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企業内で行われる「従業員サーベイ」は、組織の改善や結束力の向上などに欠かせません。優秀な人材確保にも不可欠なものとなるでしょう。すでに実施してはいるものの、結果に結びついていないと悩む企業もあるのではないでしょうか。本記事では、従業員サーベイの基本的な意味から、重要性やメリット・デメリット、結果に結びつけるために意識すべき実施時のポイントや注意点まで解説します。
hrmos.co従業員サーベイの意味と普及の理由
まずは、従業員サーベイの意味を理解しておきましょう。リサーチやアンケートといった言葉との違いや、実施企業が増えている理由についても触れていきます。
従業員サーベイとは
従業員サーベイとは、所属する従業員に対して企業独自で行う調査のことです。主に組織の改善や、制度・規則の改定に必要な情報を集めるために実施されます。広義には従業員に対して行われる調査全般のことを指しますが、狭義では従業員満足度を把握するための調査を指すこともあるため言葉としての使用時には注意が必要です。「従業員サーベイ」という表現が何を指しているのか、共通認識を持ったうえでコミュニケーションを図る必要があります。
リサーチやアンケートとの違い
「サーベイ」は調査や測量を意味する言葉であり、特に物事の全体像を大まかに把握するために実施される調査を指す言葉です。比較的広く浅く情報を集める際に用いられる表現と認識しておくとよいでしょう。「リサーチ」も同様に調査の意味を持つ言葉ですが、サーベイと比較して対象は狭く、しかし深く掘り下げる必要がある際に用いられる表現です。サーベイを実施したあと、ターゲットごとの理解を深めるために行われるのがリサーチと理解しておきましょう。アンケートは、対象に対して質問をし回答してもらうことで情報を得る手法のことです。従業員サーベイに用いられる手法の一つでもあります。しかし、アンケートはあくまでも質問と回答の実施を指す言葉にすぎません。サーベイはアンケートで得られた結果をもとに課題の発見や組織の改善を実行するなど、目的も含め調査活動全体を指す言葉として使われます。
実施企業が増えている理由
従業員サーベイを重視する企業が増えています。すでに取り入れている企業も多く存在し、同時に取り入れる必要性を強く感じている企業も少なくないでしょう。その理由の一つに、時代の流れや変化があります。情報化社会の傾向が強まるにつれて、働く人たちや消費者の選択肢も広がってきました。古い組織や体制のままで生き残ることが難しくなってきていることから、従業員サーベイを積極的に実施し組織改革を実行することで人材の確保や従業員の意識向上を図る企業が増えてきているのです。
従業員サーベイを手軽に行えるツールやシステムの普及も大きな要因の一つでしょう。本来、従業員に対する調査は思い立ってからすぐに行えるほど手軽なものではありません。準備や周知活動、実施や結果の分析など膨大な作業を必要とするためです。しかし、専用ツールを活用することで、従業員に対する調査の実施が従来よりも容易に行えるようになりました。スマートフォン一つで実施できる手軽さもあり、その結果の収集や分析も同時に行い課題の発見や改善を効率的に行うことも、もはや難しくはありません。特に多くの従業員を抱える企業にとって、こうしたツールの登場や導入ハードルの低下は大きなメリットとなるはずです。
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従業員サーベイの種類
広義での従業員サーベイには複数の種類が存在しています。代表的な調査を挙げながら、それぞれの特徴などを解説します。
モラールサーベイ
士気や意欲を意味するモラールを調査するのがモラールサーベイです。従業員の意欲などといった非常に抽象的な心理を調査する点が特徴です。しかし、組織として成長していくためには従業員の士気や意欲の向上は欠かせません。非常に重要な調査となるため、モラールサーベイを重視する企業も増えています。単なる従業員満足度とは異なり、いかに従業員自身が担っている業務に対して、あるいは目標の達成に対して意欲を持っているのかを調査・把握できるかがポイントです。結果をもとに組織のあり方や目標の設定方法、評価基準を改善することができれば、さらに従業員の士気や意欲の向上へと繋げられるでしょう。
エンゲージメントサーベイ
約束や契約などを意味するエンゲージメントを調査するのがエンゲージメントサーベイです。つまり、企業と従業員との繋がりの強さ、関係性の良好さを把握するための調査となります。モラールサーベイと同様に抽象的かつ心理的な点を調査により明らかにするため、非常に丁寧な実施が求められます。従業員満足度調査と似てはいますが、それよりもさらに企業や組織に対する愛着の強さを把握する調査と認識しておく必要があるでしょう。給与や人間関係には満足しているものの、それが必ずしも企業に対する愛着へと繋がるとは限らないためです。企業や組織、さらには取り扱っている製品やサービスに対する誇りをエンゲージメントサーベイによって把握することができます。生産性の向上や離職率の低下にも直結するため、非常に重要な調査となります。
組織サーベイ
満足度や心地のよさ、人間関係、評価制度など組織全体に対する調査が組織サーベイです。包括的な調査となり、モラールサーベイやエンゲージメントサーベイを含んで行われることもあります。あるいは、組織やチームが正常に機能しているかにフォーカスして行われるケースも少なくありません。目標達成のプロセスや意見集約に関する課題が、組織サーベイにより明るみになることもあります。組織サーベイは特に何に重点をおき、どのような目的で行うのかを明確にしなければ必要な情報が得られません。調査自体が形骸化することがあるので注意と計画が特に重要な調査となります。
コンプライアンス意識調査
法令や企業規則、理念などに対する調査がコンプライアンス意識調査です。従業員の意識とともに知識に関して把握する目的でも実施されます。企業規則や理念の周知徹底を目的として行われるケースも少なくありません。従業員の多い企業では特にコンプライアンスの徹底が難しく、従業員ごとに意識の差もみられます。放置しておくと大きなトラブルへと繋がる可能性もあるため、定期的なコンプライアンス意識調査の実施が重要視されるのです。また、その結果は意識改革のための足掛かりとしても活用できます。コンプライアンスに関する設問を用意すること自体は難しくないため、そのほかの調査と比較すると実施しやすいでしょう。
ストレスチェック
労働安全衛生法によって50人以上の労働者を抱える事業場では実施が義務付けられている調査がストレスチェックです。従業員が50名以上の企業は、各事業場で従事する人の数がそれ以下であってもストレスチェックの実施は大きな意味を持ってくるでしょう。定期的かつ適切にストレスチェックを行うことで、離職率や休職率の低下に繋がります。ストレスによる体調不良を早急に察知することにより、大きなトラブルの発生も未然に防ぐことが可能です。ストレスの多い職場はモラールサーベイやエンゲージメントサーベイなど他の調査でも悪い結果が出てくる可能性が高く、放置しておくと組織の弱体化を引き起こしかねません。管理職や人事担当者が従業員のストレス度を把握できることはもちろん、従業員自身が心理的・肉体的にどの程度の負荷がかかっているのかを把握するためにも活用されます。
パルスサーベイ
パルスサーベイとは、従業員サーベイの実施に活用される手法の一つです。簡易的な質問を短期的に繰り返し行う手法を指します。毎日行う企業もあれば、週に1度、あるいは月に1度のペースで行う企業もあります。頻度を増やすため従業員の負担にならないよう、非常に簡単な質問を少ない数で行うのが一般的です。取り入れる際は、1度の調査に対し数分程度で回答できるよう工夫するとよいでしょう。最大のメリットは、従業員の意識や意見をリアルタイムで吸い上げられる点にあります。働く人たちの意識の変化も瞬時に把握しやすく、適切に活用できれば臨機応変に組織の体制やチーム内でのルールを変えるなど柔軟な対応が可能です。
なぜ従業員サーベイは重要なのか
従業員サーベイが重要である理由を、さらに細かく解説します。
組織改善に繋がるため
根本的な組織の改善は、立場や役職が上の人たちだけで行えるものではありません。従業員の声を収集し分析することが重要であり、従業員サーベイはその役割を果たしてくれます。従業員サーベイを実施し適切な情報収集と分析が行えれば、組織の抱える課題がみえてくるはずです。それらは慣習化しており、容易に変えられるものではないケースもあるでしょう。しかし、それでは従業員サーベイを行う意味がありません。組織を実際に変えられる立場にある者が調査を利用し積極的に従業員の意見を受け入れることで、徐々に組織の改善が実現化していきます。
また、組織改善のためのコンセンサスが得やすいこともポイントです。従業員サーベイの結果により組織の改変を行ったのであれば、それは組織の総意であり不平や不満も噴出しづらくなります。さらに、一度従業員サーベイにより組織をよい方向へと転換する実績を作ることで組織そのものに柔軟性も生まれます。変えることへの恐怖心や億劫さを取り除けるため、よりよい組織へと変革していく下地を作ることにも繋がるでしょう。時代や社会の変化に順応できる組織を作れる点が、従業員サーベイの担う重要な役割の一つなのです。
人材確保に繋がるため
適切な従業員サーベイが行われれば、離職率を下げることが可能です。従業員の意見を集めるだけでは意味がありません。従業員の声を丁寧に分析し、積極的に組織の改善へと繋げることが重要です。また、既存の従業員にとって心地がよくストレスがたまりづらい環境となれば、新たな人材確保の効果も生まれやすくなります。現在日本は少子高齢化が進み、労働人口も減少傾向がみられます。そのような時代に優秀な人材を確保することは簡単ではありません。外国人労働者では補えない職種や企業も多いはずです。そのような企業は従業員サーベイによる組織改善に成功することで従業員にとってメリットの多い組織となり、結果的に若い人材を継続的に確保しやすくなるでしょう。
企業イメージ向上のため
インターネット、特にSNSの普及により企業の情報がより外部へと伝わる時代となりました。旧態依然とした組織体制のままでは、非難の的となってしまうケースも少なくありません。それが企業の評判を下げることも多々あります。企業の評判の悪化は取引先や消費者を遠ざけることに繋がり、売上や利益にも悪影響を与える可能性が否定できないでしょう。従業員サーベイを実施し働く人たちが居心地よく感じ高い満足度を得られる組織を構築することで、企業イメージの向上効果を狙えます。人材確保だけではなくユーザー確保にも従業員サーベイは大きな役割を果たすのです。
Excelやスプレッドシートでの評価による手間のかかるプロセスは
評価基準の不明確さや納得感の低下など従業員の不満を生む原因になります。
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従業員サーベイのメリット
従業員サーベイの実施による具体的なメリットを解説します。
率直な意見を収集できる
従業員はそれぞれ企業や業務に対する何らかの意見を抱いているものです。従業員サーベイは、働く人たちの率直な意見を吸い上げられるメリットがあります。ミーティングなどで直接尋ねても、心からの声を聞かせてくれる従業員は多くはありません。率直な意見が企業や一部の役職の人たちにとってネガティブなものであれば、それがマイナスの査定や評価などに繋がる可能性を否定できないためです。しかし、組織を根本的に改善し多くの従業員にとって働く価値のある企業とするためには、従業員が抱くネガティブな意見の収集も欠かせません。人事担当者や管理職にとっては耳の痛い意見となる可能性はありますが、それは結果的に企業にとっての貴重な意見であり財産となるはずです。従業員サーベイは率直かつ客観的な視点を組織に取り入れるメリットがあると認識しておきましょう。
情報を具体化・数値化できる
組織やチームに漠然と問題や課題があると認識している人は多いでしょう。しかし、具体的にどこに問題や課題があり、それがどの程度のものなのか正確に把握することは容易ではありません。従業員サーベイは、従業員の意見を元に問題や課題を具体化・数値化できるメリットがあります。調査内容や実施の頻度・期間にもよりますが、従業員サーベイを継続的に実施できれば徐々に情報の具体性は増し、正確な分析がしやすくなります。数値化されると目標設定にも活用できるため、改善のポイントや度合いが調査を経るごとにより把握しやすくなる点もメリットです。
組織の課題を早期に発見できる
従業員サーベイは、組織の抱える課題や問題の早期発見へと繋がります。一部の人だけが抱えている悩みも顕在化されやすくなるためです。多くの場合、企業における少数派の意見は組織全体に大きな影響を与えません。従業員数が多ければ多いほど、少数派の声は埋もれてしまいます。しかし、従業員サーベイはそのような少数の声を拾い上げる役割も果たします。また、少数派だと認識していた意見が、調査の結果、実は多くの従業員が抱える悩みや不満であるといったケースも出てくるでしょう。組織の課題を早期に発見することで、組織の改革や改善にも素早く着手できるはずです。従業員の不満が募り離職率が増えてしまう事態や、時代に取り残されてしまい淘汰へと繋がるリスクを避けられるメリットがあります。
立場や役職による認識の違いを是正できる
組織の問題は、立場や役職による認識の違いから生まれるケースが少なくありません。管理職や人事担当者などは企業の利益を優先することが多く、それが従業員の抱える不満や悩み、ストレスへと繋がっている場合があるのです。従業員サーベイの実施により、さまざまな立場や役職の人たちの意見や情報を収集できます。一定以上の役職に就く人たちでは認識が難しかった、例えば現場で業務にあたる従業員達や非正規雇用の人たちの状況を知ることも可能です。指示やルール、理念や目的が全従業員に正確に伝わっていないことが判明するケースもあるでしょう。働く人たちの声を幅広く拾うことは、こうした悪い状況を放置したままにせず、立場や役職を超えた良好な関係性の構築や、さらには目的・理念の共有に繋げられるメリットもあるのです。
従業員のモチベーション向上が期待できる
従業員サーベイが実施され、その結果をもとに実際に組織が改善したと働く人たちが実感すればモチベーションの向上に寄与するはずです。改善や対応が遅れたとしても、従業員の多くは組織の意識改革自体にはポジティブな印象を抱くでしょう。企業としては、まずはこの第一歩を踏み出すことだけでもメリットが得られます。モチベーションの向上は生産性の向上に欠かせません。売上や利益にもよい影響をもたらし、企業の成長効果も見込めます。職場の雰囲気作りや人間関係の構築にもプラスに働くはずです。
従業員サーベイのデメリット
実施のメリットが非常に大きい従業員サーベイですが、デメリットもいくつか考えられます。従業員サーベイの主なデメリットを解説します。
従業員の負担や不満に繋がる可能性がある
従業員サーベイは、従業員に対してアンケートなどの形で直接声を聞く工程が不可欠です。そのため、従業員は質問の確認や回答に対して時間や手間をかける必要が生じます。それを負担と感じてしまう従業員も少なくないでしょう。調査の回数や頻度が増えれば増えるほど、従業員も負担は避けられません。それが組織の改善へと繋がるのであれば従業員も積極的に参加・対応する可能性が高いものの、結果が伴わなければさらなる不満の噴出にも繋がります。こうした従業員の負担や不満を考慮して計画・実施することが重要です。
適切な従業員サーベイの実施が容易ではない
単にアンケートを実施することはさほど難しくはありません。しかし、従業員の負担を減らし、組織の改善や改革へと直結させられる結果を得るためには調査の方法や内容に十分な工夫が必要となります。事前に目的や手段などを適切に選定・構築し、スムーズに実施したうえで、結果を的確に分析しながら改善へと活かすことは、従業員サーベイ未実施の企業ではほぼ不可能です。専門の機関の協力を得たり、従業員サーベイに特化したツールを有効に活用したりが欠かせません。調査を繰り返すごとに改善を加えることは可能ですが、その過程で従業員の負担や不満が最大化しないような取り組みも求められます。
従業員サーベイのポイントや注意点
従業員サーベイを実施する際のポイントや注意点を解説します。各ポイントを押さえながら実施することが、適切な組織改善へと繋がります。
実施と目的の周知を徹底する
突然、従業員に対し調査を行うことは適切ではありません。事前に必ず従業員サーベイ実施の周知の徹底が求められます。同時に、調査の目的も共有しましょう。目的が明確でなければ、協力的になる従業員は限られます。中途半端な情報しか得られず、組織全体をよい方向へと変えていくことは困難となるはずです。正確な情報とリアルな意見を獲得するためにも、内容などに関して事前の徹底した告知と共有は欠かせません。
対象を限定しない
従業員と一言でいっても役職は幅広く、企業にとっては採用している雇用形態もさまざまです。従業員サーベイは役職や雇用形態にかかわらず、可能な限り幅広い人たちを対象とした実施が求められます。一部の人たちの意見のみが必要であれば、そもそも従業員サーベイを実施する意味はありません。一部の人たちの意見では適切な組織改善が見込めないからこそ、従業員サーベイを実施する意義が生まれるのです。このことからも、対象を限定しないことの重要性は認識できるでしょう。アルバイトやパート、契約社員や嘱託社員などにも率直な意見を聞くことを心がけなければいけません。
必要な情報が得られる質問設計とする
従業員サーベイの目的は、働く人たちのリアルな声を聞き、それを組織の改善や規則・ルールの改定へと活用することです。その目的を果たすための設計としなければ意味を成しません。労働環境を改善したいのか、多くの従業員の納得が得られる評価制度へと改定したいのか、従業員のモチベーションやエンゲージメントを向上させたいのか、離職率や休職率を低下させたいのかなど、まずは目的を明確化します。そのうえで必要な情報を精査し、それが得られる質問設計とすることが重要です。また、フリーで回答できる仕様にするのか、それとも選択回答式とするのかといった回答形式の工夫も求められます。設計を間違えると実施の労力や手間に対し結果や成果が物足りないものとなるので要注意です。
匿名性を担保する
回答者と回答結果が結び付けられない工夫も欠かせません。匿名性が担保できていなければ、従業員は無難な回答しかできなくなります。それではリアルな声を収集することができず、正しい組織改善にも結びつかないでしょう。人数の少ない部署や役職がある企業の場合、部署名や役職名の記載を求めることも控えるべきです。直接の提出やオフィス内に設置されたボックスに入れる形式での提出では、いつ誰が提出したのかが周囲に把握されてしまう可能性を排除できません。従業員サーベイ専用のツールなどを活用し、より高い匿名性を保ちながらスムーズに精神的抵抗なく回答・提出できるような体制を構築しましょう。
情報の取り扱いに注意する
集めた情報が流出しないような配慮も徹底しなければいけません。また、得られた情報や結果を適切に扱うことも強く意識しましょう。特に、一部の人たちにとって都合のよい活用とならないよう注意が必要です。特定の感情や思想、バイアスなどが介入すると情報を適切に扱えなくなる可能性が高まります。従業員サーベイを実施した目的や意義などを常に意識しながら、可能な限りさまざまな立場や役職を交えつつ情報の分析や整理を行うことがポイントです。
適度な期間・間隔・頻度で実施する
一度の従業員サーベイで、組織の抱える課題や問題をすべて改善することは不可能です。継続的な調査の実施と、的確な分析、柔軟な対応により徐々に組織がよい方向へと向かっていくものと考えておきましょう。そのため定期的に従業員サーベイを行う必要が生じますが、実施期間や間隔、頻度には十分に注意する必要があります。回答期間が短ければ、多くの従業員の抱く本音を聞き出すことが難しくなります。調査の頻度が多く間隔が狭すぎると従業員の負担が増し、逆に頻度が少なく間隔も広すぎると改善・改革のスピードが早まりません。最初は手探りとなり、また、調査の内容や目的により期間や頻度は変化するものですが、適切な情報収集と改善に繋がるよう調査の間隔も含めて適宜修正していく意識と柔軟性が重要です。
結果や改善点などを公表・共有する
従業員サーベイで得られた結果や、それにより改善した点などは必ず公表します。従業員が結果や改善点を把握できなければ、次回以降の調査に積極的に参加・協力しなくなる恐れがあるためです。個人が特定されるような情報の開示は避けなければいけませんが、意見や声の内容、割合、具体的な反映点などは公表し、同時に調査協力に対する感謝も伝える必要があります。多くの従業員に伝え、また、理解してもらうために公表だけではなく共有する意識を持つことも重要です。共有と理解が進むことで、組織作りに積極的に関わりたいと考える従業員も増えていくでしょう。
まとめ
従業員サーベイを組織の課題発見と改善のために積極的に活用しよう
働く人たちのリアルな声を集め分析し、組織の環境改善や制度の改定に活用可能な調査である「従業員サーベイ」。目的や意義を明確にし実施することが、何よりも重要です。調査を継続することで、徐々に従業員にとって心地がよくモチベーションもあがる組織とすることができます。一方で、匿名性の担保や結果の公表などのポイントも押さえなければいけません。適切に実施し、組織の課題発見や収益向上へと繋げてみましょう。
