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雇用契約書は企業が従業員を雇う際に作成する書類です。従業員との間で後からトラブルにならないよう、労働条件を明確にするなどのポイントを押さえて作成する必要があります。
また、従業員を雇用するときには、労働基準法で義務付けられている労働条件通知書の作成も必要です。
企業の経営者や人事労務担当者は、雇用契約書と労働条件通知書の違いや記載する事項を理解して、従業員を雇う際の手続きを適切に進めることが求められます。
本記事では、雇用契約書とは何か、概要や雇用契約書がない場合のリスク、記載する事項や雛形を使うときの注意点まで解説します。
雇用契約書とは
雇用契約書は、雇用する側（企業）と雇用される側（労働者）が雇用契約を結ぶ際に作成する契約書です。
雇用契約の内容、つまりどのような条件で労働者を雇うのか、労働条件を明らかにするために作成するものです。
一般的に雇用契約書には、勤務時間や勤務場所、給与の計算方法、就業場所などを記載し、使用者と労働者の双方が署名・押印します。
雇用契約書に双方の署名押印があることで、記載されている雇用契約の内容に使用者と労働者が合意していることを示します。
雇用契約書には法律で定められた特定の様式はなく、書式は自由に決めることができます。そのため、ネット上で公開されている雛形やテンプレートを使っても問題ありません。
ただし、雛形を使う際は、自社の就業規則の内容と整合性が取れているか、記載内容をよく確認する必要があります。
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雇用契約書がない場合のリスクと対処法
雇用契約書は、企業と労働者が交わす契約書であり、労働条件を定めた重要な書類です。しかし実際には、従業員を雇う際に会社が雇用契約書を作成していないケースも見られます。
雇用契約書のような重要な書類を作成していなくても問題はないのでしょうか。以下では、雇用契約書を作成しない場合のリスクや起こりうるトラブルについて見ていきます。
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雇用契約書の作成は法的義務なのか
雇用契約書の作成は法律上、義務付けられていません。そのため、雇用契約書がない状態で従業員を働かせていても、企業が違法になるわけではありません。
法律上作成が義務付けられているのは、あくまで後述する労働条件通知書です。
民法の規定により、雇用契約をはじめとした契約は双方が合意すれば成立します。契約の成立に必要なのは双方の意思表示であり、契約書という書面の作成は要件とされていません。
そのため、口頭での確認（口約束）であっても、雇用契約の内容に使用者と労働者が合意していれば雇用契約は成立しますし、その雇用契約は有効です。
＜参考：厚生労働省＞
労働契約（契約の締結、労働条件の変更、解雇等）に関する法令・ルール
雇用契約書がない場合に起こりうるトラブル
法律上は契約書がなくても契約が成立するとはいえ、口約束で済ませてしまうと「言った・言わない」のトラブルになるリスクがあります。
そのため、従業員を雇う場合は、雇用契約書を作成して労働条件を書面で明確にしておくことが重要です。雇用契約書がないと、以下で紹介するようなさまざまなトラブルが起きる可能性があります。
労働条件の誤解による紛争リスク
雇用契約書を作らず労働条件の確認を口頭で済ませていると、使用者と労働者の間で認識の相違や誤解が生じてトラブルになるリスクがあります。
訴訟になれば、企業イメージの悪化や弁護士費用をはじめとした費用負担が生じるなど、影響は決して小さくありません。
例えば、給料の計算方法や残業代の支払いを巡ってトラブルになった場合、賃金請求権の時効は原則として3年です。従業員は過去3年に遡って給料の未払い分を請求できます。訴訟になり、企業側が敗訴して3年分の未払賃金の支払いが必要になれば、大きな負担となって事業経営に影響が出る可能性もあります。
従業員の信頼喪失と優秀な人材の早期離職
法律上は作成の義務はないとはいえ、雇用契約書のような重要な書類を作成していないと、従業員から「管理体制が不十分な企業」「従業員を大切にしない企業」と見られてしまいます。
従業員からの信頼を失うことは企業にとって大きな痛手です。
企業の事業経営は、会社と従業員の信頼関係のもとに成り立つものであり、信頼関係が崩れれば労働意欲が低下して生産性が下がる可能性があります。
従業員が他の企業への転職を考えて、退職する者が出ることにもなりかねません。
優秀な人材が流出すれば売上が下がり、退職者が出れば人手不足に陥って事業の継続そのものが難しくなる事態も起こりえます。
企業イメージの低下と採用コストの増加
雇用契約書を作成していない場合、「労働環境に問題がある企業」と見られて企業イメージが低下する可能性があります。
書面という証拠を敢えて残さないようにして口約束で済ませ、「そんな条件で合意した覚えはない」と後から不当な主張をして給料の不当な引き下げなどを企業が狙っているのではないか、と疑われてしまうためです。
企業イメージが低下すれば募集をかけても人材が集まりにくくなります。給料を上げなければ人材が集まらなくなるなど、採用コストが増加する点が企業にとってデメリットです。
一度マイナスの企業イメージが世間で広まると払拭するのは簡単ではありません。顧客離れや売上低下、人手不足の期間が長期化することも考えられます。
雇用契約書がない状態で働いている場合の対処法
従業員の立場から見た場合、雇用契約書がない状態で働いていると、「口約束で済ませた労働条件を一方的に反故にされないか」と不安に感じる人もいるはずです。
雇用契約書がない場合は、まずは雇用契約書や労働条件通知書を発行してほしい旨を会社に伝えましょう。
雇用契約書は法的には作成義務がないため、従業員から依頼されても企業は作成する義務はありませんが、労働条件通知書は従業員へ交付が必要です。
勤務先が労働条件通知書を従業員に渡していなければ労働基準法違反です。
労働条件通知書の発行を会社に依頼しても応じなければ、労働基準監督署に相談します。勤務先がある地域を管轄する労働基準監督署に相談してください。
その際、労働条件通知書が発行されていないことや、発行を依頼しても拒否されたことが分かる証拠を提出できることが望ましいです。
会社とのやり取りをメールで行ったり上司との会話を録音したりして証拠を残しておきましょう。
労働条件通知書との違い
企業が従業員を雇う際、雇用契約書とともに重要になる書類のひとつが労働条件通知書です。雇用契約書も労働条件通知書も、労働条件を記載する点は同じですが、両者はさまざまな点で違いがあります。
雇用する側の企業の人事労務担当者も雇用される側の労働者も、雇用契約書と労働条件通知書の違いを理解しておくことが重要です。
労働条件通知書とは
労働条件通知書とは、雇用する側（企業）が雇用される側（労働者）に対して労働条件を通知するために作成する書類です。
勤務時間や給料など労働条件の詳細な内容を記載して作成し、企業が労働者に交付します。労働条件通知書には、後述する法定の事項を記載する必要があります。
労働条件通知書には法律で定められた特定の様式はないので、ネット上で公開されている雛形やテンプレートを使っても問題ありません。厚生労働省のサイトでは、Word版とPDF版の労働条件通知書の雛形が提供されています。
参考：厚生労働省｜様式集
雇用契約書と労働条件通知書の違い
雇用契約書と労働条件通知書には以下のような違いがあります。
| 雇用契約書 | 労働条件通知書 | |
| 法的な性質 | 企業と労働者の「契約」 | 企業から労働者への「通知」 |
| 法的根拠 | 民法、労働契約法 | 労働基準法 |
| 労働者の署名 | 必要 | 不要 |
| 法定の記載事項 | なし（一般的に労働条件を記載） | 法律で絶対的明示事項・相対的明示事項の定めあり |
| 法律上の作成義務 | なし（任意） | 企業に作成義務あり |
| 罰則 | なし | あり（30万円以下の罰金） |
労働条件通知書は、企業が労働者に対して労働条件を知らせるための「通知」です。雇用契約書では、記載された労働条件に合意した証として企業と労働者が署名しますが、労働条件通知書では署名は必要ありません。
労働条件通知書は法律で作成が義務付けられている書類です。労働者に交付していない場合、30万円以下の罰金を科される可能性があります。
両方を兼ねた書類の作成は可能か
雇用契約書と労働条件通知書はひとつにまとめて作成しても問題ありません。
「雇用契約書 兼 労働条件通知書」というタイトルで書面を作成して労働者に交付すれば、雇用契約書と労働条件通知書を分けて作成・交付する手間がかからずに済みます。
たとえば、厚生労働省のサイトに掲載されている労働条件通知書の雛形を使い、書面のタイトルを「労働条件通知書」から「雇用契約書 兼 労働条件通知書」に変えて、末尾に会社と労働者の署名押印欄を追加して使うことができます。
2つの書類を兼用することで、企業と労働者が合意して雇用契約が成立したことの証明と、労働条件の通知義務の履行を同時に行えます。
雇用契約書兼労働条件通知書作成時の記載事項
労働条件通知書を作成して従業員に交付する際、法律で定められた事項を記載する必要があります。記載が必要な事項は「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」の2種類です。
雇用契約書と兼用して「雇用契約書 兼 労働条件通知書」として作成する場合も記載が必要です。以下で紹介する記載事項を漏れなく記載するようにしてください。
参考：厚生労働省「労働契約等・労働条件の明示」
絶対的明示事項
企業が労働者を雇用する際、労働条件通知書に必ず記載しなければいけない「絶対的明示事項」とは以下の事項です。
| 労働契約の期間に関する事項有期労働契約を更新する場合の基準に関する事項就業場所、従業する業務に関する事項始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇などに関する事項賃金（退職手当及び臨時に支払われる賃金等を除く）の決定方法、計算方法、支払時期などに関する事項退職に関する事項（解雇の事由を含む） |
また、パートタイムやアルバイトを雇用する場合は、パートタイム労働法第6条により、以下の事項も記載する必要があります。
| 昇給の有無退職手当の有無賞与の有無相談窓口 |
相対的明示事項
企業が労働者との間で定める場合には労働条件通知書への記載が必要になる「相対的明示事項」とは以下の事項です。
| 退職手当に関する事項臨時に支払われる賃金（退職手当を除く）、賞与、最低賃金額に関する事項労働者に負担させる食費、作業用品などに関する事項安全衛生に関する事項職業訓練に関する事項災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項表彰・制裁に関する事項休職に関する事項 |
相対的明示事項は絶対的明示事項とは異なり、企業がその定めをする場合に労働条件通知書に記載する必要があります。企業が定めをしない場合は労働条件通知書に記載する必要はありません。
雇用契約書の雛形を利用する際の注意点
雇用契約書を作成する際、ネット上の無料の雛形を使えば便利です。しかし、最新の法令に対応していないテンプレートを使ってしまうと労働者とトラブルになる可能性があるなど、雛形を使うときには注意すべき点があります。
雇用契約書の雛形を使う場合は、以下で紹介する注意点を理解したうえで雇用契約書を作成するようにしてください。
自社の実態と合わない可能性
ネット上で公開されている雇用契約書の雛形は、あくまで一般的に雇用契約書に記載すべき事項を網羅して作られたものです。個々の企業の実態とは合わないことがあります。
雛形をそのまま使うと、自社の実態と合わない場合や自社の就業規則の内容と齟齬が生じる場合があるので注意が必要です。
雛形を使ったことで就業規則と雇用契約書の内容に矛盾が生じた場合、矛盾のある箇所については労働者にとって有利な内容が採用されます。
また、一般的な雇用契約書の雛形だと、業種や業界に特有の条項が抜けていることもありえます。
大企業をはじめとして、社内の制度が複雑化していて職制などに応じて雇用契約書を使い分ける必要がある企業の場合は、一般的な雛形では対応できない可能性があります。
法改正に対応した最新の雛形を使う重要性
ネット上には、法改正前に作成された古い雛形が掲載されているケースが見られます。最新の法令に対応していない雛形をそのまま使うと、労働基準法違反になる場合があるので注意が必要です。
たとえば、法改正によって2024年4月から労働条件の明示事項が追加されましたが、追加された事項が記載されていない古い雛形を誤って使ってしまうケースです。
2024年4月からは、労働契約を締結する際に就業場所・業務の変更の範囲も明示が必要になりました。有期労働契約の締結時と更新時には、更新上限の有無とその内容も明示事項に追加されています。
また、社内で使い続けている雇用契約書の雛形を使う際も、同様に注意が必要です。
これまで使ってきた雛形をそのまま使って問題ないのか、法改正に伴って記載事項に変更は生じていないか、よく確認するようにしてください。
雇用形態別の注意事項
雇用契約書と労働条件通知書を兼ねて作成する場合、労働者に通知する必要がある事項は職制などによって変わることがあります。
一般的な雛形をベースとして使う場合でも、雇用形態別に記載内容を変更すべき箇所がないか、確認するようにしてください。
たとえば、就業時間に関する記載をする場合、月給制の正社員であれば始業時刻・終業時刻などを記載します。一方で、フレックスタイム制の適用者でコアタイムがあるケースであれば、コアタイムの時間帯なども記載することになります。
また、無期雇用の正社員とは違い、契約社員やパートタイムなどの有期雇用労働者の場合は、労働契約の締結時と更新時に「更新上限の有無と内容」の明示が必要です。
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雇用契約書の電子化によるメリットと注意点
雇用契約書は紙ではなく電子データでやり取りすることも可能です。
また労働条件通知書についても、法改正によって2019年4月から書面ではなく電子メールなどでも交付できるようになりました。
雇用契約書や労働条件通知書を電子化する場合は、以下で紹介するメリットと注意点を踏まえて対応するようにしてください。
電子化によるメリット
雇用契約書を電子化すれば書面のやり取りが不要になります。電子化すればパソコン上の操作で雇用契約書を送信できるため、労働者に雇用契約書を手渡したり郵送したりする手間はかかりません。
複数の支店や営業部がある企業の場合、人事部がある本店に新規採用者にわざわざ来てもらって雇用契約書に署名してもらうと、時間も手間もかかります。雇用契約書を電子化すれば、入社時の手続きを効率化できる点がメリットです。
また、紙の雇用契約書は管理も大変です。従業員を新たに雇用する度にファイリングしていると保管スペースが必要になり、数が多くなれば探すのも大変になります。
しかし、電子化すれば保管場所が必要なくなり、データベース化すれば検索もしやすくなります。
法的効力の確保
雇用契約などの契約が成立するためには双方が合意したという意思表示が必要です。やり取りする際の方法が書面であっても電子データであっても、双方の合意があれば法的には有効であり問題ありません。
ただし、雇用契約書や労働条件通知書を電子データでやり取りすると、電子帳簿保存法における電子取引データに該当します。電子帳簿保存法の規定に従って電子保存が必要です。
また、労働条件通知書を電子化する場合は、労働者の同意が必要です。労働者が希望しない場合には労働条件通知書を電子データで交付することはできません。また電子データで渡す場合でも、出力して書面を作成できるものに限られます。
電子署名の活用
雇用契約書を電子化する場合に注意すべき点のひとつが署名です。紙の雇用契約書のように手書きで署名することはできないため、電子版の雇用契約書では電子署名を活用することになります。
法律上は作成の義務はないものの雇用契約書を作成する理由は、企業と労働者の双方が労働条件に合意したことを明確にするためです。
雇用契約書に署名がないと双方が合意したのか分からないため、紙の雇用契約書と同様、電子データで雇用契約書をやり取りする場合も署名（電子署名）を行います。
雇用契約書の保存期間と管理方法
労働基準法第109条により、使用者は「労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類」を保存する義務があります。
雇用契約書の保存期間は、退職または死亡の日から「5年間」と定められています。2020年4月の法改正によって従来の3年から5年に延長されましたが、当面の間は経過措置として「3年間」の保存が適用されます。
雇用契約書などの人事労務関連の書類は個人情報を含むため、施錠可能な棚で管理し、閲覧権限を持つ従業員を限定するなど、セキュリティが確保された場所で保管しましょう。
あわせて、入社年や部署ごとに整理しておくと、必要な書類を速やかに探し出せるため効率的です。
よくあるトラブルとQ&A
雇用契約書に関してよくあるトラブルとQ&Aを紹介します。
雇用契約書と実際の労働条件が異なる場合
雇用契約書と実態に違いがあり、実際の労働条件が雇用契約書記載の内容を満たしていない場合、会社は契約違反をしていることになります。
労働者に対して正しい労働条件を通知していない状態であれば、企業は労働条件の通知義務を果たしておらず労働基準法違反です。
また、実際の勤務時間よりも雇用契約書上の勤務時間を短くして、社会保険の加入条件に該当しないように見せて不当に社会保険の加入義務を免れている場合も違法です。
健康保険法など社会保険関係の各種法令に違反しているため、罰則を科される可能性があります。
雇用契約書を後から変更することは可能か
変更後の雇用契約も契約の一種なので、企業と労働者がその内容について合意すれば、変更後の内容の雇用契約が成立します。
育児や介護を理由に従業員が時短を希望して勤務時間を変更するケースなど、雇用契約書の内容を途中で変更することはよくあるケースです。
労働契約法第8条でも「労働者及び使用者は、その合意により、労働契約の内容である労働条件を変更することができる」と定められています。
一方で、労働者との合意なしに企業が一方的に労働条件を変更して、従業員にとって不利な内容に変えることは原則としてできません。
就業規則を変更して労働条件を変更する場合は、労働契約法第10条が定める要件を満たす必要があります。
労働者の受ける不利益の程度や労働条件の変更の必要性、変更後の労働条件の相当性などを踏まえて、変更が合理的といえる場合にのみ労働条件を変更できます。
従業員が署名を拒否した場合の対応
新規採用予定者が労働条件に納得しておらず署名を拒否している場合、そもそも合意が得られていないため雇用契約は成立していません。
労働条件について引き続き協議して納得してもらったうえで署名してもらうか、別の採用候補者を探しましょう。
署名を強制すると、「実際には労働者は合意していなかったにもかかわらず企業側が無理矢理サインをさせた」と見なされる可能性があります。実際には合意はなかったものとして、雇用契約自体が無効になるリスクがあります。
まとめ
雇用契約書を作成する法的な義務はありませんが、雇用契約書は労働条件について企業と従業員が合意したことを証明する重要な書類です。労働条件に関して誤解が生じたり従業員との間でトラブルになったりしないように、従業員を雇う際は雇用契約書を作成しましょう。
雇用契約書とは違い、労働条件通知書は企業に作成する法的な義務があります。
実務上は、2つの書類を兼用して「雇用契約書 兼 労働条件通知書」として作成すれば、別々に労働者に交付する手間がかからずに済んで便利です。
絶対的明示事項は必ず記載し、相対的明示事項について取り決めをする場合は該当する事項を記載してください。
ネット上で公開されている雛形を使うときには、最新の法令に対応した内容になっているか、確認して使うことが重要です。
雇用契約書の作成をはじめとした人事労務関連の業務を行う際は、法改正情報も確認して最新の法令に則って適切に対応することが求められます。
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雇用契約書や労働条件通知書を紙でやり取りすると手間がかかり、人事労務担当者にとっても従業員にとっても負担が増えることになります。
また、人事労務関連の書類は法定の期間に渡って保存する必要があり、紙で保管していると保管場所が必要になって大変です。
しかし、雇用契約書や労働条件通知書を電子化すれば、これらの問題を解決することができます。
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