データをリアルタイムで可視化し、PDCAサイクルを回しながら採用チャネルの拡充や選考通過率の改善を実施

人材紹介会社とのやりとりが効率化されたことで、人材紹介会社数を一気に10倍に。採用チャネルを大幅に拡充

ーHRMOS採用導入の経緯を教えてください。

当社の採用は長年、よい人材がいれば採るというスタイルだったため、採用管理は「Excel」で、人材紹介会社とのやりとりもメールで行ってきました。それが、組織を急拡大させる経営方針の下、当時の従業員17名に対して年間10名の採用目標となり、2018年3月に私が人事専門家として入社しました。入社後はIPO準備との兼任だったことから業務効率化が必須となり、採用管理システムを検討し始めたのです。

採用に割けるリソースを考えれば、応募から内定承諾に至るまでの割合を5％と想定すると、10名採用するには500名の応募を集める必要があります。そのうちの約7割が人材紹介会社経由とすると、約350件の応募に対し、その都度人材紹介会社から送られてきたメールを開き、候補者の応募書類をダウンロードして、ダウンロードしたファイルのパスワードを解除し、書類選考通過者はその応募書類を現場責任者に転送して……と、工数は膨大なものになります。IPO準備と並行して採用業務も1名で行うためには、応募者のデータを一元管理でき、人材紹介会社や現場の面接官とのやりとりを効率化できる採用管理システムがどうしても必要でした。

また、当時の採用経路はビズリーチ･ダイレクトが主で、直近の1年間で4～5名を採用していましたが、年間10名の採用目標となるとさらにチャネルの開拓が必要です。その時点では1～2社だった人材紹介会社を20社まで増やそうと考えた際に、今の採用管理体制では難しいと考えました。また、チャネルを増やした後の効果検証も行いたいと考えていたので、データの蓄積およびリアルタイムでの採用状況の可視化が容易に行えるシステムが望まれました。

ーHRMOS採用を選ばれた、決め手は何でしたか。

正直、費用面では他に魅力的なシステムもあったのですが、ビズリーチ･ダイレクトとデータの自動連携ができること、レポート機能が充実していること、それにHRMOSタレントマネジメントなど、採用管理以外にもHR関連のサービスが拡充されていくことへの期待から、HRMOS採用に決めました。当社の会計年度に合わせ、2018年8月から導入しています。

ー導入されてみて、効果はいかがですか。

日常業務の進め方からして、劇的に変わりましたね。まず、人材紹介会社とのやりとりがスピードアップしました。候補者が紹介されるとメールで通知がくるので、候補者の応募資料をすぐ確認し、早ければ10分程度で、遅くとも1時間以内には返信しています。このように即時の対応ができるようになったことで、人材紹介会社の担当者のなかでの当社に対するマインドシェアが上がったのを感じます。単に要件を満たしている人材ではなく、カルチャーフィット・スキルフィットをしている人材を当社に紹介していただけますし、候補者へのクロージングにも積極的にご協力いただけるようになりました。

また、人材紹介会社とのやりとりが効率化できたので、取引社数も1～2社から20社へと一気に増やしました。そのなかで、各社の実績を、紹介数だけではなく、1次選考通過率や内定承諾率などの面からも細かく分析し、課題抽出をして解決策を考えています。人材紹介会社の担当者にも、社名を伏せて各社の採用進捗状況を伝え、課題を共有することで一緒に採用活動全体の改善につなげています。

書類選考は1時間以内、面接評価も当日中に回収し人材紹介会社にフィードバックと、選考プロセスが大幅にスピードアップ

ーそうすると、選考プロセス自体がスピードアップできましたか？

かなり早くなりましたね。以前は書類選考に2～3日かかり、1週間後にようやく面接を設定。面接後の評価の回収も、口頭やメールなど方法がまちまちで3～4日かかっていました。それが今は、書類選考は応募書類を受け取ってから1時間以内に返信。面接の日程調整もHRMOS採用上で行えるのでとてもスムーズです。各面接官による評価も、面接後に10～20分でHRMOS採用に入力してもらうので、候補者にお会いしてから数時間後には人材紹介会社へのフィードバックまで終えています。

実際、私がIPO準備も並行して行っていたので、HRMOS採用がなければ採用強化はやり切れなかったと思っています。東証マザーズ上場は2018年10月に無事実現させ、今は懸案だった人事制度の見直し・改善にとりかかっています。そのほか、法務でも新たなミッションが発生するなど、ベンチャー企業ですからこうしたマルチタスクは当面続くでしょう。

また、採用業務のさらなる効率化として、人事担当が全ての面接に入るやり方から、今後は現場責任者に面接を任せていく予定です。現場をもっと採用に巻き込んでいくためにも、HRMOS採用は欠かせない採用の基盤だと思います。

レポート機能は、経営陣への提案資料にも活用しています。採用のPDCAサイクルを回していくための、現状報告から改善案を提示する資料のなかの1枚に、HRMOS採用のレポートをそのまま用いているのです。採用ニーズが高い時期には、日次で報告を行っていますが、HRMOS採用ならどの時点ででも速やかにデータを可視化でき、助かっています。

そのなかで、HRMOS採用のデータを当社製品の解析ツールでさらに詳細に分析したい、という思いはあるのですが、それは当社だけのニーズかもしれません。そうした要望もカスタマーサクセスの担当者に伝えると、実現可能な最大限の範囲で提案してくれますし、実際、導入から1年足らずで、新しい機能が頻繁に追加され、使いやすくなっていると感じます。HRMOS採用は、ユーザーと一緒に成長している採用管理システムだと思います。

ーHRMOS採用をまだ導入されていない企業様へ、メッセージをお願いします。

採用担当者が複数の業務を兼務している、という企業様には採用業務の効率を上げられますので、ぜひおすすめしたいです。また、書類選考通過率・内定承諾率などの数値を細かく出せますので、採用戦略の立案・運用にも役立ちます。採用の課題を明確にするのに、HRMOS採用で定期的にデータを確認していれば、変化や予兆に気づけます。たとえば、１次面接の通過率が下がってきたとなれば、面接官の評価の精度に問題があるか、もしくはその手前の書類選考での見極めに問題があるか、そもそも要件定義の段階に問題があるのかなど、選考プロセスにおけるボトルネックをあぶりだすことができ、対策を講じられるのです。

多忙なスケジュールのなかでも、こういった振り返りのサイクルをルーティンにしておけば、少人数でも最大限の成果を出せます。目標が漠然としていると、1週間たっても何も動きませんが、目標達成に必要な要素を要素分解して、行動に落とし込む。それを実践するのに、HRMOS採用は欠かせないでしょう。