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ほとんどの組織で取り入れられている人事評価。人事評価を実施する場合、定められた評価基準・評価項目に従って従業員を評価していく必要があります。
この人事評価の基準や項目を、自社ではじめから作成するとき、どのようにすればよいのか悩むこともあるでしょう。また、人事評価の基準や項目がよくわからないという人事や採用担当者の方もいるのではないでしょうか。
本記事では、人事評価の項目の概要や評価基準の作り方について、詳しく解説していきます。
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評価基準とは、従業員の働きぶりやパフォーマンス、生産性などを企業が総合的に評価するための基準です。一般的に、企業の人事評価制度で用いられる基準を指し、評価基準に基づく評価は従業員の報酬や待遇などに反映されます。
従業員の能力を適切に把握・評価し、従業員のモチベーションアップや適材適所の人材配置、人材育成計画に生かすうえで、明確な評価基準を作ることが重要です。
人事評価と似ている人事考課
人事評価と似ているものの1つに人事考課という言葉があります。その違いを解説します。
人事評価は、従業員の業績・能力・仕事への取り組み姿勢などを把握し、評価する取り組み全般を指します。育成やフィードバック、配置の検討など、幅広い目的で活用されます。
一方の人事考課は、その評価結果を昇給・賞与・昇格といった処遇の決定に反映させることを目的とした運用を指すことが多い言葉です。つまり、人事評価という大きな枠組みのなかに、処遇決定に直結する人事考課が含まれると考えるとわかりやすいでしょう。
また、人事考課は処遇に直結するため、評価結果が本人以外に開示されないケースが少なくありません。一方、従業員が評価に納得しやすい環境を作り出すなどの理由で、評価基準や評価項目を公表する場合もあります。
ただし、どちらも法令で定義された用語ではなく、両者をほぼ同義として使う企業もあります。厳密な線引きは自社の制度に合わせて確認することが大切です。
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なぜ評価基準が重要なのか
人事評価制度を構築し、評価基準を定めるときには、人事担当者は「なぜ評価基準が重要なのか」を理解しておくことが大切です。評価基準の重要性や定める目的・意義を理解していないと、人材育成や事業経営で効果を発揮する基準は策定できないからです。
以下では、評価基準の重要性について3つの観点から見ていきます。
評価の公平性・納得感が高まる
評価基準が不明確だと、評価者の主観が評価に反映されてしまうなど、評価が不公平になる場合があります。
また、評価基準が明確にされていないと、評価される従業員は「評価者の主観や印象によって評価が決まっている」と感じて不満を抱く可能性があります。
不公平な評価制度では従業員は納得できず、モチベーションが下がって労働生産性の低下や離職率の上昇につながる恐れがあります。
企業が業績を維持・向上させるためには、貢献した従業員が適切に評価され、納得感を持って働ける職場環境を整えることが重要です。評価基準を明確にすることで、評価の公平性や従業員の納得感が高まります。
人材育成・適正配置につながる
評価基準を明確化して人事評価制度を整備すれば、従業員の能力やスキルを一定の基準に基づいて把握・評価しやすくなります。
従業員の能力やスキルに応じた研修を実施すれば、企業は従業員の成長やキャリア形成のサポートが可能です。
従業員ごとの得意不得意を踏まえて、一人一人が能力を発揮できる部署に配置すると、意欲的に業務に取り組めるようになります。
前向きに業務に取り組みやすくなれば、主体性や積極性が発揮しやすくなり、従業員の成長や組織のパフォーマンス向上につながる可能性があります。
従業員が能力を発揮できる環境を整えるためには、能力やスキルを適切に把握・評価できる評価基準を定めることが重要です。
経営戦略・企業理念を浸透させる
企業が事業活動を行ううえでは、企業として目指している方向性やビジョンを従業員と共有することが重要です。
従業員の行動と組織の方向性が一致していないと、企業の事業目標を達成することは難しくなるからです。
人事評価制度における評価基準を活用すれば、経営戦略や企業理念を社内で浸透させることが可能です。経営戦略・企業理念と連動した評価項目や基準を定めることで、企業としての考え方や目指している方向性を社内に浸透させ、従業員と共有できます。
評価基準を定めれば、「企業が評価項目として何を重視しているのか」が明確になって従業員に伝わり、企業と従業員が同じ方向を向いて行動できるようになるでしょう。
評価基準の種類と項目の例
人事評価制度の評価基準は、一般に「成果評価」「能力評価」「情意評価」の3種類に大別されます。加えて、日本企業で長く用いられてきた「年功評価」についても、あわせて押さえておくとよいでしょう。ここでは、それぞれの評価基準で用いられる主な評価項目の例を紹介します。
成果評価
成果評価とは、一定期間内でどの程度の成果を上げられたかを判断するための評価基準です。具体的な項目としては次のものが挙げられます。
| 業務目標達成度課題目標達成度日常業務成果 |
まず、業務目標の達成率を評価する業務目標達成度です。評価の期間内に設定した目標に対し、どれくらい成し遂げたかを確認します。例として、営業であれば営業成績、工場従業員であれば製造個数などが目標に相当します。
次に、上司などが設定した課題をどれほど成し遂げたかを参考に判断する課題目標達成度です。例えば、販売職であれば、売上に貢献するためにどのようなことを行ったかなどです。また、エンジニア職のケースだと、バグの解消ができたかなどの観点で評価します。課題を解決できていれば、評価期間内に上司が求める成長を果たしたということが判断できます。
また、日常業務成果と呼ばれる会社のビジョンに直接結びつかない日常業務も評価項目です。日常業務の具体例としては、教育で部下はどのくらい成長したのかが挙げられます。他には、データ入力作業などのルーティンワークに対する質の向上が見られたかなどです。
能力評価
能力評価とは、仕事を行うために必要な知識やスキル、職務の習熟の度合いなどを判定するための評価基準です。具体的な項目としては次のものが挙げられます。
| 企画力判断力交渉力実行力理解力知識力コミュニケーション力 |
能力評価は、職業のカテゴリーや業種によって能力を評価する項目が異なります。
例えば、企画系の職種であれば、会社や部署の現状分析を行い、課題を把握して解決策を検討・提案する企画力が重要な評価項目になります。
判断力は、その時々の状況に応じて適切に対応できるかを評価する項目です。トラブルが起きたときや急な業務が発生したときでも、何をすべきか的確に判断する能力を評価します。
取引先や他部署の担当者と交渉して利害関係を調整する能力や、部署や会社の目標達成に向けて計画を行動に移す実行力も、能力評価の項目として重要です。
自身の業務内容への理解力や業務を行ううえで求められる知識力、周囲と連携を取って業務をスムーズに進める能力も、評価項目として設定する企業が見られます。
情意評価
情意評価とは、仕事への意欲や心構えなどを評価するための評価基準です。具体的な項目としては次のものが挙げられます。
| 協調性規律性積極性責任性 |
協調性とは、チームで行う業務に対して、メンバー同士が協力し合って取り組む姿勢のことです。
例えば、誰か支援を必要としている場面で積極的に協力している場合、協調性を評価する材料になります。
また、同僚が困っている際に、自ら進んで協力して支援できるケースも協調性に当てはまります。
次に、会社のルールを守って勤務しているかどうかを評価する規律性です。成果を出していたとしても、規律性の評価が低ければ総合的な評価に影響します。
また、自ら改善や提案などの働きかけをしようとする積極性も項目の1つです。
与えられた業務をこなすだけでなく、自ら仕事を作っていこうとする姿勢は特に評価されます。例えば、会議で自分の意見を発信したり、業務改善の提案を行ったりする行動が評価対象になります。
どれだけ仕事に対して責任感を持って取り組んでいるかといった点も評価対象に含まれます。責任性は、担当した業務を最後までやり遂げる姿勢を評価する項目です。困難な状況でも投げ出さずに取り組めているか、期限や約束を守れているか、自分の役割に当事者意識を持てているかなどが評価の観点になります。
なお情意評価は具体的な数値で部下などを評価するわけではありません。
そのため、評価者の主観が入りやすい点には注意が必要です。主観的な評価を避けるには、上司だけでなく同僚や他部門の関係者など、複数の視点から多面的に評価する方法も有効です。
年功評価
年功評価とは、成果や能力、意欲といった働きぶりそのものではなく、勤続年数や年齢といった属性に基づいて処遇を決める考え方です。前述の3つとは性質が異なる点に注意が必要です。具体的な項目としては次のものが挙げられます。
| 勤続年数年齢 |
年功評価では、長く勤め続けている人ほど企業に貢献しているものと評価して、待遇がよくなる仕組みです。また、年齢が高いほど知識や経験があるものと見なして、待遇に反映させるケースも見られます。
勤続年数や年齢による評価は、評価基準としてわかりやすい点がメリットです。企業にとっては従業員の評価がしやすくなり、従業員にとっては将来設計が立てやすくなって定着率向上などの効果を期待できます。
ただし、能力が低い従業員でも年齢が高いだけで評価が上がってしまうなど、デメリットもあります。勤続年数が短いというだけで能力が高い従業員が評価されなければ、モチベーションの低下や離職率の上昇、優秀な人材の流出につながりかねません。
近年は働き方や価値観が多様化しているため、人事評価制度において年功評価を評価項目として採用しない、または評価基準におけるウェイトを下げる企業も増えています。
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評価基準の作り方
評価基準を策定するときには、ポイントを押さえて手順を踏みながら制度設計や評価項目の設定を行うことが大切です。以下では、公平で納得感があり、人材育成や人材配置で生かせる評価基準の作り方を解説します。
評価の目的と方針を明確にする
評価項目を決める場合、なぜその項目を評価対象にするのか、評価の目的や方針を明確にすることが大切です。
評価制度における方針が全体で統一されていないと、評価項目ごとに評価の考え方や内容にばらつきが出る恐れがあります。
例えば、業績不振の状況を脱する目的で評価項目を設定するのであれば、販売実績など業務目標の達成状況を評価対象にします。
また、従来からの業務のやり方に固執している状況を改善し、業務効率化を目的に評価制度を導入する場合は、新たな取り組みに挑戦する積極性や企画力などを評価しましょう。
評価の基準や項目、内容だけでなく、評価制度の目的や方針も従業員に説明して理解してもらえば、評価する側も評価される側も納得感が高まります。
等級・役割ごとに評価項目を定義する
評価項目は画一的に作成するのではなく、部署や等級、職種ごとに設定することが重要です。
従業員に求められる成果は従業員の立場や能力によって異なるため、その職種で求められない項目が含まれていると、評価結果を人材育成に活用しにくくなります。
例えば、販売とエンジニアでは折衝力や技術力など、重要視される評価項目が異なります。
販売職では売上や接客態度の向上などを評価する一方、エンジニアではプログラミング言語などといった特殊な業務知識やスキル、経験などを評価します。
従業員ごとの等級や職種に応じた適切な評価項目に基づいて評価することで、従業員は自身の能力や成果がどのような基準で評価されているのかを理解しやすくなり、納得感やモチベーションアップにつながります。
評価尺度を設定する
重視・評価されるべき能力は職種によって異なります。各評価項目の配点は一律に同じである必要はないので、部署や職種、役職などに応じて評価項目の得点配分を決定しましょう。
例えば、リーダーシップの項目の場合、管理職ではウェイトを高く設定し、個人の技量が求められる技術職では低く設定します。得点配分が明確になれば、どの能力が重要なのか、求められている能力を従業員が認識することが可能です。
また、何段階で評価するのか、評価段階を決める必要があります。S・A・B・C・Dの5段階評価にする場合は、「S:極めて優れている」「A:優れている」「B:普通」「C:やや劣る」「D:劣る」などと定義することが一般的です。
評価項目を具体的な行動レベルに落とし込む
評価項目の変更だけでなく、等級ごとに求める仕事のレベルも明確にしましょう。
例えば、営業職の場合、新入社員と主任では求められる成果レベルや仕事への責任も違ってきます。
また、同じ主任でも、能力や経験年数によってできる仕事は変わります。等級を細かく分けつつ、それぞれの等級に合った業務レベルを設定しましょう。各評価項目において、どのような行動を達成できると、どの評価水準に該当するのか、具体的な行動や達成内容を例として示すと、わかりやすくなります。
その結果、各等級・職種に該当する従業員は、自身に求められる業務の内容や水準を具体的にイメージしやすくなり、日々の業務に取り組むうえでの目標を持ちやすくなります。
職種別の評価基準の具体例
人事評価を適切に運用するためには、職種ごとの役割や成果に応じた具体的な評価項目を設定しておくことが重要です。以下では、職種別に評価項目を作成するためのポイントをまとめました。
営業職の評価基準
営業職では、売上などの成果や成約・商品販売につなげる能力を重点的に評価しましょう。
成果評価では、事前に設定した目標を達成できたかを、業務目標達成度として評価します。具体的な評価基準となる項目は、売上の金額や件数、顧客のリピート率などです。
能力評価では、顧客とのコミュニケーション力や交渉力などを評価します。自社商品・サービスに関する知識量や商談につなげる企画力も評価対象です。顧客との交渉状況を踏まえて成約につなげる判断力・実行力など、販売実績を上げるために必要な能力を評価します。
事務職の評価基準
事務職は、具体的な成果というよりも、ミスなく作業を進める正確性やスケジュール管理などの能力が重要になる職種です。
そのため、業務内容に対する理解力や知識力、責任性などの項目を中心に評価します。
また、総務や経理、人事などの事務職は、事務処理をする過程で社内のさまざまな部署の従業員と関わることが多い点が特徴です。コミュニケーション力も評価基準になります。さらに、業務効率化によるコストダウンなどを評価対象に組み込むこともできます。
技術職の評価基準
技術職は、業務に必要な専門的な知識やスキルを備えているかが重要な評価観点になります。
そのため、技術力や専門知識に関する評価項目の比重を高く設定することが一般的です。業務を進める実行力やスケジュール管理についても高いウェイトを置く必要があります。
他にも、品質異常やクレームを防ぐために正確性や商品製造工程でトラブルが発生した場合などに適切に対処できる判断力などのウェイトを高めることもよい方法です。
チームを組んで他のメンバーとともに商品の製造にあたる場合やシステム開発プロジェクトに参加する場合は、コミュニケーション力や協調性も重要な評価項目になります。
管理職の評価基準
管理職では、チームをまとめるリーダーシップや部下の指導や育成能力が重視されます。
さらに、部下や部門間の連携に関わるコミュニケーションやスケジュール管理も同様です。
一方、管理職では、他の職種に比べて組織への成果や影響力が重視される傾向があります。
したがって、成果に至るまでの過程に着目した課題目標達成度のウェイトは低めです。成果にあたる業務目標達成度は高めに設定しておくことがポイントです。
なお、インターネット上で人事評価項目のサンプルをダウンロードできる場合があります。1度サンプルを見てみることで、設定に関する具体的なイメージがわくかもしれません。
評価基準の運用を成功させるポイント
評価基準を策定して導入したら、期待した効果が発揮されるように適切に運用する必要があります。以下では、評価基準の運用を成功させるためのポイントを4つ紹介します。
評価者間で評価基準の認識をそろえる
評価基準を設けても、評価者が基準を正しく理解していないと、誤った評価をしたり評価者ごとに解釈や判断が分かれてしまうことがあります。
評価者によって評価に差が出ないようにするためには、評価者間で目線を合わせるための取り組みを行うことが重要です。
例えば、評価者を対象とした研修や会議を実施して、評価基準の目的や具体的な内容を説明して理解を深めてもらう方法があります。
評価基準に関する説明資料を社内で作成して評価者に配布する際は、評価サンプルも共有するとよいでしょう。
また、評価者が公平な評価をするためには、評価者の思い込みや主観によって起きる評価エラーへの理解も欠かせません。評価者に必要な知識やスキルを研修などで扱うことで、評価のばらつきや主観の影響を抑えやすくなります。
相対評価と絶対評価を組み合わせる
人事評価の方法には、相対評価と絶対評価があります。
この2種類の評価方法をうまく組み合わせてそれぞれの特性を生かすと、人事評価制度をより効果的に運用できます。
例えば、日々の評価やフィードバックは絶対評価で行い、本人の成長を後押しする一方、昇給・賞与の配分を決める段階では相対評価を用いて原資の範囲内に収める、といった使い分けが考えられます。
相対評価とは、部署やチームなど所属する組織内で相対的な順位をつけて評価する方法です。他の従業員との比較を通じて評価を決める方法であり、限られた昇給・賞与原資を配分する際などに用いられることがあります。
ただし、組織内で序列をつけるため、よりよい評価を得るために周囲への対抗意識や敵対心が生まれ、チームワークが低下する恐れがある点がデメリットです。
一方で、絶対評価とは、その従業員の能力や成果などに基づいて評価する方法です。例えば、仕事で成果を出した従業員が評価される仕組みであれば、頑張った従業員は評価されるため、モチベーションが高まります。ただし、全員が高い評価や低い評価になることもあり、全員が低い評価を受けて職場全体でモチベーションが下がる可能性もあります。
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・相対評価と絶対評価の違いは?わかりやすくメリット・デメリットを解説
社内に周知し理解を促す
評価者だけでなく、評価を受ける従業員側の理解も欠かせません。評価基準を明確化しても、その内容を従業員が理解していなければ、評価基準がよくわからず不公平に感じ、不満を抱くかもしれません。評価基準を定めたら、人事評価制度の趣旨や目的、評価基準の内容を社内で周知することが重要です。
人事評価制度の内容を明文化し、社内向けの説明資料を作成して配布するなど、評価基準への理解を促す取り組みを行いましょう。
また、人事評価を行う時期にあわせて、評価シートなどを配布する際に評価基準・評価項目に関する説明資料も併せて送ると人事評価制度への理解が高まります。
評価制度の目的や評価基準を従業員が理解できれば、評価結果への納得感が高まり、日々の仕事への意欲やエンゲージメント向上につながる可能性があります。
継続的に改善していく
評価基準を定めて人事評価制度の運用を開始しても、最初からうまくいくとは限りません。評価者・被評価者の評価制度に対する理解不足などから、評価制度に対する不満が社内で出たり部署ごとに評価にばらつきが出たりすることがあります。
人事評価制度では、評価結果を集計して分析し、課題が見つかれば評価基準や評価項目の見直しなどを行って改善していくことが重要です。PDCAサイクルに基づき、計画や実行で終わらせず振り返りや改善を行うと、よりよい評価基準や人事評価制度を構築できます。
また、従業員数や体制の変更など会社の状況が変わるなかで、従来の評価基準が実態にそぐわなくなるケースもあります。これまでは機能していた評価制度であっても、途中から問題が起きる可能性もあるので、定期的な見直しを行いましょう。
人事評価の適切な流れ
ここでは、部下を人事評価するときに活用できる適切な評価の流れについて解説します。
目標設定の面談
まず、評価をする前に目標設定の面談を行うことが大切です。面談では、会社の目指すものや、業務における目的を部下と共有しておきます。上司の期待を伝えたうえで、部下自身の考えも聞きながら、双方が納得できる目標を設定します。
その他にも、目標に対して迷いや疑問などがないかを確認しておくことも大切です。
具体的な目標を設定することで、部下は次に取るべき行動を把握しやすくなり、目標達成に向けた意欲の向上につながります。
また、上司も目標が達成できたかどうかなどを基準に判断できるため、評価がつけやすくなります。
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・1on1とは?実施の目的や効果、トーク例などを解説
業務遂行
面談終了後は、継続して業務がどこまで進んでいるかを冷静に管理しておきましょう。期中の行動や成果は、その都度記録しておきましょう。評価の締切前になってから判断材料を集めようとすると、記憶に新しい期末の出来事に評価が偏ってしまいます(期末効果)。
適切な評価を行うためにも前もって評価のためのデータを集めておくことが重要です。なお、目標を変更する場合は、部下が知らなかったということがないようにきちんと共有しておきましょう。
評価決定
仕事のなかで、何か成し遂げた後に、実際に評価を決定します。この際、評価者の印象や思い込みではなく、期中に記録した事実に基づいて判断します。
評価者は、自分が精通している分野ほど基準が厳しくなり、逆に知識の乏しい分野では判断がつかず甘い評価や中央の評価に寄りがちです。自身の得意・不得意に評価が左右されていないか意識し、あくまで定められた基準に照らして判断しましょう。
評価開示とフィードバック
最後に、部下へ評価結果を伝え、今後の成長につながるフィードバックを行います。
その際、目標に届いていない部下も何人かいるかもしれません。どうすれば目標を達成できるのか、あるいは達成可能な目標はどのレベルなのかを一緒に考え、今後に生かすことが重要です。
上司から直接評価を伝え、なぜそのような評価になったのか、フィードバックを通じて理由も説明すれば、部下の納得感が高まります。
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・メンバーのモチベーションを上げる!正しいフィードバックの仕方とは
タレントマネジメントの活用
評価基準は、従業員を公平に評価し、評価結果への納得感を高めるための土台です。HRMOSタレントマネジメントでは、MBO、OKR、コンピテンシーなど自社の評価制度に合わせた評価運用を再現でき、評価基準の浸透や評価プロセスの可視化にも役立ちます。
タレントマネジメントを使えば、評価内容の集計や分析まで可能になり、人材育成や人材配置の検討に活用できるようになります。タレントマネジメントの機能や活用方法について、詳しくは以下の記事をご覧ください。
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・タレントマネジメントとは?目的やシステムの導入、比較、活用方法を徹底解説
評価基準の活用事例
人事評価項目を実際に従業員に示すことで、目指すべき従業員像や習得すべきスキルが明確になります。ここでは個々の企業の人事評価項目について、3つの事例を紹介します。
株式会社メルカリ
株式会社メルカリは、2013年に設立されたフリーマーケットアプリを運営する会社です。この会社では、行動や成果に至るまでの過程を評価する制度であるバリュー評価が実施されています。
さらに、OKRを利用して人事評価が導入済みです。OKRに関しては、日本でまだあまり知られていない頃に導入した実績があります。バリュー評価では、3つの行動指針の実践について評価される仕組みです。
そして、評価内容に説得力を持たせるためにメルチップと呼ばれるピアボーナス制度を採用しています。なぜなら、バリュー評価は営業成績のように定量的ではないためです。
なお、メルチップとは、従業員同士で、感謝などを伝えたいときに一定額を贈り合える仕組みです。これらのポイントをもとに4半期ごとに評価が行われるとともにメルチップを多くもらうと、表彰されます。
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・OKRとは? 導入方法や具体例、KPI・MBOとの違いを徹底解説
株式会社ココナラ
株式会社ココナラは、知識やスキルなどを売り買いできるマーケットを運営する会社です。管理者の印象に寄りがちな評価をできるだけ客観的に認識できるような仕組み作りを目指しています。
具体的には、ココナラでは、5つの軸と11段階に分類された等級制度をもとに人事評価を行っています。裁量やコミット範囲などを含めた5つの軸をG1からG7までの11のグレードで評価するシステムです。この制度導入の理由は、人材評価の基準を明確にすることで、上司の主観的な考えのみの評価決定を防ぐためです。
さらに、モチベーション向上をサポートするために、基本的にはグレードが上がると給与も増えます。また、年2回の人材開発委員会で等級の見直しが行われます。なお、サポートが行われるケースは、グレードと実際の仕事ぶりにギャップがあるときなどです。
株式会社データX
株式会社データXも人事評価項目を具体的に従業員に示している企業です。データXの特徴的な評価項目としては、採用活動への貢献度をエントリーからドクターまでの4クラスで分類していることです。
そしてクラスによって毎月手当額が決定される仕組みです。これは、全従業員が採用活動に関わるリクルーティング資格制度と呼ばれています。リクルーティング資格制度のおかげで、リファーラル採用の比率が大きく高まりました。
リファーラル採用は、企業が自社の従業員から人材の紹介を受けることです。さらに、面談の辞退率も半減しました。そして従業員が採用に従事することで、自社への理解が深まるといったメリットも生まれます。
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まとめ
適切な人事評価を行うには、「成果評価」「能力評価」「情意評価」をはじめとした評価項目をバランスよく取り入れることが大切です。評価基準を明確にすることで、評価者ごとの判断のばらつきを抑え、従業員の納得感を高めやすくなります。
また、役職や個人の能力によって評価項目はそれぞれ適切に設定することが重要です。人事評価の項目を作成するときは、上記で紹介したポイントを押さえて取り組みましょう。
HRMOSタレントマネジメントで評価基準に基づく評価運用を可視化
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また、評価データを継続的に蓄積することで、従業員一人ひとりの成長や評価の推移を確認しやすくなり、根拠に基づいた人材育成や配置の検討につなげられます。
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