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こんにちは。「HRMOS（ハーモス）タレントマネジメント」のHRMOS TREND編集部です。
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少子高齢化による慢性的な人材不足が今後も予測されるなか、限られた人的資源のパフォーマンスを最大化するものとしてタレントマネジメントが注目されています。タレントマネジメントを効果的にするために役立つツールが、タレントマネジメントシステムです。この記事では、タレントマネジメントシステムの概要や主な機能、サービスを選ぶ際の比較ポイント、メリットや導入時の注意点について解説します。
hrmos.coタレントマネジメントシステムの概要
タレントマネジメントシステムは、従業員の能力を引き出し、組織の力を最大化するために欠かせないマネジメントツールです。ここではタレントマネジメントの概要や、タレントマネジメントシステムの機能、タレントマネジメントが注目されるようになった背景などを紹介します。
タレントマネジメントとは
タレントマネジメントとは、従業員の能力やスキルを一元的に把握し、採用、人材育成、配置などに生かして会社の成長を促進する人材マネジメント手法です。組織としてのパフォーマンスを高めることができ、企業の目標を達成するための経営戦略としても用いられます。1990年代のアメリカで提唱され始めた概念で、2000年以降、欧米企業を中心に取り入れられるようになりました。1990年代の日本企業は終身雇用や年功序列が一般的で、人材を資産として捉える考え方が希薄でしたが、バブル崩壊後は人材マネジメントに対する考え方が徐々に変化していきます。その結果、2010年前後からタレントマネジメントという言葉やシステムが日本企業にも普及し始めました。
タレントマネジメントでは、採用、配置、評価といった従業員と仕事に関わる機能を個々に考えるのではなく、つながりのあるものとして把握し、マネジメントしていきます。例えば、取得している資格や受講している研修、面談で聞き取った希望のキャリアプランなどを把握し、育成方針を決めて配置を決定することが可能です。全従業員を対象として行う場合と、幹部候補生など一部の従業員を対象にする場合があります。
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タレントマネジメントシステムとは
タレントマネジメントシステムとは、タレントマネジメントを支援するツールです。これまで上長や担当者の主観的な印象で判断されがちだった従業員の情報を、タレントマネジメントシステム上で数値化・可視化し、集約して管理することができます。例えば、人材の配置を考える際に、いくつものファイルを開いて比較するのではなく、システム上に整理された過去の評価や面談記録などを確認して判断することが可能です。タレントマネジメントシステムには、人材データベース、配置のシミュレーション、採用管理、研修管理、後継者管理、コンピテンシー管理などの機能が組み込まれています。スキルや経歴など、人材育成や人材配置に活用するためのデータを管理する点で、労務管理を主とした人事管理システムとは異なります。
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タレントマネジメントが注目される背景
タレントマネジメントが注目される背景には、慢性的な人材不足や働き方の多様化があります。少子高齢化が進み、慢性的な人材不足が問題となる現代において優秀な人材を数多く獲得することはどの企業にとっても困難です。2021年10月1日における15～64歳の生産年齢人口は7450万4000人で、人口の全体に占める割合は59.4％。比較可能な1950年以降過去最低の数値となっています（総務省統計局「人口統計2021年10月1日現在」https://www.stat.go.jp/data/jinsui/2021np/index.html）。そのため「限られた人材をどのように生かしていくか」が重視されるようになり、その手法として1人1人のパフォーマンスを最大化するタレントマネジメントが注目されるようになりました。
また、近年では、年功序列や終身雇用を軸とする企業が減り、出社してフルタイムで勤務するだけではなく、場所や時間にとらわれないフレキシブルな働き方も選択されるようになりました。働き方が多様になったため、画一的な人材マネジメントでは組織力を向上させられないという背景もあります。
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タレントマネジメントシステムの機能
タレントマネジメントシステムは、人材に関する情報収集、計画の策定、配置、評価のサイクルをサポートしてくれるツールです。機能の詳細は提供する会社によって異なりますが、主な機能は以下の通りです。これらの機能を使用することで、従業員の能力やスキル、適性などを把握し、組織の人材戦略の策定や、個々の従業員の成長につなげることができます。
人材データベース
タレントマネジメントシステムのベースとなるのが人材データベースです。従業員の経歴、能力、キャリア志向、評価などを人材データベースとして整理し、可視化したもので、紙ベースやファイルで管理していた複数の情報を一元管理できます。情報の更新が必要になった際も、複数のファイルをまたいで作業をする必要がなく、少ない工数で作業を完了させることが可能です。人的ミスや作業の負担が減り、業務効率化にも一役買います。情報の共有がしやすくなる点も利点です。
一方で、どのような目的で人材データベースを活用するのかを明確にして、収集するデータ項目を設定しておくことが大切です。必要な情報が登録されていなければ、条件による絞り込みができず、データベースを構築した意味がありません。定期的にデータ項目を見直し、必要なものは加え、不要なものは削除していくことで運用しやすいシステムになるでしょう。情報の鮮度を保つためにも、面談や資格取得のタイミングで情報を更新するなどルールを決めておくとよいでしょう。
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配置シミュレーション・異動管理
従業員のスキル、経歴、キャリア志向をもとに人材配置をシミュレーションできます。また「このプロジェクトには資格保持者で業務経験5年以上の人材が必要」といった、条件をもとに人材を検索できるため、プロジェクトごとに条件に合った人材をアサインすることも可能です。人材配置のミスマッチは業務の効率が悪くなるだけでなく、従業員のモチベーションを下げてしまい、最悪の場合、離職につながりかねません。従業員のやる気を引き出し、パフォーマンスを最大化するためにも能力を発揮できる部署に配置し、その後の成果を追跡してその後の長期的なキャリアプランに生かすことが大切です。
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採用管理
採用は組織の力となる人材を調達するために重要なイベントです。しかし、毎年同じような選考を繰り返して、入社後の検証が行われていない企業が多いのではないでしょうか。自社で活躍できる人材を採用するためには、求める人材像を明確にし、それに近い人材を採用すること。さらに、入社した後の実績を追跡して、人材像の設定や採用活動に生かす循環が大切です。
タレントマネジメントシステムのデータベースを活用すれば、入社後に実績を上げている人材の情報を抽出し、採用の基準やプロセスに生かすことが可能です。また、システム上で求人票公開、応募受付、試験や面接の実施、内々定・内定出しなどの採用プロセスを一元化すれば、採用担当者の負担を軽減することができます。担当者がリアルタイムで選考状況を共有できる点も利点です。万が一、外部採用で適切な人材がいなかった場合は、人材データベースを洗い直すことで社内に要件を満たす人材を見つける方法もあります。
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研修管理
研修管理では、研修の申し込み、受講の承認、研修の受講、受講後のレポート提出や評価といった一連の流れを管理することができます。受講履歴と習得スキルを照らし合わせ、研修がスキルの向上にどれぐらい寄与したかを分析することも可能です。研修の進捗状況を自動で更新するように設定しておけば、人事担当者から各部署の担当者への連絡・確認は不要になります。高い評価を得ている社員がどのような研修を受講したかが分かるため、人事担当者は受講者に対し、目指すポジションや評価に必要な研修を提案しやすくなるでしょう。受講履歴や獲得スキルは人材データベースに記録され、スキルごとの人材検索も可能になります。
後継者管理
後継者やリーダーとして求められる資質を明確にし、リーダー像に合った人材の発掘、育成を支援します。一般的に、後継者やリーダーの発掘は人事部門を中心に行われることが多いですが、タレントマネジメントシステムを用いて実務に関する部門にも情報を共有することで、現場の事情に応じたマネジメントが可能になります。後継者やリーダーとして活躍するために、今後どのような異動やプロジェクト参加が必要なのかを割り出すなど、個別に育成計画を策定することにも役立つでしょう。後継者・リーダー候補を採用したり、ヘッドハンティングしたりする際にも利用可能です。
コンピテンシー管理
コンピテンシーとは、優秀な成果を上げているハイパフォーマーに共通した行動特性のことです。ハイパフォーマーの能力、知識、技術などを分析して抽出し、基準として人事評価に生かすことができます。
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タレントマネジメントシステムの導入メリット
「システムを導入しなくてもタレントマネジメントはできる」と考える経営者や人事担当者もいるかもしれません。しかし、タレントマネジメントは従業員の多岐にわたる情報を効果的に生かすことが成功のポイントです。情報を管理し、生かすためにもタレントマネジメントシステムは必須といえるでしょう。導入によって業務の効率化もでき、人事担当者の負担を減らしながらさまざまなメリットを享受できます。
1.人材戦略の策定・人材育成プログラムの実施が容易になる
事業の目標を達成するために必要な人材と現状の差を明確にし、どのような人材が必要なのかといった戦略をたてたり、必要な人材を育成するためのプログラムを策定したりできます。タレントマネジメントシステムは人材に関する複数の情報をシステム上で管理するため「面談内容をもとに配置を考える」「受講した研修をもとに人材育成プランを策定する」といった連携も容易です。企業の経営戦略は従業員一人ひとりのタレントマネジメントが適切に行われることで成功に近づくため、個人に合ったキャリアプランや育成プログラムを策定できるシステムは事業全体に良い影響を及ぼすと考えられます。
2.従業員のスキルや能力を把握することができ、適正な人材配置ができる
代表的なタレントマネジメントとしてよく挙げられるのが「従業員のパフォーマンスを最大化するために適材適所に配置する」ことです。従業員のパフォーマンスを最大限に引き出し、組織力を高めるためにも適正な人材配置が欠かせません。タレントマネジメントシステムを使えば、従業員の能力やスキル、取得資格や実績、経歴などを一元管理することができます。人事担当者や上長の記憶や印象を頼りにするのではなく、能力やスキルといった明確な根拠をもとに適正な配置をすることが可能です。データをもとに異動やプロジェクトへのアサインを行うため、従業員が不満に思うことは少なく、自分にマッチした仕事で活躍できている充実感を味わうことができます。
3.業務効率が向上し、時間やコストを削減できる
従業員の採用から育成、研修、配置を行うためにはさまざまな手順を踏む必要があります。例えば、研修を行う場合は、研修開催の通知、出欠確認、研修資料の配布、研修後のレポート提出、研修で得たスキルの確認などが必要で、これを1つずつメールやファイルでやりとりするのは手間です。タレントマネジメントシステムを用いれば、従業員データとして一元管理することができ、研修に関わるさまざまな業務をシステム上で完結させることが可能です。人事担当者の負担が減るだけでなく、人的ミスの削減や時間とコストの負担減にもつながります。
4.従業員のモチベーションが向上し、離職率の低下につながる
過去の面談資料などから、従業員の思い描くキャリアを把握し、従業員の特性に合った目標設定や育成計画を策定することが可能です。「自分のスキルを活かせていない」「将来のためになると思えない」と感じながら仕事をするのは従業員にとってストレスが大きく、会社のためにもなりません。タレントマネジメントが適切に行われれば、会社が自分の将来を見据えて投資を行っていると実感できるため、従業員のモチベーションが向上します。「この会社のために活躍したい」という気持ちが高まり、企業との信頼関係が増すでしょう。もちろん、離職率を低下させることにもつながります。従業員が、その能力やスキルに合った職場に配置されるため、仕事で活躍する実感がわき、組織力を向上させることにも役立ちます。
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タレントマネジメントシステム導入時の注意点
タレントマネジメントを導入する際の注意点を紹介します。タレントマネジメントシステムを選ぶ際の比較ポイントとしても参考になります。
1.導入する前に社内の理解を十分に得る
人事担当者だけでシステムの導入を決め、独断で実行してはいけません。従業員の個人情報を取り扱うため、全従業員に周知しておく必要があります。また、経営層への相談も欠かせません。タレントマネジメントシステムの最終目標は経営戦略の実現です。システムの導入が経営戦略を実現するにあたってどのような意味を持つのか、経営層に理解してもらう必要があります。「タレントマネジメント導入勉強会」などを開催して従業員への周知に努めてもよいでしょう。外部の会社が行うタレントマネジメントに関するセミナーを受講したり、オンラインの動画を全従業員に呼びかけて見てもらったりするのもよい方法です。タレントマネジメントシステムの活用が個人のキャリアプラン策定、ひいては組織の経営戦略につながると実感してもらうことが大切です。社内の理解が得られないまま導入すると、せっかくのシステムを効果的に活用できないでしょう。
2.鮮度が良く十分な量の情報を確保する
タレントマネジメントシステムの基礎となるのが従業員の個人情報です。必要な情報が登録されていなければ、システムは意味を成しません。情報の登録や更新など、従業員自身に行ってもらう作業もあるため、「システム導入でどのようなメリットがあるのか」「システムに情報を登録することがいかに大切なのか」を周知し、鮮度の良い情報を正確に登録してもらう必要があります。システム活用のためには、情報が常に最新であることが前提です。「資格取得時は〇日以内にシステムに登録する」「面談のタイミングで情報を更新する」などのルールを決め、情報更新が滞らないようにしましょう。
3.導入コスト・ランニングコストがかかる
オンプレミス型のタレントマネジメントシステムは導入時に数百万～数千万のコストがかかるケースがあります。クラウド型は、導入コストがかからずランニングコストのみ必要なケースや、機能・従業員数に応じてコストが増減するものなどさまざまで、多くの場合、見積もりを依頼して正確な金額が分かります。導入の際にはコストに見合った効果を得られるように、機能や設計を十分に検討しておくことが大切です。効果を実感するために長期間使うことを想定して予算を組みましょう。最低利用期間が決まっているものもあります。
4.バージョンアップの有無を確認する
無料で使えるタレントマネジメントシステムの中にはバージョンアップが行われないものもあります。タレントマネジメントシステムは長期にわたる人材マネジメントをサポートするものなので、ニーズが反映されて定期的にバージョンアップされるものが望ましいです。例えば、10年前と今とでは働き方や採用方法などが大きく変化しています。タレントマネジメントシステムを選ぶ際にも変化に合わせてバージョンアップが行われるものを選ぶことが求められます。
タレントマネジメントシステムの比較ポイント
タレントマネジメントシステムを選ぶ際には、以下のようなポイントを重視して比較するとよいでしょう。複数のシステムを比較する前に、実際の運用シーンを具体的に想定しておくことが大切です。
1.機能の充実度
タレントマネジメントシステムに備わっている機能は、サービスを提供する企業によって異なります。多機能であることが重要なのではなく、利用したい機能が備わっていることが重要です。システムの比較を始める前に、自社にタレントマネジメントシステムを導入した後、どのように活用するか、具体的にイメージしましょう。自社の問題点を洗い出し、それを解決できる機能を考えるのも良い方法です。そのうえで、必要な機能が備わっているタレントマネジメントシステムを選択すれば間違いがありません。必要不可欠な機能が複数のタレントマネジメントシステムに組み込まれている場合は、その他の機能の充実度が比較のポイントになります。いずれにしろ、導入後の活用シーンを明確にしてから選ぶことが大切です。
2.導入コストやランニングコスト
導入コストやランニングコストも比較の際の重要なポイントです。コストは利用人数や選択するプランによって増減するケースが多く、正確なコストを算定するには料金の見積もりが必要です。導入時だけでなく、ランニングコストがどれぐらいかかるのかも併せて確認しましょう。どのシステムにするか迷ったときは、各システムの成功事例を参考にして選ぶ方法もあります。無料体験ができるシステムもあります。
3.導入から導入後までのサポート体制
システムの導入から導入直後、そして運用中も操作方法や活用方法についてサポートを受けられるシステムを選びましょう。導入前にはシステムの初期設定、収集するデータ項目の選定、自社の経営戦略と人材育成をどのように連動させていくかなどについてサポートを受けられることがポイントです。システムは導入するだけでは意味がなく、効果的に使いこなせることが重要なので、まずは導入前のサポートが充実していることを比較ポイントにするとよいでしょう。
また、導入後にも操作方法やシステム操作について不明点が出てくることがあります。運用途中に改善点が見つかったときや、活用範囲を広げたくなったときにも、サポートが受けられると安心です。サポート方法は、電話、メール、セミナー開催、専任スタッフによる個別サポートなどさまざまです。困ったときにすぐにサポートしてもらえる体制が整っているか、確認しておきましょう。
4.カスタマイズ性や拡張性
タレントマネジメントシステムは一度導入すると長期間利用すると考えられます。運用中に組織に改変があっても不思議ではありません。変更が必要になったときに機能や項目を追加できるような柔軟な拡張性があると便利です。また、自社ですでに利用している他のシステムと連携できると活用の幅が広がります。
5.ユーザビリティや操作性
システムに慣れていない人でも使いやすいユーザビリティや直感的な操作性の良さは大切です。データの可視化が特徴のシステムを導入しても、デザインの問題でデータが見えづらければ意味がありません。また、設計が複雑すぎて限られた従業員にしか理解できないシステムも問題です。本格的に導入する前に、一部の部署だけに試験的に導入してみるといった方法で操作性を確認する方法も有効でしょう。システムによって利用できるデバイスが限られるケースもあります。無料体験ができるシステムもあるので、導入後に使う予定のデバイスで操作方法やデザインを確認してみるとよいでしょう。
6.セキュリティやプライバシー保護の仕組み
タレントマネジメントシステムを従業員に大切な個人情報が登録されるため、セキュリティやプライバシー保護の仕組みは重視すべきポイントといえるでしょう。例えば、パスワード設定、端末認証機能、アクセス制限といったセキュリティ機能が、高いレベルで機能していることは必須条件です。
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タレントマネジメントシステムを選ぶ際は、活用をイメージして比較しよう
タレントマネジメントシステムは企業が人材を適材適所に配置し、組織力を高めるために役立ちます。従業員の情報を一元管理して生かすことで、従業員が能力にマッチした仕事で力を発揮でき、モチベーションを保つことが可能です。また業務効率化を図れるため、人事担当者の負担軽減にも役立ちます。タレントマネジメントシステムを選ぶ際には、実際の活用シーンを具体的にイメージして複数のシステムを比較するとよいでしょう。
