募集背景
当社は「デザインと技術の融合」を強みに、数多くのクライアントのプロダクト開発や自社サービスの成長を続けております。
今後のさらなる事業拡大と経営基盤の強化に向け、経営陣がより迅速かつ本質的な意思決定に集中できる環境づくりを進めています。
これに伴い、役員サポート体制の強化と将来的な組織拡大を見据え、新たに経営陣を足元から支えていただく秘書メンバーをお迎えすることとなりました。
仕事内容
確立されたルールをなぞるだけでなく、「より効率的なサポート方法はないか」「役員同士の連携をスムーズにするにはどうすべきか」を自ら考え、秘書フローやバックオフィス運用をアップデートしていくやりがいを感じていただけます。
変化に対応し、自ら仕組みを改善していく構築経験を積んでいただける環境です。
お任せする業務
秘書業務
- 役員のスケジュール調整・管理（Googleカレンダーを使用）
- 来客、電話、メール、経費精算対応
- 出張、手土産、電報手配
- 会食、ゴルフ等の接待アレンジ
- お礼状、案内状等文章作成
- 社内イベントの企画/運営
業務環境
- PC以外にスマートフォンも貸与
- 業務内の連絡についてはSlackを使用
- ファイル関連については、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントがメイン
組織・チームカルチャー
- 月1回のランチ会で部門内交流を図っています
- 週１回ミーティングを行い業務進捗の確認や情報共有を行っています。また昼に30分の昼礼をセットしており、日々の業務確認などを都度行っています
〈現在の部門体制〉
部長（大阪本社所属）
大阪本社：総務担当5名（課長含む）、秘書担当2名
東京本社：総務担当3名（課長含む）、秘書担当3名
▶︎関連資料：Wantedly
事務や秘書、イベント企画運営まで。幅広い業務を担当する総務部5名のクロストーク
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このポジションで経験できること
フェンリルは「デザイン」を大事にします。
「デザイン」とは広義の意味で、「体験設計」を意味します。
■秘書業務として
例えば役員の会食相手がどの企業のどのような方で、何のための会食なのか、その目的を果たせるお店選びや手土産のアレンジなどをお願いしたいと考えています。
役員秘書とは調整業務だけでも一日を費やす仕事かもしれませんが、その中でフェンリルが大事にする「デザイン」を一緒に考え、経験いただきたいと考えています。
働き方
■ ハイブリッドワーク制度・フレックス制度あり
本ポジションにつきましては、コミュニケーションを重視しておりますため、出社を前提とした働き方をしておりますが、ご事情によっては役員の予定に合わせて週1などリモートでの勤務も可能です。
必須スキル・経験
- 基本的なWord,Excel,googleツールの使用が出来る方
- 部門を越えたコミュニケーションが取れる方
- 本ポジションにはホスピタリティの高い方にお越しいただきたいと考えています。
→ホスピタリティとはいかに他者目線で考えられるかを意味しています。他者目線で自身を捉えられる方は、対象が会社となっても同じ目線で働いていただけると考えております。
- 本ポジションにはホスピタリティの高い方にお越しいただきたいと考えています。
- 役員、ハイクラス層、あるいは外部顧客に対する質の高い接遇・ビジネスマナー（適切な敬語、立ち振る舞い）をお持ちの方
歓迎スキル・経験
- 企業における役員秘書業務の経験がある方
- IT業界の知見のインプットを楽しめる方
- 社内イベントの企画、運営が好きな方
- 秘密を厳守できる方
- 周りの人に好かれる方
- てきぱきと簡潔に会話ができ、コミュニケーション能力の高い方
求める人物像 / 活躍できる方の行動特性
- 高い当事者意識と責任感
指示されたタスクの遂行にとどまらず、自発的に課題を見つけ出し、責任を持って最後までやり遂げられる方。 - 先回りしたホスピタリティと機転
相手（役員・チームメンバー・社外パートナー）の状況やニーズを事前に察知し、一歩先を考えた配慮や機転の利いたサポートができる方。 - 迅速なレスポンスと高い機動性
状況の変化に対しフットワーク軽く動き出すことができ、相手に不安を与えないスピーディーかつ適切なコミュニケーションが取れる方。 - 柔軟な対人適応力と高い調整力
状況や相手のタイプに合わせて柔軟に関わり方を変え、円滑な関係性を築きながら周囲と協調・連携できる方。 - マルチタスク下における優先順位判断力
突発的な事象や複数の依頼が重なった際にも、冷静に重要度・緊急度を見極めて適切な判断・行動ができる方。
| 職種 / 募集ポジション | 秘書担当 (大阪) |
|---|---|
| 雇用形態 | 正社員 |
| 給与 |
|
| 勤務地 | ハイブリットワーク制度 上記いずれかの配属拠点オフィスへの出社もしくは自宅でのリモートワークを選択可能 ※フルリモートワーク特例措置あり 住居拠点が通勤圏外となる社員および別途会社が認めた場合は特例措置としてフルリモートワークでの勤務が可能 (ただし会社指示等により配属オフィスへの出社の可能性があり) |
| 勤務時間 | フレックスタイム制 コアタイム ｜ 10:30〜15:30（休憩 12:30〜13:30） フレキシブルタイム ｜ 5:00〜10:30、15:30〜22:00 月間労働時間 ｜ 7.5h × 所定労働日数 / 月 （月の所定労働日数により変動あり） |
| 休日 | ・完全週休2日制（土日 / 国民の祝日 / 会社設定休日） ・年間休日数：125日 ・バースデー休暇：1日（特別有給休暇） ・有給休暇：入社月応じて入社日に付与 ※G/W・夏期・年末年始は、会社設定休・有給取得推奨日と合わせて長期連休を取得可能 |
| 福利厚生 | ・定期健康診断（希望により選択可能オプションあり） ・インフルエンザ予防接種費用補助 ・全社スタッフを対象としたストレスサーベイ実施 ・関東ITソフトウェア健康保険組合加入 - 各種福利厚生 利用可能：https://www.its-kenpo.or.jp/ ・慶弔見舞金 |
| 加入保険 | 健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険、介護保険（満40歳〜） |
| 受動喫煙対策 | 就業場所の受動喫煙対策について ・大阪オフィス ：ビル屋内全面禁煙 ・東京オフィス ：ビル屋内全面禁煙 ・島根オフィス ：ビル屋内に喫煙可能室あり ・名古屋オフィス：ビル屋内に喫煙可能室あり ・京都オフィス ：ビル屋内に喫煙可能室あり ・北海道オフィス：ビル屋内全面禁煙 |
| 退職金 | 選択制企業型確定拠出年金制度あり（拠出額に応じて別途加算手当あり） |
| 諸手当・補助 | ・交通費：出社回数に応じ全額支給 ・リモートワーク手当：5,000円 / 月 ・書籍購入、社外セミナー参加、勉強会開催費用支援などもあり - WWDC、Google IO、re:Inventなどの海外カンファレンスへも例年数名参加（全額会社負担） |
| 制度 | ・ハピチャン制度：上限2,000円 / 月 - 偶発的な出会い、部門を超えたコミュニケーションを積極的に支援することを目的に、そのコミュニケーションに資する費用を補助 ・表彰制度 - 社長賞、CEO賞、CTO賞、新人賞等（賞金あり） ・LOCKER制度（備品貸し出し制度） - 会社保有の撮影機材や最新のデバイスなどを無料でレンタル可能 ・資格取得支援 - 会社が承認する資格の受験料を補助 など |
| 人事・評価制度 | 【評価制度】 -職務遂行評価 年2回（上期・下期）実施 担う職務における職務遂行実績を評価 ジョブグレード・ランク／職務給を決定 -成果創出評価 年2回（上期・下期）実施 担う職務において創出した成果・実績を評価し 賞与支給額に反映 |
| 試用期間 | 試用期間あり：入社後3ヶ月（待遇の変更なし） |
| その他 | 法改正（2024年4月1日施行）に伴う特記事項 ・就業場所の変更の範囲 会社が定める事業所および別途会社が認めた場所 ・業務の変更の範囲 会社内での全ての業務 ※詳細は選考の中でご説明いたします。 |
| 会社名 | フェンリル株式会社 |
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