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現代の働き方は、従来の固定的なスケジュールから柔軟性を重視したものへと変化しています。その中でも注目を浴びているのが「フレックスタイム制度」です。この制度は、従業員が自身の都合に合わせて勤務時間を調整することができるため、柔軟な働き方を実現することができます。この記事では、フレックスタイム制度の仕組みやメリット・デメリット、またその中でも重要な要素である「コアタイム」について探っていきます。
hrmos.coフレックスタイムの概要とコアタイム
フレックスタイム とは、従業員が自身の都合に合わせて勤務時間を調整できる制度のことです。一定期間に決められた労働時間の範囲内なら、たとえば10時間働く日もあれば、6時間で切り上げる日を作っても良いなど、従業員が自身の裁量に基づいて勤務時間を自由に設定しながら働くことができます。フレックスタイムは従来の固定的な勤務時間にとらわれず、個人のライフスタイルや仕事のニーズに合わせて柔軟に活動することができる働き方です。ワークライフバランスの向上や生産性の向上を目指す労働環境の一形態として注目されています。
とはいえ、フレックスタイムは出退勤の時間割を従業員自身が完全に任意で決められるわけではありません。フレックスタイムを導入している企業では、コアタイムと呼ばれる従業員全員が必ず同時に働く時間を設けることが一般的です。そのため、フレックスタイムで自由な出退勤が認められるのは、主としてこのコアタイムの前後の時間ということになります。
企業によってはコアタイムを設けず、従業員に出退勤の時間割を一任している場合もありますが、コアタイムの設定はフレックスタイムの導入において大きな意義を持つ取り組みだといえます。というのも、コアタイムを設定することによって、チーム間のコミュニケーションや共同作業が円滑に行われる環境が整いやすくなるからです。従業員が一堂に会する機会がない場合、チーム間で意思の疎通が取りづらく、ミーティングや商談の予定がまとまりにくいといった弊害が起こりがちです。コアタイムはそのような弊害を取り除き、社内の円滑なコミュニケーションを確保する目的で導入されます。
ただし、コアタイムを重視し過ぎると、フレックスタイムの柔軟性そのものが崩れてしまう場合もあります。たとえば、コアタイムが1日の所定労働時間に近い長さになってしまえば、せっかくフレックスタイムを設けていても、従業員は自由で柔軟な働き方を模索することができません。このように、コアタイムの時間が長すぎたり、フレキシブルタイムが極端に短かったりする場合は、フレックスタイム制とは認められない事例があるので、コアタイムの時間設定には十分に注意する必要があります。
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・従業員情報の一元管理
・組織課題の可視化
フレックスタイムにはどんなメリットが？
フレックスタイムは従業員のワークライフバランスの実現や労働生産性の向上を目的に導入される制度です。労働時間は従業員の裁量で決められ、自身の生活体系に沿った働き方を模索できる点に大きなメリットがあります。また、それ以外にもフレックスタイムにはさまざまなメリットがあります。どのようなメリットがあるのか、以下に詳しく見ていきましょう。
ワークライフバランスの向上
フレックスタイムは従業員に自分の生活スタイルに合わせて働く柔軟性を与えます。家族や趣味、個人のニーズに合わせた時間を確保することができるため、仕事とプライベートの調和を取りやすくなります。たとえば、家族の介護を抱えている人や、子どもの送り迎えが必要な人でも、フレックスタイムであれば無理のない柔軟な働き方を模索することが可能です。
生産性の向上
フレックスタイムの制度下では、従業員は自分自身の生産性が最も高いと感じる時間帯に仕事をすることができるため、集中力や能力を最大限に発揮することができます。結果として、業務の効率化や成果の向上が期待され、企業の業績や生産性にも良い効果をもたらすことが見込まれます。
通勤時間のストレス軽減
フレックスタイム制度により、通勤のピーク時間を避けることも可能です。人によっては、いわゆるラッシュアワーの通勤にストレスを感じている場合もあります。また、混雑する時間帯は公共交通機関の遅延も発生しやすく、通勤時間がいたずらに長くなってしまうケースも少なくありません。フレックスタイムでラッシュアワーをずらせば、従業員のストレス軽減や時間の節約も可能となります。
健康への配慮
フレックスタイムは従業員の健康への配慮も促進します。たとえば、朝が苦手な人は遅めの始業時間を選ぶことで、自分の体内時計に合った生活リズムを保つことができます。また、休日のスポーツなどで怪我をして通院が必要な場合など、平日の昼間に病院に通ったり、体調の悪い日は働く時間を短くしたり、健康に配慮した働き方ができることもメリットです。
人材の獲得と定着
働き方の柔軟性を提供するフレックスタイム制度は、優れた人材の獲得と定着につながることもあります。働きやすい環境を提供することで、従業員の満足度やモチベーションが向上し、組織における人材の流出を防ぐことができるのです。フレックスタイムは人材を惹きつける福利厚生のひとつとしても大きなメリットのある制度だといえます。
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社外活動の活発化
従業員によっては、事業に役立つ資格の勉強などを実施している場合もあります。フレックスタイムで柔軟な勤務時間が確保できれば、特定の曜日は資格活動のために勤務時間を削減し、他の曜日は多めに働いて取り返すなど、社外活動をより充実したものにすることが可能です。資格取得などで従業員のスキルが向上すれば、結果として会社にも成果アップといった恩恵がもたらされることになるでしょう。
フレックスタイムのデメリット
生産性向上や人材確保といったメリットがある一方、社内コミュニケーションの難しさなど、フレックスタイムにはいくつかデメリットもあります。フレックスタイムを導入する際は、以下に挙げるデメリットをしっかり確認し、精査したうえで検討を重ねていくことが重要です。
社内コミュニケーションの確保が難しい
フレックスタイムでは、従業員の勤務時間がバラバラになるため、チーム間のコミュニケーションやタスクの調整が難しくなる場合があります。従業員同士のスケジュールにずれが生じれば、連絡や協力をスムーズに行うことが難しくなってしまうかもしれません。労働生産性の向上が期待できる点はフレックスタイムの利点のひとつですが、社内コミュニケーションが不足すればかえって生産性の低下を招く恐れもあります。
コアタイムがないと厳しくなりがち
フレックスタイム制度ではコアタイムを設けることが一般的です。コアタイムは、従業員全員が同時に働く時間帯であり、チームワークや会議のための共通の時間となります。しかし、フレックスタイムは従業員が自由に勤務時間を選択できる点に最大の意義があります。そのため、従業員の裁量を重視するあまり、場合によってはコアタイムの確保が難しくなってしまうケースも珍しくありません。その場合、チームの連携や共同作業に支障をきたす可能性があります。
労働時間が過剰に延長されてしまう
フレックスタイムにおいて、従業員は自身の勤務時間を選択することができますが、自由な働き方によって過労や働き過ぎが生じる可能性も否めません。また、逆に時間管理が苦手な人は、フレックスタイムによってルーズな働き方が助長されてしまう恐れもあります。フレックスタイム制度では、従業員自身が労働時間を適切に管理しなければならず、働き過ぎや怠慢を防ぐための適切なワークライフバランスの実現が求められます。
スケジュールの調整の困難さ
従業員が自身の都合に合わせて働くことができる一方、他の従業員とのスケジュール調整が難しくなりがちな点も、フレックスタイムのデメリット面です。特に、連絡や会議の設定など、他の人とのタイミングを合わせる必要がある業務では、スケジュールの調整がより困難になる可能性があります。その結果、従業員が自由に労働時間を決める裁量の幅が狭まり、フレックスタイムの良さを十分に得られなくなってしまうかもしれません。
従業員間の公平性の問題
コアタイムを導入していたとしても、フレックスタイムでは基本的に勤務時間の時間割は各従業員に一任されます。その結果、従業員間で働く時間や出勤日数に差が生じることは避けられません。これにより、公平性やチーム内のバランスが損なわれる可能性があります。組織全体で公平な運用や評価基準の確立が求められます。
これらのデメリットに対処するためには、組織が適切なルールやガイドラインを策定し、従業員間のコミュニケーションやスケジュール調整の円滑化を図ることが重要です。また、フレックスタイム制度の適用にあたっては、従業員のワークライフバランスや健康管理への配慮が必要となります。
フレックスタイムに向いている業界は？
フレックスタイムは特定の業界に関わらず、さまざまな企業や職種で導入されています。とはいえ、フレックスタイムには業界や職種によって向き不向きがあることも事実です。では、フレックスタイムに向いている業界や職種にはどのようなものがあるのでしょうか。
テクノロジー業界
テクノロジー業界では、創造的な仕事やプロジェクトが多く、従業員に自由な働き方を許容する柔軟性が求められます。その点、フレックスタイム制度は、従業員の創造性やイノベーションを促進する役割を果たすことができるでしょう。こうした業界では仕事も細分化されていることが多く、自分のペースで業務が進めやすい点もフレックスタイムが向いている特徴です。
IT業界
IT業界では、多くのプロジェクトが時間的な制約を持ち、短期的な締め切りに対応する必要があります。従業員が最も生産的だと感じる時間帯に集中して取り組むことができるフレックスタイムは、効率的なプロジェクト管理やデッドラインの達成などに寄与してくれる制度だといえます。そのため、IT業界もフレックスタイムを適用しやすい業界のひとつです。
クリエイティブ業界
広告、デザイン、映像制作などのクリエイティブ業界では、アイデアの発想や制作に時間の柔軟性が求められます。フレックスタイム制度は、従業員がクリエイティブな活動に集中しやすく、創造的な成果を生み出す環境を提供してくれます。
主として外部との接触が少ない業界や、他の従業員への依存度が低い仕事に関しては、フレックスタイムを適用しやすいといえます。職種としては、プログラマーやエンジニア、企画職や事務職などを挙げることができるでしょう。一方で、接客業やサービス業、営業職といった対面での業務が多い仕事は、フレックスタイムの導入も難しいといえます。
とはいえ、フレックスタイムが向いている・向いていないに関わらず、フレックスタイム制度を導入する際には、組織の特性や業務の要件、従業員のニーズを考慮し、適切なルールやガイドラインを策定することが重要です。
フレックスタイムは実際にどう運用されている？
フレックスタイムを実際に導入した場合、まず早出・遅出の選択が可能となります。朝型の人は早めに出社し、早めに仕事を開始することができる一方、夜型の人は遅めに出社し、夜遅くまで働くといった働き方ができるようになります。自分の体内時計に合わせて生産的な時間帯に勤務できるだけではなく、保育園の送り迎えをパートナーと交代で行うなど、1日おきに出勤時間を変えるといった運用の仕方も可能です。
また、出退勤の時間だけではなく、休憩時間も従業員は自由な時間帯を選んで取ることができます。中には、長めのランチ休憩や小休憩を挟むことで、リフレッシュや集中力の回復を図る時間としてフレックスタイムを活用している人も少なくありません。ただし、コアタイムや取引先との商談の時間など、必ずしもフレキシブルに時間調整ができないケースもあるので、スケジュールや勤怠管理には十分な注意を払う必要があります。
社内での勤務時間に加えて、リモートワークを活用したフレックスタイムの事例も少なくありません。リモートワークを活用したフレックスタイムでは、自宅やカフェなど、柔軟な場所で仕事をすることができるので、その分通勤時間の削減や環境の変化による創造性の向上が期待されます。一方で、リモートワークを活用するケースに関わらず、フレックスタイムの運用には企業側にも一定の管理責任が問われる点は見逃せません。
従業員個人が自由な裁量の下で勤務時間を調整するフレックスタイムの考え方では、従業員間での不公平感やチーム内のバランス欠如がしばしば議題として挙げられます。こうしたデメリットを解消するためにも、企業側ではタイムレコーダーや勤怠管理ソフトを活用して、従業員の労働時間を客観的に把握できるシステムの構築が求められるでしょう。
加えて、フレックスタイムではコアタイムの活用も重要な要素です。チームメンバーや上司とのコミュニケーションや共同作業のための時間帯を設けることによって、社内コミュニケーションの不足を補うことが可能となります。そうすることによって、各チーム同士の連携不足や、上司と部下の間に生じやすい意志の齟齬なども未然に防ぐことができるでしょう。
一方、特定の企業の中には、コアタイムのないフレックスタイム制を導入しているところもあります。このように、社員が同時に働く時間帯を設けず、勤務時間を従業員に完全に任せている体制のことをスーパーフレックスタイムと呼びます。スーパーフレックスタイムにおいては、0時から24時の範囲内で、従業員は始業時刻と終業時刻を日単位で自由に設定するのが通常です。
いずれにしても、フレックスタイムの制度を適切に運用するためには、会社内で従業員の出退勤を「見える化」することがより重要となります。実際、企業によってはオフィスにホワイトボードを設置して各自の出退勤時間を書き込んだり、スケジュール管理アプリやソフト、チャットなどを利用して出退勤の時間を共有したりといった対策を講じている企業も少なくありません。こうした対策が仕事を円滑に進めるうえで大切になってきます。
フレックスタイムにおける残業の概念
通常の残業は、従業員が基本的な労働時間の時間外に業務を遂行することを指します。この種の残業は、主に業務の遂行や期限の厳守、急な業務増加などの理由によって発生することがあります。従業員が所定の労働時間外で業務を行えば、労働基準法や労働契約に基づき、使用者側は適切な手当や休息時間を提供しなければなりません。
一方、フレックスタイムは従業員が自身の判断で勤務時間を決定します。したがって、法律が定める所定の労働時間を超過して働いていたとしても、ただちに残業として扱われるわけではありません。たとえば、法律が定める1日の所定労働時間は8時間です。しかし、フレックスタイムでは、個人の判断で1日に10時間働くこともあります。
通常の残業の概念であれば、この従業員は所定労働時間を2時間超えて働いたことになるので、その2時間は残業時間として扱われるのが一般的です。ところが、フレックスタイムでは10時間働いた時点では、ただちに超過分の2時間が残業時間と見なされるわけではありません。なぜなら、他の日に6時間で仕事を切り上げていれば、フレックスタイム制においては所定の労働時間を順守していることになるからです。
とはいえ、フレックスタイムでも残業が発生しないわけではありません。たとえば、プロジェクトの締め切りが迫っている場合や、予期せぬ問題が発生した際などには、従業員が自主的に残業を選択することがあります。フレックスタイムでは、1カ月や3カ月といった一定期間の範囲内で残業時間をカウントします。つまり、1カ月の総労働時間が所定の労働時間を超えていたら、その超過分が残業と見なされるわけです。1カ月の所定労働時間が160時間の月に180時間働いたとすれば、超過した20時間分が残業時間として扱われます。
重要なのは、フレックスタイム制度においても適切な労働時間管理が行われることです。労働基準法や労働契約に則り、適切な労働時間や残業手当の支払い、休息時間の提供が行われなければなりません。また、組織や上司は、従業員の健康やワークライフバランスを考慮し、労働時間の合理的な制約やタスクの適切な分配を行うことが重要です。
逆に時間の超過ではなく、決められた労働時間に対して実際の労働時間が不足しているケースも問題です。決められた労働時間が160時間にもかかわらず、実際に従業員が働いた時間が140時間しかなければ、20時間の不足が生じることになります。この場合、次の期間に繰り越して働いてもらうことも法律上は可能ですが、企業側としては不足分の給与をカットして対応することが一般的です。
フレックスタイム導入の注意点
従来の働き方が見直されている中で、フレックスタイムは新しい時代に即した働き方のひとつだといえます。ただ、業界によってはフレックスタイムが適さないケースもありますし、そのまま制度だけを導入しても、なかなか社内に定着してくれないことも十分に考えられます。では、フレックスタイムを導入し、円滑に運用するためには何に気を付けたら良いのでしょうか。以下、フレックスタイム導入の注意点について確認していきましょう。
コミュニケーションと連携の確保
フレックスタイム制度では、従業員の勤務時間がバラバラになるため、コミュニケーションやタスクの調整が難しくなる可能性があります。組織内でのコミュニケーションツールやルールを整備し、チーム間の連携や情報共有を円滑に行う仕組みを構築しなければなりません。
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コアタイムの設定と運用
フレックスタイム制度では、通常の勤務時間内にコアタイムを設けることが一般的です。コアタイムはチームメンバーの共通の時間帯であり、会議や連絡、共同作業のための重要な時間帯です。従業員がコアタイムを守ることで、チームの連携や効率的な業務遂行が可能となります。コアタイムを設けないフレックスタイムもありますが、会社内の横のつながりやコミュニケーションを重視するなら、コアタイムの設定は有用です。
労働時間の適切な管理と過労の予防
ワークライフバランスや生産性の向上というフレックスタイムの強みは、適切な労働時間の管理があって初めて活かすことができます。組織は労働基準法や労働契約に基づき、労働時間や休息時間の遵守、残業手当の適切な支払いを確保する必要があります。また、従業員の健康とワークライフバランスを考慮し、過労や働き過ぎを予防するための措置を講じることも重要です。
公平性とチームの均衡
フレックスタイム制度では、従業員の勤務時間や出勤日数に差が生じる場合があります。組織は公平な運用を心掛け、従業員間の公平性やチームの均衡を保つために適切なルールや評価基準を策定する必要があります。
整合性と組織文化
フレックスタイム制度は組織文化との整合性が重要です。フレックスタイムが組織のビジョンや目標に適合し、従業員のモチベーションや働きやすさを高めることが求められます。組織全体でフレックスタイム制度をサポートし、従業員が柔軟な働き方を実現できる環境を整えることが重要です。
フレックスタイムの導入にあたっては、なぜ導入するのか、どのような目的や目標を持っているのかを明確に定義することが重要です。たとえば、従業員のワークライフバランスの向上、生産性の向上、人材の定着などの目標を設定し、それに基づいた制度の運用を行う必要があるでしょう。これらの注意点に留意しながら、フレックスタイム制度を導入し、従業員の働き方の質や労働生産性の向上を実現するために、組織全体での適切な運用とサポートが必要です。
まとめ
柔軟な働き方を提供するフレックスタイムで従業員と組織全体の利益を追求しよう
フレックスタイム制度は、従業員に柔軟な働き方を提供することで、ワークライフバランスの向上や生産性の向上を実現する効果があります。その中でもコアタイムは、チームの協調性やコミュニケーションを促進する重要な要素です。フレックスタイム制度を成功させるためには、適切な運用と労働時間管理などを通じて、組織全体の協力と適切なルールの整備が不可欠だといえるでしょう。
