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秘書兼事務サポートポジション　OS PA/Admin | Forvis Mazars in Japan

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Forvis Mazars in Japan 公式 X アカウント

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Forvis Mazars in Japan 公式 Youtube アカウント

実際のスタッフへのインタビュー動画などで、Forvis Mazars in Japanの人とカルチャーが観ていただけます。

職務内容

・アウトソーシング（略してOS）のサービスラインにおけるパートナー三名のスケジュール計画・調整
・電話、メール、来客やその他発生するパートナー宛への対応（日本語及び英語）
・面接や社内外のミーティングを行う際の背景情報の確認や、ポイントを整理しパートナーへ伝達する
・アドミン業務（パートナーからの情報提供や指示に基づく）や文書管理、経費請求書の作成
・Excelによる請求データの収集・加工、および月次のクライアントへの請求書発行に伴う請求関連手続
・PPTでのテンプレートを使用した提案書ドラフトの作成/更新、その他のトピック（Webnerなど）のプレゼンテーションドラフトの作成。
・Word によるエンゲージメントレターフォーマットのドラフト作成/更新
・出張のコーディネーション業務（関係部署との出張前後の調整）
・OSのアドミン部門や社内の管理部門と連携し業務を円滑に進める。

Job description

  • Planning and coordination of schedules for the Partners in the Outsourcing (OS) service line
  • Handling phone calls, e-mails, visitors, and incoming messages (both in Japanese and English)
  • Organizing background information and key points for setting up and conducting interviews / meeting
  • Administrative support, based on input and instructions from the Partners:
  • Document management, preparing expense reimbursement claim reports, etc.
  • Collection and processing of billing data in Excel and handling billing related procedures as part of the monthly client invoicing process.
  • Preparing / updating draft proposals in Powerpoint using templates, and preparing draft presentations for other topics (webinars etc)
  • Drafting / updating engagement letter formats in MS Word
  • Coordination of business trips, prior coordination with related departments, and post-business trip coordination　
  • Liaising with other aspects of the administration function in OS and other aspects of the support functions in Mazars in Japan to facilitate the expected tasks.

必須条件

  • 秘書経験3年以上
  • 英語力（ビジネスでの使用経験必須）
  • PCスキル（主にExcel,PPTの業務経験）
  • 自ら積極的に仕事に取組み、疑問を掘り下げ解決に向かえる自立心のある方
  • 時間管理が出来る方

尚可条件

  • 他外国語の使用経験
  • 会計事務所での就業経験

MUST

  • Secretarial experience (schedule management etc)
  • English skills (at least business level required)
  • Good PC skills, in particular Excel and Power Point
  • Proactive and inquisitive personality
  • Good time management skill and well organized

NICE TO HAVE

  • Experience of using other foreign languages
  • Experience of working in an accounting firm
職種 / 募集ポジション 秘書兼事務サポートポジション　OS PA/Admin
雇用形態 正社員
契約期間 
試用期間
あり（6ヶ月、試用期間中も待遇変動なし）
給与
年収
諸手当
・休日出勤手当
・通勤手当（実費支給）
・深夜時間外勤務手当
・出張手当
・その他、社内規定による手当あり

賞与
・年1回（業績・評価に応じて支給）
勤務地
  • 107-0052  東京都港区赤坂1-11-44 赤坂インターシティ５階
    地図で確認 
東京メトロ銀座線溜池山王駅（14番出口徒歩2分）
（変更の範囲：本人希望による変更の可能性あり）
勤務時間 
フレックスタイム制
・コアタイム：10:30～16:30（休憩60分）
・1日標準労働時間：8時間
・時間外労働：あり

制度・働き方
テレワーク制度：あり
育児時短勤務制度：あり
休日 
週休完全2日制（土日祝）
年次有給休暇：初年度最大20日付与（入社月により変動）
※入社時期に応じて付与日数が異なりますが、期初月（9月）入社の場合は20日付与されます。
試験休暇、育児・介護休暇、産前産後休暇
福利厚生 
福利厚生サービス（リロクラブ：宿泊施設・レジャー施設の割引など）
IT機器貸与
社内研修制度
資格取得支援
モビリティプログラム（国外のForvis Mazars拠点への出向制度）
クラブ活動
語学支援（英会話レッスン・日本語レッスン）
社内交流イベント（社員旅行、社内イベント、忘年会など）
加入保険 
各種社会保険完備
受動喫煙対策 
屋内原則禁煙
選考プロセス 
・書類選考 → 面接（回数・内容はポジションにより異なる）
※場合により筆記試験や適性検査を実施することがあります。

選考結果の通知
・書類選考結果は1～2週間以内にメールで通知いたします。
・最終選考の結果は、面接後2週間以内を目安にご連絡いたします。
会社情報
会社名 Forvis Mazars in Japan
事務所所在地 
〒107-0052
東京都港区赤坂1-11-44 赤坂インターシティ5階