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こんにちは。「HRMOS（ハーモス）タレントマネジメント」のHRMOS TREND編集部です。
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日本企業では特に社員を最も重要な「財産」と位置づけ、さまざまな経験を通して必要なスキルや考え方を身につけさせ、組織内のどのポジションでも活躍できる人材に育て上げるという考えが根強いものです。会社や職場を取り巻く状況によって求められる職業能力が左右されやすいため、研修や人材育成が重要視されています。 この記事では、OJTとOFF-JTについて、その違いやメリット・デメリット、日本の状況等を人材育成の観点で解説します。
hrmos.coOJT・OFF-JTとは？
研修の方法は、大きく分けて2つあります。1つはOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）、もう1つはOFF-JT（オフ・ザ・ジョブ・トレーニング）です。2つの違いを理解し、それぞれの目的に応じて活用することが、効果的な人材育成には欠かせません。それぞれの研修方法はどのようなものなのでしょうか。詳しく見ていきます。
hrmos.coOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）
OJT（On the Job Training）とは、教育担当者の指導のもと、実際の職場で実務経験を積みながら、さまざまな業務知識を習得していく研修方法です。経験豊富な上司や部署の先輩が講師となり、通常の業務の中で実施されます。研修を通じて、マニュアルにはない実践的な知識やスキルを習得する機会を得ることができます。この研修方法の目的は、研修生が実際に業務を通じて学んだ知識をアウトプットさせることであり、正しいスタートを切ることを期待するものです。
また、OJTの特徴として、トレーナーとトレーニーとの関係がより密接になることが挙げられます。トレーナーが直接質問をしたり、部署内でトレーニー同士がコミュニケーションをとったりする機会を持つことができます。しかし、トレーナーが通常業務を行いながら指導している場合、十分な時間が取れないことがあります。しっかりとした指標を示すためにも、人手不足の部署や繁忙期の部署からトレーナーをアサインすることは避けましょう。
OFF-JT（オフ・ザ・ジョブ・トレーニング）
OFF-JTとは、社内のトレーナーや外注の講師が行う研修の1つです。研修を通じて、ビジネススキルの向上や業務遂行に必要な組織の倫理観の理解などが期待されます。この手法の効率的な要素のひとつは、同じ場所にいる従業員に対して平等なトレーニングを行うことです。また、OJTが業務に関する知識の習得に偏りがちなのに対し、OFF-JTは講義を通じて幅広い知識を身につけることができます。このようなメリットがありますが、講師への委託費用や会場を借りる費用などがデメリットとなることも、この研修を実施する際には考慮する必要があるでしょう。
OJTとOFF-JTのメリットとデメリット
基本的にOJTは、会社内で仕事に必要な要素について教えること、OFF-JTは、トレーニング専用の拠点で実施されるという点で大きな違いがありました。人材育成における研修という点では同じでも、それぞれの方法が異なるように、メリットとデメリットにも特徴があります。OJTとOFF-JTには、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。
OJTのメリット
①本質的に非常にシンプル
この方法は、特に自社にしか焦点を当てていないため、そのトレーニングプロセスは非常にシンプルです。実験プロセスを通じて学ぶことができ、トレーニングのための正式な教室や教師は必要ありません。
②コスト的にも有利
正式な研修会社や研修生が必要ないため、最もコスト的に有利であり、従業員に教える時間を節約することができます。
③職場が学習センターである
職場そのものが学習センターであり、実体験が提供されるため、職場そのものが学習センターとして機能します。
④リアルタイムの実践
従業員が学ぶ機会を得るだけでなく、時間の経過とともに犯した間違いを修正し、将来的にこれらの間違いを確実に防止することができます。この点は、経営学の父であるウォルターが、タスク分析型トレーニングシステム（TATS）モデルを導入し、「さまざまな製造現場に適用できる構造化されたOJTプログラムを開発、実施、評価するためのパフォーマンスベースのアプローチ」と定義したことからも証明されています。
OJTのデメリット
①低い生産性率が発生する
研修生や従業員は、研修のために実際の作業現場に連れて行かれるため、必要なスキルを習得し、学習する過程でしかありません。その結果、組織としての生産性が低下します。
②生産上のミスも発生する
当該社員が会社の日常的な生産活動に一切関与しないため、生産活動全般でミスが発生する可能性が高いです。一方、熟練したトレーナーによって生産された商品は、質的にも優れています。
③金銭的、物理的にコストがかかる
OJTは、労働者が継続的な訓練活動によって苦痛を受けるという意味でコストが高く、学習した訓練生が生産する商品はかなり質が落ち、商品を永久に破損させる可能性があります。
④トラブルや事故の可能性が高まる
研修生がまだ学習段階にあるため、日常の作業工程でトラブルや事故が起こるかもしれません。また、研修生と監督者の両方が邪魔をするため、既存のベテラン作業員が迷惑を被る可能性があります。
OFF-JTのメリット
①教室での授業に近い
OFF-JTの最大のメリットは、大人数に使えることと、一人当たりの研修コストが非常に低く抑えられることです。また、同じ教材を連続して使用することもできます。
②オーディオビジュアル法で分かりやすい
ショートフィルム、映像、ビデオクリップ、パワーポイントのプレゼンテーションなどを利用することで、企業の必要性を分かりやすく分解し、簡単かつ徹底的に周知させることができます。また、視聴覚教材はパッケージとして従業員に配布されるので、従業員も自宅でのトレーニングによって自ら実践することができます。
③ミスのない生産率
社員は社外で、しかも通常の勤務時間内にトレーニングを受けるため、日常的な会社の雑務に巻き込まれることはありません。従業員は仕事の緊張から解放され、元の仕事に戻ってきたときには、ミスのない高い生産率を発揮することができます。
④コストと時間の節約
一度に多くの従業員を訓練できるため、経済的な面でも安定しやすいです。
また、膨大な量の情報が短期間に処理され、カプセル化され、様々な次元で会社のあらゆる側面をカバーすることができます。
⑤高い生産性が維持される
トレーニングを受けた社員は、元の仕事に戻されるため、常に高い生産性を維持することができます。
OFF-JTのデメリット
①職場から完全に離されてしまう
コース期間全体が職場から完全に離された場所で行われるため、実際の仕事が始まると、従業員は会社の要件や実務上のニーズに自分を合わせることが難しくなる可能性があります。また、トレーニングは人工的なものであり、日常的な問題を解決するための効率的なガイドとなるような実践的な経験を与えるものではありません。
②実際の場面では効果がない可能性がある
現実には、トレーニングは効果的であるかもしれないし、そうでないかもしれません。人工的な教室は冗長に見えるかもしれないし、会社の現実的な設備は脅威となりうるし、不在中に何か変化があった場合、従業員にとってはかなり不慣れなものに感じるでしょう。また、研修が高額で不当に会社に負担をかけるものであれば、研修を長引かせる意味はありません。
③品質が低下する可能性がある
研修会社や講師が、現代の実務やシナリオに対応できていなかったり、講師側のモチベーションが低かったりすると、結果的に質が低下し、せっかくの資金と時間を無駄にしてしまう可能性があります。
④生産に支障をきたす可能性がある
一定数の社員が不在の間、生産がストップすることはありませんが、研修中の社員の本来の仕事を他の社員が分担することになるため、生産率は低下しやすいです。社員にとって余分な仕事が発生することになり、生産が滞ることになります。
日本における企業の人材育成と研修
大企業ほどOJTを実施
日本企業の社内教育・訓練はどのように行われているのでしょうか。厚生労働省が毎年実施している「職業能力開発基本調査」によると、2016年は回答企業の74.0％が正社員に対してOFF-JTを実施しています。企業規模によって実施傾向に大きな差があり、30～49人規模の企業に所属する事業者が正社員に対してOFF-JTを実施しているのは54.5％であるのに対し、1000人以上の企業に所属する事業者は85.8％と高い数値です。OJTは大企業ほどよく実施されており、59.6%の企業が正社員に対して「計画的なOJT」と呼ばれるOJTを実施しています。
計画的OJTとは、教育担当者、教育を受ける従業員、当該教育の期間や内容などの詳細を定めたプログラムに基づき実施される教育訓練のことです（厚生労働省2016年）。このような計画的なOJTの実施傾向は、企業規模によって顕著な差が見られます。
社内教育・研修の現状
30〜49人規模の企業に所属する企業では、正社員に対して計画的なOJTを実施している企業は39.0％、1000人以上の企業に所属する企業では76.5％でした。ここで、別の調査結果を見て、企業の社内教育・研修の現状を詳しく探ってみましょう。独立行政法人労働政策研究・研修機構が2016年に実施した「人材育成・社内教育研修・キャリアマネジメントに関するアンケート調査」（以下、「JILPT調査2016」）では、300人以上の企業で働く一般社員に対して、普段の業務の中でどのような場面で自分の能力向上につながるような経験をしたかを尋ねています。
このアンケートでは、従業員から見て、上司や同僚との日常的なやりとりやコミュニケーションが、職業能力開発の主な源泉になっていることがわかります。どのような場面で「よく経験する」と回答したかというと「上司から仕事に関する指導や助言を受ける」（30.7%）が最も多く「上司や同僚の仕事の進め方を見て学ぶ」（22.4%）「本やマニュアルを見て仕事の進め方を学ぶ」（14.4%）「本やマニュアルを読む」（14.5％）と続きます。では、そのような体験はどのようなものだったのでしょうか。
現在の仕事や働き方の中で、仕事に役立つ技術や知識を得るための学習機会（以下、学習機会）に満足しているかどうかで分けると、次のような結果になりました。「上司から仕事に関する指導や助言を受けること」を通じて学習機会を得ることが多いという回答は、満足している人の4割近くにのぼり、満足していない人より15ポイント多くなっています。また、「上司や同僚の仕事への取り組み方を見て学ぶことが多い」と回答した人の割合は、満足している人のほうが10ポイント以上高いです。
管理職は能力開発において重要な役割を担っている
所属部署の上司は、社員のスキルアップに大きな影響
「上司から仕事上の指導や助言を受ける」「上司や同僚の仕事ぶりを見て学ぶ」機会が頻繁にあると回答した人の割合は、満足している人のほうが満足していない人よりも顕著に高い結果となっています。このことから、従業員が働く場所や所属する部署が、職業能力開発やキャリア形成に大きな影響を及ぼしていることが考えられるでしょう。その中でも、所属部署の上司は、社員のスキルアップに特に大きな影響を与えるようです。
従業員の上司の進める人材育成への評価
「JILPT調査2016」の回答をもとに、勤務先での学習機会に満足している回答者（正社員）と勤務先でのキャリア形成に満足している回答者の割合を、それぞれ所属部署の上司から受けた支援・指導に満足している社員とそうでない社員に分けて見ると、学習機会については、上司からの支援・指導に満足している人の割合が5割を超えているのに対して、満足していない人の割合は3割以下となっています。また、進路については、上司の支援・指導に満足している人の割合が3割程度であるのに対し、満足していない人の割合は1割未満となっています。上司が進める人材育成・能力開発活動は、従業員からどのように評価されているのでしょうか。
「JILPT調査2016」では、正社員に対して、上司から自身の能力開発のためにどのような支援を受けているかを尋ねています。上司から受けた支援や指導に満足しているかどうかで回答者を分けて見ると、すべての項目で、そうした支援や指導に満足しているかどうかによって、回答率に顕著な差が生じています。特に「上司から仕事の進め方についてアドバイスを受ける」（回答率36.5ポイント差、以下同）項目でその差が顕著です。
日本における教育・研修に影響を及ぼす問題
上司が行う人材育成について、社員が認識している課題を、上司の支援・指導に満足しているかどうかで集計したものもあります。上司の支援・指導に満足していない回答者は、上司の能力開発への関心の低さや、上司の知識・ノウハウの不足を指摘する傾向が、満足している回答者と比べて特に顕著に表れており、上司の支援・指導に満足している回答者に比べて、特に顕著です。縮小傾向として、こうした支援・指導に満足している回答者の4割近くが「上司の負担が大きい」ことを懸念しています。これは、上司の支援・指導に満足していない回答者の割合と比較すると、圧倒的に多いです。
さらに、上司の支援・指導に満足しているかどうかに関わらず「上司が人材育成・能力開発を進める時間がない」という選択肢の割合が最も高くなっています。これは、日本企業における教育・研修に影響を及ぼす問題を明確に示していると考えてよいでしょう。
雇用形態による社内教育・研修の機会の違い
日本の企業内教育・研修の課題は、正社員の教育・研修環境に加え、正社員と非正社員の企業内教育・研修機会の状況にも見出すことができます。人材育成基本調査（厚生労働省2016年）によると、正社員に対して計画的にOJTを実施している事業者が約6割であるのに対し、非正社員に対して実施している事業者の割合は30.3％と、正社員に対して実施している事業者の半数にとどまっています。同様に、OFF-JTの場合も、大きなギャップがあります。実は非正規社員向けのOFF-JTを実施している事業者は37.0％に過ぎないのに対して、正規社員向けは7割を超えているのです。
非正規社員の教育・研修の機会が正規社員に比べて著しく少ないのは、非正規社員が担当する業務の内容や教育・研修の内容などを考慮した、企業の合理的な判断・行動と見ることができます。非正規社員が担当する業務の内容や、正社員よりも勤続年数が短い傾向にあることなどに照らして、企業の合理的な判断・行動と考えられるでしょう。日本では、非正規社員が全雇用者の4割近くを占めています。非正規社員の社内教育・研修の機会を充実させるためにどのようなプロセスが必要か、あるいは企業内教育・研修やキャリア形成に代わる新たな教育・研修やキャリア形成をどのようなアプローチで展開するかは、社会的に重要な課題といえます。
意図的なOJTが求められている
異文化が混在する多文化企業では、業務時間中にスキルや考え方を伝承して後輩を育てることが先輩の役割の一つであると考える人は少なくないでしょう。だから、このような環境ではOJTが自然に機能しないのです。一方、多文化共生企業では、新入社員はできるだけ早く戦力になることが求められており、OJTはそのための最も有効な手段だと考えています。戦略的な教育体系を構築するための「意図的なOJT」とはどのようなものなのでしょうか。
“あるべき姿（ゴール）”からの逆算による計画立案
「意図的なOJT」を行ううえで、新入社員一人ひとりの研修計画を立てることは不可欠です。しかし、その計画書に研修内容を詰め込むだけでは「意図的なOJT」とは言えません。単なるサポートに過ぎないのです。「いつまでに何をするのか」を決め、そこから逆算して、必要な知識やスキルを洗い出し、スケジュールを組む」ということが戦略的トレーニングプランとして効果的である可能性があります。
OJTの担当者はプロデューサーであるべき
OJTの担当者を決めることは、部下育成の第一歩です。ただし、担当者に決まった人が育成のすべてを一人で抱え込んで苦しんでいてはいけません。内容によっては、他の先輩社員に新入社員の指導を依頼することも必要です。また、上司に頼んで研修の講義をしてもらうことも可能でしょう。進歩状況は常に直属の上司と共有する必要があります。そして、職場の全員がOJTによる部下の育成を自分事として考える環境を作ることが最も重要です。
このような状況で研修が進むにつれ、OJTの担当者は自分の役割の重要性を認識し、部下の成長を促すための心構えができたように感じたり、部下の指導に真剣に取り組まなければならないことを認識したりするでしょう。研修の後半では、自分のタイプや気をつけるべき点が見えてくるかもしれません。学んだことを職場で実践していこうとする気持ちを芽生えさせることが重要です。
研修で理解したことを意識して復習することや「聞く」「評価する」「認識する」のスキルを身につけること、あるいは、日常業務を遂行するうえで、自分自身にビジョンがないと本筋から外れてしまうことに気づくこともあるでしょう。研修に参加して、新入社員で不安や悩みを抱えていた頃を思い出したなら、同じような思いをしているであろう部下を思いやることができそうです。他の参加者がいれば、自分と同じような悩みを抱えていることを知り、安心することができます。
OFF-JTならE-ラーニングによる研修も
OFF-JTの1つとして、E-ラーニングに注目が集まっています。コロナ禍以降、ワークスタイルと同じように人材育成の方法も変化しており、さまざまなメリットがあることから、導入する企業が増えているのです。たとえば、受講者は空き時間を活用することができ、特定の場所や時間に取り組む必要がなく、いつでもどこでも学習することができます。また、インタラクティブな学習により、何度も繰り返し受講することができるため、より深い知識を得られるのもメリットです。会場費、講師費、配布資料の印刷費など、さまざまな面で企業の負担を軽減できることも、E-ラーニングが効果的な研修方法として選ばれる理由でしょう。
このように、E-ラーニングやLMS（Learning Management System）は、受講者にとっても企業にとっても、研修に大きな効果をもたらします。もちろん、企業によっては、オンライン学習よりも対面での研修を重視するところもあります。そのため、企業の目的や将来像に応じて、それぞれの方法を組み合わせていくことが必要です。変化しやすい社会情勢の中、人材育成をできるだけオンラインで効率的に行いたいと考えている経営者や担当者は少なくありません。さまざまな企業で導入が進んでいるE-ラーニング研修のポイントについて見ていきましょう。
成功する3つのポイント
研修を成功させるための3つのポイントを解説します。
研修を行う上で最も重要なことは、目的を明確にすることです。これがないと、目標から離れた内容になってしまい、社員のエンゲージメントの向上が期待できません。目的は抽象的なものではなく、知識やスキルを高めるような具体的なものであるべきです。さらに、エンゲージメントの高さは、職場におけるモチベーションを高める役割も果たします。具体的な目標設定の例としては「スキルを磨く」よりも「営業力を高めるためのコミュニケーションスキルを身につける」の方が望ましいでしょう。具体的であればあるほど、より良い結果が期待できます。
社員の能力・スキルによって、戦略は異なります。新入社員であれば、新卒と中途では違いがあるはずです。研修生に必要な要素は何か、不足しているスキルをどう補うか、組織内に新入社員の適切な教育担当者はいないのか、外注講師の可能性も含め、自組織の状況を確認します。
研修は実施して終わりではありません。研修をより効果的なものにするためには、受講後のフォローアップが必要です。受講者の中には、自分のスキルや知識に不安を感じている人もいるでしょうし、研修後も緊張している人もいるでしょう。不安を解消し、職場で能力を最大限に発揮できるよう、気持ちを聞いてあげてください。
まとめ
研修スキルのメリットとデメリットを理解しポジティブな人材育成を
OJTにもOFF-JTにもメリット・デメリットがあり、一概にどちらが効果的とは言えません。大切なのは、それぞれの特徴を比較し、メリットを最適化して、ニーズに合った研修を行うことです。人材育成のためには、研修の目的が最も重要です。目的は何なのか、自社は社員にどのようなスキルを身につけさせたいのかを明確にすることが成功のカギになるでしょう。
