人事評価システムとは？機能や比較ポイント、中小企業向けの選び方まで解説

人事評価では、従業員が納得できる基準や方法で公平な評価を行う必要があります。

周囲と比較して不公平な評価を受けていると従業員が感じれば、会社への信頼が揺らいで仕事のモチベーションが下がり、離職につながる可能性があるからです。

納得感のある人事評価を行う方法のひとつが「人事評価システム」の導入です。評価基準や評価プロセスをシステム上で管理することで、評価のばらつきを抑えやすくなり、時間のかかる評価作業も効率化できます。

本記事では、人事評価システムとは何か、注目されている背景や活用するメリットを紹介します。複数の人事評価システムを比較して選ぶ際のポイントや実際の導入事例、中小企業において人事評価システムの導入が効果的である理由についても解説します。

人事評価システムとは

人事評価システムとは、人事評価に必要な従業員情報や評価項目、評価結果などを一元管理し、評価業務を効率化するためのシステムです。

保有資格や経歴など従業員個人の情報を登録でき、目標設定や進捗管理を行うことができます。360度評価やコンピテンシー評価などの評価機能を使うことで公平な評価が可能です。

人事評価システムを導入すれば、評価シートの作成や配布、データの分析から管理までシステム化できます。

紙や表計算ソフトで評価シートを作成・配布する手間を減らし、人事評価に必要な一連の作業を効率的に進められます。

公平で客観的な評価を実現でき、評価作業を効率化できる人事評価システムは、企業が人事評価制度を整備する際に役立つツールです。

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人事評価システムが注目される背景

少子高齢化によって労働力人口が減少し、人手不足が日本社会で課題となるなか、限られた数の人材を有効に活用できるか否かが企業にとって重要になっています。

人事評価システムを活用すれば、従業員の能力を把握して分析・評価し、適材適所の人材配置が可能です。

人材の価値を最大限に引き出す人的資本経営が注目されるようになり、価値を引き出すための分析・評価ツールとして、人事評価システムの注目度も高まっています。

また、人手不足によって企業同士の人材獲得競争が激しさを増していることも、人事評価システムによる公平な評価が注目されている理由のひとつです。

これからの時代、人事評価に不公平感がある企業では応募者を集めにくくなり、定着率の低下にもつながりかねません。

「優秀な人材が集まる企業」を築くうえでは、公平で透明性のある人事評価制度を整備することが重要です。働き方や価値観が多様化するなか、さまざまな考え方を持つ従業員を公平に評価できる仕組みやシステムが重要になっています。

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人事評価システムを導入するメリット

人事評価システムを導入する主なメリットは「業務効率化」「透明性・公平性の向上」「戦略人事へのデータ活用」の3点です。以下では、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

評価業務の効率化

評価シートを紙や表計算ソフトで作成・配布・回収し、回収後にデータを入力・集計・分析すると、時間と手間がかかります。人事評価システムを導入して自動化することで、評価業務を効率化して人事労務担当者の負担を軽減できます。

評価シートの作成から配布、回収まで自動化すれば、誰が提出済みなのかを確認したり未提出者に個別に督促したりする手間はかかりません。提出状況をシステム上で確認でき、未提出者へのリマインド機能を使えば、提出漏れを防ぐことができます。

システム化することで、評価シートを作成・回収する際の人的ミスを防止できる点もメリットです。紙や表計算ソフトの評価シートを使う場合と比較すると、従業員が入力・提出する際の負荷も軽減され、人事評価にかかる一連のフローを効率化・迅速化できます。

評価の透明性と公平性の向上

人事評価を各部署の上司が行うようなケースでは、評価者ごとに評価基準に差が生じる恐れがあります。

実際の仕事ぶりや能力は同程度の従業員がいる場合でも、甘い評価をする上司のもとにいる従業員のほうが評価結果が良くなり、給与が上がるようでは問題です。

評価基準が曖昧で不公平だと、従業員のモチベーションが下がることになりかねません。

人事評価システムを導入すれば、評価項目や評価基準をシステム上で管理できるため、評価のばらつきを抑えやすくなります。

会社への貢献度が公平に評価される環境を整えることで、従業員の納得感が高まり、生産性やエンゲージメントの向上、離職率の低下などの効果を期待できます。

データ活用による戦略人事の実現

人事評価システムによって蓄積したデータは、従業員の評価やフィードバックだけでなく、適材適所の人材配置や効果的な人材育成を検討するうえでも活用できます。

経営目標を達成するには経営戦略にひもづく最適な人材マネジメントを行うことが重要であり、人事評価システムでデータを蓄積・分析すれば戦略人事に生かせる点がメリットです。

評価結果や分析データをもとに研修プログラムや配置転換を検討し、その後の変化を継続的に確認することで、適切な人員配置や人材育成につなげられます。

従業員一人一人が能力を発揮できる組織体制が整い、生産性や組織力の向上につながります。

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人事評価システムの主な機能

人事評価システムを導入する際には、複数の製品の機能を比較して自社に適したシステムを選ぶことが重要です。比較・検討するにあたって、どのような機能があるのかを理解しておく必要があります。以下では人事評価システムの主な機能を紹介します。

評価シートの作成と集計機能

人事評価システムには、一般的に評価シートのテンプレートが備わっています。

ゼロからシートを用意する手間はかからず、簡単に評価シートを作成できます。評価項目を選択して設定できるため、企業の評価制度に合わせた評価シートの作成やカスタマイズが可能です。

入力内容に不備がある場合に知らせる入力チェック機能を使えば、入力漏れを防ぐことができ、入力内容に不備がないか確認したり、再提出を依頼したりする手間はかかりません。

対象者へ一斉送信する機能を使うと、一度にまとめて評価シートを配布でき、紙や表計算ソフトの評価シートを個別に配布する手間を省けます。画面上で入力状況を確認でき、従業員が入力したデータが自動的に集計されます。

目標管理（MBO・OKR）

人事評価システムの中には、個人や組織の目標を設定し、達成状況をリアルタイムで確認できる機能が付いているものがあります。MBOやOKRなど目標管理機能が付いている人事評価システムを使えば、目標の設定から進捗管理まで可能です。

部下が入力した目標の内容を上司が確認・修正する機能を使うことで、評価対象者である部下と評価者である上司が目標の内容や進捗状況を共有できます。

認識のずれを防ぎ、個人目標と組織目標を連動させやすくなるため、目標達成に向けた行動や人材育成を進めやすくなります。

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360度評価（多面評価）

人事評価システムには360度評価やコンピテンシー評価などさまざまな評価機能が付いています。360度評価（多面評価）を活用すれば、複数の視点を評価に取り入れられるため、評価の偏りを抑えやすくなります。

360度評価とは、ある従業員を評価する際、上司や同僚、部下など、複数の関係者が評価を行う人材評価手法です。

上司一人が評価を行う従来型の評価手法とは異なり、複数の人が評価する360度評価であれば、特定の評価者の考え方に偏って不公平な評価になることを防げます。

また、紙の評価シートでは、評価者が複数いると、ある評価者が記入した後に次の評価者にシートを渡して記入するなど手間と時間がかかります。

しかし、人事評価システムであれば複数の評価者がオンラインで入力できるため、評価業務に関わる人が多い評価手法であってもスムーズに評価を行えます。

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タレントマネジメント・スキル管理

人事評価システムの中には、タレントマネジメント・スキル管理機能が付随しているケースや、タレントマネジメントシステムに評価機能が追加されているケースがあります。

タレントマネジメントシステムは、従業員のスキルやコンディション、組織全体のエンゲージメントを管理し、組織の生産性を向上させるための統合的な人材管理システムです。

人事評価を行う際は、評価結果を単なる査定処理で終わらせず、人材活用につなげることが重要です。

タレントマネジメントシステムを利用すれば、評価データを蓄積し、育成・配置・登用判断と連動させやすくなります。

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データ分析・レポート機能

人事評価システムの中には収集した評価データを分析する機能が付いているものがあります。部門や部署ごとの評価の傾向を確認でき、レポートを見れば偏りや不公平な評価がないか確認できます。

厳しすぎる評価や甘すぎる評価がある場合は、必要に応じて調整を行うことで評価の偏りを是正できます。評価者にフィードバックを行えば、以後の評価実施時に改善が進み、偏りを防止できるでしょう。

評価データを可視化し、他のデータと比較して不自然な評価がないかチェックすれば、人事評価制度の透明性と公平性が向上し、従業員が納得できる制度になります。

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AI・自動化機能

AIが搭載された人事評価システムでは、評価データの分析や傾向把握、改善点の抽出を支援できる場合があります。収集したデータの確認や分析を効率化し、人事労務担当者の判断をサポートできる点が特徴です。

人事評価システムによってデータ収集を効率化しても、分析や改善策の検討を人の手で行うと時間がかかりますが、AI機能を活用すれば、評価データの傾向把握や改善点の抽出を支援できる場合があります。

ただし、AIによる評価のばらつき検知や配置支援は非常に強力な機能ですが、これらを正しく機能させるには「過去から現在に至るまでの正しいデータが蓄積されていること」が大前提となります。

評価データが毎年使い捨てのドキュメントに眠っていたり、過去の履歴が分散していたりすると、AIは十分な精度を発揮できません。

単にその期の査定を回すだけでなく、次世代のAI活用を見据えて、データを同一のデータベースに「蓄積し続ける仕組み」を持つシステムを選ぶことが重要です。

評価業務の効率化が必要な4タイプの企業

評価業務を効率化すべき企業は、次の4つのタイプの企業です。

• これから従業員が100名以上になる企業
• 100～1,000名規模で、評価管理専任者のいる企業
• これから人事評価制度を作っていく企業
• 目標管理制度を紙やメール、表計算ソフトで運用している企業

これら4タイプの企業では、人事評価の非効率によりさまざまな課題や問題が起きる可能性があります。

例えば、企業規模が100名以上の場合、人事評価を表計算ソフトとメールで運用することで、管理工数が大幅に増加します。メールで評価シートを回収したり、未提出者への催促をしたり、複数のバージョンが存在し、最新版が分からなくなったりと、人為的ミスが発生する可能性があります。

また、評価管理が特定の担当者に依存している場合、属人化のリスクも避けられません。柔軟性の欠如により変化への対応力が減少し、人事評価制度の改定が困難になり、企業の実態にそぐわない評価制度になってしまう恐れがあります。

これから人事評価制度を作る企業では、紙の評価シートを導入すると作業が非効率になりますが、最初から人事評価システムを導入すれば効率的に評価業務を行える体制が整います。

既に紙やメール、表計算ソフトを使って目標管理制度を運用している企業であれば、システム化することで業務の効率化が可能です。

人事評価システムを選ぶ際の比較ポイント

人事評価システムと一口に言ってもさまざまな製品が提供されており、機能や操作性、費用などが異なります。以下では、自社に適した人事評価システムを選ぶ際の比較ポイントを紹介します。

導入目的と必要機能の一致

人事評価システムを導入する目的によって必要になる機能が変わります。そのため、人事評価システムの導入を検討する際は、導入目的を明確にしたうえで目的に合致した機能があるシステムを選ぶことが重要です。

例えば、すでに自社で導入している評価手法の精度を高め、分析結果を人事施策に生かすことが目的であれば、自社の評価手法に対応した評価機能が付いているものを選ぶことになります。

一方で、紙や表計算ソフトで評価シートを運用している企業が業務を効率化したい場合は、評価シートの作成や回収など基本機能を備えたシンプルなシステムが適しています。

多くの機能が付いているシステムを導入しても、使わない機能が多いと費用だけが高くなってしまいます。

また、評価の偏りをなくすことが目的であれば、評価者ごとの評価の甘さ・厳しさを補正する甘辛調整機能が付いている人事評価システムが適しています。

自社の評価制度との相性

360度評価やMBO、OKRなど、どのような評価機能に対応しているかは人事評価システムごとに異なります。人事評価システムを比較する際は、付随している評価機能の種類を確認しましょう。

自社の人事評価制度で使っている評価項目や評価体系に対応している人事評価システムを導入すれば、システムの導入前後で評価体系を変えずに済みます。

評価項目をカスタマイズして自社の評価制度に即した評価シートを作成できるかも確認しておくとよいでしょう。

また、従業員一人一人が目標を設定し、目標の達成状況を評価に組み込んでいる場合は、目標管理機能が付いているものがおすすめです。1on1ミーティングを実施している企業では、面談記録を入力できる機能が付いているものを選ぶと記録の管理や振り返りがしやすくなります。

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操作性・使いやすさ

機能が同じでも、画面の表示や操作手順、使いやすさは人事評価システムごとに異なります。「見にくい」「使いにくい」と感じるものを導入してしまうと、従業員が入力する際に時間がかかるなど評価業務の効率が落ちる恐れがあります。

そのため、人事評価システムを導入する際は、いきなり契約して導入するのではなく、体験版や無料トライアル期間を活用して操作性を確認しましょう。評価対象者・評価者・人事労務担当者、それぞれの視点から使いやすいかどうかを確認することがポイントです。

体験版では使える機能が限られ、細かな機能の確認まではできないこともありますが、まずは直感的に「使いやすい」と感じるシステムを選ぶことが大切です。

他システムとの連携・拡張性

人事評価システムの中には、他のシステムとの連携が可能なものがあります。給与や勤怠管理システム、目標管理システム、タレントマネジメントシステムなど、他システムと連携できれば、業務効率化につながります。

複数のシステムを使っている場合に各システムが連携していないと、同じような情報をそれぞれのシステムで入力することになり、手間がかかることがあります。他システムと連携できる人事評価システムを導入すれば、業務の効率化を進めるうえで効果的です。

また、人事評価システムが給与システムと連動していれば、評価内容と給与額のバランスが取れているか確認できます。タレントマネジメントシステムと連動している場合は、人事評価システムで回収した評価データを人材配置の検討に生かすことが可能です。

人事評価システムが給与やタレントマネジメントシステムと連動している最大のメリットとして、客観的な根拠を持って経営陣に人材活用の提案ができる点があります。

評価結果、過去の経歴、1on1のログなどが一つのシステムに連動して蓄積されることで、それらは単なる「査定の記録」から、企業の未来を決める重要な「人材活用の意思決定データ」へと進化します。

費用・料金体系

人事評価システムの費用はクラウド型とオンプレミス型で異なります。現在はクラウド型が主流ですが、オンプレミス型を選択する企業もあるため、それぞれの特徴を理解したうえで比較することが重要です。

クラウド型とは、システム会社が提供する人事評価システムをインターネット経由で利用するタイプです。初期費用は比較的安いものの、一般的には利用人数に応じて月額料金がかかります。利用する機能の種類や契約期間などによっても料金が変わる場合があります。

オンプレミス型とは、人事評価システムを購入して自社のサーバーやネットワーク機器で運用するタイプです。ソフトウェアの購入費用や構築費用が発生するため、クラウド型に比べて初期費用は高くなる傾向にあります。

しかし、オンプレミス型であれば、一般的に月額料金はかかりません。保守・サポート費用がかかることはありますが、運用・維持コストを抑えられる点がメリットです。

中小企業における人事評価システムの活用

中小企業では紙や表計算ソフトの評価シートを使っているケースが少なくありませんが、人事評価システムを導入することでさまざまな効果を期待できます。以下では、中小企業が人事評価システムを活用するメリットを紹介します。

中小企業が抱える課題とシステム導入のメリット

中小企業では、以下のような理由で人事評価業務をシステム化せず、紙や表計算ソフトの評価シートを使っているケースが見られます。

• 従業員が数人しかおらず、紙・表計算ソフトの評価シートを個別に手渡しやメールでやり取りしていても、負担に感じにくい
• 予算に限りがありシステム導入費用をかけたくない

しかし、紙や表計算ソフトの評価シートでは評価者の主観が入り、評価に偏りが生じるリスクがあります。不公平な評価制度では従業員が不満を抱いて離職率が高まることになりかねません。人事評価システムを導入すれば評価機能によって公平に評価できる点がメリットです。

また、中小企業では、限られた人員で多くの業務をこなす必要があり、人手不足の課題に悩む企業が多く見られます。

そのため、業務効率化を進めるうえで、人事評価システムの導入は有効な選択肢になります。

紙や表計算ソフトのやり取りをなくし、オンライン上で入力や集計作業を完了できれば負担を軽減できます。

費用面に関しても、システム導入による業務効率化のメリットのほうがコスト面のデメリットを上回るケースが少なくありません。クラウド型の人事評価システムであれば初期費用が安い傾向にあり、コストを抑えて自動化が可能です。

中小企業に適した人事評価システムとは

中小企業では予算に限りがあることが多いため、機能と費用のバランスを踏まえて導入する人事評価システムを選ぶことがポイントです。

導入する目的と必要な機能を明確にして、必要以上の機能は付いていないものを選びましょう。シンプルなものであれば費用を抑えられます。また、導入支援やサポートが充実しているものであれば、人事評価システムの導入や運用をスムーズに進められます。

人事評価システムを導入する際は、補助金・助成金を活用できるか確認しておくとよいでしょう。

対象となる制度や要件は時期によって変わるため、最新情報を確認したうえで検討することが重要です。要件を満たして活用できれば、導入時の費用負担を抑えられる場合があります。

サーラエナジー株式会社の導入事例

サーラエナジー株式会社では、HRMOSタレントマネジメントを導入することで、人事データの一元管理や評価業務の運用工数削減を実現しました。

従来は表計算ソフトの評価シートを運用しており、作成や管理に手間がかかっていました。年度ごとに別々に保管していたため、前回の評価シートの保管場所がわからなくなるケースもありました。

しかし、HRMOSタレントマネジメント導入後は評価シートの提出状況をシステム上で一覧で把握できるようになり、誰が未提出なのかを一人一人確認する手間を減らせるようになりました。

HRMOSタレントマネジメントの「目標管理」を開けば履歴が確認できるため、データの管理もしやすくなりました。

サーラエナジー株式会社におけるHRMOSタレントマネジメントの導入事例について、詳しくは以下の記事で紹介しています。

サーラエナジー株式会社 | 人事データの一元管理と、経営へのタイムリーな情報共有を実現

まとめ

人事評価システムを導入すれば、評価シートの作成・配布・回収・集計を効率化でき、評価業務に関わる負担を軽減できます。

また、評価項目や評価基準をシステム上で管理することで、評価のばらつきを抑えやすくなり、公平性・透明性の向上にもつながります。

導入を検討する際は、自社の評価制度との相性、必要な機能、操作性、他システムとの連携、費用などを比較し、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。

HRMOSタレントマネジメントで評価データを人材管理に活用

企業が労働生産性を高めるためには、従業員の評価結果を人材育成や配置、登用判断に活用することが重要です。

評価データを蓄積・分析できる仕組みがあれば、勘や印象だけに頼らず、根拠に基づいた人材マネジメントを進めやすくなります。

HRMOSタレントマネジメントは、従業員のスキルや評価データを一元管理できます。ダッシュボードで従業員ごとのスキルを確認できるため、他の従業員との差分や本人の強み・課題を把握しやすくなります。

評価データを育成・配置・登用判断に活用したい場合は、HRMOSタレントマネジメントの機能をご確認ください。

HRMOSタレントマネジメント業務別活用シーン「人材育成」