総務担当

採用背景

25年度に総務課と法務課が一体化し、業務分担を見直したものの、人員が減少し総務担当は1名体制となっています。業務外注や再配分で対応しているものの負荷が高く、早急な増員が必要と判断されています。

従業員の皆さんを後方からしっかりと適時、適切にサポートできるよう、また、外だししている業務を内製化、後手に回っているBCP等も対応できるようにするため、総務法務課の総務系業務に関する人材を募集いたします。

業務内容

契約業務、印章管理、反社チェック、規程管理、車両管理、資産管理、防災関連、ポータルサイト（総務）、各種アカウント管理・更新、許認可手続き、郵便、ＦＡＸ受取仕訳、管理、名刺受発注　ほか

＜詳細＞ （業務が多岐に亘りますので、チームとして連携して業務を進めます。）

• 契約関連業務（台帳管理、ファイリング、電子契約、問い合わせ対応）
• 印章管理管業務（印章管理、台帳管理、書面契約押印・管理、問い合わせ対応）
• 車両管理業務（社有車管理、私有車管理、社用車利用ガイドライン説明・安全運転講習実施、各種カード管理）
• 不動産、対応する保険管理（本社・保養所・シェアオフィス）、オフィス設備管理・対応（防災センターへの問合せ等）、入退室管理、入館カード管理業務
• 反社チェック業務（国内外の新規・継続・法人・個人の検索、特防連対応、反社チェック研修、企業調査（TDB、東京商工リサーチ等））
• 防災関連業務（BCP策定、備蓄品管理、防火管理者、防災管理者、消防訓練、行動指針等整備、安全衛生委員会）
• ポータルサイト（総務）、各種アカウント管理（安否確認システム、通話アプリ、GビスID、宿泊、航空券、ネットワークプリント、購買システム、宅急便システム）
• 全社分の郵便・宅急便・FAX振り分け
• 備品管理・発注業務、複合機管理（各種備品、名刺、作業服管理・発注、個人ロッカー・袖机管理、複合機故障時の対応）
• 入退社対応・管理
• 海外出張保険対応
• 登記情報サービス管理
• 代表電話対応
• ゾーニング・レイアウト変更の調整（席替え等含む）
• 本社・トコロジ・シェアオフィス鍵管理
• 湯島参拝関連

採用人数

1名

必要業務経験

＜求める人物像＞

※ こういう人が向いています。全てを兼ね備えてなくても構いません。

• マルチタスクが気にならない人
• ルーティン業務をしっかりと、テンポよく回せる人
• 前例踏襲をしつつも、より良くするための「なぜ」の発想ができる人
• 経験したことがない事案／突発的な案件に遭遇しても、焦らず対応できる人
• 社内外の人と円滑にやり取りができる人
• 物事の優先順位を付けつつ、積極的・主体的に行動できる人
• 利他の精神をもって業務に取り組める人

＜求めるスキル＞

• 上記の複数項目に該当すること
• スピード感をもって業務を遂行できること
• 傾聴力／コミュニケーションスキル