【導入済み50社へのアンケートで判明】採用管理システム導入 ４つのメリット

労働人口減少による人材不足や採用市場の変化により、従来の「待ちの採用」ではなく、より戦略的な採用活動が求められています。優秀な人材を確保するためには、明確な採用戦略が必要になりますが、採用担当者の業務負担が大きく実現できていないと感じている企業が多いのが現状です。本記事では、実際に採用管理システムを導入している企業50社の採用担当者を対象に、システム導入後の効果や成果について調査を実施した結果をお送りします。

採用管理システム導入レポートの概要

採用市場の変化や採用チャネルの多様化などにより、採用担当者は業務が多岐にわたり、量日々忙しい状態が続きます。業務量の負担は増える一方で、優秀な人材の採用も求められているのが現状です。優秀な人材を採用するためには、明確な採用戦略が必要になります。

そのためにも、次の6つの観点で採用活動を見直すことが重要です。

1. 採用数
2. 採用者の質
3. 採用単価
4. リスク低減
5. 選考スピード
6. 業務負担軽減

上記の6つの観点で自社の採用活動そのものを見直し、採用戦略の立案・実行といった採用担当者のコア業務に注力するためは、採用管理システムを活用することがおすすめです。本記事では、採用管理システムの導入により、上記6つの観点に対する効果や得られた成果について、半年以上採用管理システムを継続して利用している企業を対象とした調査結果をご紹介します。

実際に採用管理システムを導入している50社の採用担当者を対象に調査を実施した結果、システム導入後の効果として、「業務負荷軽減」、「選考スピード」、「リスク低減」、「採用数」において成果が得られたとの回答が半分以上を占めていることがわかりました。ここからは、採用管理システム導入後に、採用担当者が成果を実感した上記4つのポイントについて、1つずつ結果を交えて解説します。

①業務負荷軽減について

1つ目の業務負担軽減については、96%の導入企業が効果を実感しているという回答になりました。
採用管理システム導入前の主な課題としては、

1. 必要な候補者・情報を探す時間
2. 面接官への申し送りなどの情報共有
3. 人材紹介会社への紹介依頼の効率化
4. 人材紹介会社とのコミュニケーション回数

の4つでした。それぞれの課題とシステム導入の効果についてご紹介します。

1.必要な候補者・情報を探す時間

1つ目の「必要な候補者・情報を探す時間」の短縮を実感したと答えた企業は、83％でした。採用管理システムの導入前は、候補者情報や応募経路、面接の実施状況、面接の内容、職務経歴書などの情報が点在しており、選考の進捗や選考状況の把握に時間がかかっていました。採用管理システムを導入することで、情報の一元化が実現。必要な情報をすぐに確認できるようになり、大幅な業務時間の短縮につながっています。

2.面接官への申し送りなどの情報共有

2つ目は、面接官への申し送りなどの情報共有にかかる時間の短縮です。導入企業の76%が時間を短縮できたと回答しています。これまでは採用担当者が分散された情報をまとめ直し、面接ごとに印刷した資料を持って、忙しい面接官を訪ねることも少なくありませんでした。採用管理システムを導入後は、採用担当者と面接官とのやり取りもシステム内で完結し、情報共有やコミュニケーションが円滑になることで時間短縮につながります。

3.人材紹介会社への紹介依頼の効率化

3つ目の人材紹介会社への紹介依頼の効率化について、効率化できたと答えた企業は84%でした。導入企業の93％が利用する重要な採用チャネルである人材紹介会社。採用管理システムを活用することで、人材紹介会社の得意な領域に合わせて求人票を一度に送ることも可能になります。紹介依頼の効率化を実現することで、多くの人材紹介会社に求人を依頼することができるようになり、採用数や求人数が増えてもスピーディーに紹介依頼ができます。

4.人材紹介会社とのコミュニケーション回数

4つ目は、人材紹介会社とのコミュニケーション回数です。コミュニケーションが増えたと実感した企業は70%でした。採用管理システムを導入することで、人材紹介会社とのメールをシステム内で送受信でき、そのやりとりを候補者ごとのページ内に蓄積し、候補者ページ内で選考履歴を見ながらスムーズにコミュニケーションを図ることが可能になります。また、人材紹介会社に対して定期的にメールマガジンを配信するなど、自社の魅力をより深く知ってもらう機会を作っている企業も増えています。

②スピード向上について

採用活動におけるスピードの向上については、採用管理システムを導入した企業の90%が効果を実感したと答えています。採用システム導入前の主な課題としては、

1. 求人公開や人材紹介会社への紹介依頼までにかかる速度
2. 応募から内定までの速度
3. 採用ニーズ顕在化からポジションクローズまでの速度
4. 選考評価の回収までの速度

の4つです。それぞれの課題と効果についてみていきましょう。

1.求人公開や人材紹介会社への紹介依頼までの速度

1つ目は、求人公開から人材紹介会社への紹介依頼までの速度です。採用管理システムを導入したことで求人公開や紹介依頼までの速度が短縮したと実感した企業は84%でした。採用管理システムにより、デザインされた求人ページを採用担当者みずからが簡単に公開できるので、自社サイトの求人情報を公開・更新する際に必要なweb制作会社や社内の別部署への依頼・折衝といった業務がなくなります。求人票の公開や共有を効率化することで、スピーディーに採用活動のスタートを切ることが可能です。

2.応募から内定までの速度

2つ目は応募から内定までの速度です。短縮を実感した企業は86%という結果になっています。また、求人公開から応募までの速度アップを実感している企業は92%、書類選考の速度アップを実感した企業は85%です。選考スピード向上のカギは、「オペレーション工数をいかに減らすか」です。採用管理システムを導入することで、採用者情報の一元管理と面接官との選考結果の共有、そして候補者・面接官との日程調整にかかる工数の削減が可能になります。

3.採用ニーズ顕在化からポジションクローズまでの速度

3つ目は採用ニーズ顕在化からポジションクローズまでの時間短縮を実感した企業は49%です。採用担当者の業務には、候補者、人材紹介会社、求人媒体の担当者、面接官など、社内外のさまざまな人が関わっています。採用管理システムを活用することで、候補者情報を一元化でき、関係者との情報共有が容易に行えます。採用課題を可視化してPDCAを回すことで、採用ニーズが顕在化してからポジションクローズまでの時間を大幅に短縮することが可能です。

4.選考評価の回収までの速度

4つ目の選考評価の回収までの課題に対しては、時間短縮を実感した企業は79%です。優秀な候補者を採用するためには採用結果を通知するスピードも重要になります。採用管理システムを活用することで、面接官から選考評価のフィードバックの回収を早めることが可能です。また、採用担当者が面接結果などを都度ファイルに反映させるという手間もなくなります。

③個人情報漏洩のリスクヘッジについて

個人情報漏洩のリスクヘッジに関しては、56%の企業が採用活動における個人情報漏洩リスクが低減したと実感しています。採用管理システムを導入することで、「Excel」や紙による管理から脱却でき、リアルタイムで情報共有や進捗確認ができるため、社内での情報共有漏れなどの人為的ミスの軽減にもつながります。また、手作業による候補者情報のコピーやペーストから起きる人為的ミスの防止にもつながり、候補者の取り違えなどの個人情報漏洩リスクを低減することが可能です。

④採用数について

69%の企業が採用管理システムの導入によって採用数が増加したと答えています。採用管理システム導入によって採用数の改善に効果があった点として、

1. 採用充足率の改善
2. 候補者数の増加
3. 人材紹介会社経由の応募数の増加
4. 優秀な人材の採用

の採用の4つがあげられています。実際に導入後の効果や成果について、ご説明します。

1.採用充足率の改善

1つ目の採用充足率の改善に関しては、49%の企業が改善したと答えています。人材要件にそった人材を、必要とする人員数まで採用できるかは、企業にとって重要な課題です。採用業務の効率化だけでなく、採用活動の状況をレポートでリアルタイムに可視化し、分析・改善につなげることで、優秀な人材を採用するための戦略立案・実行につながります。

2.候補者数の増加

2つ目は候補者数の増加です。採用管理システムを導入した企業のうち、86%が候補者数が増加したと答えています。採用活動を成功させるために必要な母集団を形成するためには、まず応募数・書類選考通過率・面接通過率・内定承諾率などを採用手法・プロセス・職種ごとに把握することが重要です。定量的な数値にもとづいて、さまざまな採用手法のなかから自社に合う方法を見極め、採用計画を設計し、候補者数増加につなげることができます。

3.人材紹介会社経由の応募数増加

3つ目の、人材紹介会社経由の応募が増加を実感した企業は58%になります。採用管理システムによって人材紹介会社ごとの応募者数や採用決定率、求人ごとの紹介数の推移といった過去の実績を分析することで、求人ごと、職種ごとなどの人材紹介会社の得意分野・不得意分野が見つかります。また、応募数や選考通過率が低下している人材紹介会社に対して、求人要件をすり合わせるなどの改善策を講じることも可能です。

4.優秀な人材の採用

4つ目の優秀な人材の採用に関しては、41％の企業が効果を実感しています。採用管理システムを活用することで、情報の一元管理により採用におけるオペレーション業務の効率化を実現。採用担当者1人が対応できる候補者数が増加します。より自社にマッチングする優秀な候補者の多い応募経路に集中したり、人材紹介会社とのコミュニケーションを密にしたりすることで、自社にマッチングする優秀な候補者の母集団を増やし、優秀な人材の採用が可能になります。

採用管理システム導入による、課題内訳の変化〜より戦略的な採用業務への実現へ〜

採用業務は思った以上に煩雑で、時間と費用がかかります。上の図から、採用管理システム導入前は「業務負荷軽減」「選考スピード」に課題を感じていることがわかります。候補者情報の管理や採用活動の進捗管理を採用担当者が手動で行っていたため、候補者が増えると選考スピードが遅くなっていました。これではどれだけ優秀な人材を逃しかねません。

採用管理システム導入後は、導入前に上位だった課題の順位が下がり、「採用数」「採用者の質」が上位になっていることから、より採用における業務負荷を低減しより本質的な課題に意識を向けられるようになった採用担当者が多いことがわかります。

まとめ

優秀な人材を採用するためには、採用戦略の立案・実行が必要とされますが、戦略的な採用活動を実現するためには採用担当者の業務負荷を軽減することが不可欠です。今回の調査により、採用管理システムを活用し、採用担当者の業務負荷軽減や、応募から採用決定までのスピードの向上、採用活動における個人情報漏洩リスクの低減、採用数の増加といった効果を実感している企業様が多いことがわかりました。

1. 採用数
2. 採用者の質
3. 採用単価
4. リスク低減
5. 選考スピード
6. 業務負担軽減

の6つの観点でぜひ自社の採用活動を見直して見てください。