1on1ミーティングで話すことは？話題とすべき7つのテーマと20の質問事例

近年多くの企業が取り入れている1on1ミーティングは、上司と部下の関係性を強化して、部下の成長をサポートするマネジメント施策として注目されています。

1on1ミーティングはただ上司と部下が1対1で面談すればよいだけではなく、実際は多くのルールや効果を出すためのポイントがあります。本記事では、メンバーが自ら考え、気付き、行動や学びにつなげられる「話の聞き方」と「質問の仕方」について解説します。

1on1ミーティングと人事面談の違いとは？

1on1ミーティングとは、上司と部下が週に1回から月に1回の頻度で、定期的なミーティングを行うことです。人事面談や評価面談とは異なり、日常業務の進捗確認やモチベーション、体調の確認、雑談などを交えながらお互いの信頼関係を強化することが特徴です。

アメリカのシリコンバレーが発祥とされている1on1は、社内コミュニケーションの活性化や従業員のスキル発揮など、さまざまな目的で導入が進んでいます。

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1on1ミーティングの3ステージでの質問例

定期的に行う1on1ミーティングは「傾聴ステージ」「会話ステージ」「まとめステージ」と3つのステージに分けられます。

1on1ミーティングの時間を3分割して、それぞれの時間配分を事前に決めておきましょう。例えば30分の場合、以下のような時間配分にすると進めやすいです。

【1on1の時間配分の例】

各ステージでは、主に以下のような内容を実施します。質問例も参考に、1on1を具体的にイメージしてみてください。

1.傾聴ステージ

主に関係構築やテーマを把握するための時間です。上司はとにかくメンバーの話を聞き、メンバーが話したい内容や困りごとをキャッチするように心掛けましょう。

体調への気遣いや雑談から始め、前回のおさらいなどをした上で、今回のテーマを設定します。

質問例

＜関係構築＞
・繁忙期ですが、体調は大丈夫ですか？
・昨日は急な対応、ありがとうございました。とても助かりました。

＜前回のおさらい＞
・前回は○○について行動計画を決めましたね。その後の状況はいかがですか。
・前回は○○についてもっと考えたいというお話で終わっていました。今回までにどんなことを考えましたか。

＜今回のテーマ設定＞
・今日は話し合いたい事はありますか。
・1on1が終了するときに、どのような状態であればよいと考えていますか。

2.会話ステージ

傾聴ステージでヒアリングしたテーマについて話を進めて、どのようなサポートが必要か確認を行います。

一方的な意見やアドバイスを行うのではなく、双方が発言し合う対話をすることを意識してください。

質問例

＜テーマに関する会話＞

・保有案件の経緯を教えてください。
・あなた自身はどうしたいと考えていますか。
・自分が逆の立場だったら、どう思いますか。
・解決するために、あなた自身ができることは何でしょうか。

＜必要なサポートの確認＞
・今後、何か行動するにあたっての障害は何ですか。
・実現するために、何が必要ですか。
・私に手伝えることは、何かありますか。

3.まとめステージ

1on1ミーティングのゴールは「学び」や「行動」について考えることです。

今回の内容をまとめて、次回の行動設定や相手への鼓舞も行いましょう。このパートが1on1の効果につながります。

質問例

＜行動と学習の確認＞
・今日ここまでで、疑問点はありますか。
・理解度を確認したいので、今伝えたことを自分で説明してもらえますか。
・今回の学びをどう行動にいかしますか。
・今日話したことで、何に気が付きましたか。（学習の確認）
・次回に向けたアクションプランとして、何を行いますか。（行動の確認）
・1on1の進め方について、私に何かリクエストはありますか。

＜承認と勇気づけ＞
・あなたはやると決めたことは絶対やりぬく人なので、きっと達成すると信じています。

「傾聴」とは、相手の言葉を否定せず、相手の立場に立って共感しながら、目・耳・心まで傾けて話を聴くこと。

ここでは3ステージの1つ目が「傾聴ステージ」と表記されているためわかりづらいですが、1on1の全体を通して求められる話の聞き方です。

意識しただけで態度が変われば素晴らしいですが、傾聴を心がけるのはなかなか難しいもの。そのため1on1を実施する際は、以下のチェックリストを参考に、まずは行動から気をつけてみてください。

1on1を実施しているメンバーにも依頼して、以下のリストにある項目が1on1中にできているかどうかを評価してもらいましょう。

傾聴の態度チェックリスト

□適度にアイコンタクトをしている

□適度にうなずいて、聞いていることを示している

□腕や脚を組まずにリラックスした姿勢で聞いている

□体を相手に向けている（向き合って座っている場合）

□相手が話している途中で遮らずに聞いている

※遮るとき必要があるときは許可をもらう

□相手が話し終わるまでは評価・判断をせずに聞いている

□次に何を言おうかを考えずに聞いている

□落としどころを考えずに聞いている

□Yes, And（イエス・アンド）の姿勢で否定せずに聞いている

1on1ミーティングで話すべき7つのテーマ

1on1ミーティングでは、上司と部下の関係構築を行いながら、パフォーマンスの向上を目指すために話すべきテーマがあります。

ここでは7つの頻出テーマについてご紹介します。

1.パフォーマンスと成果

日々の業務において貢献したことや、具体的な成果に関する話題です。

短期目標に対して達成したことと、中長期目標に対する進捗や成果について、1つずつ確認を行いましょう。

ただし、1on1ミーティングは評価面談と異なるため、評価をつけるために聞き出すのではなく、純粋にメンバーの頑張りを認めてパフォーマンス状況を把握する目的で話すとよいでしょう。

2.業務・組織課題と支援ニーズ

日々の業務進捗を詳しく確認して、困っていることはないか、サポートすべきことはないか話し合いを行います。メンバー個人の課題、組織に関わる課題に分けて話し合い、メンバー本人の改善で解決できることなのか、それとも上司や周囲の支援が必要かどうかを判断します。

1on1ミーティングで定期的に時間を確保することで、普段なかなか切り出せない話題も共有しやすくなります。せっかく悩みを打ち明けてくれたにもかかわらず、上司から一方的に解決策を押し付けるのはタブーです。

まずはヒアリングを徹底し、メンバー自らが解決策を考えられるようにサポートする姿勢が大切です。

3.チームワークとコミュニケーション

組織やチーム内のコミュニケーションを強化する目的の話題や、人間関係に関するテーマも重要です。

日ごろ、チーム内でコミュニケーションが十分にとれているか、各チームの課題感やメンバー同士の関係性で悩みはないか、もっとよいチームにしていくために何が必要かなどを話題にしましょう。

課題を抽出して解決するだけでなく「どのような組織、チームが理想的ですか」「もしあなたがチームリーダーだったら何をしたいですか」など、よりよい状態を目指すアイデアを聞き出すのもよいでしょう。

1on1ミーティングは、個人の成長だけでなく、組織・会社全体の成長も目的の1つです。「組織の強化のために何ができるか」を問いかけるようなテーマを入れることをおすすめします。

4.心身の健康状態の確認

メンバーのメンタルヘルスは、業務でパフォーマンスを発揮するために欠かせない要素です。毎日接していても、なかなか自己申告しづらい話題もあるため、1on1ミーティングの場を活用して健康状態の確認を行いましょう。

心身の健康状態を聞く際に「健康状態は問題ないですか」と直接的な質問をしてしまうと、人によっては心配をかけないように気を遣ってしまう場合もあるでしょう。

例えば「先月の残業時間はどのくらいでしたか」「昨日はゆっくり寝られましたか」など、複数の質問パターンを用意しておくと本音が聞き取りやすいでしょう。

他にも、業務量の多さは問題ないか、仕事のモチベーションは下がっていないかなど、質問に入れるとよいでしょう。

モチベーションに関しては、従業員エンゲージメントサーベイを活用すると本音が聞き出せる場合もあるため、あわせて活用してみてください。

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5.キャリア目標と能力開発

1on1ミーティングの時間を活用して、将来のキャリア像や習得したいスキルについて、じっくり話し合うこともおすすめです。普段の業務でどのような瞬間にやりがいを感じるのか、反対にどういう場面でうまくいかないと思うのかを聞き、苦手の克服プランを立てて目標をセットしましょう。

「将来の目指したい姿はありますか」とストレートに聞かれて、すらすらと答えられるメンバーもいれば、答えに詰まってしまう方もいるでしょう。「もし勉強するならどのようなテーマに興味がありますか」「仕事をする際に何かこだわっていることはありますか」など、価値観や興味を探りながら、少しずつ話題を広げていくとよいでしょう。

6.企業戦略と方針の共有

1on1ミーティングの場は、部下の話を聞くことがメインとなりますが、企業戦略や組織の方針などを上司から伝えることも重要です。

全社会議や社内報などで企業戦略について共有していても、1回伝えただけでは部下が理解しきれていない場合もあります。

また、企業が掲げた方針の背景を理解できず、疑問や意見を持っている可能性もゼロではありません。

1対1でじっくり話せる時間を活用し、改めて企業の方針を伝え、それぞれの意見を聞くことをおすすめします。

企業戦略を理解して共感できれば、帰属意識を高めることができ、さらなるパフォーマンス向上に寄与するでしょう。

7.フィードバックと相互理解

1on1ミーティングでは、上司と部下の相互理解につながる話題が欠かせません。

プライベートの話題も入れながら、雑談ベースで会話する機会も設けましょう。

例えば「週末は何をしていましたか」「趣味の○○は最近どうですか」など、業務外の質問を投げかけてみたり、上司から「最近こんなことにはまっている」などと自己開示したりするのもおすすめです。

ただし、信頼関係が築けていないタイミングで根掘り葉掘り質問すると、かえって相手が警戒してしまう場合もあります。まずは上司が先に素の自分を見せることが望ましいでしょう。

双方向にオープンなコミュニケーションがとれるようになれば、キャリア目標やライフプランなどの話題にも、踏み込みやすくなるはずです。

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1on1を成果につなげる20の質問事例

部下の話を深掘りして、本人の思考を深めるためには、適切な質問を投げかけることが有効です。

ここでは先ほどご紹介したものも含めて、1on1ミーティングでよくある状況における20通りの効果的な質問の仕方をお伝えします。

（1）話を具体化したいとき 

話が抽象的で内容が理解できないときや、具体的に説明してもらうことで考えを掘り下げたいときに活用できます。

・それは具体的にどのようなことですか。

・もう少し詳しく聞いてもよいですか。

（2）話を要約してほしいとき

話が長くなりすぎているときや、言おうとしていることが理解できないときに活用できます。

・最も伝えたいポイントはどこですか。

・一言でまとめると、重要なのは何ですか。

（3）価値観を聞きたいとき

モチベーションの源泉や、やる気を出すための要素を確認したいときに活用できます。

・どんなときにやる気になりますか。

・大切にしたいことは何ですか。

・現在の夢や目標は何ですか。

（4）理由を確認したいとき

発言の真意を確認したいときや、理由を考えてもらうことで気付きを促したいときに活用できます。

・なぜそう感じたのですか。

・そう考える理由を教えてください。

（5）現状を確認したいとき

今置かれている状況をメンバー自身に自覚させる、または上司が確認したいときに活用できます。

・これまでの経緯を教えてください。

・これまでに取り組んだことは何ですか。

・達成まで、残り何％ぐらいですか。

（6）目標や理想の状態を明確化したいとき

メンバー自身に目標や理想の状態を考えてもらいたいときに活用できます。

・どういう状態になれば、目標を達成したと言えますか。

・理想的な状態はどのようなものですか。

（7）現在の問題を明確化したいとき

現在の問題を部下本人に考えてもらったり、目標に対する障害を確認したりするときに活用できます。

・理想的な状態と現在のギャップは何だと思いますか。

・一番の障害となっていることは何ですか。

・現在困っていることはありますか。

（8）意思を確認したいとき

メンバーの考えや意思を明らかにしたいときに活用できます。

・あなた自身はどう思いますか。

・あなた自身はどうしたいと考えていますか。

（9）時間軸を広げて（狭めて）考えてもらいたいとき

目先のことにとらわれすぎている、または目先のことに集中できていないときに活用できます。

・1年後にどうなっていると理想的ですか。

・1ヶ月以内にできることは何ですか。

（10）立場を変えて考えてもらいたいとき

自分の立場だけではなく、他者の立場に立って考えてもらいたいときに活用できます。

・自分が逆の立場だったら、どう思いますか。

・自分が上司（同僚・他部署のメンバー）だったら、何をしますか。

・お客様の立場なら、何を求めると思いますか。

（11）制限を外して考えてもらいたいとき

視野が狭くなっている相手に、思考や行動の幅を広げてもらいたいときに活用できます。

・もし何の制約もなかったとしたら、何をしてみたいですか。

・もし何でも選べるとしたら、何を選択しますか。

（12）話の最中に思考や感情の変化が起きたと感じたとき

話している最中にメンバーの内面に起きた変化を、自覚してもらいたいときに活用できます。

・今どう感じていますか。

・今気が付いたことはありますか。

（13）解決策を考えたいとき

メンバー自身に解決策を考えてもらうときに活用できます。

・どうすれば、○○（例：作業量を半分に／スピードを2倍に）できると思いますか。

・解決するために、あなた自身ができることは何でしょうか。

（14）今後の行動に対する障害を確認したいとき

今後行動をするために障害となる事柄や、必要なサポートを確認するときに活用できます。

・今後行動するにあたって、何が障害になりますか。

・何があればもっとスムーズに進みますか。

・どんなサポートが必要ですか。

（15）疑問点を解消したいとき

疑問点を洗い出し、解消したいときに活用できます。

・今日ここまでで、疑問点はありますか。

・これですべての疑問は解消できましたか。

（16）理解度を確認したいとき

伝えたことの理解度を確かめたり、認識のズレを確認したりするときに活用できます。

・理解度を確認したいので、今伝えたことを自分で説明してもらえますか。

・では○○のケースのときは、どのような対応がよいと思いますか。

（17）可能性や選択肢を検討したいとき

メンバー自身に、やりたいことや行動の選択肢を考えてもらうときに活用できます。

・これからやってみたいことは何ですか。

・やろうと思ってできていないことは、何かありますか。

・さらにもうひとつ挙げるとすれば、何がありますか。

（18）学習を促したいとき

対話や経験を通じて学んだことを振り返り、学習を促したいときに活用できます。

・今日話した中で、最も印象に残っていることは何ですか。

・今日話したことで、学んだことや気付いたことは何ですか。

（19）行動を促したいとき

実行する行動を具体的に考え、選択してもらうときに活用できます。

・今回の学びをどう行動にいかしますか。

・どんなことをやってみたい（やめたい／変えたい）と思いますか。

・次回に向けたアクションプランとして、何をしますか。

（20）1on1の効果性を高めたいとき

1on1の進め方がニーズにマッチしているか確認したり、改善したいときに活用できます。

・今日ここまでで、話したいことを話せていますか。

・1on1の進め方について、私に何かリクエストはありますか。

1on1ミーティングの頻度と時間の設定

1on1ミーティングの効果を最大化するためには、適度な頻度でスケジュールを組むことが大切です。効果的な頻度や時間配分について解説します。

適切な頻度の決定方法

1on1ミーティングは、1週間に1度、隔週に1度、月に1度といった比較的短いスパンで実施されることが多いです。

中には、業務が忙しくて調整が難しい企業もあるでしょう。

どうしても時間の確保が難しい場合は、オンラインで実施したり30分の短い時間で行ったりする工夫も必要です。スケジュールが合わずに実施しなかった場合でも、必ず別日に実施して継続をすることが肝心です。

多くの企業では、1on1ミーティングの時間をうまく確保できないことを課題に感じています。いきなり高頻度でスケジュールを組むことが難しければ、四半期に1度のペースなど現実的な頻度で実施するとよいでしょう。

効果的な時間配分のコツ

短い時間でも効率的に会話を進めるためには、時間配分の工夫も欠かせません。

会話のテーマは事前に準備して、アジェンダを共有したうえで1on1ミーティングを実施しましょう。

時間配分を考える際は、アイスブレイク、本題、フィードバックと部下からの意見、次回に向けた話題の配分を調整していきます。

アイスブレイクでうっかり話しすぎて、タイムオーバーにならないよう注意し、本題とフィードバックに半分以上の時間を使えるように計算するとよいでしょう。

例：30分で実施する場合

• アイスブレイク：1～2分
• 本題：15分
• フィードバックや意見交換：8分
• 次回に向けたアクションプラン：5分

リモートワーク時の工夫

リモートワーク時に1on1ミーティングを行う際は、Web会議ツールの準備や通信環境の確認も忘れずに行いましょう。

ミーティング用URLの発行を忘れていたり、周囲の雑音が入って会話に集中できなかったりすると、1on1ミーティングの効果が半減してしまいます。

カメラ周りの照明の明るさや、会話中の目線、映像の背景などに気を配り、お互いが集中できる環境づくりを心がけましょう。

1on1ミーティングの記録と活用方法

最後に、1on1ミーティングの記録に関する注意点とポイントを解説します。

効果的な記録の取り方

1on1ミーティングの議事録はその場ですぐに作成し、可能な限りタイムリーに共有することが大切です。

1on1ミーティングでは、複数回にわたって面談を繰り返すため、前回の内容を思い出せるように確実に記録を取りましょう。

議事録の保存先が曖昧だと、前回の話を思い出すのに時間がかかってしまい、会話がスムーズにいかない可能性も高まります。また、上司は複数の部下と1on1ミーティングを実施するケースも多いため、個別の情報を間違いなく管理しなくてはなりません。

記録を取りやすく、なおかつ保存と管理を効率化するためには、HRMOSタレントマネジメントの1on1レポートで情報を蓄積していきましょう。

プライバシーに配慮した情報管理

1on1ミーティングでは、部下のプライベート情報や健康状態など、機密性の高い情報を扱います。

そのため、個人のプライバシーに配慮しながら議事録の閲覧権限を設定し、安全な方法で記録・保管しなければなりません。

手書きのメモや、表計算ソフトなどで記録をすると、閲覧権限の付与を管理しづらいため、可能な限り1on1用ツールを活用して情報管理を行いましょう。

まとめ

1on1ミーティングの大きな目的は「成果につなげる」ことです。そのためには1on1を部下任せの進捗報告の場や、上司からの一方的な指示を伝える場にしたりせず、互いに意味のある時間にすることが大切です。

1on1ミーティングの効果を最大化するために、本記事でご紹介したテーマを取り入れて、部下との関係構築に取り組みましょう。会話の際は、傾聴の姿勢を心がけ、相手を否定せずに部下の話を引き出すことも重要です。

さまざまなテーマで継続的に取り組んで、信頼関係の構築と組織力の強化につなげていきましょう。

目的・テーマにあわせてアジェンダが選択できる1on1レポートを活用しよう

HRMOSタレントマネジメントが提供する1on1レポートは、忙しい現場でも1on1ミーティングを継続できるよう、さまざまなサポート機能が備わっています。

業務が忙しくアジェンダの準備をする時間がとれない方は、1on1レポートからテーマを選び、スムーズにアジェンダを部下に共有しましょう。

スケジュール管理が不安な方は、Google カレンダーやSlackにツールを連携してリマインドを行うことも可能です。

詳しい機能は、以下の資料をぜひご確認ください。

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