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こんにちは。「HRMOS（ハーモス）タレントマネジメント」のHRMOS TREND編集部です。
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一般的に企業ではさまざまな種類の業務が遂行されています。事業活動で順調に収益を上げ続けるには、これらの進捗を滞らせないことが重要です。そのための取り組みとして、業務分掌を積極的に導入するケースが多くなりました。本記事では業務分掌の意味や職務分掌との違い、メリットやデメリット、規定の具体的な作り方なども解説していきます。
hrmos.co業務分掌とは？意味を解説
最初に、業務分掌がどのような意味なのか理解しておきましょう。
業務分掌の定義
厳密な定義は存在しませんが、一般的には業務の担当を明確にすることが該当します。担当する側の単位は部門やチーム、従業員などで、細分化のレベルは企業の方針次第です。とはいえ、大企業を中心として、たいていの場合は各従業員の担当まで決めています。これから導入を検討するなら、個人レベルまでブレイクダウンするつもりで臨むと良いでしょう。詳しいメリットは後述しますが、この規定を定めると責任の所在など、業務に関連するさまざまな事柄が明らかになります。この変化によって従業員は働きやすくなり、組織が受けるリスクの軽減にもつながるのです。
業務分掌が普及している背景
すでに業務分掌は多くの企業で実施されています。特に、いくつもの部門を抱えている大企業では常識といっても過言ではありません。一方、中小企業では正反対の方針で事業を進めているケースも見受けられます。従業員が少ないと、各自が臨機応変に業務を引き受ける状況になりやすいからです。継続的に手掛けている案件が少なく、新規の受注のたびに業務を割り振らざるを得ない場合もあります。よって、すべての企業にとって、業務分掌へのシフトが必ずしも正解とはいえません。しかし、長期的に見ると、ビジネスの安定に結びつきやすいことも事実です。そのような魅力もあるので、企業の規模にかかわらず導入するケースが多くなってきました。
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職務分掌・セグリゲーションとの違い
業務分掌について把握する際、他のビジネス用語と混同してしまう人がいます。以下にそのビジネス用語を挙げるので、何が異なるのか知っておきましょう。
職務分掌
ワードとしては最初の1文字が異なるだけですが、意味には大きな差があるので注意が必要です。前述のように、業務分掌はあくまでも業務を対象としています。一方、職務分掌の対象は文字どおり職務であり、個々の業務に焦点を当てたものではありません。代表取締役などの役割や権限を明確にすることが当てはまります。役職者に関して使われるケースが多いですが、一般的な部門や従業員の説明に用いられることも増えました。たとえば、人事部門には、採用や昇進の手続きをする権限が与えられています。これは職務分掌に基づいており、たとえ手続きの仕方が簡単でも、他の部門が実施することは不可能です。
セグリゲーション
セグリゲーションも業務分掌と混同されやすいビジネス用語の一つです。ニュアンスとしては職務分掌に近く、業務のフローにおける承認者と執行者の職責を明確にします。職務分掌と同様に役割や権限も明らかにしますが、目的が異なる点に注意しましょう。職務分掌は組織の運営を効率化するためのものであり、セグリゲーションは監視の機能を強化するために実施されます。職責などを細かく分離することで、ミスや不正の生じにくい組織づくりが目的です。業務の内容を軸としていない点が、業務分掌とは根本的に違っています。
業務分掌のメリット
さまざまな企業が業務分掌を導入しているのは、魅力が多いからです。ここでは代表的なメリットを以下に紹介していきます。
メリット1：業務をスムーズに遂行できる
業務を担当する以上、その部門や従業員には大きな責任が伴います。期限内に完了させるだけでなく、トラブルが起こったときは解決しなければなりません。担当が不明瞭なまま進めていると、納期に間に合わない状況になったり、トラブルが長引いたりする原因になりやすいです。責任の押し付け合いに発展するケースもあり、そうなると組織の信頼関係を損なう事態になりかねません。
業務ごとに担当を明確にしていれば、そのような事態になることを防げます。責任の所在が分かっているので、そこが主体となって早い段階で予防策を講じることも可能です。 ビジネスの形態によっては、複数の業務にまたがる形でトラブルが発生する場合もあります。トラブルの規模が大きいと、事業がストップしてしまうケースも珍しくありません。そのような状況でも、業務分掌が適切に行われていれば、各自が担当分の復旧に取り掛かることも容易です。再開までの時間が短縮され、事業全体が迅速に展開していくことを期待できます。
メリット2：不正のリスクを低減できる
業務分掌を実施した後は、業務と従業員の関連性が明白です。そのため、もし不正が疑われる業務を見つけた場合、容疑者の候補をすぐにリストアップできます。機密書類の改ざんや資金の横領などが行われても、理由や手口など細かく調査することは難しくありません。解決にかかる労力が短いことは魅力であり、不正を行おうとする従業員への抑止力としても機能します。実行した場合、容疑者として挙げられる可能性が高いと分かっているからです。
コンプライアンスが重視される現代のビジネスシーンにおいて、不正の発覚は社内での影響だけに留まりません。世間におけるブランドイメージの低下にもつながり、取引の停止や収益のダウンを招くケースもよくあります。そうなると、営業活動をいったん停止せざるを得ないケースもあるのです。つまり、1人の不正が組織全体に顕著なダメージを与えるリスクがあります。これらの防止や早期のリカバーが可能な点は、さまざまな企業にとって大きなメリットです。
メリット3：モチベーションの向上に繋がる
従業員が自分の役割を自覚できることもメリットの一つです。誰が何を担当するのか明らかになり、そちらに注力する意識を持てるようになります。他人任せの従業員が多い部門では、業務分掌によって一気に生産性が高まることも少なくありません。また、実直に仕事に取り組んできた人にも良い効果をもたらします。自分と他人の成果を混同されてしまう心配がないからです。仕事をこなせる人ほど、高い評価を正当に受けられるようになります。
もちろん、成果を出せない場合も、自分の実力や努力が足りていないとすぐに分かります。そういった厳しい一面もありますが、成長のための課題を見つけやすいという見方も可能です。そのような意識づけを促すことで、職場全体のモチベーションを高めていけます。
メリット4：業務の割り当てを最適化できる
業務の負担が一部の従業員やチームに集中しているケースがあります。業務分掌を実施すると、そのような状態を解消できる可能性が高いです。少なくとも、改善が必要な状態であることを察知できます。なぜなら、業務分掌を行うには、すべての業務に関して種類や量の把握が必要だからです。これらの情報を明らかにしてから、業務の担当を設定することが基本となっています。そして、現時点の担当に過度な偏りがあると分かれば、それを解消する方向で調整するのが一般的です
業務がバランスよく割り当てられることで、事業全体が効率よく進むようになります。さらに、事業拡大を検討する余地も生じやすいです。たとえば、業務に対してリソースが余っていると判明した部門は、新規のプロジェクトを命じれられる場合もあるでしょう。
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業務分掌のデメリット
これから業務分掌を導入するつもりなら、デメリットに関しても理解しておくことが大事です。そのうえで事前に対策を講じておくと、スムーズに運用をスタートできるでしょう。特に対策が必要なのは以下に挙げる3つのデメリットです。
デメリット1：フォローや連携を阻害する
業務分掌によって従業員が担当しなければならない業務が明らかになります。言い換えると、担当する必要がない業務も明確になるのです。そのような線引きがあると、自分の業務にしか関心を示さない従業員が多くなります。担当が不明瞭だからこそ、自分も協力したほうが良いと思える一面もあるというわけです。業務の割り当てが厳格になると、担当外の依頼は断固拒否しようとする従業員も見受けられます。その風潮が定着してしまうと、困っている人をフォローするという精神が育まれません。企業の仕事は連携して進めることが基本です。それは業務分掌を導入した後でも変わらないので注意しましょう。
業務分掌は互いのフォローを禁止しておらず、あくまでも各自の担当を決めるだけです。個人で取り組むことを推奨しているわけではないので、従業員が誤解しないように配慮する必要があります。実施前に説明会を開催して、周知徹底することが望ましいです。
デメリット2：イレギュラーに対する弱さがある
業務の種類が変わらない状況において、業務分掌は大きな効果を発揮します。あらかじめ定められたフローのうち、それぞれのステップを各担当者が進めていけるからです。一方、イレギュラーな業務に弱いというデメリットがあります。これまでの枠組みに当てはまらない種類だと、誰が担当するのか分からないので、放置されてしまうケースも多いです。特に人手不足の職場だと、全員が自分の担当外だと判断しやすくなります。イレギュラーな業務は少ないので発覚が遅れるケースも珍しくありません。大きなビジネスチャンスを逃す可能性もあるため、あらかじめ対策しておくことが大事です。
たとえば、各自の業務の幅を幅広く定めておくことも対策になります。そうすれば、イレギュラーな業務が発生しても、誰かの担当の範囲内に収まる可能性が高いです。また、情報共有の仕組みを充実させることも有効といえます。イレギュラーな業務を全員が認識できるようにすれば、誰が担当するのか方針を検討しやすくなるからです。
デメリット3：系統の制約による不自由がある
業務分掌を行えば、業務を遂行する従業員だけでなく、そのマネジメントを担当する上司も芋づる式に決まります。そして、その上司の承認を得なければ、業務を次に進められないような制約も発生しやすいです。管理職も視野が狭くなって、自分が担当する従業員にしか指示やアドバイスをしない状態になりかねません。このように、承認や指示の系統から柔軟性が損なわれるリスクがあります。承認待ちや指示待ちが頻繁に起こるようになり、業務のフローが滞りやすくなるのです。従業員の主体性を抑える原因にもなるので、代理の承認を可能にするなど、複数のフローを用意したほうが良いでしょう。
ただし、承認や指示の系統に柔軟性を持たせるほど、業務の境界も分かりづらくなっていきます。複数の従業員をマネジメントしている上司の場合、誰にどの業務を命じると良いのか迷いやすいです。担当があいまいになると業務分掌の意味がありません。そのため、ある程度は制約の不自由さも受け入れるなど、業務全体の効率を総合的に上げるバランス感覚が求められます。
業務分掌の規定・作り方
ここでは業務分掌を実施する方法について解説します。以下に挙げる4つのフェーズに分けて進めるのが一般的です。メリットの最大化とデメリットの最小化を意識して取り組みましょう。
フェーズ1：入念なヒアリングをする
まず業務に関する現状の体制をチェックしなければなりません。そのためには経営陣だけでなく、各部門で詳細なヒアリングを行うことが必要になります。管理職に話を聞いて業務の大まかなカテゴリを設定し、その下で働く従業員から詳細な作業について情報を得ましょう。業務をリストアップするにあたり、それぞれの関連性を明確にすることも大切なポイントです。ほとんどの業務は単独では成立しておらず、多かれ少なかれ他と関係があります。たとえば、部材を発注する従業員は、在庫管理の担当者からのデータが必要です。このような関連性の強い業務がある場合、連携を取りやすい従業員たちに割り当てなければなりません。
また、全体のフローを見渡し、各ステップの遂行にかかる時間も見積もります。最初のほうの業務で時間がかかりすぎると、生産性が大きく損なわれる要因になりやすいです。よって、ボトルネックが生じないように、負担が大きな業務は細分化して担当させます。そのため、各部門のリソースを明確にする作業も進めなければなりません。
フェーズ2：部門単位の設定をする
フェーズ1で得られた情報を用いて、各部門が担当する業務を定めていきます。この段階では、まだ個別の従業員について考える必要はありません。記入欄のある組織図を用意して書き込んでいきましょう。業務の時間や負担の大きさなど、できるだけ詳しいデータを記入することが大事です。各部門の責任や権限を明確にする作業もこの段階で行います。それらが特定の部門に集中することは避けなければなりません。業務のフローとして上流と下流の区別はありますが、立場に上下関係をつくると不公平感が生まれてしまいます。そのような構成になると、従業員のモチベーションが下がるので気を付けましょう。
業務の種類や量を考慮して適切に割り振り、それに見合うだけの責任と権限を与えます。もちろん、業務は現状の担当分がベースになりますが、偏りがあるならこの時点で解消することも大事です。部門間に偏りが残っていると、従業員ごとの割り当てにも影響が出てしまいます。各部門のリソースを踏まえて、誰もが納得できる調整を行うことが不可欠です。
フェーズ3：従業員単位の設定をする
フェーズ2で部門単位の設定を終えたら、次に行うのは従業員を単位とする担当の検討です。従業員のスキルや実績などを参照し、まず担当できる範囲を慎重に考えましょう。実力に見合わない業務を任せると、それが原因で部門全体に支障が出かねません。また、実力がある人に簡単な仕事を任せるのはリソースの無駄です。よって、各部門における適材適所がとても重要なポイントになります。さらに、業務とセットの形で責任や権限も付与します。各従業員に裁量を与えて、それぞれが主体的に業務を進められるようにするのです。
現状に問題がなければ、従来の業務を継続してもらい、線引きを明確にするだけで済むケースもあります。しかし、ベストといえない状況なら、再割り当てを前提として見直さなければなりません。場合によっては、素質を見込んで未経験の業務を命じられる従業員もいるでしょう。そのような場合は不信感を抱かせないように、判断の理由を分かりやすく説明することが大切です。本人の意向を確かめるために、面談を実施するという方法もあります。
フェーズ4：仕上げとアナウンスをする
ここまでの情報を資料にまとめて、社内の規定として仕上げます。責任や権限の所在も明示して、あいまいな部分を残さないことが重要です。書式は特に決まっていませんが、組織図や従業員のリストのように、視覚的に把握しやすいものにしましょう。従業員にアナウンスすることも視野に入れ、閲覧しやすい電子データも用意しておくのが得策です。ただし、資料が完成しても、従業員にいきなり配布するのは良くありません。各部門の責任者に見てもらい、意見を募って修正を加えるのが一般的です。
そして、責任者が納得できる状態になったら、業務分掌へのシフトについて通知します。説明会を開いてメリットや移行の仕方を詳しく紹介するのが理想です。そのうえで上述の資料を配布すると、現場で混乱が起こることを防ぎやすくなります。
業務分掌をフィードバックに活かす方法
業務分掌による新しい体制をスタートさせたら、フィードバックを人事関連の分野で活かすことも考えましょう。具体的には、以下のように人事評価や人材育成に役立てられます。
人事評価
上述のフェーズを経ることで、各従業員の担当する業務について詳細が分かります。単純な量だけでなく、全体に対する重要度や難易度なども明らかです。そのため、人事面談によって進捗を確認することで、企業や部門への貢献度も正確に測れます。担当の線引きを決める際、あいまいな要素が排除されているので、主観が入り込みにくい評価が可能です。業務ごとに成果を客観的に判定できるため、公平性が維持されて、従業員のモチベーション向上につながります。評価が良くない場合も、成果を残せていないという事実が明らかなので、納得してもらいやすいです。
責任や権限も事前に設定されているため、実情と照らし合わせることで、昇進の判断基準にすることも少なくありません。十分に責任を果たし、権限を有効に利用しているなら、それらを拡大しても構わないと解釈できます。役職に就かせるなど、大きな裁量を持たせても良いと判定する場合もあるでしょう。
人材育成
人事評価の際、従業員の働きについて掘り下げることも容易です。単純な達成度だけでなく、取り組み方についてもチェックできます。業務分掌を実施する際、各自がこなせる分を担当させることが基本です。それにもかかわらず達成できていないと、業務に対するアプローチに何らかの問題があると予想できます。従業員やその上司にヒアリングを行い、不足している要素を抽出しましょう。取り組み方が間違っているだけなら、少しの指導だけで改善できる見込みもあります。一方、スキルが足りていないと判明した場合、研修やセミナーへの参加なども視野に入れなければなりません。
このように、人材育成の面で従業員ごとに戦略を練りやすくなります。また、業務分掌によって、将来的に担当する業務まで決まることも珍しくありません。その場合は、計画を立てて準備を進めるケースがよくあります。たとえば、資格が必要な業務を予定しているなら、取得を目指して勉強するといった具合です。人事部門は従業員ごとに指針を示し、積極的にバックアップしましょう。
業務分掌をスムーズに運用するための工夫
状況が変わると、業務分掌の結果が適切でなくなるケースもあります。また、長く続けているうちに属人化が進んでしまうかもしれません。そのため、以下に挙げるような工夫をすることも大切です。
業務分掌の更新
ビジネスシーンが移り変わるペースは速く、企業で行われる業務も変化していくのが一般的です。したがって、業務分掌で定めた体制が同じ年度中にマッチしなくなることも十分にありえます。業界にもよりますが、少なくとも半期に1度ぐらいは現状に合っているのかチェックしたほうが良いでしょう。極端に負担が増えている業務や、発生しなくなった業務が見つかるケースもあります。この場合は、後者のリソースを前者に割り当てることで効率化が可能です。
また、責任や権限があいまいになりやすい点も課題です。業務が変化して境界が分かりづらくなると、責任の所在も不明瞭になっていきます。なお、新入社員に任せていたような簡単な業務が、社会情勢などの影響で重要なミッションに変わるケースもあるのです。この場合はベテランの従業員に権限を移したほうが安全です。このように、実情に合わせて常にアップデートしなければなりません。
属人化の防止
各自の業務に専念するあまり、それ以外に関するノウハウを持てないケースが多いです。ほとんどの従業員がそのような状態だと、担当者が病気や出張で不在の場合、業務が滞ってしまいます。また、家庭の事情などで急に退職した場合、担当を引き継げる人がいません。このような属人化のリスクがあるため、ジョブローテーションを定期的に実施すると良いでしょう。部門やチーム内で、半年や3カ月ごとに業務の担当を入れ替えるというものです。このジョブローテーションを習慣にすると、1人しかノウハウを持っていない業務はなくなります。
また、業務ごとに副担当者を決めるという方法もあります。従業員は、自分の業務を担当するだけでなく、他人の業務の副担当者にもなるというわけです。副担当者はあくまでも代替要員ですが、定期的に担当者とミーティングを行うなど、情報共有の機会を持たせるようにしましょう。
業務分掌を早めに導入し、社内の体制を整えよう
企業の発展にしたがって、業務の種類や量は増えていくのが一般的です。そのため、早めに業務分掌を導入しておいたほうが、社内の体制を実情に合わせやすくなります。不正の抑制やモチベーションの向上など、魅力的なメリットが多いです。デメリットの対策も検討しながら、適切な状態で運用するための準備を進めていきましょう。
