日本国内でも新型コロナウイルスが猛威を振るい、企業活動にも深刻な影響が出ています。
従業員の安全を確保するために在宅勤務や時差出勤が推奨されておりますが、本稿では、在宅勤務を行う際に、必ず検討すべき「自宅での業務内容の確認・勤怠管理の方法」についてご紹介いたします。

新型コロナウイルスにより在宅勤務のニーズが高まっている

これまで、在宅勤務を想定していなかった企業も、通勤による感染リスクから従業員を守るためや、子どもの学校が休校になって出勤が困難になったパパママ従業員のために、在宅勤務という働き方の選択肢を用意する必要性に迫られています。

万が一、自社の従業員が新型コロナウイルスに感染した場合には、同僚の従業員は濃厚接触者ということになりますので、在宅勤務でしか企業活動を維持できないという事態も充分に想定されます。

在宅勤務には事業のクラウド化が大前提

在宅勤務で企業活動を成立させるには、事業のクラウド化が必要です。

具体的には、紙の資料は全てスキャンをしてGoogle DriveやDropboxなどのクラウドストレージに保管しておく、社内コミュニケーションをChatworkやSlackなどのビジネスチャットに置き換える、議事録やプレゼン資料などは、Google DocmentやGoogle Slidesなどクラウド共有が可能なオフィスソフトで作成するようにする、といった対応が考えられるでしう。

事業だけでなく労務管理のクラウド化も必要

加えて、事業のクラウド化を成功させるには、バックオフィスのクラウド化も忘れてはなりません。

会社のPCやサーバーにインストールするパッケージ型の会計ソフトや給与計算ソフトでは、担当者が会社に出社せざるを得ないか、在宅勤務に対応させるにはVPNネットワークの構築など専門的対応が必要になります。

これに対し、freeeシリーズやMFクラウドシリーズのようなクラウド型の会計ソフトや給与計算ソフトの場合は、インターネットに接続できる環境があれば、どこでも業務を行うことができるので、在宅勤務への親和性があります。

経費精算や給与明細の配布等もクラウド上で完結しますので、一般従業員にとっても利便性が高いです。

在宅勤務にはクラウド勤怠管理システムが必須

そして、在宅勤務を行う場合、日々の勤怠管理に関しては、クラウド勤怠システムの導入が必須と言えるでしょう。

オフィスに来なければ打刻ができない紙のタイムカードでは在宅勤務に全く対応できません。あるいは、エクセルなどで出勤簿を付ける形も考えられますが、在宅勤務の場合、上長が目視によって実態との整合性をチェックすることもできませんから、客観的な労働時間管理とは言い難いのが難点です。

そこで登場するのが、クラウド勤怠管理システムです。クラウド勤怠管理システムであれば、スマートフォンやデスクトップのアプリによって自宅でも打刻ができ、GPSで位置情報も得ることができますので、不正打刻を防ぎ、客観性を担保することができます。

また、エクセルの出勤簿のように、1か月が終わってからまとめて上長に提出ではなく、上長はクラウド上で日々の勤務状況をリアルタイムで確認することができますから、在宅勤務であっても、36協定の上限を超えそうな部下がいたら直ちに時間外労働の抑制を指示したり、有給休暇を取得することを推奨したり、というように、オフィスで勤務しているのに近い感覚で、部下の労務管理を行うことが可能です。

加えて、多くのクラウド勤怠管理システムでは、「ワークフロー」の機能を備えています。これは、クラウド勤怠管理システム内で、部下が上長に時間外労働や有給休暇の申請をし、上長は申請内容を見て、承認や却下の操作を行うことができます。在宅勤務の場合、顔を合わせて仕事をしていない分、このような勤怠に関する申請・承認のルール作りが重要ですが、クラウド勤怠管理システムの「ワークフロー」に乗せれば、そのルール作りを簡単に行うことができます。

在宅勤務の見えにくい仕事内容もクラウド勤怠管理システムで可視化

在宅勤務を導入するにあたって、しばしば相談を受けるのは、在宅勤務では上長が部下の仕事内容を把握しにくくなってしまうということです。

この点、一般的な対応方法としては、従業員に業務日報を提出してもらうということが挙げられます。しかし、日々業務日報を書くというのは、従業員にとっても、それをチェックする上司にとっても、少なからずの負担になります。

そこで、この点においても、クラウド勤怠管理システムの機能を活用することが考えられます。HRMOS勤怠を含め、いくつかのクラウド勤怠管理システムには、業務日報機能が備わっています。勤怠と業務日報を一元的に管理することで、上司も部下も、対応工数をミニマムにした上で、日々の業務内容を共有することができるようになります。

企業の存続のために在宅勤務の導入を

新型コロナウイルスの影響が深刻になっていく中、企業が在宅勤務に対応できるかどうかは、企業の存続事態に関わっているといっても過言ではないかもしれません。

もちろん、業種によっては在宅勤務が不可能な場合もあります。しかし、絶対に在宅勤務が無理という業種以外の企業においては、是非、在宅勤務の導入を積極的に検討し、クラウド勤怠ソフトを含め、在宅勤務に必要となるITインフラの整備に取り組んでみてください。

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