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こんにちは。「HRMOS（ハーモス）タレントマネジメント」のHRMOS TREND編集部です。
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スキルマップは、さまざまな項目別に社員が持つ能力を見える化するものです。人事担当者や責任者はスキルマップで個々の能力を確認できるため、社員が企業の業務を行えるかをより的確に判断できます。この記事では、スキルマップとは何か、注目されている理由や目的、具体的な作成方法、活用のポイントなどを解説していきます。
hrmos.co企業から注目されているスキルマップとは何か
スキルマップは、社員一人ひとりの業務に必要なスキルを一目でわかるように表にまとめたものです。力量管理表や技能マップなどの名称で呼んでいる企業もあり、海外ではSkills Matrix（スキルマトリックス）とも呼ばれています。スキルマップには、作成時点での社員のスキルが表されるため、企業の人事担当者や責任者が確認しやすいのが特徴です。スキルマップを活用することで、具体的な個々の業務に対するスキルの評価はより的確になります。スキルマップを活用して人事業務を行えば、それまでよりも効果的に人材育成ができると注目されています。
例えば「ISO9001」は、国際標準化機構の品質マネジメントシステムの国際規格です。製造業界など広く使われている規格なので、顧客から確認されることも多くなっています。規格に適合するための項目の一つとして、社員のスキルを把握して人財育成を行うことが含まれています。スキルマップによって社員の持つ業務に必要な知識や技術を確認できれば、不足している部分を補いながら強みを活かすことも可能です。企業が業績を伸ばすための一つの要素として欠かせないのが、社員のスキルアップを目指す姿勢であることは間違いないでしょう。
スキルマップを作る目的
スキルマップの最終的な目的は、社員に効果的な人財育成のための教育を実施して企業の業績アップにつなげることです。スキルマップによって社員の能力を一覧表にして人事担当者や責任者が把握すれば、何も対策を講じず主観的になることもなく、社員のスキルを示す客観的なデータとして活用できます。企業の業種や職種、業務ごとに必要なスキルは異なるため、それぞれの指標となるスキルマップを作成することが大切です。社員が業務を行う上で何が足りないのか、強みは何か、強みを生かす適材適所はどこかなど、人財育成の計画も具体的な内容になり立てやすくなるでしょう。
また、社員本人にとっても自分のスキルが見える化されることで、自分がこれから目指すべき方向性がわかりやすくなります。現在携わっている業務に必要なスキルを伸ばすにはどうすれば良いのか、上司に相談しながら学びスキルアップを目指すことも可能です。社員一人ひとりのスキルが向上すれば業務への好影響があることは間違いないため、ひいては企業の業績アップにもつながると考えられます。多くの企業がスキルマップを導入する目的を改めて再認識することをおすすめします。
スキルマップの作成方法は？ステップごとに解説
スキルマップは一覧表の形式で、縦軸に業務内容ごとのスキルなどを入力し、横軸に対象の社員名を入れるのが一般的です。縦横の軸が交わった箇所に社員のスキル評価を記入します。スキルマップはステップを順に踏んでいけば作成しやすくなるので、それぞれのステップごとに見ていきましょう。
スキルマップ作成の最初のステップは、企業がスキルマップに求める目的を明らかにしておくことです。目的を明確にすることで必要なスキル項目も変わってくるため、スキルマップを作成する前に目的をしっかり確認しておくことが大切になります。例えば、人財育成のため、人事評価の公平性を保つため、業務内容に則した技術向上のためなど、企業が目指す目的を改めて確認しておきましょう。人財育成が主な目的の場合は、ある程度長期に渡るスキルアップの目標を掲げることも必要です。しかし、技術などの具体的な業務内容のスキルアップを目指すなら、設定項目には細かい要素を入れることが必要になります。もし、スキルマップを作成する目的が曖昧なままに進めてしまうと、後から再度確認する作業が必要になるので必ずじっくり検討するようにしましょう。
スキルマップを作成する目的を明確にしたら、具体的なスキル項目を決めるのが次のステップです。項目設定はスキルマップ作成の重要な段階です。スキルマップに記載するスキルの項目は、企業や業務内容ごとに異なります。そのため、企業の業務に必要な項目をもれなくピックアップしていくことが大切です。項目設定は、業務内容を把握している責任者が行うようにしましょう。その際には、実際にスキルマップを使う人に相談しながら進めていきます。
最初に、スキルを評価する指標となる項目をすべて洗い出します。すでに企業の業務内容についてマニュアルなどがあれば、しっかりチェックしながら進めていくと効率的です。項目の設定は、作業の流れに沿って大きな項目から始めるようにします。その後に項目を細分化し、次により詳しい業務内容についての項目を決めていくのがおすすめです。はじめに大枠を決めておくことによって、業務の流れを俯瞰しながら作業を進めていくことができるでしょう。ただし、細分化する際にあまり細かくしてしまうと管理に時間がかかり難しくなってしまいます。本当に必要な項目なのかについても吟味しながら設定することも大切です。
スキルマップの具体的な項目設定が終われば、次は評価の基準を決めるステップです。スキルマップは、評価の基準を設けることで客観性や公平性が保たれます。評価の基準の分け方に決まりはありませんが、一般的には3～6段階程度に分けると見やすくなるでしょう。できれば評価の段階は4までに抑えておくほうが、評価の段階が多過ぎるよりも評価する人が迷うこともありません。評価の表し方には、数字やアルファベットのほか、図形なども用いられます。例えば、社員のスキルが3段階に到達したと評価した場合は、1～3までの欄を塗り潰しておきます。そうすれば、後から見た時に一目で対象の社員の到達レベルを認識することが可能です。
評価は社員の上司が行うのが一般的ですが、スキルアップのための教育方法としては必ずしも試験が行われるわけではありません。上司が適切と考える指導や教育方法が取られることになります。企業や業界によって、スキルアップの活用方法や対処法は異なるでしょう。また、スキルの評価基準が分かりにくい接客などの場合には、接客の内容やスキル項目を分けるなどして評価の基準を設定します。
スキルマップが完成した後は、すぐに運用するのではなく、トライアルを行うとそれまで気づかなかった点を修正することが可能です。トライアルを実施した後に、実際にスキルマップを使う上司や社員からの意見を集めるとより良い修正ができます。課題が見つかれば実施前に部分的に内容を変更することもできるため、運用後に何度も修正するような手間がかかりません。トライアル期間が終われば、スキルマップの公平性を保つために、実際に導入する前にマニュアルを作成します。評価する側によって変化しないよう、スキルマップの目的や記入方法、評価の方法などについてマニュアルを作っておくことをおすすめします。
トライアル期間が終了してから課題点の修正も終われば、実行しやすいマニュアルが完成します。次は実際にスキルマップを運用するステップです。ただし、スキルマップの運用を開始すると、トライアル期間にも見つからなかった課題や改善すべき点が見つかる可能性もあります。そのため、スキルマップを利用している社員や上司からは継続して意見を吸い上げることも大切です。ただし、スキルマップは短期的に変更するものではありません。一定の期間が経過するまで同じスキルマップを使うことで、社員のスキルがどれくらい習熟したのか、その度合いの変化を見つけることができます。
スキルマップの主なメリット3つ
企業がスキルマップを作成して活用すると、多くのメリットが得られるので導入するのがおすすめです。ここでは主な3つのメリットについて解説します。
- 効率的な人材育成が実現する
- 業務の効率化が進む
- 社員の意欲が向上する
効率的な人材育成が実現する
企業の人事担当者や責任者にとって人材育成は重要な業務ですが、実際の人材育成には一定の時間や手間が必要になるのが難点です。しかし、離職防止や人材配置のミスマッチ防止のためにも、できるだけ個々のスキルを正しく把握しなければなりません。人事担当者だけでなく、直属の上司も社員一人ひとりのスキルを把握するには時間がかかります。スキルマップで社員のスキルを可視化すれば人材育成が効率化できるのは大きなメリットです。人事担当者や上司が、社員の個々の足りない知識や技術が的確に把握できれば、行うべき社員教育も計画しやすくなります。客観的な視点で決めることができるため、方向を間違えずに教育体制を構築できるでしょう。教育を受ける社員には個々に合う時期に適切な内容で提供されるため、業務に必要なスキルを習得しやすくなります。スキルマップは、上司だけでなく社員自身にとっても大きなメリットのあるものです。
業務の効率化が進む
スキルマップを活用すると、社員一人ひとりの知識や技術の習熟度を確認できます。知識や技術が足りないと考えられる弱みに対しては、適切な教育計画が必要です。しかし、無理に苦手な業務に就かせるのは得策ではありません。むしろ一人ひとりの強みを確認することで、人材を適材適所に配置できるようになります。ある業務へのスキルが高い社員をスキルにマッチする部署に配属すれば、優れた仕事ができるため業務効率は自ずと向上するでしょう。人材配置に頭を悩ませることも減るため、人事担当者にとっても大きなメリットです。適任の部署であれば、配置された社員がすぐに辞めることも減るという可能性も大きくなります。離職防止策としして人材不足への対策にもなるでしょう。
社員の意欲が向上する
スキルマップを作成し十分に活用すると、その客観性から人事評価の公平性も向上します。客観性の高い評価方法として社員からも評価され、スキルを正当に評価された社員のモチベーションアップにつながります。スキルマップによって自分が適切に評価されていると感じた社員は、より強い意欲を持って業務に臨むことになるでしょう。従来の日本で多く行われてきた年功序列制度は、スキルよりも経験を重視する傾向がありました。いまだ多くの企業では採用されていると考えられますが、一方で変化を続けている企業も増えています。経験も重要な評価ではありますが、個々のスキルを人事担当者が公平に把握するのは難しいかもしれません。
スキルマップによって公平性や客観性が保たれるなら、自分のスキルを正しく評価してくれた企業へ貢献したいという意欲は高まっていくことでしょう。そうなれば、積極的に自ら業務に必要な知識や技術を磨くために学ぶようになるため、企業の業績も上がることが期待できます。企業は人でできているとも言えることから、スキルマップによって社員のモチベーションが上がることは大きなメリットです。
スキルマップの注意点は？
メリットの多いスキルマップですが、一方で注意したい点もありますので、両面を知ってから運用を始めましょう。スキルマップの項目設定に時間がかかる点や、ヒアリングの手間が必要なので、余裕をもって進めていくことが大切です。
スキルの項目設定に時間がかかる
スキルマップの作成に必要な業務を洗い出すには、企業がはじめて行う場合には一定の時間がかかります。そのため、人事担当者や上司などのチームメンバー全員で、スキルマップの目的や定義を共有してから作成を開始するようにしましょう。業務ごとのスキル項目がはっきり決まっていない段階なら、はじめの項目設定に時間がかかるため、十分な準備期間を設けておくのがおすすめです。また、抽象的なスキル項目の場合は数値化するのが難しい場合もあります。
ヒアリングの手間がかかる
スキルマップの作成にあたっては、客観性を保つために明確な判定基準が設けられるのが特徴です。ただし、すべての社員にとって納得できる判定基準にするのは難しいかもしれません。そのため、運用する前に関係者が十分な話し合いをすることが大切です。特に、スキルマップを使う人からのヒアリングを十分に行うようにします。例えば、人材関連のスキルは抽象的なため、評価基準が人によって変わりやすくなるので注意が必要です。上司と社員が納得できる公平性は、十分なヒアリングを行うことで保たれます。
企業がスキルマップを活用するためのポイントは？
企業がスキルマップを使う場合、押さえておきたいのは運用方法や評価に関するポイントです。また、項目を具体的に細分化する点にも配慮しながら進めていきましょう。スキルマップは長期間に渡って利用するため、完成してからの運用方法や管理の仕方も決めておくのがポイントです。運用を始めてからスキルマップへ記入するタイミングや、誰が記入するのかなどを決めておくとスムーズに運用できます。また、変化の大きい現代社会では、企業の業務内容も時代に合わせて変わっていくのが特徴です。そのため、完成したスキルマップはそのまま使い続けるのではなく、定期的に見直して更新すると良いでしょう。見直しの時期についても話し合い、チームのメンバー間で共有しておくことも大切です。
スキルマップを使って評価する人は、上司だけでなく企業によっては社員の中から担当者を決めて依頼する場合もあります。上司が記入して評価する場合は客観的になるのがメリットです。しかし、一方ではスキルの習熟度に変化が少ないと見逃す可能性もあるため、社員への十分なヒアリングも必要です。担当者がスキルマップに記入する場合は、細かな部分への評価はできる点は良いのですが、全体を俯瞰するのが難しいため主観的になる恐れもあります。スキルマップを使って社員のスキルを評価する人は、このような点もあることを認識した上で進めていくと良いでしょう。
スキルマップを活用できる業界や職種は？
スキルマップは、多様な業界の人事業務に活かせるものです。人材不足が課題となっている企業にとっては、在籍する社員の人事に活用すれば離職防止への一つの対策にもなるでしょう。スキルマップを積極的に活用しているのは、多くは人材育成に重きを置いて経営的にも重要と位置付けている業界や企業です。社員のエンゲージメントややりがいといった面にも目を向けて、パフォーマンスの向上を狙っています。ここでは、スキルマップを活用している業界や今後の取り組みが必要な業界について紹介していきます。
IT
知識や技術力が重要視されるIT業界においては、スキルマップが多く導入されています。IT関連企業は最先端の技術に積極的なのが特徴です。例えば、システムエンジニアのスキルが見える化されると、従来よりも個々のスキルを正確に把握でき、人材育成が効率的になります。これまでよりも個々のスキルに合った教育が可能になるスキルマップは、早くもIT業界で活用されています。
建築
建築業界も、ITと並んで技術や知識の専門性が高い分野です。そのため、スキルマップを導入して企業の技術力を総合的に見える化する動きが高まっています。人材確保は建築業界でも課題となっていることもあり、離職防止やミスマッチ防止なども視野に入れて活用を目指しています。
製造
製造業では従来からスキルマップの活用を目指してきました。高い専門性や技術力が求められる製造の分野では、国際基準であるISO9001を満たすことが顧客から求められています。そのため、企業はスキルマップによって社員のスキルを把握することが必要不可欠です。製造業では、ほかの分野よりもスキル項目が細かくなるのが特徴で、具体的な作業について評価されます。例えば、部品の加工や組み立てなど、担当者が異なる製造過程に沿ってスキルを評価しなければなりません。製造業ではどの工程をとっても非常に重要で、社員のスキルが基準に満たなければ製品に悪影響を及ぼす可能性もあります。企業はスキルマップを使って、社員の知識や技術を徹底管理しています。
事務
事務の分野でもスキルマップは活用されています。例えば、経理業務では財務諸表や会計などに一定のスキルが求められるため、一人ひとりのスキルを把握しておくことは大切です。特に、資産運用や税金などの業務には高い専門性が必要なので、取得している資格や知識をスキルマップで見える化しておくと、人事担当者や責任者は確認しやすくなるでしょう。
サービス
飲食や小売などのサービス業では、人材不足が重要な課題となっています。しかし、スキルマップの活用は十分とは言えません。今後は社会の変化に対応するためにも、ほかの業界同様にスキルマップの必要性が高まり活用されていくと考えられています。
金融
金融業界では、人材配置のミスマッチ防止のためにもスキルマップの活用が進められています。あらかじめ社員のITスキルなどを可視化した上で、人材を配置することで課題解決を目指している企業も現れてきました。
営業
多様な知識やスキルが求められる営業職には、スキルマップの活用が欠かせません。コミュニケーションスキルや交渉力などのほかにも、扱う商品やサービスに対する深い造詣も必要です。また、顧客に関するデータを分析して行動し、売上アップを目指すスキルも求められます。営業チーム全員が持つ個々のスキルが可視化できれば、上司の教育の方向性も定まるでしょう。具体的なスキル項目があるので、何が足りないのかを指導することもできます。社員も自分の強みや弱みを客観的に確認できるのも大きなメリットです。目標とするものが共有できるため、社員の意欲も向上しやすくなります。
まとめ
スキルマップのメリットを活かして業績を伸ばそう！
従来の人事評価には時間と労力がかかり、主観的になる可能性もありました。具体的な項目を定めるスキルマップを活用すれば、客観的で公平性が高い評価が実現するため、多くの企業から注目されています。業務の効率化に加えて、社員のモチベーションアップや離職防止、業績アップなど多くのメリットがあるスキルマップを導入することをおすすめします。
