目次
こんにちは。「HRMOS（ハーモス）採用」のHRMOS TREND編集部です。
こちらからお役立ち資料「96％の企業が負担軽減を実感した『採用業務効率化』の秘訣」を無料でダウンロードできます！
企業にとって求職者や応募者との交流は、人材採用において非常に重要です。採用の際は面接を実施する企業が大半ですが、その前段階、あるいは一環として「カジュアル面談」を実施する企業が増えてきています。企業にとっても非常にメリットの多い採用手法です。本記事では、企業がカジュアル面談を取り入れるメリットや通常の採用面接との違い、企業側の注意点や面談実施の際に必要な事前準備とともに解説します。
hrmos.coカジュアル面談とは？
「カジュアル面談」とは、堅苦しい雰囲気を可能な限り取り払い、企業と求職者がリラックスしながら行う面談のことです。決まった形式はありませんが、企業と求職者の思惑などが一致した際に実施されます。基本的には1回のみの実施となり、通常の採用面接にみられる二次選考や最終面接といった形式はとりません。企業と求職者の顔合わせや、お互いを認識する場といった意味合いが強いでしょう。
能動的な採用活動の入り口となるケース
採用活動では、求職者が企業の求人へと応募し面接などの選考を受ける形が一般的です。しかし、少しずつ企業側から求職者へとアプローチする手法も増えてきました。
そのなかに「ダイレクトリクルーティング」や「リファラル採用」と呼ばれるものがあります。ダイレクトリクルーティングは求人媒体などを介さず、企業が求職者に対し直接応募や入社を持ちかける採用手法です。リファラル採用は、企業の持つ人脈を活用した採用活動を指します。紹介や推薦による人材の採用と捉えるとよいでしょう。カジュアル面談は、これら企業側からアプローチする採用活動の入り口として利用されるケースも少なくありません。
応募者を一斉に集めて次々と選考を行う通常の採用活動とは異なり、カジュアル面談は個別に行われるため、企業側にも一定の負担があります。言い換えれば、その負担をする価値のある人物とカジュアル面談を行うということです。両者の思惑が一致したり企業側が積極的に採用したいと判断したりした際には、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用を実施します。もちろん、求職者がカジュアル面談を望み実施されるケースもあります。しかし、コストを考慮すれば企業側の能動的な採用活動の前段階としての実施が主流でしょう。
hrmos.coカジュアル面談の目的と背景
カジュアル面談は企業側にとってもさまざまなメリットがありますが、それらはすべて優秀な人材の採用へとつながります。業界や職種によっては人材不足が続いており、今後はその傾向がさらに強まるといった見方があります。背景にあるのは、人口減少や少子高齢化社会の深刻化です。人材を募っても思うように集まらず、求人を出し続けている企業も少なくありません。待っているだけでは人材が集まらない企業は、自ら求職者や特別な技術を持っている人たちへとアピールする必要性が生じます。
そのなかで取り入れられ始めているのがカジュアル面談です。企業側からアプローチを受けたり、通常の採用面接とは異なる面談が行われたりすることで、求職者も企業に興味を持ちやすくなるでしょう。そうした効果を狙い、最終的には人材確保を進めることが、カジュアル面談を取り入れる企業の最大の目的です。
エンジニア採用におけるカジュアル面談
カジュアル面談を取り入れる企業は増えているものの、すべての業界や職種で導入が進められているわけではありません。顕著なのは、技術職に対する実施です。ITエンジニアなどを抱えるIT企業では人手不足が起こっており、企業による人材の取り合いが行われている状況です。また、こうした業界や職種では入社後に必要な知識や技術を習得させるまでの時間やコストもかかります。
すでに一定の技術を持つエンジニアなどを採用できれば、企業としては人材の確保と、それにかかるコストのカットが可能です。特殊な知識や技術を持っている優秀な人材を探している企業が、カジュアル面談を積極的に導入・実施している傾向がみられます。
カジュアル面談と採用面接の違い
カジュアル面談が行われる場合、通常の採用面接とは明確に分けられます。両者には具体的にどのような違いがあるのかみていきましょう。
カジュアル面談と採用面接の違い1：採用判断
カジュアル面談では、基本的には採用判断が行われません。この点が、通常の採用面接との大きな違いです。採用面接は、まさに採用を判断する目的で実施されます。しかし、カジュアル面談はお互いを認識するといった顔合わせの意味合いが強いため、面談のみで採用を判断する企業は少ないでしょう。ただし、採用にまったく影響を与えないかといえば、そうでもありません。
例えば、カジュアルに顔合わせを行う場とはいえ、面談対象者が企業の担当者に対し敬語を使えなかったり虚偽の内容を伝えたりしたとします。おそらく、その人の採用を真剣に検討する企業は少数か、あるいは皆無です。高い技術を持っていれば選考対象者とする可能性はあるものの、入社後のリスクを考慮すれば当然です。カジュアル面談のみでは採用判断は行いませんが、この点は企業により違いがあります。採用面接の一環として実施する企業もあり、判断材料としてどう活用するのかは企業次第といえます。
カジュアル面談と採用面接の違い2：服装や場所
選考に関わる面接の実施場所は、主に企業の社屋です。一方のカジュアル面談では、企業のオフィスで行われるケースもありますが、よりメリットを得るためにカフェや喫茶店で行う企業もあります。レンタルオフィスで実施されるケースや、オンラインで行う企業も増えてきています。服装に関しては、面接や選考の場合、スーツを着用し髪型なども整えながら臨む応募者が大半です。カジュアル面談では、服装は自由としている企業が多くみられます。
もちろん、面談対象者の当日の服装は企業側ではコントロールできません。自由な服装やカジュアルな格好でと伝えていても、スーツを着用して現れる人もいるでしょう。ただ、カジュアル面談の目的を考慮すれば、少なくとも企業側からの服装や髪型などの指定は避けたいところです。
カジュアル面談と採用面接の違い3：会話の内容
面談である以上、お互いに質問したり意見を述べたりすることになります。しかし、通常の採用面接とは、その内容は大きく異なるのが一般的です。採用面接では、企業側が応募者に対し志望動機や経歴、要望などを形式的に聞くケースが多いでしょう。しかし、多くのカジュアル面談では、そのような内容の会話とはなりません。もちろん、企業や業務とまったく無関係な会話のみに終始するのは稀ですが、よりカジュアル面談の効果を得られるよう、フランクなやり取りとなるケースが多くなります。
カジュアル面談と採用面接の違い4：書類などの持ち物
通常の採用面接では必須である履歴書や職務経歴書は、カジュアル面談では用意させないのが基本です。服装や会話と同様に、応募書類を用意させてしまうと面接であるといった意識を強く持たれかねません。カジュアル面談のメリットを享受できなくなる恐れがあるため、面談対象者の持ち物に対しても企業側が配慮する必要があります。
もちろん、職種によっては面談対象者の作成したものや過去の実績などの資料の用意を促すケースもあります。その際にも採用面接と異なる点を丁寧に伝え、面談対象者が持ち物によって採用の可否の判断を受けると誤解しないような段取りが重要です。
カジュアル面談のメリット
カジュアル面談を取り入れる企業の増加は、日本の人口動態にも理由の一端があります。一方で、多くのメリットがあると認識した企業が積極的に取り入れている現状もあります。カジュアル面談を実施する具体的なメリットをみていきましょう。
カジュアル面談のメリット1：多くの優秀な人材と接点が持てる
カジュアル面談は、基本的には企業側から人材へとアプローチする採用手法の一つです。玉石混交となりがちな複数の応募者の中から選択する一般的な手法とは異なり、企業が気になる、あるいは自社に欲しい人材に対して行われます。出会う人数を増やすだけであれば、求人を出して応募してもらい通常の採用面接を実施した方がよいでしょう。
しかし、一定以上の知識や技術、経験を持った人材を欲している企業にとっては、優秀な人材と多く接点を持つことが何よりも重要です。カジュアル面談の積極的な実施により面談対象者の絞り込みが可能となり、効率的に人材へとアプローチできます。
カジュアル面談のメリット2：ミスマッチを防ぎやすい
人材確保の際、企業にとって問題となるのが採用後のミスマッチの発生です。企業側が面接で見抜けなかった応募者の実態や本質が、採用後に発覚するケースも少なくありません。人材側が入社後に、事前にイメージしていた企業とは異なると認識し早々に離職するケースもあります。
このようなミスマッチを防止するメリットもカジュアル面談にはあります。通常の面接では聞きづらいことや伝えづらいことを、カジュアル面談では聞いたり伝えたりしやすいためです。少々曖昧な、しかし双方にとって重要な雰囲気やイメージを掴みやすい点も、このミスマッチの防止に役立ちます。企業にとっては、結果的に採用コストの削減にもつながるでしょう。
カジュアル面談のメリット3：対象者の本質に迫りやすい
カジュアル面談の大きなメリットは、面談対象者の本質に迫りやすい点にもあります。採用面接や選考では、事前に入念に準備し、さらに当日は身構えてしまう応募者も少なくありません。本当の姿をさらけ出すよりも、作られた自分で面接に臨む応募者が大半でしょう。カジュアル面談では、企業側の話しやすい雰囲気の演出により、対象者の本音を探りやすくなります。
対象者のすべての把握は困難ですが、従来の面接や選考と比べれば、少なくとも本音や本質、特に素の部分に迫れるでしょう。経験や技術にくわえ、人柄も重要な選考のポイントとしている企業にとっては、よりカジュアル面談を取り入れる価値が大きくなります。
カジュアル面談のメリット4：競合他社との違いをアピールできる
企業の情報を対象者へと提供し、競合他社との差別化を図るメリットもカジュアル面談にはあります。優秀な人材であればあるほど、その人を欲している企業や実際にアプローチしている企業が他にもあるでしょう。カジュアル面談の場を設けるのみならず、そこで必要な情報を提供できれば、競合他社との違いのアピールが可能です。
今後、労働人口が減少する日本では、さらに人材の取り合いが激化すると予測されます。カジュアル面談が、その競争に勝ち抜くための手段として使われるケースも増えそうです。
カジュアル面談のメリット5：応募や入社の意向を強められる
優秀な人材は、企業へ属することを必ずしも望んでいるとは限りません。また、上述のように他の企業からのアプローチを受けている可能性もあります。カジュアル面談が適切に行われれば、優秀な人材に応募や入社の意向を強めてもらうことが可能です。そのためのきっかけ作りの場ともなるでしょう。
このメリットは、競合他社がいない場合でも生じるケースがあります。高度なスキルを持っているにもかかわらず、自らの能力や価値を正確に捉えられていない人に対しては、特に有効です。ポテンシャルの高い人物を発掘できれば、カジュアル面談によって応募や入社への意欲を抱かせることもできるでしょう。
カジュアル面談のメリット6：企業に対する固定観念や先入観を打破できる
多くの人は、自身が属していない企業に対しても一定のイメージを抱いているものです。カジュアル面談には、そのような固定化したイメージや先入観を打破する役割もあります。悪いイメージを抱いている企業のカジュアル面談や面接を受ける人は稀です。
しかし、企業の実態や詳細がわからない、自分に合っているか不明であるといったケースも含め、企業に対するイメージを理由に応募を避けている人は多いでしょう。カジュアル面談の場での丁寧な企業情報の提供により「応募の価値がある」「入社にメリットがある」と意識を変えてもらいやすくなります。
カジュアル面談のメリット7：紹介へとつながる可能性がある
特殊な技術を持つ人は、同様の職種の人たちとつながっているケースも少なくありません。過去に同じ企業に勤めていたり、学生時代に交流していたりすることもあるでしょう。カジュアル面談は企業の実態や雰囲気を伝える場でもあります。面談対象者が応募や入社へと至らなくても、その対象者とつながりのある人物へと企業の情報が伝わる可能性は十分にあります。
結果、他の技術者への紹介へと発展し、優秀な人材の確保が実現できるケースもゼロではありません。本来の目的とは異なりますが、そのような可能性を残せる点はカジュアル面談を実施するメリットの一つです。
カジュアル面談の注意点
カジュアル面談の実施は、企業側に多くのメリットをもたらします。しかし、それらメリットを十分に享受するには、注意点を押さえておく必要もあります。カジュアル面談の実施時の注意点をみていきましょう。
カジュアル面談の注意点1：雰囲気の作り方に注意する
カジュアル面談が、堅苦しい面接のような場となってしまっては意味がありません。とはいえ、面談対象者側が選考の場と明確な線引きをし、割り切った形で臨むことは容易ではないでしょう。カジュアル面談を実施する際には、企業側が雰囲気づくりに気を配る必要があります。初対面の場で緊張をほぐす目的でしばしば取り入れられる「アイスブレイク」などを有効に活用しましょう。また、相手の会話のペースも掴みながら、可能な限り、それに合わせる意識も重要です。
カジュアル面談の注意点2：一方的な会話とならないようにする
企業と人材の面談は、しばしば一方的な会話となりがちです。カジュアル面談でもそうした傾向がみられます。雰囲気づくりにも通じますが、企業側が面談対象者に質問ばかりをしたり、逆に企業のアピールに終始したりすることは避けなければいけません。相互理解を深めることもカジュアル面談の重要な役割の一つです。時間をかけて面談をしても内容が薄くなりかねないため、双方向での会話を成立させる意識が求められます。
カジュアル面談の注意点3：提供する情報の量や内容もポイント
企業が面談対象者へと提供する情報は、可能な限り詳細かつ実態に沿ったものである必要があります。企業もわざわざカジュアル面談を実施しているため、優秀な人材に対してはアピールを徹底したいでしょう。しかし、組織のあり方や理念、具体的な業務内容、人材に求めること、業界での立ち位置などを正確に伝えなければ、ミスマッチ防止のメリットを享受できません。企業の抱える課題や将来的なビジョンも可能な限り伝える努力が求められます。
カジュアル面談の注意点4：面談対象者のプライベートなどに踏み込まない
カジュアルかつフランクな状態でのやり取りも重要ですが、一線を超えないよう注意しましょう。通常の採用面接でも、応募者のプライベートへと踏み込むことは厳禁です。カジュアル面談にも同様のことが言えます。しかし、カジュアル面談では堅苦しい雰囲気となるのを避けようと、つい仕事や企業とは異なる話題を持ち出しがちです。それ自体に問題はありませんが、面談対象者のプライベートや仕事とは関連のない個人的な価値観、好みにまで話が至らないよう注意しなければいけません。
カジュアル面談の注意点5：面談担当者の負担に考慮する
カジュアル面談では、対象者に気を配ると同時に、面談に参加する社員の負担にも考慮する必要があります。カジュアル面談は対象者と人事担当者の1対1の形で行われるケースがある一方で、より面談者が身近に感じやすい社員を同席させるケースも少なくありません。いずれにしても、通常の面接や選考のような、多数の応募者にまとめて企業まで足を運んでもらい次々と面接を行うスタイルとは異なります。
企業の社員も面談のために時間を割き、服装や場所なども普段とは異なる形で臨むことが多くなるでしょう。幾度となくカジュアル面談が繰り返されると、本来の業務に悪影響を及ぼしかねません。そうした点に配慮し、企業や担当者の過剰な負担とならないような導入・実施が重要です。
カジュアル面談で企業側が準備しておくこと
顔合わせの意味合いが強いとはいえ、まったく準備をせずにカジュアル面談に臨むことはできません。優秀な人材の確保へとつながるよう、カジュアル面談に向けて企業側が行っておきたい準備について解説します。
カジュアル面談の準備1：自社の特徴やビジョンの整理
面談で対象者に何を知ってもらいたいのかを整理しておきましょう。特に自社の特徴や他社との違い、企業のビジョンや具体的な業務内容、実績や課題など、あらゆる情報を整理し、伝えやすいよう準備しておきます。必ずしも、面談内ですべてを伝えられるとは限りません。カジュアル面談の流れや会話の内容は、しばしば、その場の雰囲気で決定されます。どのような状況となっても問題が生じないよう、事前の入念な準備が肝要です。
カジュアル面談の準備2：必要な資料の準備
企業の情報を、すべて口頭で伝えられるわけではありません。内容によっては、必要な資料を準備しておきましょう。視覚的に伝えた方がよいものは、可能な限り資料を用意します。紙媒体でもよいですが、タブレットなどで伝えたり説明したりする工夫も重要です。資料の有無にくわえ、その出来も面談対象者の意識や意向に大きな影響を与えます。
カジュアル面談の準備3：対象者への質問
企業が得たい情報の多くは、面談対象者から聞き出すしかありません。知りたい情報が得られるような質問を用意しておきます。ただし、通常の採用面接で用いられがちな質問とならないよう注意が必要です。質問の内容や口調によっては、対象者がカジュアル面談に参加している意識が薄れてしまうでしょう。カジュアルな雰囲気を壊さないよう配慮された質問の用意が求められます。
カジュアル面談の準備4：面談担当者や同席者の選択と調整
カジュアル面談では、誰が面談を担当するのかも重要です。また、同席者の選択と調整も慎重に行います。面談対象者の基本的な情報は事前に入手可能です。入社してもらう場合、どの部署のどの職種で、どういった業務を担当してもらうかの目処はつけられます。可能な限り、その職種や業務に詳しい、あるいは同じ業務を担当している人を同席者として選定しましょう。リアルな現場の情報を伝える、面談者に親近感を抱いてもらうなど、よりカジュアル面談の効果を得るための重要な準備となります。
カジュアル面談の準備5：不明点などへ対応する態勢の整備
面談を進めるなかで、面談担当者や同席者が即座に回答できない質問を投げかけられることもあります。また、面談対象者の要望にその場で応えられない状況が発生するケースもあるでしょう。そのような際の対応方法についての整理・準備も重要です。例えば、即座に答えられない質問に対しては、その場で担当部署に連絡を入れ情報が得られるよう調整しておきます。
そのために、カジュアル面談の実施を企業が稼働している曜日や時間帯に設定するのも対策の一つです。ある程度形式化された面接や選考とは異なるからこそ、企業側もさまざまな対応が可能な準備を整えておかなければいけません。
カジュアル面談のアプローチとゴール
カジュアル面談は、企業と人材が接点を持つところからスタートします。その後、面談をセッティングして対面。そこで自己紹介から面談の趣旨の説明などを経て、お互いにアピールや質問を繰り返す流れで行われます。こうした流れのなかで重要となる点は、カジュアル面談の始まりとゴールです。それぞれに分けて、企業側が意識したいことやポイントを解説します。
カジュアル面談のアプローチ
カジュアル面談のセッティングに関わる企業と人材の接点は、双方どちらからのアプローチでも作れます。企業側からのアプローチもさまざまです。求人サイトや転職エージェントへ登録している求職者に持ちかけるケースもあります。また、SNSなどで情報を獲得しアプローチする方法もあるでしょう。知り合い等を介して接点を持ち、カジュアル面談を提案するのも一つの方法です。
企業からアプローチする場合は、対象者の情報収集が欠かせません。どちらかといえば、人材側に選択する意識が強く芽生えやすいためです。ただ面談を提案しただけでは受け入れてもらえない可能性があります。
人材からアプローチされるケースも考えられます。企業が事前に行ったカジュアル面談のアナウンスに反応・応募するケースが一般的です。企業が募りカジュアル面談を実施するケースでは、特に面接や選考と切り離す意識が重要です。応募する側からすれば面談をしてもらう意識が強くなり、面接や選考との差別化が難しいためです。カジュアル面談は、アプローチを含めた始まり方により、進め方や流れ、当事者の意識、そして結果や得られるメリットが変わります。その点を、事前に企業側が理解しておく必要があります。
カジュアル面談のゴール
カジュアル面談自体のゴールは、次のステップへと進めることです。つまり、面談対象者の選考への参加を促す点にあります。面談の結果、採用の価値があると判断した場合は、その場で選考への参加を依頼しましょう。優秀な人材であれば、他にも選択肢を抱えている可能性があります。
面談の雰囲気にもよりますが、特に面談対象者の熱が冷めないうちに選考の約束を取り付けておくことが重要です。その際、面談対象者の都合や状況への配慮も求められます。選考や入社の時期、待遇も含め、コミュニケーションを図りながら調整します。
カジュアル面談を活用して優秀な人材の獲得を目指そう
面接や選考のきっかけとなるカジュアル面談。堅苦しい雰囲気を取り払い、人材の本質を探れる採用手法です。ミスマッチ防止や優秀な人材の獲得などのメリットがあります。実施の際は、採用面接や選考の場とならないよう注意しなければいけません。企業側も正しい情報を提供する意識と準備が求められます。カジュアル面談の適切な実施により、優秀な人材の獲得が目指せるでしょう。
