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従業員名簿（労働者名簿）は、従業員を雇用しているすべての企業で作成・保存が義務付けられているものです。とはいえ、具体的にどのような内容で作成し、管理すればよいのかよく分からない担当者もいるのではないでしょうか。そこで、この記事では従業員名簿の概要や必須の記載項目、保存方法や管理上の注意点などについて解説します。
hrmos.co従業員名簿（労働者名簿）とは
従業員名簿とは、氏名や住所、担当業務といった従業員の情報を記した名簿を指します。正式な呼称は「労働者名簿」ですが、会社によっては「社員名簿」などと呼んでいるケースもあるでしょう。ここでは、作成の義務がある企業や対象となる従業員、誰が作成を担当するのかなど、従業員名簿の概要について説明します。
法定三帳簿のひとつ
従業員名簿は、労働基準法によって設置が義務付けられている「法定三帳簿」の1つです。法定三帳簿には以下の3つがあります。
- 労働者名簿
- 賃金台帳
- 出勤簿
労働者名簿は、従業員の氏名や生年月日、住所などの事項を記載した帳簿で、労働基準法第107条で明確に作成・保存することが義務付けられています。賃金台帳は、従業員ごとに労働日数や時間、賃金の計算期間や方法といった法律で定められた事項を、給与支払いのたびに記載するよう定められている帳簿です。労働基準法第108条で作成・保存するよう義務付けられています。出勤簿は従業員の出退勤や残業時間などを日々記載したもので、実は労働基準法には「出勤簿」の名称は出てきません。とはいえ、労働基準法施行規則第54条の内容などから、一般に作成・保存が必要なものと考えられています。
いずれも従業員の労働実態を把握するために必要な帳簿です。労働基準監督署や年金事務所の調査が入った際に内容を確認されることが多く、作成自体していなかったり作成していても内容に不備があったりする場合は、是正勧告や30万円の罰則の対象となることがあります。必須項目を漏れなく押さえて作成し、必要なときにすみやかに提出できるよう日ごろからきちんと管理しておくことが大切です。
従業員名簿の作成義務がある経営者
労働基準法により、規模の大小に関係なく、従業員を1人でも雇用している企業はすべて従業員名簿を作成・保存する義務を負います。もちろん、個人事業主であっても、人を雇って仕事をしているのであれば従業員名簿を作成しなければなりません。
従業員名簿の対象者
従業員名簿の対象者となるのは、原則として雇用している従業員全員です。つまり、正社員、契約社員、パートタイマー、アルバイトが該当します。ただし、日雇い労働者のような一時的な契約で雇用している労働者に関しては、名簿の作成義務はありません。また、派遣社員の場合は、名簿の作成義務を負うのは派遣元企業です。派遣社員を派遣してもらって自社で働いてもらっていたとしても、名簿を作成する必要はありません。
会社の命令に従って関連企業に異動する出向者の場合は、転籍か在籍かで対応が異なります。企業に籍を置いた状態で出向先企業で働く在籍出向の場合は、どちらの会社とも雇用契約が成立している状態です。そのため、出向先・出向元の両方の企業が従業員名簿の作成義務を負います。転籍出向の場合は、雇用契約を結ぶのは出向先企業です。そのため、従業員名簿も出向先企業が作成します。
従業員名簿の作成者
従業員名簿は、労務関係の担当者が作成を担当することが一般的です。とはいえ、企業規模によっては労務担当者がいないこともあるでしょう。そのような場合は、管理者などが作成を担当することもあります。転居や結婚・離婚による改姓など、名簿に記載されている情報に変更があった場合は、従業員本人からの申告が必要です。日ごろから、個人情報に変更があったときはすみやかに会社に報告するよう従業員に伝えておくようにしましょう。なお、従業員名簿の内容はすべて個人情報のため、作成担当者以外が自由に閲覧できないように、厳重にセキュリティ対策を施すことが大切です。
書式・様式は自由
従業員名簿に記載すべき項目は、労働基準法第107条と労働基準法施行規則第53条において定められています。一方で、書式や様式に決まりはありません。厚生労働省では「様式第19号」の名称で従業員名簿のテンプレートを配布しています。また、厚生労働省のサイト以外でも、インターネット上には従業員名簿のテンプレートを無料で配布しているサイトがいくつもあります。名簿を一から作るのであれば、厚生労働省やそのほかのサイトからテンプレートをダウンロードして活用するのも1つの方法です。もちろん、表計算ソフトを使って社内で作成したり、有料の社員管理ソフトを導入したりしても問題はありません。必須項目が記載できて管理しやすいものであれば、どのような様式にするのも自由です。
従業員名簿が必要になる場面とは
従業員名簿は、法律の定めに従って作成し保存しておくものであり、通常の業務ではそれほど使用することはありません。ただし、労働基準監督署やハローワーク、年金事務所の立ち入り調査が入ったときには必要です。労働基準監督署の調査は、企業が労働基準法に違反していないかどうかを調べる目的で不定期に実施され、その際に従業員名簿の提示や提出を求められることがあります。事前に予告が入る場合と入らないで調査される場合とがあるため、抜き打ち調査があっても慌てないようにしましょう。
ハローワークの調査では、失業給付や高年齢雇用継続給付といった給付金の不正受給がないか、正しく届け出されているかなどを調べます。年金事務所の調査の目的は、主に社会保険料を適正に徴収・納付しているかどうかです。いずれの調査でも、従業員名簿に不備があれば罰則が科される可能性があります。しっかり整備し、管理しておくことが大切です。
また、従業員名簿は労務管理にも役立ちます。たとえば、通勤にかかる交通費を支給している場合、従業員名簿に記載された住所を見れば、計算したり従業員からの申請内容に相違がないか確認したりすることが可能です。また、退職者から退職証明書を発行してほしいと依頼されたときは、従業員名簿で入社や退社の年月日が確認できます。
従業員名簿（労働者名簿）の必須項目
従業員名簿は、労働基準法第107条と労働基準法施行規則第53条によって、以下の9つの項目の記載が義務付けられています。
- 氏名
- 生年月日
- 性別
- 住所
- 従事する業務
- 履歴
- 雇用年月日
- 退職年月日と事由
- 死亡年月日と原因
ただし、従業員が30人に満たない組織の場合は、「従事する業務」を省略することも可能です。30人を超える従業員がいる企業では、従事する業務についても記載するようにしましょう。
氏名・生年月日
性別、住所、従業員の氏名や生年月日、性別、住所に関しては特に迷うことはないでしょう。本人から提出された書類などをもとに、そのまま記載します。氏名の読み方が難しい場合は、読み仮名を振っておくと管理しやすいでしょう。住所に関しては、従業員が単身赴任中などで住民票と実際の住居が異なるケースがあります。その場合、会社がスムーズに連絡を取れることが大切なため、住民票の住所ではなく従業員が実際に住んでいる所を記載しましょう。
従事する業務
「従事する業務」は、従業員が実際に従事している業務の内容が分かるように記載します。仮に、バックオフィスの仕事に従事する従業員の場合、たとえば「事務」とだけ記してもどのような業務をどこまで担当しているか分からないでしょう。そのため、「経理事務」「営業事務」など、ある程度は業務内容が把握できる書き方をすることが必要です。
ただし、新卒者を採用した場合は、研修後に配属を決定するといったケースも多く、名簿の作成時点では配属先が決まっていない場合もあるでしょう。その場合は、名簿を作成して氏名や性別、住所といったほかの項目を埋めておき、「従事する業務」の欄だけ空けておくのがおすすめです。その後、配属が決まったらすみやかに反映させることを忘れないようにしましょう。また、後から業務を書きくわえた場合は、念のため情報を更新した日時を記しておくと後々確認の必要が生じた際などに役立ちます。
履歴
「履歴」の項目は、労働基準法ではどこまで記すべきか具体的に言及されていません。そのため、どこまで記すかは会社ごとの判断によります。履歴というと、履歴書にある学歴や職歴をイメージしがちですが、従業員名簿の場合はこれらを書いても書かなくても法的な問題はありません。一般には、新卒で採用した場合は最終学歴、中途採用の場合は最終学歴から自社に入社するまでの職歴を記したうえで、自社内の異動や昇進が発生したときに都度記載することが多いでしょう。学歴を記す場合でも最終学歴だけでよく、たとえば大卒であれば高校や中学校、小学校にまでさかのぼって書く必要はありません。
雇用年月日
「雇用年月日」は、採用を決定した日や内定を通知した日などではなく、実際に雇用を開始した日を記しましょう。また、試用期間を設けている場合は、試用期間の開始日を雇用年月日として記載します。この日から社会保険や賃金台帳の登録が始まるため、間違いのないよう正確に記載することが大切です。
退職年月日とその事由
従業員が退職した日を記します。退職事由については、従業員都合で退職した場合は特に書く必要はありません。会社都合で解雇した場合は、その事由を記載しましょう。退職年月日や事由は、退職者がハローワークで失業手当の給付申請を行う際に必要な情報です。ハローワークから問い合わせが入ることもあるので、退職日や退職理由については従業員と認識を合わせておく必要があります。会社都合で解雇しておきながら、従業員都合などと虚偽の理由を書かないようにしましょう。
死亡年月日と原因
在職中に従業員が亡くなった場合は、その年月日や原因を記します。労災にあたるか判断するのに重要な情報のため、亡くなった理由・原因についても記載することが必要です。
従業員名簿（労働者名簿）で必須ではないがよくある項目
労基法で定められた必須項目を満たしていれば、それ以外の項目を独自に設けても問題はありません。従業員名簿によくある項目としては、「従業員の扶養家族・家族構成」や「電話番号・緊急連絡先」などが挙げられます。「顔写真」を貼っている企業もあります。それ以外にも、労務管理などで必要と思われる情報があれば、項目を設けるとよいでしょう。厚生労働省が配布している様式を使う場合は、備考欄などがないため、履歴の欄などに記載します。なお、理由は後述しますが、マイナンバーの記載欄は設けないようにしましょう。
扶養家族・家族構成
扶養家族や家族構成などは必須項目ではないものの、名簿に記載している企業もあります。これは、転勤や出向する従業員を決める際に重要な情報となるためです。
電話番号・緊急連絡先
電場番号や緊急連絡先も、名簿に記載しなくても法律上の問題はありませんが、緊急で連絡を取る必要があるときなどに備えて記載している企業が多いです。電話番号は、従業員の自宅電話の番号でも携帯電話の番号でもよいでしょう。緊急連絡先は、両親や配偶者の連絡先を記載することが一般的です。
顔写真
従業員名簿に顔写真を貼り付けている企業も見られます。顔写真があれば、従業員本人と情報が一致しやすく、管理しやすいというメリットがあります。
従業員名簿（労働者名簿）の保存期間や保存方法
従業員名簿は、保存期間や保存方法についても決まりがあります。従業員が退職したからといってすぐに廃棄しないようにしましょう。
保存期間
従来、従業員名簿の保存期間は3年間と定められていました。それが、2020年4月の労働基準法改正によって5年間に変更されました（改正労働法第109条）。ただし、改正労働法附則第143条では、第109条の規定は当分の間3年間とするとされており、さらに「当分の間」がいつまでかは明確にされていません。アナウンスがあるまでは3年間でも問題ないと考えられますが、5年間保存するようにしたほうが無難でしょう。なお、従業員名簿の保存期間は、退職日や解雇日、死亡日から起算します。従業員が入社した日からではないので注意しましょう。また、退職者の名簿はファイルから外し、在籍者とは別で保存するほうが管理しやすくなります。
作成・保存方法
従業員名簿の作成や保存方法については、法律上特に決まりはありません。従来は紙で作成して保管することが一般的でしたが、紙で作成するよう定めた決まりはないため、パソコンのソフトやシステムを使って電子データで作成・保存するケースも増えています。紙と電子データのいずれで作成する場合でも、誰もが容易に個人情報の塊である従業員名簿にアクセスできる方法で保存しないことが大切です。紙で作成した場合は鍵のかかる場所に保管し、鍵は担当者のみが持つようにする、電子データの場合は特定の社員のみに閲覧IDを発行し、閲覧した履歴が残るようにするなどの対策を施しましょう。
なお、従業員名簿に記載されている項目を第三者に提供するときは、従業員の承諾を得ることが必要です。とはいえ、社会保険関係の手続きなどで何度も必要になるため、その都度承諾を得ることはあまり現実的ではありません。就業規則などに必要な手続きで使用する旨を記載するといった形で対処するとよいでしょう。
更新のタイミング
従業員が異動したり転居したりするなど、従業員名簿に記載した情報はしばしば変更が生じます。従業員名簿の内容はいつ更新すればよいのか、年に1回など定期的に行えばよいのかと考えている担当者もいるのではないでしょうか。結論からいうと、従業員名簿の記載内容に変更が生じたときは、その都度情報を更新する必要があります。これは、労働基準法施行規則第53条において遅延なく更新するようにと定められているためです。アルバイトやパートタイマーをたくさん雇い、短期間での出入りが多い企業などは、更新の頻度も高くなるため漏れがないよう注意しましょう。
なお、従業員名簿を紙で作成している場合、変更する箇所に二重線を引いて訂正印を押し、新しい情報を書きこんで更新することが決まっています。手間がかかりますが、手順に従って情報の更新を行いましょう。
従業員名簿（労働者名簿）作成にあたっての5つの注意点
従業員名簿の作成にあたっては、いくつか注意すべきポイントがあります。ここでは、特に重要な5つの注意点について見ていきましょう。
1.個人情報のため取り扱いに注意
従業員名簿には従業員の氏名や生年月日といったプライバシーに関わる情報が記載されており、個人情報保護法の対象になります。そのため、記載されている内容は、個人情報保護法のルールに基づき厳重に取り扱わなければなりません。たとえば、従業員名簿を作成するために個人情報を取得する際は、一方的に提出を求めるのではなく、該当従業員の同意を得る必要があります。また、取得した個人情報の使用範囲や目的についても十分に説明する必要があります。
2.マイナンバーは記載しない
「従業員名簿にマイナンバーも併記しておけば、必要なときにすぐに確認できて便利だ」と考える担当者もいるでしょう。しかし、マイナンバーは具体的な使用目的を伝え、収集する必要があるものです。従業員名簿はマイナンバーの用途外でも閲覧することがあります。そのため、マイナンバーを記載する場所として適切と言えません。従業員のマイナンバーは、面倒でも従業員名簿とは別に保管するようにしましょう。
3.事業場ごとに作成する
企業によっては、本社以外に数多くの支社や支店、工場などを運営しているところもあるでしょう。複数の事業場がある場合は、それぞれで労働者名簿を管理する必要があります。本社でまとめて作成し、各事業場に配布する形をとっても問題はありませんが、管理は別です。各事業所の担当者には、従業員名簿の取り扱いには十分に注意するよう、繰り返し指導するようにしましょう。個人情報の漏洩が起こった場合、企業全体の問題になります。
4.電子データで作成する場合は出力環境を整えておく
従業員名簿は、従業員の情報に変更があった場合は都度対応する必要があり、5年間の保存期間も守らなければなりません。紙では更新の手間がかかり、保存するスペースも取るため、電子データで保存したほうが管理しやすい傾向にあります。ただし、電子データで作成・管理する場合は、法律によって以下のように定められているため、注意が必要です。
- 労働者名簿に必須事項が漏れなく記載され、各事業場で画面表示・印刷できる装置が備えられていること
- 労働基準管理官の立ち入り調査で閲覧や提出が必要なときは、ただちに必要事項が明らかになり、写しを提出できる環境であること
つまり、従業員名簿を電子データで作成する場合は、すみやかに表示や印刷ができる環境を整えておく必要があります。労働基準監督署が調査に入ったときにプリントアウトするよう求められることもあるため、印刷機を準備して必要に応じてすぐに出力できるようにしておきましょう。なお、従業員名簿は事業場ごとに管理する必要があるので、表示・印刷できる機器も各事業所で用意しなければなりません。
5.労働基準監督署の調査が入ることがある
労働基準監督署やハローワーク、年金事務所などの調査が入ると、従業員名簿の原本提示や写しの提出を求められることが多いです。名簿を作成していなかったり、空欄だらけで必要な項目が埋まっていなかったりすると、是正勧告を受けます。是正勧告後も改善が見られなければ、労働基準法に違反するとして30万円の罰金が科されるため、注意しましょう。
従業員名簿（労働者名簿）に関するよくある質問
従業員名簿の作成に関して、よくある質問をまとめました。
従業員が結婚して苗字が変わった場合はどうすべきか
従業員名簿に記載している情報に変更があった場合は、すみやかに対応する必要があります。従業員が結婚して苗字が変わった場合も、同様です。従業員から申し出があったら、すぐに名簿を更新しましょう。ただし、結婚して苗字が変わっても、業務上の不都合を考えて旧姓のままで通すケースもあります。そのようなときは、従業員名簿の氏名欄を訂正したうえで、どこかに旧姓を使う旨を記載しておくなど、労務管理上の問題が起こらないよう工夫しましょう。
会社の代表者や役員も従業員名簿（労働者名簿）を作成すべきか
従業員名簿の対象となるのは、「雇用しているすべての労働者」です。労働者とは、雇用され、労働の対価として賃金を支払われる者を指します。会社の役員や代表者は労働者には含まれないため、従業員名簿にも記載しなくてかまいません。ただし、役員も代表者も社会保険の被保険者です。社会保険事務所の調査が入ったときは、名簿の提出が求められることがあります。そのため、法的な義務はなくても、役員や代表者も名簿を作成しておいたほうが労務管理上便利でしょう
従業員名簿に空欄があっても問題はないか
労働基準法第107条と労働基準法施行規則第53条によって定められている記載項目がすべて埋まっていれば、それ以外の場所で空欄があっても問題はありません。たとえば、扶養家族欄を設けている場合、独身の従業員であれば基本的に空欄になるでしょう。なお、記載する必要がある項目については、空白にしていると労働基準監督署から立ち入り調査があった際に是正勧告を受ける可能性があります。すべての項目が埋まるよう、従業員に情報の提供をお願いし了承を得るようにしましょう。なお、新卒者を採用し、研修期間が終わるまで配属先が分からず業務欄が書けないといった場合は、配属決定日などの加筆する予定の日時を記しておくといった対処をしておくとよいでしょう。
まとめ
従業員名簿（労働者名簿）を適切に作成・管理しよう
従業員名簿は、従業員を1人でも雇っている企業が作成・保存を義務付けられている帳簿です。労働基準法で必須項目が定められているため、必要な情報を漏れなく記すようにしましょう。変更があった場合、すみやかな対応が必要です。作成していなかったり、不備があったりすると、労働基準監督署の是正勧告や罰金の対象となるため、注意しましょう。
