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タレントマネジメントシステムとは、従業員のスキル・経験・評価・配置履歴などの人材情報を一元管理し、人材配置や育成、評価などに活用するシステムです。
社員情報データベース、人事評価・目標管理、スキル管理、人員配置、データ分析など、製品によって搭載されている機能は異なります。そのため、導入前にシステムの仕組みと基本機能を理解し、自社の目的に必要な機能を整理することが重要です。
本記事では、タレントマネジメントシステムの仕組みと代表的な機能、導入後に効果的に運用するためのポイントを解説します。
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タレントマネジメントシステムとは、従業員のスキル・経験・評価・配置履歴などの人材情報を一元管理し、配置・育成・評価に活用するためのシステムです。
人材情報を集約するだけでなく、蓄積したデータを検索・分析・可視化し、人材に関する意思決定を支援する点に特徴があります。
なお、タレントマネジメントそのものの意味や目的、注目される背景、導入手順については、「タレントマネジメントとは？目的やシステムの導入方法を解説」で詳しく紹介しています。
タレントマネジメントシステムの仕組み
タレントマネジメントシステムは、社員のスキル、経験、実績などの情報をデータベース化し、それらを活用して人材配置や人材育成を最適化する仕組みです。従来は表計算ソフトや紙などで管理していた社員情報や目標評価、社員サーベイの結果といった人事データをシステム上で一元管理します。
一元化した人材データを継続的に更新し、目的に応じて検索・集計・分析します。分析結果は、人材配置や育成計画の策定、組織課題の把握、人的資本に関するレポート作成などに活用できます。
タレントマネジメントシステムの主要基本機能
タレントマネジメントシステムの代表的な基本機能を紹介します。
1.社員情報データベース
タレントマネジメントシステムには、社員の個人情報や資格情報、評価情報など、管理項目ごとにバラバラになりがちな人事情報を一元管理できる、社員データベースの機能があります。散らばった情報を一元化・可視化することで、社員のプロフィール・スキルの抽出、比較・分析、データの更新などがスムーズになります。
部門単位で最適な人材配置や異動、将来における人材不足の予測が容易にできるほか、データをシステム内でレポート化して各部門のマネージャに共有することも可能です。さまざまな切り口での分析・レポートを活用すれば、経営方針や人事戦略策定にも役立ち、新規プロジェクトの発足などにも取り組みやすくなるでしょう。
2.人事評価・目標管理
タレントマネジメントシステムでは、目標設定から評価・等級・報酬の算出など評価プロセスをすべてシステム上で実施できます。
目標管理シートや評価管理シートの作成・配布・回収、フィードバック履歴の管理、評価調整もシステムで可能です。個人・グループごとの目標管理もスムーズになり、一貫性のある目標管理が実現することで、先々の人材育成プランの検討にもメリットがあるでしょう。
なお、HRMOSタレントマネジメントは、MBO（目標管理制度）やコンピテンシー、OKRなど多様な評価手法に対応しており、企業の評価運用に合わせたカスタマイズが可能です。
MBOやコンピテンシーについて、以下の記事もあわせてご覧ください。
＜関連記事＞
コンピテンシーとは？面接評価や目標管理への使い方をわかりやすく解説
3.アンケート・サーベイ
タレントマネジメントシステムでは、社員満足度調査や研修後のフィードバック収集など、さまざまな目的のアンケートの実施・分析機能が備わっています。
例えば、HRMOSタレントマネジメントでは「組織診断サーベイ」と「個人コンディションサーベイ」の2種類を提供しており、組織全体と社員個人のパフォーマンスやエンゲージメントの可視化が可能です。
4.スキル・キャリア管理
プロフィールやスキルなどの検索ができる個人情報のデータベース化は、タレントマネジメントにおける基本機能の一つです。
主な管理項目としては、行動特性や資質、コミュニケーション能力などが挙げられます。登録されている内容から業務やポジションと社員のスキルを擦り合わせて、最適な人材配置をサポートします。また、社員が現在保有しているスキル検索だけでなく、どのような人材が不足しているか？という視点での可視化も可能です。
なお、HRMOSタレントマネジメントは社員の部署、雇用条件や住所、連絡先などの個人情報に加えて、管理したい項目を自由に設定できます。HRMOS採用と連携して、内定者情報をボタン一つで取り込むことができるのが特徴です。
5.組織図作成・人員配置
社員情報をもとに組織図を自動生成したり、人材配置のシミュレーションを行ったりすることも可能です。タレントマネジメントシステムを用いることで、人員配置案や新規採用枠の作成、配下メンバーの分布を確認しながらの組織シミュレーションが可能になります。
組織図の目的や作成のポイントは以下の記事でご紹介しています。
＜関連記事＞5年先まで見据えて描く 組織図の目的と作成のポイント
6.人材育成・研修管理
育成計画機能とは、社員のスキルギャップを分析して、適切な人材を育成する具体的なスケジュールを立案して実施する機能です。
タレントマネジメントでは、個人またはグループ単位で人材育成の計画を立て、実施状況や結果のチェックを行う必要があります。結果によっては再び人材育成の計画を立てて、PDCAのサイクルを実行します。タレントマネジメントの育成計画機能はこれらの過程を管理することで、計画の可視化を可能としているのです。
人材育成について、次の記事でもご紹介しています。
＜関連記事＞人材育成のポイントとは？考え方や指導のコツを紹介
7.データ分析・可視化
タレントマネジメントシステムを活用すれば、蓄積された人材データの分析結果をグラフや図表で確認できるため、人材の傾向や課題を把握しやすくなります。
多くのタレントマネジメントシステムにはダッシュボード機能やデータ分析機能が備わっており、ワンクリックでさまざまなレポート抽出が可能です。活躍が期待されている人材や、育成中の社員のモニタリングをはじめ、経営戦略や人的資本経営に必要なレポートまで、あらゆるデータを可視化します。
8.後継者育成管理
後継者やリーダーの育成を課題としている企業も少なくありません。中には、そもそもリーダーと呼べる人材がいない、あるいはリーダーがいても上手く機能していない部門も存在しています。
タレントマネジメントの後継者育成管理機能を活用すれば、将来の幹部候補を特定して、計画的な育成支援を行うことが可能です。
またこの機能は、社外へのヘッドハンティングや新規の求人募集などにも役立ちます。タレントマネジメントは後継者の育成という役割も担っており、理想とする後継者像に近い資質やスキルなどを持つ人材を選抜し、計画的な人材育成をサポートします。
後継者育成については、以下の記事もあわせてご覧ください。
＜関連記事＞サクセッションプランとは？後継者育成の事例やプランの作り方を解説
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タレントマネジメントシステムのその他機能
タレントマネジメントシステムは、基本機能に加えてさまざまなオプションを追加できます。よく利用される機能例を紹介します。
1.360度評価
360度評価を導入する場合、被評価者一人に対して複数の評価者をアサインし、管理する必要があります。各評価者に評価実施の入力催促をして、評価結果を集計するには、システムの活用が不可欠です。
人事評価システムを単独で使うよりも、タレントマネジメントシステムに360度評価の機能を持たせた方が、評価結果や目標を一つのデータベースに反映できることがメリットとなります。
360度評価の概要や目的、導入メリットは以下の記事で解説しています。
＜関連記事＞360度評価とは？導入のメリットや項目例、成功のポイントを解説
2.1on1
多くの企業で導入されている1on1ミーティングも、タレントマネジメントシステム上で管理することが可能です。タレントマネジメント内に設定した目標シートと連動させて1on1を行うことで、1on1の浸透や仕組み化がスムーズになります。
特に社員数が多いと、社員ごとのスケジュール管理や議事録の作成、実施後のフィードバックなどの工数が増えがちです。タレントマネジメントシステムに1on1ミーティングの機能を追加すれば、管理者の手を煩わせずに、スケジュール管理や実施レポートの作成ができるでしょう。
1on1ミーティングの成功ポイントは以下の記事でご確認ください。
＜関連記事＞1on1とは？実施の目的や効果、トーク例などを解説
タレントマネジメントシステム利用時の注意点
タレントマネジメントシステムには、人材情報を一元管理できることや、データに基づく配置・育成を進めやすくなるメリットがあります。
一方で、データの入力・更新に手間がかかることや、導入目的が曖昧なままでは十分に活用できない点に注意が必要です。
詳細は「タレントマネジメントのメリット・デメリットと対策」で解説しています。
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システムを導入し効果的に運用するには？
タレントマネジメントシステムを効果的に運用するには、導入目的と解決したい組織課題を明確にし、必要なデータと運用担当者を決めることが重要です。
最初から全機能・全部門を対象にせず、一部の部署や施策から開始し、データの入力・更新・活用方法を改善しながら対象範囲を広げる方法も有効です。
まとめ
タレントマネジメントシステムは、従業員情報を一元管理し、配置・育成・評価などに活用するためのシステムです。社員情報データベース、人事評価・目標管理、スキル管理、人員配置、データ分析などが代表的な機能です。
導入する際は、機能の多さだけで判断せず、自社の目的に必要な機能と運用体制を整理しましょう。
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HRMOSタレントマネジメントは、ビズリーチで培った即戦力人材データベースのノウハウを生かして、人材データや業務がなめらかにつながる仕組みを目指しています。より詳しい機能や活用事例は、ダウンロード資料でご確認いただけます。
