監査法人役員秘書

Forvis Mazarsについて知る

Forvis Mazarsについて

Forvis Mazarsについて詳しく知りたい方はこちらから

Forvis Mazars in Japan 公式 X アカウント

よりリアルな日々の様子を発信しています。

Forvis Mazars in Japan 公式 Youtube アカウント

実際のスタッフへのインタビュー動画などで、Forvis Mazars in Japanの人とカルチャーが観ていただけます。

職務内容

本ポジションでは監査法人のパートナー数名の秘書業務を兼務していただきます。

役員秘書業務

• 役員のスケジュール立案・調整（会議設定、会合・会食調整等）
• 役員からの依頼に基づく資料作成、ドラフト準備作業（PPT, Word, Excel）
• 月次役員会議の調整と資料管理および同席しての議事録作成（英語のみ）
• その他役員の指示に基づく、役員レベルが参加する社内会議体や研修等の計画・準備・参加、全ての取り纏め
• 出張調整、関係部門との事前調整、事後整理（経費精算含む）
• 役員のカレンダーから、チャージコードごとにシステムへの代理入力（独自の勤怠管理システム使用）
• 役員の来客応対
• 部内業務および事務処理サポート（挨拶状・名刺管理、慶弔、社印管理および押捺対応、資料整理、他）

Job Description

This position involves providing secretarial support to several partners at an audit firm.

Executive Assistant Responsibilities

• Planning and coordinating schedules for executives (including setting up meetings, arranging appointments, and coordinating dinners and other engagements)
• Preparing documents and drafts based on executive requests (using PowerPoint, Word, Excel)
• Coordinating monthly executive meetings, managing related materials, attending the meetings, and taking minutes (in English only)
• Organizing and supporting internal meetings and training sessions involving executives, including planning, preparation, participation, and overall coordination based on executive instructions
• Arranging business trips, coordinating with relevant departments in advance, and handling post-trip tasks (including expense reimbursements)
• Entering time and activity data into the internal system on behalf of executives, based on their calendars (using a proprietary time management system)
• Welcoming and attending to executive visitors
• Supporting departmental administrative tasks (e.g., managing greeting cards and business cards, handling ceremonial occasions, managing and applying company seals, organizing documents, etc.)

必須条件

• 最低3年以上の秘書経験
• ビジネスレベルの英語力
• PCスキル（Outlook, Teams, SharePointの業務での使用経験。その他、Excel, Wordの業務上使用経験）
• イニシアチブを取り、新しい業務へ積極的に取り組める方
• 精力的に、効率を考えて業務を行える方

 尚可条件

• 他者を尊重して責任感を持って仕事に取り組める方
• 主体的な姿勢で仕事に取り組める方

MUST

• Minimum of 3 years of experience as an executive assistant or secretary
• Business-level English proficiency
• Proficient in PC applications, including practical experience using Outlook, Teams, and SharePoint in a business setting; also experienced with Excel and Word
• Proactive and able to take initiative in tackling new tasks
• Energetic and capable of working efficiently with a focus on productivity

NICE TO HAVE

• Respectful toward others and able to work with a strong sense of responsibility
• Self-motivated and able to take ownership of tasks

Forvis Mazarsの動画はこちらから