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職務内容

Forvis Mazars税理士法人では、事務および秘書業務を一人で担当し、Taxチームをサポートするポジションを募集しています。多岐にわたる業務を効率的に遂行できる方を歓迎します。

＜事務サポート業務＞

• 押印及び電子署名、発送準備、書類保管業務
• 書類整理、請求書発行および郵送対応
• 法人内業務（資料整理、挨拶状管理、慶弔対応、社印管理、押印対応、アルバイトのシフト調整）
• 電話、メール対応および来客・郵送物対応（日本語および英語）
• 社内イベント開催時のサポート業務
• 契約書類ドラフト準備 　（契約締結に纏わる事務業務）
• 税理士会、税務署とのやり取り
• 非常勤職員対応（外部協力者とのやり取り、契約書締結）
• 経理サポート業務
• その他オフィスサポート、チームに関するAd hoc対応業務

＜秘書業務＞

• 上級管理職員/パートナーのスケジュール調整（会議設定、会合・会食調整等）
• 上級管理職員/パートナーからの依頼に基づく資料作成、ドラフト準備（PPT, Word, Excel）
• 上級管理職員/パートナーの指示に基づく社内会議体や研修等の準備、取り纏め
• 出張調整、関係部門との事前調整、事後整理
• 経費申請、精算サポート業務
• 上級管理職員/パートナーの来客応対
• 部内業務および事務処理サポート（挨拶状・名刺管理、慶弔、社印管理および押捺対応、資料整理等）

Job Description

Forvis Mazars Tax Corporation is seeking a dedicated individual to independently manage administrative and secretarial tasks, providing comprehensive support to our Tax team. We welcome candidates who can efficiently handle a wide range of responsibilities.

＜Administrative Support Responsibilities＞

• Document handling: stamping, electronic signatures, shipping preparation, and filing
• Organizing documents, issuing and mailing invoices
• Internal office tasks: organizing materials, managing greeting cards, handling ceremonial matters, managing company seals, coordinating part-time staff schedules
• Handling phone calls, emails, visitors, and mail (in both Japanese and English)
• Supporting internal events
• Preparing contract drafts and handling related administrative tasks
• Liaising with the Tax Accountant Association and tax offices
• Coordinating with external collaborators and managing contracts for part-time staff
• Assisting with accounting-related tasks
• Other ad hoc office and team support duties

＜Executive Assistant Responsibilities＞

• Scheduling for senior management/partners (meetings, appointments, dinners, etc.)
• Preparing documents and drafts upon request (PowerPoint, Word, Excel)
• Organizing internal meetings and training sessions as instructed by senior management/partners
• Coordinating business trips, including pre-trip arrangements and post-trip follow-up
• Supporting expense claims and reimbursements
• Welcoming and assisting visitors for senior management/partners
• Departmental support: managing greeting cards, business cards, ceremonial matters, company seals, and organizing materials

必須条件

• 事務サポート業務経験2～3年以上もしくは、最低3年以上の秘書経験
• ビジネスでの英語の使用経験（メールなどの読み書きができる方、英語力を向上させたい方）
• Office使用経験（Word、PPT、Excel：四則演算、SUM、COUNTIF等）
• Outlook, Teams, SharePointの業務使用経験
• イニシアチブを持ち、新しい業務に積極的に取り組める方
• 効率を考えて精力的に業務を遂行できる方

尚可条件

• テレワークでの業務経験
• マルチタスク業務経験
• 税理士法人または類似業界での業務経験
• SAP等ERPシステム使用経験
• 他者を尊重し責任感を持って業務に取り組める方
• 主体的な姿勢で業務に取り組める方

MUST

• Minimum 2–3 years of experience in administrative support or at least 3 years of experience as an executive assistant
• Business-level English proficiency (able to read and write emails; motivated to improve English skills)
• Proficiency in Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel: basic formulas such as SUM, COUNTIF)
• Experience using Outlook, Teams, and SharePoint
• Proactive and willing to take initiative in new tasks
• Able to work efficiently and energetically with a focus on productivity

NICE TO HAVE

• Experience working remotely
• Ability to manage multiple tasks simultaneously
• Experience in a tax corporation or similar industry
• Familiarity with ERP systems such as SAP
• Respectful and responsible work attitude
• Self-motivated and proactive approach to work

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