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企業経営において、人材は欠かせない要素です。人的資本経営という言葉も浸透してきており、人材をどのように活かすかが企業の行く末を決定づけると言っても過言ではありません。従業員の採用や配置は非常に重要で、それらにかかわる計画を「要員計画」と呼ぶことがあります。本記事では、この要員計画について、人員計画との意味の違いや計画の目的、具体的な立て方（策定方法）、実行のメリット、などについて解説します。
hrmos.co要員計画（の意味）とは？
企業の事業計画を円滑に進め、事業目標を達成するために必要な人材の採用や配置などにかかわる計画が「要員計画」です。採用活動や人材活用、さらに人材育成を含め、企業に不可欠な人材に関するさまざまな計画や戦略をまとめて表現する際に使われるケースが多いでしょう。人材に関連していれば、業務改善計画などが含まれることもあります。
人員計画と要員計画の違い
要員計画と似たような表現に「人員計画」があります。一般的に、要員計画は部署やプロジェクトごとに必要な人数を算出し、それに合致した採用や配置に関する計画を指します。一方で、人員計画は、部署やプロジェクトごとに必要な能力や技術に着目し、それらに合致した採用や配置に関する計画を指すと言われています。要員計画が量的な側面を持つのに対し、人員計画は質的な側面を持つと言えるでしょう。また、要員計画は事業計画や経営計画に沿った採用・育成のための計画と捉えられることがあります。言い換えれば、マクロの視点による計画です。対する人員計画は、部署やプロジェクトごとのミクロの視点による採用・育成のための計画と捉えられることがあります。
このように、要員計画と人員計画にはいくつかの解釈があり、また、違いを明確にせず同義で使用されるケースも少なくありません。人材の採用や配置は通常、量的な側面と質的な側面、あるいはマクロとミクロの双方を考慮したうえでの計画が求められます。そのため、明確な違いや定義の把握よりも、策定や実行に際して、企業や担当者は計画の内容の重視を心がけることが大切です。
採用計画と要員計画の違い
採用計画という表現は、要員計画や人員計画における、採用の要件やスケジュールなどの詳細な計画を指します。採用計画自体は、双方の計画の一部分にすぎません。ただし、求職者へのアプローチも含まれるため、適切な採用計画がなければ、そのほかの人材に関する計画も成立が困難になると言えるでしょう。
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要員計画が必要な理由
人材の配置や育成、採用に関する計画がなければ、事業目標の達成は困難です。しかし、これらの計画が必要な理由は社会的な構造や変化にもあります。ここでは、特に社会的な変化に着目し、要員計画や人員計画が必要な理由を解説します。
多様化などビジネス環境の変化
社会情勢は常に変化し続けており、予期せぬ感染症のパンデミックや戦争の勃発、それらに起因する急激なインフレ等により、さらに予測困難な時代となっています。また、多様化も進み、人々の好みや働き方などにもさまざまな変化がみられます。当然ながら、ビジネス環境もそれらに影響を受けざるを得ません。グローバル化やIT技術の進化は、今後もとどまることを知らないでしょう。このような変化に対応するためには、適切かつ柔軟な事業計画と、それを遂行するための人材の採用や育成が不可欠です。従来型の企業理念や経営手法では対応を困難なものとしていることが、要員計画や人員計画が重要視されてきている大きな理由です。
労働人口減少の影響
社会情勢やビジネス環境の変化は日本以外の国々でも起こっています。その中にあって、日本では世界に先行する形で少子高齢化の問題が顕在化してきています。労働人口の減少も顕著であり、今後もこの傾向は続くでしょう。人的資本経営が注目されてきた背景と同様、労働人口の減少が進む中で企業が成長を続けるには、人材の確保と育成が不可欠です。無駄のない採用や配置ができなければ、企業の業績にも悪影響を及ぼしかねません。そうした問題にいち早く気づき対策へと乗り出している企業は、要員計画や人員計画を綿密に練り実行しています。人手不足がさらに深刻化する前に、人材の配置や育成、採用に関する計画を取り入れておくことが重要です。
要員計画の目的
人材に関する計画を取り入れる目的を知らなければ、適切な計画は立てられません。ここでは、計画の策定前に把握しておきたい要員計画の目的を整理します。
1.採用計画の合理化
無計画かつ非合理な採用計画では、人材に関する全体的な計画に悪影響を及ぼします。計画を練る際には目標設定と同時に大きな計画から小さな計画へと落とし込む必要があります。その小さな計画にあたるのが採用計画です。要員計画や人員計画をしっかりと立てておくことで、採用計画の合理化へと直結。無駄のない採用が可能となり、その目的を果たすためにも全体の計画の丁寧な立案が求められます。
2.人事に関する計画の一元化
事業計画や事業目標といった企業にとっての根幹は経営層が策定するケースが多いでしょう。人事部がそれらの計画や目標に沿った採用や配置を担当し、実行します。しかし、従業員数が多くなるほどに、この経営層と人事担当者の間に大きなギャップが生じてしまうことが少なくありません。さらに、人事担当者と現場との間にギャップが生じるケースも出てきます。それぞれの層や部署、立場の間にギャップがあったままでは、適切な採用や育成は行えません。そうした思惑の乖離を埋め、人事に関する計画を一元化する目的も要員計画や人員計画にはあります。
3.適切な人員の配置や転換
優秀な人材を確保したとしても、適切な配置や転換ができなければ、企業にとっては宝の持ち腐れとなりかねません。ひいては、人材の流出につながる恐れもあります。そのような事態を防ぐためにも、要員計画や人員計画は不可欠です。明確な計画がなければ、感覚や一部の担当者・管理者の思惑などが働いてしまう危険が生じます。長年の経験はビジネスや業務において非常に重要ではあるものの、それが常に正しい、あるいは時代や個々人の価値観にマッチしているとは限りません。より適切な人材の配置や転換の実現には、そのための計画が必要です。
4.人材の育成や能力開発
要員計画や人員計画の目的には、人材の育成や能力開発も含まれます。採用のみに限った計画ではない点は、しっかりと押さえておきましょう。特に、労働人口の減少や人的資本経営の重要性が上がってきている状況においては、この人材の育成や能力開発が企業の命運を分けると言っても過言ではありません。これらは、適切な人材の配置や転換にもつながります。また、新たなビジネスチャンスを逃さないためにも、さらには事業規模の拡大や他分野への展開などの際にも不可欠な要素となります。将来を見据えた中長期的な目標設定を一つの目的として、人事戦略のための計画を練ることが重要です。
要員計画を策定・実行するメリット
要員計画や人員計画の策定および実行のメリットは、さまざまなところに及びます。これらの計画が企業や人事分野にもたらすメリットをみていきましょう。
メリット1：採用の精度が向上する
解雇規制が根強く残っている日本において、採用の失敗はダイレクトに企業の業績に悪影響を及ぼしかねません。要員計画や人員計画により、量的にも質的にも人材に関する適切な戦略が練られていれば、採用の精度は大幅に向上します。いつ、どのような人材を、どれだけ採用すればよいのか明確になるためです。関連して、採用情報のアナウンスにもよい影響を与えるでしょう。応募者が多いに越したことはありませんが、企業が求めない人材の多数の応募への対応は、むしろ手間やコストの増加へとつながります。人数を絞り込みながらも自社が欲する経歴や能力を有した応募者を集められれば、大幅な採用コストの削減も可能です。
メリット2：生産性の向上が期待できる
適切な人材の採用や配置の実現により、生産性の向上が期待できます。各従業員の能力や性質に合致した部署やプロジェクト、業務を割り当てられるためです。どの分野にどれほどの能力を発揮できるかは、実際に採用・配置してみなければわかりません。また、細かな業務ごとに必要な能力も異なります。それらにミスマッチや見誤りがあれば、生産性は上げられないでしょう。適切な計画のもとに、可能な限り管理者や人事担当者の主観を排除して人材の採用・配置、さらには育成ができれば、生産性の向上へとつながります。
メリット3：モチベーションの維持や向上が図れる
適材適所により、従業員のモチベーションの維持や向上も期待できます。企業に対するエンゲージメントは高くても、割り当てられたプロジェクトや業務が合わなければ、モチベーションは低下しかねません。それがやがてエンゲージメントの減退にもつながり、生産性や効率性の低下を招きます。そうした事態を防ぐためには、やはり、計画的な人材配置が不可欠です。従業員のメンタルにもよい影響を及ぼす点も、要員計画や人員計画の大きなメリットと言えるでしょう。
メリット4：離職防止につながる
計画に問題がなく、適切に実行されることで、離職防止へとつながります。モチベーションやエンゲージメントの向上とも関連しますが、何よりもやりがいを得られ、成果にもつながる点が重要です。既存の従業員の配置転換のみならず採用計画にもよい影響を与え、ミスマッチの防止により短期間での退職も避けられるでしょう。退職者の存在は、残された従業員への負担を増加させます。企業全体の事業目標の達成や従業員全体の意欲の維持にもかかわるため、離職防止効果は重要なメリットと言えます。
メリット5：人材不足の解消が可能
離職防止のメリットは、人材不足の解消をもたらします。離職率が低下すれば、育成も含め中長期的な計画も立てやすくなるでしょう。企業全体の人材不足だけではなく、それぞれの部署や業務の人材不足の解消も可能です。規模の大きな企業では、部署ごとに人材の数に偏りが生じているケースが少なくありません。要員計画や人員計画の策定と実行により、必要な部署や業務に必要なだけの人材の割り当てが可能となります。
メリット6：人員構成のバランスがとれる
計画が適切であり、滞りなく実行されれば、人員構成のバランスもとれます。それぞれの部署やプロジェクト、業務にかかる人数だけではなく、能力のバランスを整えることも可能です。適切な人数が確保できても、能力のバランスが悪ければ計画の遂行や目標の達成に支障をきたします。また、要員計画や人員計画には育成や能力開発も含まれるため、将来を見越したうえでの人材配置も重要です。適切な計画はそれを可能とし、管理職や専門職の育成にも大いに役立つでしょう。
メリット7：課題が明確になる
人材に関する計画を詳細に練る過程で、企業全体や部署ごとの課題が明確化します。その課題を要員計画や人員計画、あるいは採用計画の遂行で解決するわけですが、漠然としていた課題が明確になる点は、これら計画を練る大きなメリットと言えるでしょう。管理者や人事担当者がこれまで把握していなかった課題や問題の見える化につながるケースも少なくありません。潜在的な要素を掘り起こすことで、さらに理解が深まり、より企業が成長するために必要な人材や手法、施策の把握も可能となります。
要員計画の立て方・算定方式
要員計画や人員計画を立てるための方式は、大まかに2つあります。「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」です。どちらも一長一短あるため、双方を組み合わせた手法を採用する企業も少なくありません。ここでは、2つの方式の特徴にくわえ、双方を組み合わせた手法についても触れながら解説します。
トップダウン方式
経営計画や事業計画といった企業全体の戦略をもとに、必要な人材の数量を算出する手法が「トップダウン方式」です。「マクロ的算定方式」とも呼ばれます。売上高や損益分岐点、人件費率などの各指標から必要な人材の数量を算出。そこから、それぞれの部署やプロジェクトに必要な人材を振り分けます。トップダウン方式は、主に人材確保にかかる予算に着目する手法です。そのため、人材確保に関して予算を超えてしまうケースはほぼありません。一方で、予算ありきの計画となってしまいやすく、しばしば現場の声が反映されづらいといったデメリットが生じます。結果的に、部署やプロジェクトによっては必要な人材の確保ができず、経営計画や事業計画の遂行に支障をきたす可能性が出てきてしまうでしょう。
ボトムアップ方式
企業全体の計画や予算に合わせて計画を練る方式に対し、現場の状況やニーズを重視し要員計画や人員計画を立てる手法が「ボトムアップ方式」です。「ミクロ的算定方式」とも呼ばれます。ボトムアップ方式では、それぞれの部署やプロジェクトでの業務量や必要な能力などを考慮したうえで人材の数量を算出します。経営層や人事担当者と現場とのギャップを埋められる点が大きなメリットです。一方で、現場の声を汲みあげる手法のため、それに沿った採用や人材配置を行うと経営計画で定められた人件費を大幅に超えてしまいかねません。結果的に、利益を圧迫する可能性があるため、注意が必要です。
双方の方式の組み合わせ
大まかな計画、特に予算に重点を置いたトップダウン方式と、現場の声を重視したボトムアップ方式を組み合わせた手法も効果的です。より適切な要員計画や人員計画を策定するためには、むしろ、双方を適度に組み合わせる必要があります。その際には、自社の離職率や採用市場の動向などにも目を向け、情報を収集・分析したうえでの調整が必須です。結果的に予算をオーバーしたとしても適材適所が実現し、生産性や従業員のモチベーションが向上すれば中長期的には意義のある投資となるでしょう。また、計画の実行と検証により、段階的に予算を拡充したり現場からの声の反映の度合いを上げたりする方法もあります。
要員計画策定の流れ
要員計画や人員計画は、一定の流れのもとで策定・実行されます。ここでは、そうした計画の立て方（策定方法）および進め方を順番にみていきましょう。
ステップ1：現状の分析と把握
まず求められるのは、現状の分析と把握です。この段階の現状把握は、あくまでもデータ上のものです。それぞれの部署や事業所、プロジェクトで働く従業員の数を把握します。一定規模以上の企業では従業員数の増減が頻繁に生じるため、年度のはじめと終わりに分けて人数を算出します。年度末の従業員数は予測するしかありませんが、増減ともに見込みの人数をあわせて算出しておくと、その後の計画が立てやすくなるでしょう。また、どの程度の従業員がどの程度の価値を生み出しているかを示す労働生産性や、離職率および休職率なども把握しておくことで、より正確な計画の策定へとつながります。
ステップ2：要員調査
各部署にヒアリングなどを実施し、必要な人材について調査します。データ上の現状と現場の声とを照らし合わせ、どの程度のギャップがあるのかも早めに把握しましょう。要員調査では人員の過不足についてや、必要な能力や経験などの情報を収集します。ここで得た現場のニーズは、ボトムアップ方式での活用が可能です。適切な採用活動や配置転換へと活かせるよう、可能な限り詳細な情報やニーズの把握に努めます。また、時期によりニーズが異なる場合には、繁忙期と閑散期に分けたうえでの現場状況の把握が重要です。
ステップ3：経営計画や事業計画との擦り合わせ
経営計画や事業計画と、要員調査により把握した現場のニーズとを擦り合わせます。特に、人件費とニーズとのギャップの把握が重要です。ギャップが生じない、あるいは、現場の声をそのまま要員計画へと反映させるボトムアップ方式を採用している場合は問題ありません。しかし、多くの企業ではギャップが生じるため、企業全体の計画や目標に見合った落とし所を探ります。必要に応じて、それぞれの部署や事業所などで現場を担当する従業員や経営層、人事担当者による会議の場を設けます。その後の計画に不備や従業員からの不満が過度に生じないよう、丁寧な擦り合わせが不可欠です。
ステップ4：要員計画の策定
事業計画と把握した現場の状況とを擦り合わせた結果をもとに、要員計画や人員計画を策定します。採用活動による人材確保だけではなく、配置や転換、人材管理システムの導入や構築、それらに関連した業務改善計画などを含め、人事戦略全体についての計画を立てましょう。期間ごとに計画をまとめ、それぞれの目標も設定します。実際に計画通りに進められたか確認するためです。離職率が高い場合には、人材の教育や定着率向上へ向けた施策の策定も欠かせません。
ステップ5：要員計画の実行
策定された計画が承認されたら実行へと移ります。実行にも人材や労力、予算などのリソースが必要なため、適切な順序で進める必要があります。また、実行中にも現場と連携をとりながら、ニーズとのギャップが開いていないかの確認が不可欠です。修正やかけるリソースの調整なども行いながら、適切に計画が実行されているかを都度チェックしましょう。
要員計画策定のポイント
理想と現実にもギャップはあり、必ずしも計画通りに進むとは限りません。ここでは、要員計画や人員計画の策定・実行を可能な限り適切なものとするためのポイントを解説します。
1.過去の採用活動などを確認
一定以上の規模の企業であれば、人事戦略を練り、実行した経験があるでしょう。過去の採用活動をはじめ、人材の配置や転換なども含めた人事戦略を確認し、その内容や結果をもととした新たな要員計画の策定や実行が求められます。同じ轍を踏まずに済むとともに、余計なコストを費やすことも避けられます。中途採用した従業員などに、前職ではどのような計画のもとに採用活動や人材配置などを実施していたのかリアリングするのも一つの方法です。ボトムアップ型の組織に属していたのであれば、人事担当者ではなくても有意義な情報が得られる可能性があります。
2.定期的なモニタリングと情報共有
計画実行後は、定期的なモニタリングが欠かせません。特に、多くの採用や大幅な配置転換などがあった際にはモニタリングが不可欠です。そこから得た情報を担当部署で共有し、計画の修正や調整へと活かします。計画策定の際に、誰がどのタイミングで何をチェックするのかも整理・決定しておきましょう。モニタリングの対象や、それらが計画内でどの程度のウエイトを占めるのかは企業ごとに異なります。モニタリングが単なる作業とならないよう、短期的な目標とも照らし合わせながら達成率の算出や新たな課題のあぶり出しも求められます。
3.退職などのリスクの分析と把握
計画の際に盲点となりがちなのが、退職や休職のリスクです。現状の分析と把握の際に、一定の見込みを含めた人数の算出は行わなければなりません。同時に、離職率なども考慮しますが、それでも計画通りにはならないケースが出てきます。リスクを過剰に見積もると、そのリスクが生じなかった際には人員過多が起こり、コストが利益を圧迫してしまうでしょう。しかし、リスクの見積もりが甘ければ生産性が落ち、大きなビジネスチャンスを逃す結果ともなり得ます。
正確な予測は難しいものの、リスクの分析と把握を丁寧に行い複数のパターンを用意しておくのも一案です。状況に応じて適切な計画へと入れ替え、臨機応変に対応できるようにしておきます。予測の幅を狭めることを目的とした、退職リスクの大きい従業員のリサーチも不可欠です。こまめに各部署とコミュニケーションを図りつつ、現場の状況把握に努めましょう。
4.幅広い視野と手法
要員計画や人員計画は、しばしば採用計画に重きがおかれます。採用活動も重要ではあるものの、それのみで必要な人材の確保は困難です。より幅広い視野と手法を取り入れながら計画を練る必要があります。例えば、配置転換により能力が発揮されるケースもあるでしょう。また、アウトソーシングを利用する方法もあります。予期せぬ退職者が出た際には、こうした手段も用いながらの対応も可能です。計画に含まれる複数のパターンの一つとして盛り込んでおくと、より柔軟な対応がとれます。
採用に関しても正規雇用にこだわる必要はなく、非正規雇用も活用しながら人材確保に努めましょう。視野が狭くなると手法が限定され、現実的ではない計画となりがちです。採用活動も画一的となり、他社との差別化ができず、優秀な人材の確保にも支障をきたします。現場も含め、より多くの意見を取り入れながらの多角的な計画の策定・実行がポイントです。
5.従業員へのケア
要員計画や人員計画はしばしば大幅な採用や配置転換を伴うため、従業員にとってストレスとなるケースがあります。従業員に精神的・肉体的負担が過剰にかからないよう配慮しつつ、計画を実行する必要があるでしょう。特に、メンタルヘルスに関するケアは重要です。これが疎かになると、要員計画がもたらすメリットである生産性やモチベーションの向上効果が得られません。逆に、離職率が上がり人材不足へと陥る可能性もあるため、従業員へのケアを徹底しながら計画を進めるのも重要なポイントとなります。
要員計画は目的や現場の把握と幅広い視点が重要なポイント
事業計画を円滑に進め、企業としての目標を達成するための人事戦略となる「要員計画」。採用から人材配置、育成まで含まれる重要なもので、人員計画とも呼ばれます。適切な策定と実行により、従業員の生産性やモチベーション向上の効果をもたらします。そのためには、現場の把握や幅広い視点、さらには従業員へのケアが欠かせません。無意味なものとならないよう、中長期的な計画としての策定・実行が重要です。
