去年退職した○○さんの勤怠データ、今すぐに出すことができるでしょうか？

「え、そんなのとっくにないよ！」という会社は要注意です。勤怠データ等の労働関係書類は、労働基準法で保存期間が定められています。労働者名簿や賃金台帳と比較して、過ぎてしまえばつい適当になりがちな勤怠データ。しかしながら、適切に保存されていない場合には、労働基準法第120条により「30万円以下の罰金」に処せられることも・・・。

労基法違反にならないためにも、今一度チェックしておきましょう！

労働関係書類の保存期間は原則「３年」2020年4月以降は「５年」

労働関係書類の保存期間については、労働基準法第109条で次の様に定められています。

記録の保存_タイムカード・出勤簿・賃金台帳など

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

出典：総務省行政管理局「e-Gov法令検索　労働基準法第109条」

勤怠データは「その他労働関係に関する重要な書類」に含まれます。

勤怠データと混同されがちな書類に「勤務表」がありますが、両者は似て非なるもの。勤務表は、単に出勤日や勤務予定が記されただけのケースがほとんどですから、勤怠を把握できる書類とは別のものと理解しましょう。

労務管理上保存が求められるのは、「各労働者の始業と終業の時間が記録されたもの」です。データから、労働日や所定労働時間数に加え、時間外や休日、深夜の労働時間数等の勤務実態が正しく把握できる内容でなければいけません。

ちなみに、勤怠データ同様、５年間保存が必要な「その他労働関係に関する重要な書類」としては下記のものが挙げられます。

・残業命令書及びその報告書

・労働者が記録した労働時間報告書

・労使協定書、各種許認可に係る書類

書類ごとに異なる「起算日」に注意（2020年4月以前）

法律通り各書類の保存を考える上では、「いつから3年か（＝起算日）」を知っておく必要があります。「3年」の起算日については、下記の通りです。

• 労働者名簿：労働者の死亡、退職または解雇の日
• 賃金台帳：最後の記入をした日
• 雇入れまたは退職に関する書類：労働者の退職または死亡の日
• 災害補償に関する書類：災害補償が終わった日
• 賃金その他労働関係に関する重要な書類：その完結の日

出典：総務省行政管理局「e-Gov法令検索　労働基準法施行規則第56条」

ここで問題になってくるのが、「賃金その他労働関係に関する重要な書類：その完結の日」です。「完結の日」とは一体いつを指すのかといえば、勤怠データ、残業命令書及びその報告書、労働者が記録した労働時間報告書について「それらの書類毎に最後の記載がなされた日」とする旨の通達が出ています。

参照：通達（平成13年4月6日　基発339号）「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準について」

例えば月末締めの会社の場合、

・5月25日退職　⇒　「5月31日」の締め日から3年

といったイメージになりますので、覚えておきましょう。

2020年4月の法改正で、起算日はさらに明確に

改正前の労働基準法施行規則では、記録の保存期間の起算日について、当該記録の完結の日であることが規定されています。

2020年4月に改正された省令では、記録の保存期間の起算日について、当該記録に係る賃金の支払期日が当該記録の完結の日等より遅い場合には、当該支払期日が起算日となることが明確化されます。

【例】
賃金計算期間：当月1日～末日
賃金支払期日：翌月10日

→タイムカードなどの賃金計算に係る記録の保存期間は、タイムカードの完結日（締め日）ではなく、翌月10日が起算日となります。

参照：厚生労働省「未払賃金が請求できる期間などが延長されます」
参照：厚生労働省「改正労働基準法等に関するＱ＆Ａ」

まだ“紙媒体の書類の山”にお悩みですか？

労働関係書類に税務関係書類、発注書に納品書・・・等々、起業してみて改めて、保存すべき書類の多さに愕然・・・という方も少なくないのではないでしょうか？

それぞれの書類を紙媒体で保存しておこうとすれば、それだけでかなりのスペースになってしまいます。特に勤怠データをタイムカードで保管している場合には、数が多すぎて必要な一枚を取り出せない、印字が薄くなってしまって確認できない等のトラブルが生じやすくなります。

よって、毎月コンスタントに増えていく勤怠データについては、クラウドで管理するのが得策であると言えます。

まとめ_勤怠管理のデータ保存

今号では、勤怠データ等の「労務関連書類の保存期間」について、労働基準法を元に解説しました。これまで正しく保存できていなかった会社も、今後は適切な管理を心がけましょう。そのためには、保存・管理しやすい体制作りの一環として、クラウドサービスの導入を検討されるのがお勧めです。

無料のクラウド勤怠管理システム ハーモス勤怠は、単に勤怠データが保存できるだけでなく、出退勤データから残業時間レポートや36協定時間超過レポート、有給管理レポートなどの分析レポートを出力することができ、企業における労務管理の適正化に活用可能です。

月額０円で利用することができるフリープランもございますので、気軽に試されてみてはいかがでしょうか？

※フリープランの場合、データ保存期間が「1年」となります。３年間保持するためには「有料会員」となるか、「毎年データをダウンロードして保存」のどちらかを選択してください。