こんにちは。「HRMOS（ハーモス）採用」のHRMOS TREND編集部です。
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採用業務の負担が大きく、効率化の方法を模索している企業は多いでしょう。そのようなとき役に立つのがATSです。とはいえ、ATSの具体的な機能やメリットが分からず、導入をためらっている担当者もいるのではないでしょうか。そこで、当記事ではATSの概要や主な機能、導入のメリット・デメリットなどについて詳しく解説します。
hrmos.coATSとは
採用業務を効率化するシステムとして注目を集めているのがATSです。ここでは、ATSとはどういうものか、企業がATSを導入する目的は何かについて解説します。
ATSの概要
ATSは「Applicant Tracking System」の略で、Applicantは応募者や候補者を、Trackingは追跡を意味する言葉です。日本語では「応募者追跡システム」と訳されます。ATSを導入すると、求人の応募受付から採用決定にいたるまでのあらゆる採用プロセスにかかわる情報を一元的に管理できるようになります。求人票の作成や面接日程の調整、応募者とのメッセージのやり取り、内定後のフォローなども可能です。
ATSを導入する目的
企業がATSを導入する目的は、煩雑な採用業務を効率化することです。一般に、従業員を採用する際、企業はさまざまなステップを踏まなければなりません。たとえば、中途採用ではまず求人票を出し、転職希望者からの応募を受け付け、書類選考を行って通過者に連絡を取り、一次面接を実施し…など複数のステップがあります。また、多くの場合、複数の応募者全員が横並びで採用プロセスを進んでいくことはありません。二次面接まで来ている人もいれば、書類選考中の人がいるといった状況もあるでしょう。
募集職種が多岐にわたったり応募者がたくさんいたりするほど、情報管理やスケジュール調整が大変になります。そこで活躍するのがATSです。ATSを活用すれば、どの応募者がどの採用プロセスにいるのかが一目でわかり、個々の履歴書や職務経歴書、面接での面接官の評価といった情報もすぐに確認できます。従来の採用業務で発生していた情報の二重管理などのミスも起こりづらくなるでしょう。作業効率が大きく向上し、連絡の行き違いやデータの入力漏れといった人為ミスの防止にも役立ちます。
ATSの主な機能
ATSには、採用業務に役立つさまざまな機能が搭載されています。ここでは、どのような機能があるか、みていきましょう。ただし、システムによって搭載されている機能は異なります。導入にあたっては、どのような機能やサービスが使えるかを十分に確認することが必要です。
採用サイトの作成
ATSを使うと、採用に特化したサイトが作成可能です。すでに自社のオウンドメディア内に採用ページを持っている企業もあるでしょう。とはいえ、求人情報の作成に関して専門的な知識がない場合、必要な情報が不足して求職者にとって魅力的な内容になっていない可能性があります。優秀な人材に来てもらうためには、積極的に情報を発信し、数多くの求職者に応募してもらうことが欠かせません。ATSの機能を使えば、専門知識がない人でも応募者が知りたい情報を過不足なく盛り込んだ魅力的な求人サイトを作成できます。
求人媒体に合わせた求人票の作成と掲載
複数の媒体に求人情報を掲載している企業も多いでしょう。複数の媒体を利用する場合、それぞれに合ったフォーマットでの作成が求められます。ATSがあれば、必要な情報を入力するだけで連携している各種媒体に適合するフォーマットが作成でき、掲載まで可能です。さらに、求人広告を掲載した媒体は一元的に管理できます。また、1つの職種だけでなく複数の職種を一斉に募集することもあるでしょう。複数の職種で応募を受け付けている場合も、ATSによってどの職種への応募なのかといった情報を一目で確認でき、管理がスムーズです。
求人媒体ごとに応募率や採用率を知ることもできます。良好な反応があった媒体を残してそれ以外の出稿を停止するなど、分析結果を次の採用業務に活かせるでしょう。
応募者の履歴書や職務経歴書の管理
採用業務のなかでも重要度が高く、手間もかかるのが応募者が提出した履歴書や職務経歴書の管理です。応募者が選考フローの次のステップに進むたびに取り出してチェックしたり、不要になれば破棄したりと適切に管理する必要があります。応募者の数が多い場合、管理するのも簡単ではありません。ATSを使うと、サイトからの応募があれば自動的に保存されます。アクセス権限のある採用担当者であれば誰でも必要なときに閲覧でき、手間がかかりません。複数の採用担当者がいても、情報の共有がスムーズにできます。
応募者の進捗状況を管理
応募者ごとに、採用プロセスのどの段階にいるのかを確認することも可能です。いつまでに面接結果の連絡をすべきかなどもすぐに確認でき、対応を忘れたり遅れたりすることがありません。ダブルブッキングなどのミスも起こらないでしょう。面接時の内容や評価なども入力でき、履歴書や職務経歴書の内容と合わせて確認できるため、選考を通過させるかどうかの判断もしやすくなります。
応募者へのメッセージやメールの通知
面接日程の調整などで応募者に連絡を取らなければならないこともあるでしょう。そのようなときは、ATSのメッセージ機能やメール機能を使ってスムーズにやり取りできます。どのようなメッセージを送ったか、どのような返信がきたかもすぐに確認できるため、連絡漏れなどのミスが起こりません。
応募者の絞り込み
ATSは、応募者を自動で選別して絞り込むことも可能です。たとえば、必要な資格を保有していない、求める職務経験がないといった応募条件を満たしていない候補者を自動的に選別するように設定できます。落ちた応募者に対し、お断りメールを自動送信する機能がついたATSもあります。
内定管理
内定が決定した応募者に対して、通知書を送付することも可能です。内定後の連絡やフォローもできます。
ATSの種類
ATSは、クラウド型とオンプレミス型の2つに分類できます。かつてはオンプレミス型が主流でした。2010年以降は、手軽に導入できるクラウド型の利用が増えています。
クラウド型
クラウド型は、インターネット上にデータを保存し、ネットワークに接続されたパソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末から利用できる形態です。ネットワークにつながっていればどの端末からでもサービスを利用でき、ハードウェアを購入したりソフトウェアをインストールしたりする必要がありません。導入が手軽な点、利便性が高い点が大きなメリットです。
オンプレミス型
オンプレミス型はソフトウェアを購入し、自社サーバーにインストールして運用する形態です。自社のサーバーに入れて活用するため、情報漏洩のリスクが少ない点がメリットです。とはいえ、サーバーの設置やソフトウェアの購入のため初期費用が必要で、コストがかかる点はデメリットといえます。
ATS導入の4つのメリット
ATSの導入にはさまざまなメリットがあります。ここでは、主なメリットを4つ取り上げて、それぞれ詳しく解説します。
1.採用業務にかかる工数の大幅削減
ATSを活用すれば、大量の応募者がいても一元管理が可能になります。応募者それぞれの選考状況や履歴書・職務経歴書の内容、面接時の受け答えや評価がすぐに確認でき、やり取りしたメッセージの内容も併せて分かります。もし、それぞれの情報をバラバラのツールで管理している場合、一つ一つ探して確認しなければなりません。これでは、莫大な手間や時間がかかってしまうでしょう。ATSによってさまざまな情報を一元管理することで、採用業務に必要な工数の大幅削減が可能です。作業効率が大きくアップするでしょう。煩雑な事務作業に時間を取られることがなくなり、コア業務に集中できるようになる点も大きなメリットです。
2.ミスの防止
応募者の情報や面接の評価、連絡などをバラバラのツールを使って行っている場合、人為的なミスが発生するリスクが高くなります。たとえば、応募者から来ていたメールに気づかず連絡しないままになってしまったり、応募者の情報を自社システムに入力していてタイプミスしたりといったケースです。ミスが原因で信用を失い、応募してきた有能な人材を他社へ逃してしまうことは十分にあり得ます。優秀な人材を確保することは、企業にとって非常に重要な課題です。採用業務においては、小さなミスも犯さないよう十分に気を付けなければなりません。ATSを活用すれば応募者の情報をまとめて管理できるため、ミスの防止に役立ちます。
3.情報の社内共有が容易
応募者の情報は、ささいな内容でも採用担当者間で共有しておくことが欠かせません。とはいえ、情報をバラバラのツールで管理している場合は、スムーズに共有することは難しいでしょう。応募者から急ぎの問い合わせが来ても、担当者がいないために状況が分からず、適切な対応が取れないといったことも起こりえます。ATSを使えば、情報がすぐに共有できるため、採用活動を円滑に進められます。
4.採用活動のデータの蓄積が可能
ATSを使えば、採用活動に関するあらゆるデータを残すことができます。蓄積されたデータを分析すれば課題の発見に役立ち、今後の採用活動に活かすことが可能です。たとえば、採用媒体ごとの応募率や採用率が比較できれば、次回以降はどの媒体に注力すべきかが明確になるでしょう。自社に合った選考フローを確立でき、より効果的で効率的な採用活動ができるようになります。
ATS導入の3つのデメリット
ATSは多くのメリットがある一方、デメリットも存在します。ここでは、主なデメリットを3つ挙げてそれぞれ解説します。
1.コストがかかる
無料で利用できるものもありますが、多くのATSでは初期費用や月額料金が必要です。いくらかかるかは、サービスによって異なります。初期費用に30万円、月額料金で約5万円かかるものもあれば、初期費用はかからず月額料金も1万円以下のものもあり、さまざまです。もちろん、利用できる機能にも違いがあります。自社に必要のない機能がたくさんついた高額なサービスを導入しても、無駄になってしまうでしょう。そのため、採用規模や自社が必要とする機能をよく検討し、費用感が適しているものを選ぶようにすることが大切です。無料お試し期間を設けているところもあるので、導入前に試すようにしましょう。
2.システムが自社のフローに合わないこともある
導入したシステムが従来の採用活動の方法とマッチせず、選考フローの再構築を迫られるケースもあります。その場合、システムの導入当初はかえって作業効率が落ちる可能性が高いです。導入を決定するまえに、サービスの内容についてしっかり検討する必要があります。
3.操作に慣れるまでには時間がかかることも
システムを導入しても、すぐに最大限のパフォーマンスを引き出して活用できるとは限りません。採用担当者がシステムの操作に慣れて効果的に活用できるにようになるまでには、ある程度の時間がかかるでしょう。
ATSを選ぶ7つのポイント
ATSは多くの業者がさまざまなサービスを提供しています。操作性や使える機能が異なるため、自社に合ったタイプを選ぶことが大切です。ここでは、ATSを選ぶ際に押さえておきたいポイントを7つ挙げ、それぞれ解説します。
1.自社の採用ニーズをカバーするシステムか
ATSを選ぶ際にもっとも注意したいことの1つが、自社の採用ニーズに合致するシステムかどうかという点です。採用業務には、応募受付や応募者への連絡、日程調整業務などさまざまなステップがあります。特にどのステップを効率化したいかは、企業によって異なるでしょう。複数の求人媒体への掲載や面接日程の調整など、ATSによっては機能が搭載されていないこともあります。システム導入によってどのステップを強化すれば業務の効率化につながるかを慎重に見極め、それに適したシステムを選ぶことが大切です。
2.注力している採用形態に合っているか
会社によって、新卒採用がメインで中途採用をほとんど実施しないところもあれば、新卒採用はほとんどなく中途採用がメインのところもあります。また、正社員の数は抑えてアルバイト採用を重視しているところもあれば、リファラル採用がメインというところもあるでしょう。ATSは、新卒採用も中途採用もカバーしているものもあれば、そのどちらかに特化したものも、アルバイト採用やリファラル採用を得意としているものもあります。どのような形態で採用するかで、選考フローは大きく変わるものです。たとえば、新卒採用であれば説明会やインターンシップに対応した機能が必要となります。メッセージ機能が使いやすいことも大切なポイントとなるでしょう。中途採用であれば、複数の転職サイトや転職エージェントと連携しているものが便利です。
中途採用がメインの企業で、新卒採用を得意とするATSを導入しても大きな効果は得られません。ATSは、注力している採用形態に合った機能が充実しているものを選ぶことが大切です。
3.操作性が良いか
システムの操作性が良く、導入しやすいかどうかも押さえておくべきポイントです。高度な機能が多数搭載されたハイスペックなシステムであっても、操作が難しければ思ったように活用できないでしょう。操作に時間がかかってしまってサービス導入の大きな目的である作業効率の向上が果たせなければ、意味がありません。採用を担当する社員がスムーズに操作できるような、分かりやすいシステムを選びましょう。サービスの会社を訪れてデモンストレーションを見せてもらったりお試し期間を設けて実際に使ってみたりすることが必要です。
4.採用規模に合った料金システムか
新卒からの応募が何百人、何千人と来る企業もあれば、中途採用メインで年間で数人程度を採用する企業もあるでしょう。ATSは、それぞれの会社の採用規模にあったシステムを選ぶことが不可欠です。ATSの月額料金の設定は提供業者によって異なり、1法人あたりいくらのタイプもあれば、応募者の人数に応じて変わるタイプもあります。採用人数が少ない場合、1法人あたりで料金が設定されているシステムを導入すると、結果的に割高となってしまうでしょう。採用にかかるコストは、ATSだけではありません。全体の採用コストがはねあがらないように、サービスの導入でどれだけのコストがかかり、どのような効果が見込めるかをしっかり検討してから選ぶことが大切です。
5.使用している求人媒体と連携可能か
会社でこれまで利用してきた求人媒体やサービスと連携できるかどうかも、注意すべきポイントです。利用してきた媒体と連携できなければ別の求人媒体に移動する必要があり、新たな契約が必要になるなど手間がかかります。
6.セキュリティ機能に問題はないか
情報セキュリティを適正に管理することは、企業にとって遵守すべき項目です。採用業務では応募者の個人情報を扱います。うっかりと漏洩するなどあってはいけません。導入するシステムを検討するにあたっては、情報セキュリティ機能についても確認しておきましょう。アクセス権限の付与が可能か、閲覧範囲を制限できるか、情報は暗号化されるかなど、何重にもセキュリティ対策がとられたシステムを選びましょう。
7.導入・運用時のサポートは手厚いか
ATSは多機能なため、初めて使うときはよく分からない機能もあるものです。うまく使いこなせるようになるためには、提供業者の指導が欠かせません。導入や運用にあたって手厚いサポートがあるサービスを選ぶようにしましょう。なかには、システムの使用方法だけでなく、ATS運用によって得られたデータを分析して採用活動の戦略を立案してくれるところもあります。価格や機能だけでなく、サポート面の手厚さについても必ずチェックしておきましょう。
ATS導入の流れ
ATSの導入から運用までの流れについて説明します。
ATS導入にあたって最初にすべきことは、自社の採用業務上の課題を洗い出すことです。「面接日程の調整に時間がかかる」「応募者への連絡漏れがまれに発生する」など、どのような課題があるのかを明確にしておきましょう。なぜなら、課題解決に役立つシステムでなければ、導入しても作業の効率化は見込めないからです。ニーズにマッチしたものでなければ、導入したシステムが活用されない可能性があります。
採用課題やニーズが明確になったら、公式サイトやパンフレットなどでATSの情報を収集します。じっくりと比較検討し、課題解決に役立つ機能を備えたサービスを絞り込みましょう。たとえば、面接日程の調整に時間がかかっているのであれば、優れたスケジュール管理機能があるサービスを選ぶ必要があります。応募者に手厚いフォローをしたいのであれば、使いやすいメッセージ機能があるものを選ぶと良いでしょう。どのATSにも便利な機能が備わっていますが、「自社が必要としている機能が優れているサービスはどれか」との視点で絞り込むことが大切です。
ある程度の候補が絞り込めたら、サービスの提供会社に連絡し、直接相談する機会を設けましょう。公式サイトやパンフレットなどを通してある程度の内容は理解できていても、実際の運用イメージまでは正確につかめないものです。実際に担当者に会って話を聞けば、イメージがつかみやすくなります。このとき、自社の採用活動における課題やニーズを正直に話し、その会社のサービスであればどのように解決できるかも説明を受けておきましょう。実際にシステムを動かしてもらって、利用方法を確認することも欠かせません。
とはいえ、システムについて深く知るためには、デモンストレーションだけでは不十分です。可能であればお試し期間を設けてもらい、実際に社内で採用担当者に利用してもらって操作性を確認してもらうことが望ましいでしょう。
デモンストレーションやトライアルを体験したあとは、サービスの比較検討を行い、導入するATSを決定します。できるだけ採用業務にかかわるすべてのメンバーで話し合うことが大切です。ATSが決まったら契約します。
システムの導入や設定の大部分は業者が行うでしょう。ただし、システムは導入すれば終わりではありません。スムーズに運用できるように社内の体制を整え、運用後も定期的に効果を測定し、課題や改善点を探っていくことが必要です。こまめにPDCAを回すことで、導入したATSをより効果的に活用できるようになります。
ATSを効率的に活用するコツ
ATSを導入しても、すぐに活用できるようなるわけではありません。効果的に使いこなせるようになるために大切な2つのコツを紹介します。
サポートを積極的に活用する
サービスの導入や運用に当たって分からないことが出てきた場合は、積極的に提供業者のサポートを利用しましょう。ATSは、自社で築き上げてきた選考フローを一部変更して取り入れる必要があり、効果的に活用するためにどのように使えば良いかすぐには判断できないものです。サポートに相談して適切な使い方を指導してもらいながら、慣れていきましょう。
採用コンサルタントに相談する
どのサービスを選ぶべきか判断がつかなかったり、導入後にうまく活用できていないと感じたりしたときは、採用コンサルタントに相談するのも良いでしょう。採用コンサルタントは、採用業務に精通したコンサルタントです。自社の採用課題に合わせ、最適なATSの提案や活用の仕方についてアドバイスが得られるでしょう。ATSを活用した採用戦略の立案や採用プロセスの設計なども依頼できます。
まとめ
自社に合ったATS導入で採用業務を効率化
ATSは、採用業務に必要な多彩な機能が搭載されています。使いこなせれば、採用担当者の負担を軽減し、業務効率を大幅にアップさせられるでしょう。多くの業者からさまざまな機能を備えたATSが提供されているため、導入にあたっては自社に合うものを慎重に選ぶことが必要です。ATSを導入して、効率的で精度の高い採用活動を実現しましょう。
