個人情報管理とは？企業に必要なルールや対策、関連資格を徹底解説

デジタル化の進展により、個人情報管理は年々複雑化しています。

個人情報の管理にはリスクも伴うため、適切な管理体制の整備は経営上の重要課題といえるでしょう。

本記事では、個人情報管理の基本的な定義や目的、取り扱い時のルールについて解説します。

あわせて、企業に求められる管理体制の構築方法や実務上のポイントも紹介します。個人情報管理の基礎を整理したい方や、自社の体制を見直したい方はぜひ参考にしてください。

個人情報管理とは

個人情報管理とは、個人情報を安全かつ適切に管理し、漏洩等の脅威から従業員や顧客を守るための仕組みです。

個人情報には、氏名や連絡先といった基本情報に加え、評価や取引履歴など事業に直結するデータも含まれます。これらはプライバシーと深く結びついた重要な情報であるため、厳格かつ慎重な取り扱いが求められます。

個人情報管理は、単に漏洩を防ぐための対策にとどまりません。

顧客や従業員の権利を守りながら、適正なルールのもとでデータを有効活用するための仕組みでもあります。

適切な管理体制を整えた上で個人情報を生かしていくことは、企業の信頼を守りながら成長を実現するための重要な経営姿勢といえるでしょう。

個人情報保護法との関係

個人情報管理の基本的な考え方やルールは、「個人情報保護法」という法律によって定められています。同法では、個人情報を取得・利用・保管する際のルールや、違反した場合の罰則などが規定されています。

例えば、個人情報保護法では「個人情報取扱事業者」に対して、安全管理措置を講じる義務があることが定められています。

これは、企業が保有する個人データについて、漏洩などを防ぐために適切な管理を行う責任を負っていることを示したものです。

個人情報保護法は、デジタル化の進展にあわせて定期的に見直されています。直近では2022年4月にも事業者実務に大きく関わる改正法が全面施行されました。

企業は最新の法改正を把握し、法律に即した管理体制を整えていくことが求められます。

個人情報管理を怠った場合のリスク

企業が個人情報管理を怠った場合、社会的信用の低下や法的責任の発生など、経営に直結する重大なリスクを招く恐れがあります。本章では、こうしたリスクについて、詳しく解説していきます。

情報漏洩による企業への影響

個人情報の漏洩が発生した場合、企業はあらゆるリスクを負うことになります。

特に重大なリスクといえるのが、社会的信用の低下です。企業の漏洩がニュースやSNSで拡散されると、企業イメージは大きく損なわれます。顧客離れや取引先からの契約見直しの要因となり、今後の経営に深刻な影響を及ぼす恐れがあります。

流出した個人情報が不正利用されることで二次被害につながる恐れもあります。こうした事態に発展すると、被害者対応や再発防止策の実施など、多大な時間とコストを要することになります。そのため、企業は個人情報を適切に管理する体制の構築が欠かせません。

法的責任と罰則規定

企業が個人情報保護法に違反をした場合、法的責任や罰則を負う可能性があります。違反が確認されると、個人情報保護委員会から説明や資料の提出、事業所への立入検査を要求されます。

加えて、問題点の改善に向けた指導や、是正を求める命令が出されることもあります。

命令に従わなかったり、虚偽の報告を行ったりした場合には、企業や関係する従業員に対して罰金が科されることがあります。不正な目的で個人情報データベースを提供・盗用した場合も、同様に罰則の対象となります。

企業は、個人情報の取り扱いには法的な責任が伴うことを、十分に理解しておくことが求められます。

企業が管理すべき個人情報の種類

個人情報にはいくつか種類があり、それぞれ性質や取り扱いのルールが異なります。適切に管理するためには、まずその違いを理解することが重要です。

ここからは、企業が把握しておくべき主な個人情報の種類を整理していきます。

基本的な個人情報

基本的な個人情報とは、個人情報保護法で定められている「生存する特定の個人を識別できる情報」を指します。

代表的なものとしては、氏名・生年月日・住所・性別があります。

これらは「基本4情報」と呼ばれることもあります。

また、単体では特定できなくても、他の情報と組み合わせることで個人が分かる場合も、個人情報に該当します。電話番号や住所などが該当します。

マイナンバー・パスポート番号など、文字や番号によって個人を識別できるもので、政令・規則で定められたものを「個人識別符号」といいます。

個人識別符号が含まれる情報は個人情報とされ、指紋や顔認証データなど、身体的特徴に関する情報もその一つです。

要配慮個人情報

要配慮個人情報とは、取り扱いに慎重な配慮が求められる個人情報を指します。差別や偏見につながる恐れがある情報によって、本人が不利益を被ることを防ぐために定められた区分です。具体的には、人種や信条・社会的身分・病歴・犯罪歴などが該当します。

これらの情報を取得するには、原則として本人の同意が必要となります。第三者提供についても厳格な制限があり、通常の個人情報で認められているオプトアウトによる提供は認められていません。

要配慮個人情報が漏洩した場合は、個人情報保護委員会への報告や本人への通知など、法令に基づく対応が求められます。

匿名加工情報

匿名加工情報は、特定の個人を識別できないように加工し、復元できないようにした情報を指します。適切に加工を施すことで、本人の同意なしで第三者に提供可能となります。

匿名加工情報は、2017年5月30日に施行された改正個人情報保護法で新たに設けられた制度です。分野を超えた事業者間のデータ取引が可能となるため、新たなイノベーション創出の基盤として期待されています。

なお、匿名加工情報を作成する際には、個人が特定されないよう適切に加工する義務があります。作成や第三者提供を行った場合は、その事実を公表しなければなりません。

仮名加工情報

仮名加工情報とは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別できないように加工された情報のことです。氏名や社員番号を一部を削除・置換する加工方法が一般的です。匿名加工情報との大きな違いは、復元の可能性が残っている点にあります。

仮名加工情報は、企業内部でのマーケティング分析に有用とされています。第三者提供を前提とした制度ではなく、あくまで社内利用を想定した区分です。そのため、法律上は引き続き「個人情報」として取り扱われます。

仮名加工情報は、加工前のデータと照合すれば個人を特定できる可能性があるため、管理には十分な注意が求められます。

個人情報管理のルール

個人情報管理は、個人情報保護法に基づくさまざまなルールが定められています。

本章では、個人情報の取得・利用・管理といった各段階において、企業が押さえておくべき基本的なポイントを順を追って解説していきます。

取得に関するルール

個人情報を取得する際は、不正な手段を用いることが禁止されています。虚偽のない公正な方法で取得することが重要です。

個人情報保護法の第21条では、個人情報を取得する際には、その利用目的をあらかじめ特定し、本人に通知または公表しなければならないと定められています。

本人が直接情報を記入する場合には、どのような目的で利用するのかを書類上に明示しておくことが求められます。

なお、後から利用目的を変更する場合には、変更後の目的について本人に通知もしくは公表する必要があります。当初の利用目的と関連性のある範囲内での変更に限られる点にも、注意が必要です。

利用に関するルール

個人情報を利用する際には、利用目的の明確化と通知・公表が必要となります。基本的には、取得に関するルールと同様と考えてよいでしょう。

利用は、その目的の範囲内に限られ、目的外での使用は原則として認められません。この点は、取得時のルールと同様の考え方です。

さらに、個人情報を違法行為や不当な行為を助長する形で利用することも禁止されています。

例えば、暴力団関係者や総会屋などによる不当な要求を助長する恐れがあるにもかかわらず、反社会的勢力に関する情報や対策担当者の情報を不用意に外部へ開示する行為などが該当します。

管理に関するルール

企業は、取得した個人情報が漏洩したり紛失・不正アクセスされるリスクを防ぐため、安全管理措置を講じる義務があります。

具体的には、社内での取扱ルールの整備やアクセス権限の設定、セキュリティ対策ソフトの導入などが挙げられます。個人データを取り扱う機器の盗難や紛失防止対策、鍵付き保管庫の使用といった物理的な対策も有用です。

個人データを取り扱う従業員や委託先に対して、適切な監督を行うことも重要です。

複数名が個人情報を取り扱う場合には、管理責任者を明確に定め、定期的に運用状況を確認・点検する仕組みを整える必要があります。

提供・開示に関するルール

個人情報を第三者に提供または開示する場合には、法令に基づくケースなどの例外を除き、事前に本人の同意を得る必要があります。

第三者提供を行う際には、「いつ・誰の情報を・どのような内容で・誰に提供したのか」といった事項を、明確に記録する義務があります。

原則として、記録は3年間保存しなければなりません。なお、契約に基づく情報提供である場合は、契約書などの書面で代替可能です。

外国の第三者へ提供する場合には、その第三者が個人情報保護委員会が認めた国・地域に所在しているかなど、一定の基準を満たしていることが必要があります。

訂正・削除に関するルール

企業は、保有する個人データの内容が事実と異なる場合には、利用目的の達成に必要な範囲で、訂正・追加・削除に対応する必要があります。

本人または正当な代理人から訂正・削除の請求を受けた際には、企業は内容を確認し、必要に応じて対応しなければなりません。その際、請求内容が事実に基づくものであるかを判断するため、関連資料の提出を求めることも可能です。

ただし、対象となるのはあくまで「事実」に関する情報です。主観的な評価については、訂正義務の対象にはなりません。誤った事実に基づいた評価に関しては、その前提となる事実情報のみ、修正が必要となります。

効果的な個人情報管理体制の構築方法

個人情報を適切に取り扱うためには、法律を理解するだけでなく、実際に運用できる体制を整える必要があります。

本章では、企業が取り組むべき具体的な体制構築のポイントを整理して解説していきます。

社内規程・マニュアルの整備

効果的な個人情報管理体制を構築するには、社内規程やマニュアルの整備が欠かせません。明確なルールを定めることで、従業員の対応を標準化でき、取り扱いのばらつきや情報漏洩のリスクの低減につなげることができます。

社内規程やマニュアルの作成は、利用目的や取り扱い方法を示した、個人情報保護方針（プライバシーポリシー）を土台にするのが一般的です。

完成した規程やマニュアルは、社内ポータルサイトや掲示板などに掲載し、従業員がいつでも確認できる状態にしておくことが重要です。

企業の事業内容や働き方の変化に対応できるよう、定期的な見直しも行うようにしましょう。

責任者の設置と役割分担

個人情報を適切に管理するためには、責任者をあらかじめ明確にしておくことが重要です。企業の規程に基づき、個人情報の統括や管理体制の整備を担う「個人情報管理責任者」を設置するのが望ましいです。

個人情報管理責任者には、取得・利用・保管に関する最終判断や、漏洩発生時の対応指揮など、具体的な役割と権限を整理しておく必要があります。

その上で重要なのが、組織内での役割分担の明確化です。

問題発生時の報告ラインや対応フローをあらかじめ定めるとともに、各部門がどの範囲の個人情報を扱い、どの対策に責任を負うのかを明確にすることが求められます。

従業員教育・研修の実施

個人情報管理を徹底していくためには、従業員一人一人が個人情報の重要性を正しく理解し、当事者意識を持つことが大切です。そのためには、体系的な従業員教育・研修の実施が効果的です。

新入社員向けの基礎研修に加え、全従業員を対象とした定期研修・管理職・担当者向けの階層別研修など、役割に応じた内容を用意すると効果的でしょう。

また、eラーニングやオンライン研修を取り入れ、受講しやすい体制を構築することも欠かせません。形式的な受講にとどまらず、事例紹介や確認テストを取り入れるなど、実践につながる学びにする工夫が求められます。

個人情報を守るための技術的対策

個人情報管理では、ルールづくりや従業員教育といった運用面の取り組みに加え、技術的な対策も重要となります。

本章では、アクセス制限や暗号化やセキュリティソフトの導入など、企業が押さえておきたい技術的対策について解説します。

アクセス制限と権限管理

情報管理の精度を向上させるため、アクセス制限や権限管理といった技術対策を取り入れるのも一案です。

データの閲覧や編集をできる範囲を限定することで、不要なアクセスや内部不正のリスクを抑えることができます。あわせて、データ制限に活用するIDやパスワードの管理も徹底しましょう。

アクセスログを記録・監視する体制の整備も欠かせません。不審な挙動を早期に把握できるほか、万が一サイバー攻撃が発生した際の原因究明にも役立ちます。

こうした仕組みを適切に運用するには、一定の専門知識が求められます。専門の技術者の配置や、外部の専門事業者との連携を検討するのもよいでしょう。

暗号化・パスワード管理

個人情報を安全に守るためには、暗号化やパスワード管理といった技術的対策も有用です。

パスワード管理では、文字数の設定や英数字や大文字小文字の組み合わせや、使い回しの禁止といった「パスワードポリシー」を定めることが基本となります。

パスワードに加えて、指紋認証やICカードなどを組み合わせる多要素認証を導入すれば、認証突破のリスクを大幅に下げることができます。

あわせて重要なのが、暗号化です。インターネット経由でデータをやり取りする際には、通信内容を暗号化することで、第三者による盗聴や改ざんを防ぐことができます。

セキュリティソフト・システムの導入

企業はセキュリティソフトや関連するシステムを導入することで、マルウェア感染・サイバー攻撃といった脅威から、個人情報を守ることができます。

ウイルス対策ソフトは、ファイルのスキャンや不審なWebサイトの検知・不正な通信の監視などを行い、情報漏洩のリスクを未然に防ぎます。

あわせて重要なのが、セキュリティパッチの適用です。セキュリティパッチとは、ソフトウエアの脆弱性を修正する更新プログラムのことを指します。

セキュリティパッチを適切に活用することで、常に最新のセキュリティ機能を保つことができます。

プライバシーマーク取得による管理体制の強化

個人情報管理の信頼性を高める手段の一つとして、プライバシーマーク制度の活用が挙げられます。本章では、プライバシーマークの概要や取得によるメリットを整理した上で、「個人情報管理台帳」や、「個人情報保護管理者」の役割について解説します。

プライバシーマーク制度とは

プライバシーマーク（Pマーク）とは、個人情報の扱いが適切と認められた企業が使用できる認証マークです。プライバシーマークの取得には、認定機関による審査に合格する必要があります。

審査は、日本産業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」に基づいて行われます。

社内体制や運用状況が基準を満たして認定を受けると、企業のホームページなどにマークを表示することが可能となります。取得までには、一般的に3か月〜半年程度を要します。

なお、プライバシーマークは2年ごとに更新審査が必要です。継続的に使用していくためには、個人情報管理体制を定期的に見直し、適切な運用を維持することが求められます。

プライバシーマークのメリット

プライバシーマークを取得するメリットとして、社会的な信頼性の向上が挙げられます。

企業の個人情報管理体制が基準を満たしていることを客観的に示すことができ、顧客や取引先から安心して取引ができる企業と認められやすくなります。

近年では、大手企業や官公庁との取引条件として、プライバシーマークの取得を重視するケースも増えています。そのため、新規取引の機会拡大や既存取引の継続においてもメリットがあるでしょう。

また、プライバシーマーク取得には適切な管理体制と継続的な運用が求められるため、社内のルール整備や従業員の意識向上にもつながります。結果として、組織全体の情報管理レベルを底上げする効果も期待できるでしょう。

個人情報管理台帳の作成と運用

プライバシーマークを取得する際には、社内で保有している個人情報を一覧化した「個人情報管理台帳」の整備が求められます。台帳には、主に次のような項目を記載します。

• 管理番号
• 取得方法
• 利用目的
• 保管場所と保管方法
• 管理責任者並びにアクセス権の所有者
• 保管期限・廃棄方法

個人情報管理台帳は、少なくとも年1回の見直しと更新が必要です。項目を追加することも可能ですが、運用負担が増える点には注意が必要です。

継続的に管理していくためには、必要な情報を簡潔に整理し、無駄なくまとめておくことが重要です。

個人情報保護管理者の役割

プライバシーマーク取得には、組織の中から「個人情報保護管理者」を選任する必要があります。個人情報保護管理者は、いわば個人情報保護体制を統括する責任者です。

特別な資格は必要ありませんが、個人情報保護に関する知識を備え、組織全体を横断して指揮・監督できる立場にあることが望まれます。そのため、取締役や部長などの管理職が担うケースが一般的です。

主な役割としては、社内教育の実施、漏洩防止策の整備・見直し、内部監査の統括、インシデント発生時の対応指揮などがあり、その業務は多岐にわたります。

個人情報管理に関連する資格

個人情報管理は、専門知識を有する人材が中心となることで、ルールの整備や教育も進めやすくなります。

ここでは、個人情報保護士、個人情報管理士、認定CPA／CPP／CPO資格といった代表的な資格を取り上げ、それぞれの特徴を解説していきます。

いずれも民間資格ですが、個人情報保護に関する知識や実務理解を体系的に学ぶ手段として活用されています。

個人情報保護士

個人情報保護士とは、全日本情報学習振興協会が主催する個人情報保護士認定試験に合格することで取得できる資格です。個人情報の適切な運用・管理に関する専門知識を示すことができます。

企業内では、個人情報管理の担当者や責任者、推進リーダーとしての役割を担う人材の育成にも役立ちます。

社外に対しても、個人情報保護に関する一定の知識と意識をアピールできるため、信頼性の向上につながる点がメリットです。

受験にあたって特別な資格要件はなく、誰でも受験可能です。試験は「個人情報保護の総論」と「個人情報保護の対策と情報セキュリティ」の2分野で構成されており、法令知識から実務的な管理対策まで幅広い理解が問われます。

個人情報管理士

個人情報管理士は、企業や団体において個人情報の適切な保護・管理・活用ができることを示す資格です。個人情報保護体制の構築や運用、内部監査などに関わる人材としての専門性を証明する資格といえます。

個人情報管理士の資格を取得した人材は、企業内において、管理体制の整備・改善を担うための知識や実務能力を備えていることを示します。

個人情報保護士と混同される場合もありますが、両資格は主催団体や試験内容に相違があります。

個人情報管理士は日本個人情報管理協会が主催しており、JIS規格を軸に、実務運用に即した知識が問われます。

認定CPA/CPP/CPO資格

認定CPA/CPP/CPO資格は、一般社団法人日本プライバシー認証機構が実施する民間資格です。いずれも企業における個人情報保護体制の強化を目的とした資格で、組織内での役割に応じて必要な知識を証明できる点が特徴です。

自身の立場や役割に応じた内容を体系的に学べるため、現場に即した実践的な資格といえるでしょう。

各資格の対象は以下の通りです。

• 認定CPA：個人情報を取り扱う技術者や営業担当者など、実務に携わる担当者向けの資格です。
• 認定CPP：個人情報の管理・監督を担う管理職層を対象としています。
• 認定CPO：経営層や個人情報保護担当役員など、組織全体の方針決定に関与する立場の人を想定した資格です。

まとめ

個人情報管理は、従業員や顧客の権利・利益を守るために欠かせない取り組みです。デジタル化が進む現代では、情報漏洩のリスクが高まっていることから、その重要性はこれまで以上に増しています。

企業が取り扱う情報は、氏名や連絡先といった基本情報にとどまらず、要配慮個人情報や匿名加工情報など、取り扱いに慎重さが求められるデータも含まれます。

それぞれの性質を正しく理解し、法令に基づいて適切に利用・管理していくことが求められます。

また、適切な個人情報管理をするためには、社内規程の整備や責任者の設置といった体制面の強化に加え、アクセス制限や暗号化などの技術的対策を講じることも不可欠です。

法令遵守と実効性ある管理体制の両立こそが、企業の信頼を守り、持続的な成長を支える基盤となるでしょう。

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