人事情報システムとは？機能・メリットから選び方のポイントまで解説

少子高齢化による労働力人口の減少するなか、企業では「人」の価値がこれまで以上に高まっています。こうした状況を背景に、勘や経験に頼らずデータにもとづいて人事戦略を立てる重要性が増しています。

本記事では、人事情報システムの基本機能や導入メリット、注意点、選び方のポイントを解説します。

タレントマネジメントやピープルアナリティクスを活用し、戦略人事を進めたい企業の担当者は参考にしてください。

人事情報システムとは

人事情報システムとは、従業員に関する情報を集約し、人事・労務業務に活用するためのシステムです。

従業員の氏名、所属、雇用形態、役職、入退社、異動履歴などの基本情報に加え、評価、スキル、資格、研修履歴など、従業員に紐づく膨大な情報を管理できます。

従来の人事システムは、給与計算や勤怠管理、社会保険手続きなど、定型業務の効率化を目的に導入されるケースが中心でした。

現在は、人事情報を保管するだけでなく、人材配置、育成、評価、組織づくりに活用するデータ基盤としての役割が期待されています。

製品によって対応範囲は異なり、人事情報の管理を中心とするものもあれば、給与計算、勤怠管理、評価管理、タレントマネジメントまで対応するものもあります。

そのため、企業規模や導入目的に合わせて、自社に必要な機能を見極めることが大切です。

「人材の適材適所」は本当に実現できている？

・従業員の育成方法や、どこに配置すれば事業成長が加速するのかが分からない
・「なんとなく」や特定の人の勘に頼った配置から脱却したい
↓
従業員のスキルを可視化し、組織の課題を可視化。評価・育成記録まで一元管理し、データに基づいた配置を実現
⇒デモ画面付き解説資料のダウンロード(無料)はこちら

人事情報システムが求められる背景

人事情報システムが求められる背景には、労働市場の変化や急速なテクノロジーの進化に伴う経営戦略の変化などが挙げられます。

特に、労働力人口の減少により限られた人員で業務を遂行するためには、従業員一人ひとりのパフォーマンスを最大化する必要があります。そのためには、一人ひとりのスキルや経験を生かしながら、労働市場や事業環境の変化に合わせた柔軟な人員配置を行うことが重要です。

従来の人事業務では、担当者の勘や経験に頼って判断する場面も少なくありませんでした。人事データを活用することで、従業員のスキルや経験、評価、配置状況などを客観的に把握し、根拠に基づいた人事施策を検討しやすくなります。

人事情報システムの主な機能

人事情報システムには、従業員情報の管理だけでなく、人材配置・異動、評価運用、労務管理システムとの連携、データ分析などを支援する機能があります。

ここでは、人事情報システムに搭載される主な機能を解説します。

人事情報の一元管理機能

人事情報システムの基本となるのが、従業員情報を一元管理する機能です。

従業員の氏名、住所、連絡先、所属、役職、雇用形態などの基本情報をシステム上に集約し、人事部門が必要な情報をリアルタイムで確認できる環境を構築します。

人事情報システムで人材データベースを作成すれば、異動履歴、評価情報、面談記録、スキル、資格、研修履歴など、更新頻度の高い情報も一元管理しやすくなります。

結婚や引越し、組織変更、異動などに伴う情報更新も、抜けもれなくシステム上で対応しやすくなり、管理業務の属人化を防ぎやすくなります。

組織図・配置管理機能

組織図・配置管理機能は、従業員の所属や役職、雇用形態などの情報をもとに、組織構成を可視化する機能です。

部門ごとの人員数や役職構成を確認できるため、現在の配置状況を把握しやすくなります。

人材情報と組織図を組み合わせることで、異動や昇格、後任候補の検討にも活用できます。

経験、スキル、評価、異動履歴などを確認しながら配置を検討できるため、人事担当者や管理職の感覚や一部の情報だけに頼らない人材配置を進めやすくなります。

＜関連記事＞
・組織図の作り方とポイントは？種類やメリット・デメリットを解説

人事評価・目標管理機能

人事情報システムやタレントマネジメントシステムには、人事評価や目標管理を支援する機能があります。

評価シートのテンプレートを作成したり、既存の評価制度に合わせて評価項目や承認フローをシステム上で運用したりできます。

目標管理機能では、MBOやOKRなど、自社で採用している制度に合わせて目標設定や進捗管理が可能です。

評価者と被評価者のやり取りや評価履歴を蓄積できるため、評価業務の進行状況を把握しやすくなります。

勤怠・給与システムとの連携機能

人事情報システムには、勤怠管理や給与計算などの労務管理システムと連携できる機能もあります。

労務業務で行う入社手続き、日々の勤怠管理、有給休暇の申請、給与計算、給与明細の発行、退職手続きなどの情報を人事情報システムに連携することで、従業員情報をより広く管理できます。

人事情報と労務情報が分断されていると、同じ情報を手作業で何度もシステムに入力したり、更新漏れが発生したりする可能性があります。

システム連携機能によって、入社から退職までの情報を一貫して管理しやすくなり、人事・労務業務の効率化につながります。

レポート・分析・データ可視化機能

レポート・分析・データ可視化機能は、人事情報を集計し、組織や人材の状況を把握しやすくする機能です。

従業員数、評価結果、スキル、サーベイ、1on1、離職状況などのデータを可視化することで、人事施策の検討に活用できます。

例えば、HRMOSタレントマネジメントには、従業員データ、目標管理・評価データ、サーベイ、1on1などの情報をダッシュボード化できる機能があります。

外部システムで管理している営業データや人事データもCSVで取り込み、分析に活用できます。

プリセットの項目だけでなく、自社の経営課題や人事課題に合わせたダッシュボードを作成できる点も特徴です。

全社の人的資本の可視化、活躍人材や育成候補の定期的な確認、採用・オンボーディング状況の分析など、具体的な対策を検討するための情報整理に役立ちます。

その評価業務、人事担当者の負担になっていませんか？

評価の配布・回収・進捗管理を効率化し、公平な評価運用を支援する仕組みが分かります。
⇒タレントマネジメントシステムのことが分かる資料ダウンロード

人事情報システムを導入する5つのメリット

人事情報システムを導入すると、人事業務の効率化だけでなく、人材データを活用した配置・育成・評価の高度化にもつなげやすくなります。

ここでは、企業が人事情報システムを導入する主なメリットを5つに分けて解説します。

①人事情報の一元管理と業務効率化

人事情報システムを導入する大きなメリットは、従業員情報を一元管理できることです。

従業員の細かな個人情報をシステム上で管理すれば、情報の確認や更新にかかる手間を削減できます。

また、従業員の住所変更、身上変更などをワークフロー化できる人事情報システムを活用すれば、申請から承認までの状況が可視化され、紙やメールでのやり取りに比べて、対応漏れや確認漏れを防ぎやすくなります。

他にも、従業員がマイページから自身の情報を更新できる人事情報システムを導入すれば、人事部門が個別に情報を回収する負担も軽減できます。

表計算ソフトや紙の管理から切り替えて、入力ミスや更新漏れのリスクを抑え、業務の属人化を防ぐとよいでしょう。

②データに基づく戦略人事の実現

人事情報システムは、業務効率化だけでなく、データに基づく人材活用にも役立ちます。

評価、スキル、資格、経験、キャリア志向などの情報を蓄積することで、組織内にどのような人材がいるのかを把握しやすくなるためです。

蓄積した人材データは、人材配置、育成計画、幹部候補の検討、組織課題の把握など、さまざまな場面で活用できます。

過去の情報を集計するだけでなく、将来の人材需要やスキル不足を見立てるための材料としても有用でしょう。

採用、育成、配置、評価まで含めて戦略的に人材を活用したい場合は、タレントマネジメントシステムの導入も選択肢になります。

人材情報を分析し、組織の状態や人材の可能性を把握することで、勘や経験だけに頼らない人事施策を検討しやすくなります。

＜関連記事＞
・戦略人事とは？定義から事例、フレームワークまで徹底解説

③権限管理やログ管理によるガバナンス強化

人事情報には、住所、家族情報、評価、給与、異動履歴など、機密性の高い個人情報が多く含まれます。

そのため、人事情報システムを導入する際は、必要な人だけが必要な情報にアクセスできる状態を整えることが欠かせません。

権限管理機能があれば、役職、部署、担当業務に応じて閲覧・編集できる範囲を設定できます。

例えば、現場管理者は自部署のメンバー情報のみ確認し、給与や評価の詳細は人事部門だけが扱うといった運用が可能です。

ログ管理機能を活用すれば、誰が、いつ、どの情報を閲覧・更新したのかを確認できます。

人事情報の取り扱いを可視化することで、不正アクセスや誤操作の抑止につながり、内部統制を強化できます。

④人事業務のペーパーレス化・コスト削減

人事情報システムを導入すると、紙の書類や表計算ソフトで行っていた業務をデジタル化できる点がメリットです。

申請書、評価シート、面談記録、従業員情報の変更届などをペーパーレス化すれば、印刷、配布、回収、保管にかかる手間を削減できます。

ペーパーレス化は、印刷費や郵送費、保管スペースの削減にもつながります。

人事部門だけでなく、申請する従業員や承認する管理職にとっても、書類の受け渡しや確認の負担を減らせるのは魅力です。

実際に、採用管理システムの導入により、候補者情報の閲覧や面接評価シートの入力・共有をシステムに集約し、紙の回覧をなくした企業事例もあります。

人事情報を扱う業務をデジタル化することで、作業時間と物理コストの両方を見直すとよいでしょう。

⑤法改正・人的資本開示に向けたデータ整備を進めやすい

人事領域では、育児・介護休業、女性活躍推進、人的資本開示など、企業に求められる情報公表やデータ管理の範囲が広がっています。

制度変更に対応するには、必要な人事データをすぐに確認・集計できる状態を整えておく必要があります。

例えば、男性労働者の育児休業取得状況の公表義務は、2025年4月から従業員300人超の企業にも対象が拡大されました。

また、女性活躍推進法に基づく情報公表項目や対象企業の範囲は見直しが行われているため、男女間賃金差異や女性管理職比率などのデータを管理できる体制を整えておくことが重要です。

人的資本開示についても、有価証券報告書で人材育成方針や社内環境整備方針、多様性に関する指標などの開示が求められるようになっています。

人事情報システムでデータを整備しておけば、これらの法改正や開示対応のたびに情報を集め直す負担を減らしやすくなります。

導入前に知っておきたいデメリット・注意点

人事情報システムには多くのメリットがある一方で、導入すればすぐに成果が出るわけではありません。

費用、運用体制、セキュリティの観点から、導入前に確認しておきたい注意点を解説します。

導入・運用コストの発生

人事情報システムを導入する際は、初期費用や月額利用料などのコストが発生します。

製品によっては、アカウント数や利用機能、データ容量、サポート内容によって費用が変わるため、自社に必要な範囲を見極めることが必要です。

また、費用はシステム利用料だけにとどまりません。

既存データの移行、項目設計、評価シートやワークフローの設定、従業員への案内などにも人的な工数（コスト）がかかります。

導入前には、金額だけでなく、社内で発生する作業負担も含めて検討することが大切です。

特に、スキルマップや評価項目を細かく設計しすぎると、運用開始後の更新が負担になる場合があります。

入力されない項目や活用されないデータが増えると、せっかく導入したシステムが形骸化するおそれがあるため注意しましょう。

システム定着までの時間と工数

人事情報システムは、導入して終わりではなく、社内に定着させるまでの運用設計が欠かせません。

人事部門だけでなく、現場管理者や従業員が使う機能もあるため、利用ルールや入力タイミングを明確にしておく必要があります。

例えば、評価入力、1on1記録、スキル情報の更新、異動希望の申請などは、現場の協力が不可欠です。

使い方が分かりにくい、入力項目が多すぎるなど、想定される課題をあらかじめ洗い出し、対策を検討しましょう。

なお、導入初期は、対象機能を絞って運用を始める方法もあります。

最初からすべての情報を完璧に管理しようとするよりも、活用目的を明確にし、更新頻度や責任者を決めながら段階的に定着させることが現実的です。

厳重なセキュリティ対策が不可欠

人事情報システムでは、住所、家族情報、給与、評価、健康情報など、機密性の高い個人情報を扱います。

システムを導入するだけで安全になるわけではなく、社内の運用ルールとあわせて管理体制を整える必要があります。

特に注意したいのが、権限設定とアカウント管理です。部署や役職、業務内容に応じて閲覧・編集できる範囲を設定し、異動や退職があった場合は速やかに権限を見直す必要があります。

また、データをCSVなどで出力した後の管理にも注意が必要です。システム上では権限管理やログ管理ができていても、出力後のファイルが共有フォルダや個人PCに残れば、管理の範囲外で情報が広がる可能性があります。

クラウド型のシステムを選ぶ場合は、ベンダーのセキュリティ体制も確認しましょう。

アクセス制御、ログ管理、通信の暗号化、バックアップ体制、障害時の対応、第三者認証の取得状況などを確認したうえで、自社の情報管理ルールに合うかを判断することが大切です。

あなたの1on1、部下の成長につながっていますか？

・1on1の進め方
・部下との会話に困らないテーマ例
・業務習熟度別でのコミュニケーション方法
⇒1on1を効果的に進める解説資料のダウンロード(無料)はこちら

自社にあった人事情報システムを選ぶための6つのポイント

人事情報システムにもさまざまな種類があるため、自社にあったものを見極めることが重要です。ここでは、自社にあった人事情報システムを選ぶための6つのポイントをご紹介します。

①導入目的と解決したい課題の明確化

人事情報システムを選ぶ前に、まず「何のために導入するのか」を社内で言語化しましょう。

人事情報の一元管理をしたいのか、評価運用を効率化したいのか、人材配置や育成にデータを活用したいのかによって、必要な機能は変わります。

あわせて、自社で管理したい情報の範囲も整理しておくことが大切です。

基本情報、異動履歴、評価、スキル、資格、面談記録、サーベイ結果など、どのデータをシステム上で扱うのかを決めておくと、製品選定の軸が明確になります。

現場や管理職がどのように利用するかも含めて、導入後の運用を具体的に想定しておきましょう。

②自社の規模・業種に合っているか

人事情報システムは、自社の規模や業種に合っているかも確認が必要です。

従業員数、拠点数、雇用形態の種類、海外拠点の有無などによって、管理すべき情報量や必要な機能は変わります。

例えば、拠点や部署ごとに人事情報の管理方法が異なる企業では、導入前に項目名や入力ルールを整理しておく必要があります。

多言語対応やグループ会社管理が必要な場合は、標準機能で対応できるか、追加設定が必要かも確認しましょう。

コスト面では、初期費用や月額費用だけでなく、従業員数に応じた課金、利用機能ごとのプラン、サポート費用なども比較する必要があります。

現在の規模だけでなく、今後の採用計画や組織拡大も踏まえて、無理なく運用できるシステムを選びましょう。

③クラウド型かオンプレミス型か

人事情報システムを選ぶ際は、クラウド型とオンプレミス型のどちらが自社に合うかを確認しましょう。運用形態の違いは、導入コスト、運用負担、カスタマイズ性に大きく影響します。

クラウド型は、ベンダーが提供するシステムをインターネット経由で利用する形態です。

自社でサーバーを用意する必要がなく、比較的短期間で導入しやすい点が特徴で、アップデートや保守もベンダー側で対応することが多いため、社内の管理負担を抑えやすくなります。

一方、オンプレミス型は、自社でサーバーやネットワーク環境を用意し、システムを構築・運用する形態です。

自社の業務フローやセキュリティポリシーに合わせて設計しやすい反面、初期費用や保守運用の負担は大きくなりやすい傾向があります。

どちらの形態を選ぶ場合でも、自社の情報管理ルールに合うかを見極めることが大切です。

④サポートの充実度

初めて人事情報システムを導入する企業ほど、サポート体制を入念に確認しましょう。

初期設定、データ移行、項目設計、権限設定など、導入時には社内だけで判断しにくい作業が発生するためです。

単に問い合わせ窓口の有無を確認するだけでなく、導入時の課題整理、蓄積するデータ項目の設計、機能・操作のレクチャー、運用開始後の活用提案まで支援してもらえるか見ておきましょう。

例えば、HRMOSタレントマネジメントでは、1社に1名の専任サポートがつき、初期設定から運用中の活用まで伴走します。

導入時には、課題整理やデータ項目の設計、基本データの入力確認、機能説明などの支援を受けられます。

その他にも、ナレッジサイトや個別セミナー、データ分析支援の有無も、選定時に確認しておきたいポイントです。

⑤既存システムとの連携性

人事情報システムは、単体で完結するケースばかりではありません。

勤怠管理、給与計算、労務管理、採用管理、経費精算など、既存システムと連携して利用することで、人事情報をより活用しやすくなります。

連携できない場合、同じ情報を複数のシステムに入力する必要があり、更新漏れや入力ミスが発生しやすくなります。

特に、入退社情報、所属、役職、雇用形態、勤怠実績、評価結果などは、事前に連携可否を確認しておきましょう。

確認する際は、API連携に対応しているか、CSVで取り込み・出力できるか、一つのデータベースに一元化されているかなどを確認します。

現在利用しているシステム名をもとに、ベンダーへ具体的な連携方法を確認しておくと安心です。

⑥可視化・活用のしやすさ

人事情報システムを選ぶ際は、人事データの「可視化／活用のしやすさ」も大切です。従業員データを集めるだけではなく、配置、育成、評価、組織分析などに活用してこそ意味があるためです。

確認したいポイントは、主に「項目数」「データの質」「履歴」「抽出」の4つです。

まず、企業によって管理したいデータ項目は異なるため、項目を柔軟に追加・細分化できるかを確認しましょう。項目の追加に大きなコストや手間がかかる場合、導入後の運用負担が増える可能性があります。

次に、データの質を維持しやすいかも重要です。最新情報を柔軟に更新できるか、変更履歴を残せるか、入力ルールを整えられるかを確認します。

また、過去データの履歴管理ができれば、従業員のスキルや評価、異動履歴などの変化を時系列で把握しやすくなります。データの推移を確認できることで、人材育成や配置の検討にも活用しやすくなります。

最後に、必要なデータを柔軟に検索・抽出・出力できるかも確認しましょう。検索性が低かったり、必要な形式で出力できなかったりすると、せっかく蓄積した人事データを活用しにくくなります。

上記の4項目以外にも、人事情報システムの可視化、活用のしやすさを見極めるためには、次のポイントを併せて確認しましょう。

・データの項目を柔軟に追加できるか

・過去のデータの履歴を管理できるか

・常に最新かつ質の高いデータを保持できるか　など

なお、将来的に人事データとAI活用を組み合わせて、「評価の甘辛傾向の検知」や「適正配置のシミュレーション」を実行したい場合は、人事情報システムで高度なデータ基盤を構築することが重要です。上記で説明した「項目数」「質」「履歴」「抽出」の4つを意識しながら、人事データを継続的に一元管理していきましょう。