募集背景

基本的には、社長秘書として社長の身の回りのサポートを行いつつ、総務部として社内業務環境の改善に努めてもらいます。

基本的なビジネススキルはもちろんですが、とにかく多忙な社長の代わりに細かなところまで目が行き届き、常に先回りをしていただける方を求めております。

仕事内容

【秘書業務】

• スケジュール調整
• 会食などのお店の予約
• 社長の経費精算
• 社長の名刺管理
• メール確認および返信対応
• メンバーと社長の決裁上申の窓口
• 社長秘書のマニュアル作成や更新

【総務】

• 書類、案件等の郵送・返却
• 郵便物対応
• オフィス備品の発注・管理
• メンバーの名刺情報管理・アップデート・追加発注
• オフィス整理・簡易的な掃除
• メンバー、社長からの依頼があった際の出力・スキャン
• メンバー貸与物の管理
• ツール管理・整理
• 社内メンバーの出張時のフライトやホテルの予約
• 社内共通の運用ルールのマニュアル作成
• 反社チェック

※ 上記はあくまで基本的な業務になりますので、上記以外の業務がイレギュラーで発生する事もあります。

必須条件

• スキル
  • 基本的なメールや電話などの、ビジネスマナーをご理解されている方
  • PCスキルで以下のツールやソフトの利用経験がある方
    • チャットツール
      • Slack、messenger、LINE各種チャットツールを相手先に応じて利用します
    •  基本的なオフィスソフト
      • •  gmail
        • ワード
        • エクセル
        • パワーポイント

歓迎条件

• 会社の社長や役員の秘書経験
• TikTokやYouTubeなどSNS動画が好きな方
• Notion、keynoteを使った業務経験
• ITツールに強い方
• 周りの変化によく気が付き気配りができる方
• オフィス・業務フローの整備や、社内マニュアル等の作成経験
• 几帳面な方、整理整頓が好きな方
• コミュニケーションが好きな方