1on1ミーティングは意味がない？無駄や失敗と感じる理由を解説

従業員の成長やオープンな組織文化を作る目的で、1on1ミーティングを導入する企業が増えています。しかし、いざ取り組んでみるとコミュニケーションがうまくいかず、部下のやる気も下がってしまい、失敗に終わったという企業もあるでしょう。

本記事では、1on1ミーティングが失敗する理由と対策を紹介します。自社の失敗例と照らし合わせて、改善点を一緒に模索してみましょう。

1on1ミーティングの効果と成功事例

1on1ミーティングとは、上司と部下の間で定期的かつ継続的に行われる面談です。

評価目的で行われる人事考課や、単なる業務の進捗確認とは異なり、部下の成長と組織力向上のために実施されるのが特徴です。

1on1ミーティングは30分または1時間程度、週に1回ないし隔週で定期的に行うもので、中長期的に取り組むことで上司と部下の関係性を強化します。

例えば、LINEヤフー株式会社は1on1ミーティングの成功事例として多数取り上げられており、中途入社者のモチベーション維持にもつながっています。予算や売上だけでなく、仕事の取り組み方など数字で測りづらい価値に目を向けることで、風通しのよい社風を築き上げているそうです。

部下の考えや悩みを繰り返し聞き出し、目標設定と達成を行うことで人材育成効果も期待でき、個々の成果を高めて組織文化を醸成することにも役立ちます。

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1on1ミーティングが失敗する理由と課題

せっかく1on1ミーティングを開始したにもかかわらず、うまくいかずに形骸化してしまうのはなぜでしょうか。1on1ミーティングのよくある失敗理由を複数取り上げて、課題を解説します。

コミュニケーションスキル不足

1on1ミーティングが失敗する要因の一つに、コミュニケーションスキル不足が挙げられます。

上司が一生懸命に部下の話を聞いたつもりでも、部下から見れば「全然本音で話せなかったな」「上司がほとんど喋っていた」などと感じるケースもあるでしょう。

また、コミュニケーションスキル不足によって、雑談が長すぎたり、表面的な会話に終始してしまったりして、本来時間を割くべき議題に向き合い切れていない場合もあります。上辺だけの会話になれば、部下の課題や成長機会を見落としてしまい、1on1ミーティングの効果を得られません。

まずは、部下の本音を聞き出すためのスキルを磨き、率直で建設的なフィードバックを意識したコミュニケーションを行いましょう。

準備不足

事前準備が足りず、1on1ミーティングの時間を有効活用できていないケースも多いです。事前にアジェンダや具体的な議題を設定せずに臨むと、行き当たりばったりの会話となり、貴重な時間が無駄になってしまいます。

また、前回のミーティング内容の振り返りや短期・長期の目標設定ができていなければ、1on1ミーティングの継続によって得られる効果が半減するでしょう。

事前に目標を共有し、アジェンダや会話のテーマを決めて、双方が事前に考えをまとめた上でミーティング当日に臨むことが重要です。

時間管理の問題

1on1ミーティング当日の時間管理がうまくできず、失敗してしまうケースもあります。

1回の1on1ミーティングは30分程度が推奨されているため、限られた時間内でのタイムコントロールは非常に重要です。

アジェンダもなく、その場で適当に会話を進めてしまうと、話すべき重要なトピックに十分な時間を割けません。会話の質が落ちることで1on1ミーティングを軽視されるようになり「時間の無駄」と部下の温度感が下がってしまうリスクもあるでしょう。

効果的な1on1ミーティングを実現するためには、事前のアジェンダ準備とテーマの共有、各議題への適切な時間配分を行って、無駄な会話を最小限に抑える意識が必要です。

形式的な対話

事前にアジェンダやテーマを用意したものの、一問一答形式になったり、チェックリストを埋めるような単調な質問になったりして、対話が形式的になることも1on1ミーティングの失敗例です。

1on1ミーティングの質を標準化するために、会話の仕方や質問内容をマニュアル化することは問題ありませんが、ただマニュアルを読み上げたような質問を淡々と続けてしまえば、本質的な対話ができません。

また、形式的に進めると部下の発言量が減少し、知らず知らずのうちに傾聴の姿勢が欠如する場合もあるでしょう。

臨機応変に議題を掘り下げて、双方向のコミュニケーションによる相互理解ができるように向き合うことが大切です。

フォローアップの欠如

1on1ミーティングで業務の悩みや困りごとを話したにもかかわらず、そのまま放置してしまう方は少なくありません。

1on1ミーティングで話したことに満足してしまい、適切なフォローアップがされない場合、かえって部下のやる気を損なってしまうでしょう。

会話の中で合意した事項や、次回までのアクションプランが正確に記録されていなければ、次の1on1ミーティングまでに会話した内容を忘れてしまいます。

必ず議事録を作成して、お互いのネクストアクションを定めるようにしましょう。ネクストアクションを定めたら、次のミーティングで進捗確認や報告を行って、継続的に改善プロセスを進めることが肝心です。

心理的安全性の欠如

上司と部下の間に心理的安全性が欠如していることも、1on1ミーティングの失敗要因となります。

心理的安全性がなければ、本音でオープンに対話することが難しくなり、部下の満足度も下がってしまうでしょう。心理的安全性とは、どのような意見や考えを話しても相手に拒絶されない状態を指し、社員が安心して発言できる環境づくりに不可欠な要素です。

場合によっては、1on1ミーティングが人事評価に影響しないことや、会話内容の守秘義務の範囲を伝えることで、部下に安心してもらえる可能性もあるはずです。

上司が大丈夫と思っていても油断せずに、話しやすい環境づくりを行い、部下からの意見や質問を歓迎するスタンスで取り組むとよいでしょう。

効果的な1on1ミーティングの実施方法

1on1ミーティングが意味のないものにならないよう、効果を高めるためのポイントを解説します。

1on1ミーティングの基本的な進め方

1on1ミーティングは無駄だ、意味がないと感じる背景に、準備不足の課題が挙げられます。改めて1on1ミーティングの基本的な進め方を知り、念入りに準備を行いましょう。

まず、ミーティング前に明確なテーマとアジェンダを設定します。

「月次目標の進捗確認をする」「スキルアップしたいテーマを聞き出す」など、具体的なテーマを事前に決めて、部下と共有しておくことで、限られた時間を最大限に活用できます。

また、前回のミーティングで話し合った議題や、お互いに持ち帰っていた課題の確認も、フォローアップ項目としてアジェンダに含めておきましょう。

1on1ミーティングの当日は、部下に話す機会を優先的に与えます。

ただし、無計画に「何か話したいことはある？」と投げかけるのではなく、事前に共有したテーマに沿って、タイムマネジメントをしながら進めていくことが大切です。

上司は傾聴に徹し、部下の発言を遮らず、理解に努めましょう。

対話を進めたら、目標や課題など取り組むべき議題に対して解決策を見出し、アクションプランを練っていきます。その際、一方的に答えを提示せずに、部下自身の考えを引き出すことが肝心です。

最後に、具体的なアクションプランと期限を明確に設定し、双方が合意した内容を簡潔にまとめて終了します。

このような構造化されたアプローチにより、1on1ミーティングは単なる雑談ではなく、実りある成長の機会となります。

上司と部下それぞれの心構えとスキル

1on1ミーティングを成功させるには、上司と部下それぞれが適切な姿勢とスキルを持つことが重要です。

上司に求められるのは、まず質の高い「傾聴力」です。部下の話を理解しようとする姿勢、言葉の裏にある気持ちを汲み取る力が、信頼関係構築の基盤となります。

また、上司から与えるのではなく、適切な「問い」を通じて、部下が自ら答えを見つけられるように導く「コーチングスキル」も必須です。

1on1ミーティングを長年導入している企業では、上司にコーチング型マネジメントプログラムを受講させ、上司側の育成力向上に努めた事例もあります。

一方、部下側には「主体性」が求められます。上司からの指示を待つのではなく、主体的に自身の目標や課題と向き合って、解決策を見出すスキルが必要です。1on1ミーティングを自らの成長機会ととらえて、話したいことや直面している課題について整理してから望むと、より実りある対話が可能になるでしょう。

そして、上司と部下に共通する重要なことは目的意識です。1on1ミーティングの目的はケースバイケースとなるため、企業や組織ごとに掲げた目的を明確化して、共通認識を持つようにしましょう。

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1on1ミーティングで避けるべき行動

1on1ミーティングを成功させるために、避けるべき行動を知っておくと事前に対処しやすいでしょう。ここでは4つの問題行動について解説します。

否定的な態度

部下に対して否定的な発言をしたり、本人が掲げた目標に対して消極的な態度をとったりすれば、信頼関係を壊してしまうでしょう。

せっかく部下が設定した目標に対して、つい「それは無理だ」「前にも同じ失敗をしたよね」などと批判してしまえば、部下のモチベーションは著しく低下するはずです。

あまりにも無謀な目標を掲げた場合でも、まずは意見を受け止める姿勢を示すことが重要です。

また、1on1ミーティング中に腕組みをしたり目を合わせなかったりすると、高圧的な態度によって対話の質を下げる場合もあります。

どんなに肯定的な言葉を投げかけていても、ボディランゲージが否定的であれば、無言のうちに「あなたは間違っている」というメッセージを伝えてしまう可能性もあります。

メラビアンの法則によれば「言葉の内容よりも見た目が重視される」といわれているため、対話内容に加えて上司の態度も見直す必要があるでしょう。

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フィードバックを一方的に受け取る

上司からもらったフィードバックを受け取るだけで、部下自らがアクションを起こさないことも避けるべきでしょう。

1on1ミーティングでは、とにかく双方向のコミュニケーションが重要になります。

上司が一方的に意見を述べ、部下が黙って聞くだけという構図は、双方向の対話とはいえません。

反対に、部下が好き勝手に話して上司のフィードバックを無視したり、ただ受け身でフィードバックを受けて自ら考えなかったりすれば、1on1ミーティングが失敗に終わるでしょう。

どちらか一方だけが頑張れば効果が出るわけではありません。上司と部下、それぞれが習得すべきスキルや心構えを理解して臨むことが重要でしょう。

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具体的な例や数字を出さない

双方向のコミュニケーションができていても、具体的な数値や例について会話ができず、抽象的な議論に終始してしまうことも避けましょう。

ありがちなセリフとしては「もっと頑張ろう」「コミュニケーションを改善しよう」といった漠然としたフィードバックです。

営業であれば「来週は○件のアポイントを取得できるように、このトークスクリプトに変えよう」など、数値とセットで具体的な内容を話すことが重要です。

定量的な数値で対話を行うためには、HRMOSタレントマネジメントのサーベイや、各種人事データを活用することもおすすめします。

事実に基づいたデータがあれば、目標設定や課題抽出も容易になり、具体的なアクションプランを立てられるようになります。

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正直さの欠如

上司、部下ともに、上辺の言葉で対話をすることは避けるべきです。正直さが欠如してしまうと、何度対話を繰り返しても部下の成長につながりません。

中には、上司に否定された過去があり、本音で話すことを無意識に避ける方もいるでしょう。正直な気持ちを打ち明けるには、上司と部下の信頼関係が必要なため、一朝一夕では解決できない場合もあります。

例えば、HRMOSタレントマネジメントの組織診断サーベイや、個人コンディションサーベイを組み合わせれば、個人の回答は特定できないものの、1on1ミーティングの内容と本音にずれがないか確認ができます。

客観的なデータを活用しつつ、腹を割って話せる関係性を中長期的に構築していきましょう。 

1on1ミーティングの代替案と組み合わせ方

1on1ミーティング以外にも、従業員の成長支援や組織力の向上につながる施策があります。

ここでは、1on1ミーティングの代替案と、複数の施策の組み合わせ例を紹介します。

チーム全体でのコミュニケーション強化策

1on1ミーティングだけがコミュニケーション強化の手段ではありません。

例えば、定期的なチームミーティングは組織全体のビジョンを共有することができ、横断的な課題解決に効果的でしょう。

ただし、大勢の人前で話すことに抵抗がある部下の本音を引き出しにくい点は注意が必要です。

また「Slack」や「Chatwork」などのコミュニケーションツールを活用すれば、時間や場所の制約を受けずに意見交換が可能です。

例えば、コミュニケーションツール内の掲示板やチャネルなどに「#今週の目標」「#相談」といった項目を設定して、自由に書き込める体制を作る方法もあります。

ただし、文字だけのコミュニケーションでは真意が伝わりにくいリスクもあります。他にも、部署間交流イベントも有効な手段です。

普段接点のない部門との対話は、新たな視点の発見や社内ネットワークの構築につながります。

異なる部門メンバーによるランチ会や、部署横断型のプロジェクトなどを通じて、組織全体の連携強化が期待できるでしょう。

これらの施策は、1on1ミーティングを代替するというよりも、組み合わせることで相乗効果を生み出せるはずです。目的に応じて使い分けを検討してみてください。

他の人材育成・評価手法との併用

1on1ミーティングの効果を高めるには、他の人材育成・評価手法との組み合わせも重要です。

例えば、目標管理制度（MBO）と1on1ミーティングを連動させることで、目標設定と進捗確認を補強できるでしょう。

タレントマネジメントシステムで上司の傾聴スキルやコミュニケーション力を可視化して、育成計画に取り入れる方法も挙げられます。

さらに、360度フィードバックと1on1ミーティングの連携も効果的です。

多面評価の内容を1on1ミーティングで丁寧に解説することで、数字だけでは伝わらない具体的な強みと、改善点への理解が深まるでしょう。

HRMOSタレントマネジメントを活用すれば、各従業員のスキルの可視化、1on1ミーティングの仕組み化、評価制度との連携が容易になります。ぜひ詳細をご確認ください。

<関連記事>HRMOS「360°フィードバック」多面評価の可視化により、納得感のある評価と効果的な育成支援

組織文化と1on1ミーティングの相性

1on1ミーティングを成功させるには、組織文化の醸成も重要です。

例えば、あえて実施頻度や話し相手を従業員に任せることで、組織文化に1on1ミーティングを定着させた企業もあります。

1on1ミーティングは定期的に継続することが求められますが、企業によってはルールを自由にした方が浸透するケースもあるでしょう。

反対に、規則正しく実施日時や頻度を定めて、スケジュール管理をした方が取り組みやすい企業もいるはずです。

1on1ミーティングを担う上司にコーチングスキルを習得させて、全社的に予算を投じることで定着する企業もいます。自社の文化にあう方法を模索してみるとよいでしょう。

継続的な改善と柔軟な運用の重要性

1on1ミーティングの導入に失敗しても、根気強く続ければ改善できる余地があります。

例えば、上司と部下の相互理解に失敗した場合、お互いを理解できるように、適性診断や相性を調べるタイプ別診断などを取り入れる方法も有効です。相性のよい上司と部下の組み合わせに変えることで、うまくいく可能性もあるでしょう。

また、忙しくて1on1ミーティングの時間がとれない場合は、HRMOSタレントマネジメントのようなツールを活用して、テーマ選定やスケジュール管理を効率化するのもおすすめです。柔軟に運用方針を見直していきましょう。

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まとめ

1on1ミーティングの効果を感じられず「失敗した」「これ以上やっても無駄だ」などと感じる方は少なくないでしょう。

しかし、一度の失敗で諦めず、課題を一つずつ改善していくことが大切です。特に、事前準備の煩わしさを軽減するなら、HRMOSタレントマネジメントの活用がおすすめです。

1on1ミーティングを意味ある施策にするために、本記事のポイントを参考にして取り組んでみてください。

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