目次
こんにちは。「HRMOS（ハーモス）採用」のHRMOS TREND編集部です。
こちらからお役立ち資料「96％の企業が負担軽減を実感した『採用業務効率化』の秘訣」を無料でダウンロードできます！
新たな人材を採用する際には、面接の実施が不可欠です。従業員数が数人程度の小規模な企業では、経営者の感覚で面接を行い、採否を決定するケースもあります。しかし、ある程度の規模になると、感覚のみに頼った判断ではミスマッチなどの不都合が生じるリスクが高まります。不都合な事態を避けるには、事前に評価基準を設けておくことが必要です。本記事では、面接における評価の項目や基準の必要性、設定方法などを解説します。
hrmos.co面接に評価項目や基準を設ける必要性
そもそも、面接に具体的な評価項目や明確な基準を設けておく必要性を理解しておかなければいけません。ここでは、なぜ面接に評価項目や基準が必要なのか、その重要性とともに解説します。
求める人材を明確化できる
採用活動実施の際には、自社に必要な人材の特徴を洗い出しておく必要があります。求める人材の特徴が曖昧なままでは、応募者が多数いた場合に、どの人を採用したらよいのか適切な判断ができません。求める人材の明確化には、一定の評価基準が必要です。また、募集をかけるタイミングによって、必要な人材の特性も異なるでしょう。そのときどきで、人員の補充が必要な部署や役職なども異なるためです。状況に適切に対応するには、その都度、評価基準の設定が欠かせません。評価に必要な項目や基準の設定により、求める人材の特徴を言語化しやすくなる点や、抽象的な表現をもとに採否を判断してしまうのを避けられる点もメリットです。
＜関連記事＞
・人材要件とは何か？フレームワークの定義から設定までの具体例を解説
主観による判断を防げる
面接の採否の判断は、しばしば採用担当者に委ねられます。1人の採用担当者の感覚で採否の判断をすることにより採用が属人的になると、往々にして企業にデメリットやリスクをもたらすため注意が必要です。時代や応募者の価値観の変化についていけず、社会から淘汰されてしまう事態にも陥りかねません。明確な基準を設けたうえで社内で共有しておけば、面接の際に特定の担当者の主観による判断を防げます。そのときどきの感情や感覚による判断も避けられ、また、時代や社会の変化とともに項目や基準も変化させられれば、常に公平かつ公正に採否の決定が可能となります。
質問や面接の内容を整理できる
面接では、応募者に対して質問を繰り返し、少しずつ判断材料を増やしていきます。質問の内容が曖昧であったり、同じようなことを何度も聞いたりしていては、必要な判断材料を増やせません。あらかじめ評価項目を定めておくと、質問内容もそれに沿った形で作り上げられます。質問の流れも無駄なく構成でき、面接全体を高いクオリティで整理できるでしょう。限られた時間のなかで必要な情報を応募者から引き出すには、やはり、評価項目や明確な基準の設定が不可欠です。
採用力の強化が狙える
採用において一定かつ明確な水準を設けておけば、それを組織内で共有・活用できます。部署や役職が変わっても活用可能な、共通の項目や基準もあるでしょう。採用活動を行うたびにブラッシュアップすると、さらに質や精度も高められます。採用担当者にかかわらず活用でき、組織全体の採用力の強化につなげられる点は大きなメリットです。また、採用活動の効率化も図れます。ミスマッチが防げれば、無駄な採用活動を避けられるためです。よりコストを抑えながら、求める人材の獲得を継続的に目指せるでしょう。
＜関連記事＞
・採用戦略とは？立て方、立案するメリット、具体的な手順を徹底解説
確認漏れが防げる
頭の中だけで求める人材像や質問を想定していても、面接の場で、そのすべてを余すことなく確認・遂行できるとは限りません。応募者の言動などにより、想定とは異なる展開となるケースもあるでしょう。そのような際でも、あらかじめ定められた評価項目や基準があれば、それらを見極めるための流れへと軌道修正しやすくなります。確認漏れが防止でき、採否の判断に必要な情報の獲得が可能です。応募者によって質問内容に極端な違いも出づらくなるため、不公平感も避けられます。応募者のみならず、確認漏れによって優秀な人材を逃してしまうリスクの軽減へとつながる点も含め、企業にとってのメリットも決して小さくありません。
人材の能力を最大限に引き出し、自社の中で活躍し続ける状態をつくることが企業経営、特に人事戦略にとっての要となります。
「HRMOS」による一元化・業務効率化・可視化・活用で課題を解決します。
・目標、評価管理機能
・組織診断サーベイ機能
・サポート体制
・料金プラン
面接における評価項目例
応募者を判断するための材料は、企業や部署、チームなどにより異なります。特に、必要なスキルや経験は大幅に異なるでしょう。ここでは、各業務や職種に不可欠な具体的なスキルや経験などを除き、多くの企業にとってチェックしておいた方がよい評価項目例に着目して紹介します。
常識やマナー
社会人としての常識やマナーを備えているかどうかを無視できる企業は少ないでしょう。最低限の身だしなみが整っていなければ、採用後に社内の雰囲気や風紀に悪影響を及ぼしかねません。よほど自由な社風を謳っている企業でない限り、マナーのチェックは不可欠です。身だしなみだけではなく、言葉の使い方からも常識やマナーは確認できます。常識やマナーをチェックする際には、応募者の努力や姿勢にも着目しましょう。程度は同じでも、努力した結果なのか、それとも適当に臨んでいるのかによって受ける印象は変わります。努力する姿勢があれば、採用後のトレーニングなどで改善が可能です。
話し方や落ち着き
他者との向き合い方や対話中の仕草など、話し方や落ち着きも確認しましょう。これらから、応募者の態度や性格のおおよその把握が可能です。身だしなみが悪くなくても、他者を見下すような話し方をしていたり落ち着きがなかったりするような人は、組織に馴染めない可能性もあります。ただ、落ち着きに関しては、緊張が影響している可能性も否定はできません。アイスブレイクなども入れながら、性格的に落ち着きのない人なのか、それとも緊張のせいなのかという見極めが求められます。
企業や募集内容への理解度
応募者が、どの程度自社について調べ、募集内容を理解したうえで応募してきたのかも重要な確認ポイントです。理解度が低ければ、採用しても馴染めず、早期の離職につながりかねません。募集内容への理解度が低いまま応募している人は、学歴や経歴が優秀でも自社の求める人材像とは合わず、貢献度が低いままの可能性もあります。たまたま目についた求人へ応募しただけではないか、待遇を最優先して応募した人ではないかなどのチェックを丁寧に行いましょう。
コミュニケーション能力
組織で役職や業務を遂行する以上、コミュニケーション能力は非常に重要です。応募者との対話のなかで、どの程度のコミュニケーション能力を有しているのかについては、丁寧に見極めなければいけません。質問の意図を正確に把握しているか、自分の思考を明確に言語化できているかなどが、コミュニケーション能力を測るポイントです。相手の話を最後まで聞き、適切な相槌や表情で受け答えできているかどうかもポイントとなるでしょう。伝えたいことを端的にまとめられる能力の有無や程度もチェックしておかなければいけません。
志望度や意欲
能力が高くても志望度や意欲が低ければ、早期離職しかねません。自社への応募動機や、入社後はどのようなことを成し遂げたいのかなどについて、丁寧に探っておきましょう。他にも応募していたり転職を希望していたりする企業がないのかを尋ね、その回答によっても、ある程度志望度や意欲の程度は判断可能です。ただ、応募者の言葉のみで正確な判断はできないため、応募書類や面接に臨む姿勢、質問への受け答え、企業や募集内容への理解度など、総合的に判断する必要があります。
リーダーシップ
他の従業員を引っ張るのに向いている性格か、それとも、任された業務を淡々と遂行するのが得意なのかは、人によって異なります。前者はリーダーシップがあり、後者は縁の下の力持ち的な存在といえるでしょう。性格的な特徴でもあるため、応募者ごとにリーダーとしての適正があるかどうかの慎重な判断が求められます。ストレス耐性や周囲からの評価なども、リーダーシップの有無の判断に必要な要素です。目立ちたがり屋なだけではないか、ワンマンではないかなどの可能性も排除せず、リーダーシップの有無を見極めましょう。
主体性や実行力
自らの意志や判断により行動し、さらに責任を負える人物かどうかのチェックも不可欠です。主体性や実行力のある人は、何事にも意欲的に取り組めます。立てた目標や計画の遂行・達成に全力を注ぎ、課題や問題が生じれば、その原因を探ったり反省したりも自発的にできるでしょう。また、主体性や実行力は組織内に広がりやすいため、周囲の人によい影響を与える可能性もあります。経験やスキルが多少劣っていたとしても、採用する価値が高いとみなせる人材です。
チャレンジ精神
高い目標に向かってチャレンジする精神をもつ人も、多くの企業が欲している人材の特徴でしょう。何度でもチャレンジできる人は、非常に強い精神力を持っている可能性があります。面接においては、過去に挑戦した事柄についての質問で、どの程度のチャレンジ精神を備えているかということの確認が可能です。仕事上のみならず、プライベートや学生時代のチャレンジについてのエピソードも、大いに参考になるでしょう。
協調性
属する従業員が他者を尊重し、決定された目標や計画に沿って団結して動ける組織は、非常に健全です。健全な組織は、協調性の高い人で構成されているケースが少なくありません。特に、プロジェクトごとにチームを組んで遂行することの多い企業では、採用において、協調性は重要なチェックポイントとなります。協調性の乏しい人がいると、組織が壊れかねません。部署や業務にかかわらず、協調性の高さは必須となるでしょう。
理解力や想像力
どれほどの想像力で物事を理解しているかは、さまざまな業務を遂行するうえで非常に重要です。多くの事柄に対して想像力を働かせられる能力のある人材も、大半の企業にとって魅力的でしょう。理解力や想像力に長けている人は、すべてを説明しなくても状況や意図を汲み取れます。リスク回避能力も高いとみられ、安心して業務を任せられる人材です。面接では、例え話や正解のない問題を出すなどし、理解力や想像力の程度をチェックしてみましょう。
創造性
イノベーションへとつながる創造性も、多くの企業が求める能力でしょう。業務を正確かつスピーディーにこなせる人材も重要ですが、そのような人が必ずしも創造性を備えているとは限りません。創造性を備えている人材は非常に貴重です。過去の実績だけではなく、趣味や特技などから創造性の有無を測れるケースもあります。質問を工夫することでも、応募者の創造性の程度は確認可能です。創造性を見極めるために、回答に何かしらのアイデアを必要とする質問を用意しておきましょう。
客観性や冷静さ
応募者が自分自身のことをいかに客観視できているかも、重要なポイントです。自己評価と周囲からの評価が一致するとは限りません。過大評価も過小評価も、業務の遂行や組織にあまりよくない影響を及ぼすケースがあります。できることとできないことを正しく理解し、己の性格も的確に把握しながら自分自身を冷静に見極められる人は、組織や成長のために必要なものも正確に見出せるでしょう。
面接に活用する評価項目や基準の設定方法
面接における評価項目例を挙げましたが、すべてを盛り込む必要はありません。自社に必要なものを取り入れられれば十分です。むしろ、不要な判断材料を持ち込むとミスマッチが生じやすくなるため注意しましょう。ここでは、面接における評価項目や基準の設定方法について、順を追って解説します。
1.求める人材の要件を洗い出す
採用活動を行うごとに、どのような人材を欲しているのかを整理します。役職や業務によって求める人材の要件は異なるため、詳細に洗い出しましょう。即戦力を求めているのか、それともポテンシャル型を採用したいのかなどの整理も重要です。前者であれば経歴や保有スキルに重点が置かれますが、後者であれば年齢や意欲、チャレンジ精神などを重視した方がよいケースが多くなるでしょう。
＜関連記事＞
・人材要件とは何か？フレームワークの定義から設定までの具体例を解説
2.評価項目と基準を設定する
求める人材の特性に合った、評価項目と基準を設定します。場合によっては項目もさらに細分化しながら、詳細な設定を心がけましょう。高望みをしても、それをクリアする人が応募者のなかにいるとは限りません。現実的な設定や、ある程度の幅をもたせた設定もポイントとなります。基準に関しては、最低限クリアしておいてもらいたい度合いをもとに設定するとよいでしょう。
3.評価基準を点数化または段階化する
各評価項目に対して、それぞれの基準をもとに点数化または段階化します。点数であれば5点満点や10点満点での評価が一般的です。段階であれば、例えば「よい・普通・よくない」の3段階などがあるでしょう。「とてもよい・よい・普通・悪い・とても悪い」の5段階としても問題ありません。「S・A・B・C・D」のアルファベットや、アルファベットに「＋・−」をつけて、さらに細分化し表現するケースもあります。いずれにしても、わかりやすい方法を選択しなければいけません。100点満点にすると、例えば83点と84点の違いが説明できないなど不都合が生じやすいため、多くても10段階程度にとどめておきましょう。
4.評価項目の優先順位を決定する
多くの場合、複数の評価項目が設定されます。そのなかで優先順位を定めておきましょう。単に総合点数のみで判断すると、ミスマッチの原因となったり優秀な人材を逃したりしかねません。優先順位が上の項目において、より点数の高い人を採用候補とした方が、マッチングに成功する可能性が高いでしょう。ただ、優先順位の低い項目も設定している以上無視はできないため、バランスをとりつつ判断できるような仕組みの構築も必要です。
5.採否のラインを定める
応募者のなかで、総合的な点数や評価の高い順に必要人数を採用する方法もあるでしょう。しかし、もっとも高い点数の応募者が、必ずしも自社の求める人材像にマッチしているとは限りません。あらかじめ採否のラインを定めておき、個々の応募者に対して、そのラインに対してどこに位置するのかという確認ができるようにしておきます。状況ごとに適切に対応できるよう、ある程度ゆとりをもたせたライン設定もポイントです。
Excelやスプレッドシートでの評価による手間のかかるプロセスは
評価基準の不明確さや納得感の低下など従業員の不満を生む原因になります。
「HRMOS」導入により課題を改善した実績多数！
面接における評価基準を点数や段階で表すメリット
面接における評価項目や基準を点数化あるいは段階化すると、より客観的に評価しやすくなります。採用担当者によって感覚は異なるため共通認識をもっておくことは不可欠であり、点数や段階を定めることで、より主観を排除した判断が可能です。また、組織内で共有しやすい点も無視できません。採用活動ののちにその点数や段階について、採用担当者同士で判断理由の擦り合わせを行えば、さらに評価基準の統一化が図れます。最初のうちは差異があっても、採用活動を重ねるほどに差は埋まっていくでしょう。
面接評価シートとは
面接における評価項目や基準を形式化したものが、面接評価シートと呼ばれるものです。必ずしも紙に印刷しなければならないわけではありません。タブレットやパソコンなどに表示されたものでも、このように表現されるケースが多いでしょう。形式化されている点が重要です。設定した項目や基準を覚え、面接の際につけた点数や段階を頭の中だけで整理するのは現実的ではありません。すべての項目に対して評価できるだけの質問ができたかを確認することも、シートとして形式化されていれば容易です。
応募者の情報の社内共有にも活用できます。認識の違いや見間違いが生じないよう、視認性の高いデザインとしてまとめておくのもポイントです。Web上には、面接評価シートの雛形が数多くアップされています。ただ、項目や基準も、そのまま自社の面接に活用するのは避けなければいけません。企業によって、あるいは募集をかけるタイミングなどによって、求める人材像は異なるためです。こうした雛形は、フォーマットの参考とする程度にとどめておきましょう。
＜関連記事＞
・面接評価シートの作り方とは？必須項目、作成手順、メリットを徹底解説
適切な評価項目や基準を設定するためのポイント
採用したい人材像を明確にし、それに沿った評価項目や基準を設定しなければいけません。とはいえ、その意識だけでは、適切な設定ができない可能性もあります。ここでは、より適切な評価項目や基準を設定するために必要なポイントを解説します。
評価項目の数を増やしすぎない
評価に活用する項目は、多ければよいというわけではありません。より多ければ、それだけ応募者の特性を深く見極められると考える採用担当者もいるでしょう。しかし、数が多すぎると焦点が定まらず、的確に判断できない恐れが出てきます。面接官が複数いる場合、共通認識がもちづらくなり、評価基準に大きな差が生じやすくなる点も、数を増やしすぎることによるデメリットです。面接にかかる時間が長くなりすぎる恐れもあり、流れが統一化できなくなる可能性もあります。応募者が何を求められているのかの把握が困難となれば、企業側も応募者の能力や性質を正確に把握できません。さまざまな弊害を生む可能性があるため、評価項目は必要最低限にとどめておきましょう。
不要な項目や基準は設けない
企業や部署などにかかわらず、面接の際には必要性がまったくない評価項目というものも存在しています。例えば、思想や信条、出生などに関する情報です。これらは個人情報であり、業務にも直接的には関係がありません。家族や親族などに関する情報も同様です。多様化が求められる時代にも、まったく見合っていません。応募者本人のプライベートに深く関わる項目や基準も設けないようにしましょう。不要な項目や基準を設けないということは、それらに関連した質問もしないということです。質問にプライバシーに関する要素が含まれていると、企業のイメージそのものを落としかねません。そうした点にも配慮しながら、採用活動を行う必要があります。
社内のさまざまな意見を取り入れる
評価に用いる項目や基準は、社内のさまざまな意見を参考にしながら選択・設定しましょう。採用担当者が望んでいる人材像と、実際に受け入れる部署やチームが求める人材像が一致しているとは限りません。即戦力が欲しいのか、それとも時間をかけて育成したいのかといった点に違いがある可能性もあります。そのあたりの擦り合わせを丁寧に行い、採用活動が無駄にならないよう、現場の声も取り入れながら設定するのがポイントです。大きな認識の違いが生じるのを避けるために、日頃からコミュニケーションを重ねておく必要もあります。タレントマネジメントなど横断的な人事戦略を取り入れている企業なら、なおさらです。独断的かつ主観的な採用を避けるための評価項目や基準が、特定の人たちだけで決められてしまっては意味がありません。より多くの従業員が納得する形で、採用活動を進めていきましょう。
定義づけを丁寧に行う
項目や基準を設ける際に問題となりやすいのが、定義づけです。例えば、「コミュニケーション能力」という項目を設定したとします。しかし、応募者のどのような反応を「コミュニケーション能力が高い」とするのかは、人それぞれ異なるでしょう。話す量が多い人をコミュニケーション能力が高いと評価する人もいます。一方で、口数は少ないが、相手の意図や真意を汲み取り、それらに合わせて話せる人がコミュニケーション能力が高い人だと判断する人も少なくありません。定義づけが曖昧なままでは、評価も曖昧になってしまいます。また、主観的な判断となり、採用担当者によって偏りが出てしまう恐れも拭えないでしょう。そうしたリスクを防ぐためにも、項目ごとに丁寧に定義づけを行い、社内で共有しておく必要があります。
評価の項目や基準を見直す
最初に設定した評価項目や基準が、自社にとって最適である可能性は低いでしょう。それらをもとに採用活動を行っても定着率が上がらない、あるいは、採用した人の能力が想定通りに発揮されないケースもあります。自社にとってあまりよくない結果となった場合には、評価の項目や基準を適宜見直しましょう。その際には、どこに根本的な問題があるのかを明確にします。思い込みのみでの見直しは危険です。項目の選択というよりも、それらの定義づけに問題がある可能性も否定はできません。見極めは難しいものの、結果的に企業の財産となるのであれば、見直しに時間をかける価値はあるでしょう。
＜関連記事＞
・勘に頼らない採用課題解決ガイド-前編-
・勘に頼らない採用課題解決ガイド-後編-
評価を正当に行うには面接官のスキルも重要
面接の際に明確な評価項目や基準を設けておくと、確かに便利であり、他にもさまざまなメリットを企業へともたらします。しかし、それだけで採用活動のクオリティを上げられるかといえば、それほど単純ではありません。最終的に採用活動のクオリティを決定するのは、面接官のスキルです。同じ項目や基準に関連した質問でも、その内容や尋ね方、それ以前の雰囲気づくりなどによって、応募者から得られる回答や情報は異なります。正当な評価を行い、応募者の本質やポテンシャルを見極めるには、面接官へのトレーニングも不可欠です。
採用担当者も人間のため、個々の認識や価値観は排除できません。その差を埋めるためのトレーニングを組織として設ける必要があります。同じ応募者に対し、複数人の採用担当者が同じ評価をくだせるのか、この点に着目しながらトレーニングを構築・実施しましょう。もちろん、採用担当者のスキルではなく、評価項目や定義づけなどに問題がある可能性もあります。あらゆる可能性を排除せず、適切な見直しとトレーニングの継続的な実施が不可欠です。
＜関連記事＞
・【2023年】採用担当におすすめの本12選！戦略人事を目指せる良書を紹介
まとめ
求める人材の獲得には面接における明確な評価項目や基準の設定が必要
面接における評価項目や基準の設定は、主観的な判断を極力排除し、複数の面接官や部署で共有できるなど多くのメリットがあります。しかし、項目の選択や基準の設定は、さまざまな立場の人の意見も取り入れつつ丁寧に行わなければいけません。必要に応じて、面接評価シートを作り活用します。また、項目や基準の適宜見直しや、面接官のスキルの育成も重要です。時間をかけながら少しずつ、自社だけの評価基準を作り上げましょう。
＜関連記事＞
・面接評価シートの作り方とは？必須項目、作成手順、メリットを徹底解説
・採用プロセスとは？見直す効果やメリットはある？一般的な工程・課題の見つけ方・改善方法・ポイントを解説
・【業界別・企業規模別】「採用活動のオンライン化」実態調査
