人事考課を改善するメリット・方法・手順を解説！人事評価と何が違う？

人事考課とは社員の能力、業績、勤務態度などを評価する制度です。人事評価と同じ意味で使われている用語ですが、違いはあるのでしょうか。この記事では、人事考課の概要、実施の目的やメリット、手順、効果的な方法について解説します。必要な基礎知識を網羅していますので、自社施策に取り組むイメージを持てるようになるでしょう。

そもそも人事考課とは？人事評価との違い

ビジネスパーソンなら誰でも、人事考課について何となくイメージを持っているのではないでしょうか。しかし、改めて説明してほしいと言われると困る人もいるでしょう。ここでは人事考課の概要、対象者、実施サイクル、人事考課と人事評価の違いについて解説します。

人事考課の概要

人事考課とは従業員の業務能力や貢献度、業務に取り組む姿勢などを評価する制度です。人事考課の結果は、昇給や昇進、異動などの検討に使われます。そのため人事考課とは、組織作りや人材育成の一環と言えるでしょう。人事考課は基本的に企業の裁量にまかされているため、評価方法や手法についての厳密な決まりはありません。自社に合わせた方法を選ぶ必要があります。

人事考課の対象者

人事考課の対象となるのは全社員で、管理職や役員もその監督者からの人事考課を受けるのが一般的です。人事考課を担当するのは、通常は社員の直属の上司になります。これは目標達成に至るプロセスや勤務態度など、普段の業務状況をよく知っていなければならないためです。しかし、直属の上司のほかにも人事担当者や経営層などが加わって、客観性、公平性を保つようします。

人事考課の実施サイクル

人事部が計画を立てて、半年に1回、または年1回実施するのが一般的です。人事考課は昇進、昇給、異動と関連性が強いため、これらの頻度に合わせて人事考課のサイクルを設定することになるでしょう。企業によっては、業績や勤務態度などの変化が早い項目は半年に1回、短期間で変化しにくい能力の評価は年1回実施しているところもあります。

人事考課と人事評価の違い

多くの場合、人事考課と人事評価の意味は同じです。あえて区別して使う際は、人事考課は賃金設定、昇進決定、社員のランク付けのように狭い範囲に適用されます。この場合、人事評価は業務や業績全般についての調査や、組織運営の一環に位置付けられます。ただし、厳密な定義はありませんので、自社の使い方に従うとよいでしょう。この記事では特に断りがない限り、人事考課を人事評価と読み代えてもらってもかまいません。

人事考課の評価項目は大きく分けて3つ

人事考課の評価項目は「業績考課」「能力考課」「情意考課」の3つに分類して実施するのが一般的です。それぞれの観点で評価すれば、バランスの取れた人事考課を実施できます。それでは、各項目について詳しく解説します。

業績考課

業績考課では、どの程度目標を達成できたのかを評価します。主に売り上げや契約件数など、数値化できる業績で評価するのが特徴です。もちろん、業務によっては定量データに置き換えられない場合も多いため、参加したプロジェクトの内容や顧客の評判なども考課対象になります。また、業績考課では未達に終わった業績についても評価します。例えば営業員の案件受注数がゼロだったとしても、それまでの経緯を評価するわけです。業績考課では、こうした結果が出ていない内容の判断が特にむずかしくなります。もし上司が目の届かない範囲の業績があれば、同僚や現場の責任者などにヒアリング調査をして、なるべく客観性、公平性を高めましょう。

能力考課

能力考課では、業務上必要な能力や資格、成果を出すために必要な能力を評価します。能力考課するうえで重要なのは、職務要件に限って知識や技能を評価することです。例えばITエンジニアなら、職務要件に照らしてプログラミングやネットワークの知識などを評価します。しかし、英会話能力が高かったとしても、それが職務要件に無関係なら評価しません。したがって、能力考課の公平性を保つためには、職務や役職などによって異なる基準を明確に設定しておく必要があります。

能力考課でむずかしいのは、業務に間接的に役立つ能力や、ポテンシャルの部分の評価です。一例を挙げれば、営業員なら人から信頼される人柄を間接的な能力として評価に含むべきかもしれません。また、新入社員なら、たとえ結果につながっていなくても、ユニークなアイデアを出している部分を評価するべきでしょう。

情意考課

情意考課では、勤務態度や業務に取り組む姿勢などを評価します。したがって、人事評価者として適任なのは、従業員の普段の行動や言動を観察できる人です。ただ、直属の上司が情意考課したとしても、主観が入り込みやすい点に注意が必要です。仕事に対する価値観や人間的な好き嫌いによって、客観的な評価にならない場合があるでしょう。このため情意考課する際には、上司だけでなく対象社員に接するさまざまな人から意見を聞くとよいとされています。

バランスが取れた情意考課の仕組みを整えることも大切です。一般的には、以下の4項目の情意考課欄を設けておき、3～5段階評価するなどの方法が採られます。

• 協調性：組織やチームワークを尊重しているか
• 積極性：自発的に行動を起こしているか
• 規律性：職務規定や職場で決めたルールを守っているか
• 責任性：業務や職務を完遂する責任感を持っているか

また、従業員との食い違いが起きないように、望ましい人物像をトップダウンで発信するのもよいでしょう。例えば、協調性よりも個性やチャレンジ精神を重視しているなら、人事考課の前に従業員に周知します。

人事考課の目的・メリット

ここでは企業が人事考課に取り組む目的、メリットを5つ紹介します。これらを知れば、人事考課が人材を有効活用するために重要な施策であるとわかるでしょう。

1.昇給・昇進・賞与などを決めるため

人事考課の最も実務的な目的と言えるのが、昇給・昇進・賞与などの待遇を決めるためです。これらは従業員の関心が高く、生活にも直結する項目ですので、非常に重要な判断です。もし、いい加減な人事考課を続けていますと、「一生懸命仕事をしても意味がない」などの不満がたまってしまうでしょう。ですので、客観的で精度の高い人事考課を運用することは組織運営上、とても大切です。いろいろな考え方はあるでしょうが、企業への貢献度に応じて適切な報酬、インセンティブを与えるのは、従業員との雇用契約の基盤となります。

2.適材適所の人事配置のため

従業員の業績や能力、勤務態度などを正確に把握できれば、適材適所の人事配置もしやすくなります。逆に、いくら優秀な人事担当者や責任者であっても、個々の適性を見極めるデータがなければ、間違った判断をしてしまいがちです。もちろん従業員の情報を集める方法は、ミーティングや報告書、アンケートなど複数ありますが、人事考課の結果は端的なデータが集約されたサマリーのようなものです。つまり、直接的な人間関係が薄い経営層や人事担当者でも、適切な判断を下しやすい特徴があります。

3.適切な人材育成を進めていくため

人事考課の評価項目と基準があれば、人材育成やマネジメントをしやすくなります。例えば、マネジメント人材とスペシャリスト人材のどちらに育てればよいかなどの指針を得られます。また、人事考課にかかわる上司が、その過程を通じて、部下の長所やポテンシャルを発見できるケースもあるかもしれません。経営層の立場なら、個々の人事考課データを集めて集団分析することも可能です。「まじめな従業員が多いが、積極性が足りない傾向がある」などと、組織としての課題や問題点を発見できます。このように、適切な人材育成を進めていくために人事考課は重要です。

4.企業と従業員との間で求める人物像を共有するため

人事考課は企業が求めている人物像やビジョンを従業員に伝える効果もあります。人事考課で高く評価された人をみれば、どのような業績や能力が評価されるのか、従業員が理解するようになります。また、「顧客第一の行動を実践していたか」などといった評価項目によって、どのような貢献を求めているか知らせることもできるでしょう。このように会社のミッション・ビジョン・バリューや行動指針を含める方法は、人事考課でよく採られています。

5.従業員の生産性を高めるため

適切な人事考課によって公平に評価されるようになりますと、従業員のパフォーマンスやモチベーションが高まります。年功序列の評価や女性差別などの弊害が、人事考課の見直しによって解消されるケースもあります。また、縁の下の活躍などをくみ取って評価できれば、従業員のやる気が上がるケースも多いでしょう。間接的な効果としては、上司と部下のコミュニケーションが円滑となり、結果として従業員の生産性が高まることも期待できます。一般的に人事考課では1on1の面談や、人事考課後のフィードバックなどを通じて上司と部下のコミュニケーションが活性化します。これによって、お互いの信頼関係が深まりやすくなるわけです。

人事考課の実施前に知っておきたい3つの注意点・デメリット

人事考課は人事管理の要になる制度の1つです。もし人事考課に問題があれば、企業の最大の経営資産である従業員との信頼関係を失うリスクがあります。

1.不合理な人事考課が職場の不満要素になる

不合理な人事考課があると、従業員の間に不満や不信感が広まります。人事考課には上司や人事担当者など考査者側の裁量が入る余地があるため、バランスを欠いた評価には十分注意が必要です。実際、上司が立場を悪用してしまうケースや、個人的な感情が影響してしまうケースはめずらしくありません。もっと悪いのは、人事考課制度自体に問題がある場合です。例えば、ノルマ必達のプレッシャーをかけるために人事考課を実施していたり、経営者の価値観を過度に押し付けていたりするケースです。このような人事考課では、従業員の納得は得られないでしょう。人事考課への不平不満は、従業員側からは言いにくい面がありますので、人事部やマネジメント層側が率先して改善に取り組む必要があります。

2.従業員の個性をなくす人事考課になっていないか？

細目にわたって評価項目と基準を作り込みすぎてしまいますと、従業員の個性がなくなるリスクがあります。例えば協調性や規律性の評価項目ばかり作れば、自主性や積極性が失われてしまう恐れがあります。「評価を上げるためには、周りと同じことをやっておけばよい」といったように、狭い視野でしか仕事を考えなくなる場合もあるでしょう。近年は多様な人材、多様な働き方を認める考え方も広がってきていますので、従業員の個性や自発性を圧迫するような人事考課になっていないか、見直すことも必要です。

3.各種法律に触れる部分がないかチェック

先にも述べた通り、人事考課は基本的には企業の裁量で行ってかまわないものです。しかし、行き過ぎた人事考課は法に触れるリスクがあることも知っておきましょう。例えば、実質的に同じ労働なのに正社員と有期雇用の契約社員で評価が大きく違えば、同一労働同一賃金を定めた働き方改革関連法に違反している可能性があります。また、男女で人事考課に差を付ければ男女雇用均等法に触れますし、評価側が好き勝手に評価して賃金や人事配置などに影響を与えれば、民法の権利濫用にあたる場合もあるでしょう。人事考課には厳密な決まりがありませんが、各種の法律を調べておき、適切なルールを設けておくべきです。

人事考課の実施は5ステップ

人事考課の実施は、大きく分けると「人事考課の評価項目・基準の設定→従業員ごとの目標設定→従業員の自己評価→上司などの評価→フィードバック」という5ステップで進めます。ただし、現状の人事考課を変えない場合は、はじめのステップは不要です。それでは、各ステップについて具体的に解説していきます。

効果的な人事考課を実施するポイント

人事考課が形式的な手続きのようになってしまっている企業は少なくありません。しかし、人事考課を有効活用すれば、企業は従業員の能力を的確に把握して活用できるようになりますし、従業員は高いモチベーションを持って働けます。ここでは効果的な人事考課にするためのポイントを3つ解説します。

人事評価者の研修を行う

人事考課の担当者となる課長や部長、人事担当者、経営者などは、評価スキルを向上させる研修を受けておいたほうがよいでしょう。人が人を評価する仕組みであるため、感情的にも論理的にも偏った評価をするリスクがあるからです。人事考課で起こりやすいミスの代表例をいくつか紹介します。

• 部下に親近感を感じて高評価を出してしまう
• 特定の高評価につられて他の項目の評価も高くなる（ハロー効果）
• 直近の業績を過度に重視してしまう（近時点効果）
• どの従業員にも平均的な評価を付けてしまう
• 無関係な要因を関連付けてしまう（景気がよかったから契約を取れて当たり前、など）

上記は一例にすぎません。特に人事考課の経験が乏しい人、過去に偏った評価を出した人に対しては、基礎知識を学ぶ機会を設けたほうがよいでしょう。

＜関連記事＞ハロー効果とは？類似した現象との違いや例を含めてわかりやすく解説

従業員に参加意識を持たせる

人事考課は学校の成績表のような一面があることは確かですが、従業員に参加意識を持たせることも重要なポイントです。先に述べたように、目標設定を上司とともに話し合って決めるプロセスも、主体的な行動、姿勢を持ってもらう施策の一環です。人事考課が従業員の成長や正しい評価につながることを説明して、一緒に取り組む意義を伝えましょう。また、人事考課する側のスタンスとしては、「従業員の希望を尊重して目標設定する」「最終的な答えを言わないようにする」などの工夫が必要です。細かなテクニックとしては、「AとBのどちらにしたいですか」などの選択式の質問でなく、「何がしたいですか」などのオープンクエスチョン（拡大質問）を心がけます。そして従業員の返答に対しては基本的に肯定的なスタンスで対応し、さらなる発言を引き出すようにします。

ITツールを活用する

上司の管理負担が大きい場合は、人事評価システムと呼ばれているITツールを導入する方法があります。人事評価システムを導入すれば、システム上で人事考課シートを共有できたり、進捗状況を確認したり、未提出の従業員にリマインドメールを送ったりできます。紙やExcelのファイルでのやり取りが大変という場合に、業務を効率化できるでしょう。また、多くの人事評価システムは、追って解説する360度評価やコンピテンシー評価などを利用できる機能を搭載していますので、人事評価の精度を高めたい企業にも向いています。

人事考課に取り入れたい手法

年功序列の人事考課は時代遅れとなり、成果主義や多様な人材を評価しようとする考え方が広まっています。こうした背景もあり、日本でも新たな人事考課の手法を取り入れる企業が増えてきました。その一例として、ここでは360度評価、コンピテンシー評価、OKR評価を紹介します。

360度評価

360度評価とは、上司や人事担当者だけで人事考課するのではなく、従業員の同僚、部下などの意見も取り入れる手法です。いろいろな評価の声を総合的に検討するために、公平性が保たれます。また、今まで気づかなかった従業員の長所や短所などがみつかる場合もあります。360度評価が向いているのは、上司と部下の関係性が薄い場合です。例えば「テレワーク導入によって、成果物のレビュー時くらいしかコミュニケーション機会がない」というような場合は、共同作業している同僚や部下などの意見が参考になるでしょう。

また、360度評価の結果をフィードバックしますと、従業員は「自分は周りから、こんな風に評価されているのか」などと考え、改善点に気づく場合もあります。ただし、個々の主観がそのまま伝わってしまうリスクもあるため、最終的には上司や人事担当者の判断が必要になります。

コンピテンシー評価

コンピテンシー評価とは、特定の職種や職務で高い成果を上げている人の行動特性（コンピテンシー）をモデルに設定して人事考課する方法です。つまり、理想の人物像との相対的な評価を行います。モデルにする行動特性はスケジュール管理能力、コミュニケーション能力、技術的なスキルなどさまざまです。コンピテンシー評価のメリットは、企業が求める人物像を従業員に具体的なイメージとして伝えられる点です。これによって、自分に足りていない能力や、積極的に起こすべき行動などをみつけられるようになります。ただし、従業員の個性がなくなってしまうリスクや、成功モデルが変わったときに柔軟に対応できないなどのデメリットも知ったうえで採用しましょう。

OKR評価

OKR評価とは、企業・部署やチーム・個人の目標を、それぞれツリー構造で設定して評価する手法です。目標の達成度合いをベースに評価する点では、ほとんどの企業が採用している目標管理制度（MBO評価）と変わりません。しかし、目標を細かく具体的に、かつ短期間で達成できるレベルで設定すること、従業員が自分の目標を全体のなかに位置付けて理解できることなどが特徴です。これによって自分の役割が明確になり、優先して取り組む業務もわかるようになります。こう聞きますと、工場のラインのように従業員が割り振られたタスクをこなすイメージを持つかもしれません。しかし、OKR評価は目標管理制度と違い、成功率6～7割程度のチャレンジングな目標が設定されるのが特徴です。1970年代のシリコンバレーのIT企業を中心に広がったことでわかるように、急速な成長途上にある企業に向く評価手法です。

まとめ

人事考課の方法や人事考課制度を改善して人材を最大限活用しよう

成果主義や多様な人材評価の動きが広がるとともに、人事考課の重要性が増しています。適切な人事考課を実施すれば、単なる昇給、昇進、異動などの情報ではなく、従業員のパフォーマンスを最大化する人材配置や人材育成などが可能となります。組織力を強化したい、従業員のモチベーションを高めたいなどの課題を抱えている場合は、人材活用の土台を作る人事考課の改善を検討してみましょう。