面談・面接設定の意図が分かり、「こういう人を採用したいから、自分が呼ばれたのか」と、自分への期待値を認識できます。面接や会食でどんな話をするべきか理解することで、候補者とのコミュニケーションの質も変わっていると感じています。

西崎：
コミュニケーションツールがHRMOS採用に一元化されたことで、候補者への連絡も速くなりました。これまでは求人媒体の管理画面、メール、メッセンジャーと複数の画面を見なくてはいけなかったので、それだけでタイムロスがありましたし、返信が遅れてしまうことや漏れもありました。

HRMOS採用は「未対応メール」にフラグを立てられるので、やるべきことが明確で安心です。候補者に、あらかじめ決めたタイミングでメールを送りたい場合も、「○日後に送信」とタイマー設定をしておけば、遅れたり漏れたりすることがありません。自分一人だけでスケジュール管理をしていたときは「もし連絡が遅れたら候補者にご迷惑をかけてしまう」という不安があったので、気持ちはかなり楽になりました。「Outlook」との連携により日程調整にかかる工数も削減され、候補者から「返信が速くて助かります」という声をいただくようになりました。

鳥海：
オペレーション業務を減らせたことで、採用活動の質を高めるために時間を使えるようになっています。例えば、「カジュアル面談と面接の違い」を社内に周知する資料を作り、レクチャーするなど、現場を巻き込む工夫にも力を入れています。もともと当社には、経営と現場と人事の3者が一体となって目標に向かっていくカルチャーが根付いています。HRMOS採用によって選考状況、面接評価情報がオープンになったことで、より採用活動のゴールを共有しやすくなり、社内連携が進んでいると感じますね。

採用の振り返りができることで、社内にノウハウがたまっていく

―今後、HRMOS採用を活用してやりたいことはありますか？

岩本：
採用チャネル、求人媒体ごとの分析はまだできていません。中長期の採用戦略を考えるうえでも、応募からの面接実施率、内定承諾率などを見て分析できるようにしたいです。

これまでの採用は、全体の6～7割をリファーラル採用で行ってきました。ただ、そうやって接点を持った方々を「タレントプール」としてつながりを持ち続ける仕組みが整っておらず、社員がそれぞれ「半年くらいたったから、また連絡してみよう」など、おのおのの判断で属人的に動いていました。個人のネットワークを可視化し、データにしていくことで、リファーラル採用の効率はさらに上がっていくはずだと思っています。

一方で、社員個人の人脈だけに頼るのではなく、採用チャネルも広げていきたいです。これまで採用してこなかったマネジメント層にアプローチしていくためにも、データ分析がますます必要になると思います。

―人事・採用担当者へのメッセージはありますか？

西崎：
コストをかけて採用管理ツールを導入することに、抵抗感がある方もいらっしゃるかもしれません。実は私も、採用コストをシビアに管理してきたため、採用管理ツールにお金をかけていいものかと迷ったこともありました。でも実際に導入してみると、本来人事がすべき「採用」について考える時間が増え、効果を実感しています。業務時間削減という定量化しやすい変化以外にも、社内のコミュニケーションがスムーズになることで社内の採用に対する意識も変わります。情報の転記や日程調整業務に追われて1日が終わってしまう……、そんな悩みを抱えていらっしゃる企業や担当者は、ぜひ検討してみてはと思います。

鳥海：
経営陣が採用に対して課題を感じているなら、ぜひ導入をおすすめしたいですね。採用管理ツールがなければ、面接で対応した人しか振り返りができず、ノウハウが蓄積されていきません。社内でオープンに振り返りができれば、会社としての成長にもつながると思います。