本記事では、「人事データ活用最前線」のシリーズとして、実際に人事データを活用している企業の活用事例をご紹介します。今回ご紹介するのは、企業法務から個人法務、刑事事件など様々な案件を扱う「弁護士法人 法律事務所オーセンス」の人事データ活用事例です。システムの導入から課題解決までを手がけた経営企画室・桐生様に、人事データ活用のきっかけや当時の課題、成果、そして今後のビジョンについて伺いました。
企業紹介
弁護士法人 法律事務所オーセンス
- 業界：法律事務所
- 事業概要：上場企業や新興企業、外資系企業などを対象とする企業法務、交通事故、離婚、遺産相続などの個人法務、刑事事件などさまざまな案件を扱う
- 従業員数：266名（弁護士を含む。2019年4月時点）
今回お話を伺った方
経営企画室 桐生由紀様
複数の「Excel」の管理と情報共有に労力がかかっていた
ー今の人事データ管理体制を構築するにいたった背景を教えてください。
きっかけは、従業員データの「Excel」管理への限界と情報共有に労力がかかっていたことです。管理業務自体の効率化を図りたいと思い人事システムの導入を決めました。
以前は、弁護士を含む170名の従業員データを全て「Excel」で管理しており、入力や確認業務に限界を感じていました。1名の入所があれば、その方に関するあらゆる情報を管理するため、複数の「Excel」を開き、多い時には10回以上も同じ名前をコピー＆ペー ストしてあちこちに入力しているような状態でした。
また、弊社の法律事務所では所内の情報提携を密に行うカルチャーがあり、様々な部署から情報共有の依頼がきます。個人情報が詰まった「Excel」をそのまま展開するわけには行かないので、必要な情報だけを抜粋して送るなど、細かな業務に手間がかかり、人事・労務担当の負担が大きいことも課題でした。
「Excel」からの脱却と業務時間の大幅削減が実現
ー具体的にどのような成果が出たのでしょうか？
目に見えて残業時間が減るなどの業務効率化の成果がありました。入所が多い月には入力作業や情報の社内共有が終わらず、残業が続くこともありました。人事システム導入後は、入退所に関する情報をそれぞれの部門で入力・共有することができるようになったので、業務時間の大幅な削減につながっています。
また、人事システムの導入によりアクセス権限を持った従業員が必要なデータを一覧で見れるようになったので、社内での情報共有のためのメールのやりとりも不要になりました。複数の「Excel」で管理していた時に発生していた情報管理ミスを減らせたことも成果の一つです。以前は、従業員の入退所に伴って発生するタスクを人事担当者が紙でチェックしていたのですが、人事システムに移行したことでミスがあれば周りが気づいて指摘できるような状態になっていると思います。紙と「Excel」からの脱却により、人事の業務負荷がかなり軽減されました。
今後は従業員の評価にも人事データを活用したい
ー今後、集めた人事データをどのように活用していきたいとお考えでしょうか？
現在は、目標管理シートをすべて紙とPDFで管理している状態です。評価に関する最新の情報が把握できないなどの課題もあるため、今後は人事評価データもシステムに集約できればと考えています。紙と「Excel」による人事データ管理から脱却して、あらゆる情報をデータベースに集約できれば、検索性も高まり、さらなる人事業務の効率化が実現できると思います。
※記事中のデータなどはインタビュー時点のものです。
