人事評価システムで実現する 人事業務の効率化

人事評価は、成果の創出や人材育成などにおいて重要な要素です。しかしながら、人事評価の煩雑なオペレーション業務に追われ、最も大切な「人事評価の目的」にしっかりと向き合えていない現状があるのも事実ではないでしょうか。人材マネジメントのコンセプトは時代やテクノロジーの変化とともに変わっています。戦略人事やタレントマネジメントとも相まって、「人事評価制度」の見直しに注目が集まっています。本記事では、 人事評価を効率的・効果的に行うためのシステムについてご説明します。 特に従来一般的だった「Excel」による人事評価・評価データの管理を、 「人事評価システム」に置き換えていくことの意義について、詳しく解説します。

人事を取り巻く環境の変化

高度経済成長期からテクノロジーが進化した現代まで、人事を取り巻く環境も変化し続けています。具体的には、1965年の高度経済成長期の人材マネジメントは年功主義であり、1973年のオイルショックからは能力主義、そして1985年以降の乱気流経済期には成果主義、バブル崩壊後の2002年には成果主義の見直しなど。時代によって人材マネジメントのコンセプトと評価視点は変化を続けてきましたが、人事評価の方法は紙からExcelになったくらいのもので、その生産性は変わっていません。何十年もの間、Excelを使った人事データ管理を行っている企業も多く、人事業務の負担は改善されていないのが現実です。

なぜ評価業務に効率化が必要なのか

1人の従業員の人事評価が決定するまでには、従業員の目標や達成度、達成プロセス、勤務態度などさまざまな項目について被評価者である従業員と、その評価者である上司との間で振り返りが行われたのち、上司と人事担当者、企業によってはそこに事業責任者や役員なども加わって協議を行い、最終的な評価を決定します。数多くの従業員の人事評価をするだけでも労力が大きいことに加えて、何人もの評価者と評価基準のすりあわせを行う必要があります。評価業務をExcelなどのファイルで行っている場合は、ファイルの書き換えや書類のやりとりに膨大な時間と手間がかかってしまい、本当ならば十分な時間を割くべきである、従業員の目標や評価を最適化し育成や目標達成を推進することが後回しにされがちです。本来、人事評価制度の運用を通じて実現すべきである、個人と組織のパフォーマンスの最大化への支援を行うためにも、評価業務に関するオペレーションを効率化する必要があります。

評価業務の効率化を行うべき４タイプの企業

評価業務の効率化を行うべき4企業は、下記の4つのタイプの企業です。

• これから従業員が100名以上になる企業
• 100~1,000名規模で、 評価管理専任者のいる企業
• これから人事評価制度をつくっていく企業
• 目標管理制度を 紙、メール、 「Excel」で運用している企業

これらの4つのタイプの企業では、人事評価の非効率によりさまざまな課題と問題が起こっています。

例えば、企業規模が100名以上の場合、人事評価をExcelとメールで運用することで、管理工数が大幅に増加します。メールで評価シートを回収したり、未提出者への催促をしたり、多くのバージョンにより最新のものが不明になったりと、人為的ミスが発生しています。また評価管理専任者がいる場合、属人化のリスクも避けられません。柔軟性の欠如により変化への対応力が減少し、人事評価の改定が困難になり、企業実態にそぐわない評価制度になってしまう、といった問題もでてくるでしょう。

人事評価システムがもたらす効果

人事評価システムを導入することで、前項で述べた問題点を改善することが可能になります。

1. 管理工数の最少化
2. 人的ミスの防止
3. 変化への対応

1つ目の管理工数の最少化は、人事評価システムを導入することで、従業員の目標・評価の状態を可視化することと、定型化されたワークフローによる運用を行うことで実現が可能です。今までメールとExcelを用いて運用していた目標設定や評価の回収といった工程を大幅に削減することができ、人事部の業務負担を軽減することにつながります。また、多忙により発生していた人為的ミスは、評価管理システムを従業員データベースと連携することで防止することが可能です。そして、履歴の保持やリアルタイムでの目標・評価の変更なども可能になるため、事業の状況に合わせて目標の変化にも柔軟に対応できるようになります。従来の人事評価のプロセスである本人の自己評価から評価者による2次評価までをシステム化することで、人事業務の大幅な工数削減の効果が期待できるでしょう。人事評価システムを活用することで、人事評価のプロセスをシステム化でき、目標設定や評価の進捗をシステム上で把握し、そして従業員データベース機能と連携し評価シートの配布や評価者の設定を簡単に運用することが可能になります。

まとめ

人事部を取り巻く時代は変化していますが、業務内容の生産性は変わっていないのが現状です。人事部の生産性を高めるためには、業務負担が大きく工数がかかる人事評価を効率化することがファーストステップになります。人事評価を効率化するためには、人事評価システムを導入し、企業の状況に合わせて活用することが、成功への近道です。