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新型コロナウイルス感染対策によって、以前から注目されていたリモートワークを導入する企業は一気に増加しました。ところが、リモートワークはオフィス勤務より生産性が低下したと感じる人は少なくありません。リモートワークの生産性はなぜ下がるのでしょうか。今回は、リモートワークの基礎的な知識から導入のメリット、生産性が低下するとされる理由や解決法までをまとめて紹介します。
hrmos.coリモートワークとは
リモートワークとは、「遠隔の・離れた」という意味がある「Remote」と「働く」の意味がある「Work」を組み合わせた造語です。在籍する企業のオフィス以外の場所で就業することを意味します。リモートワークと似た言葉に「テレワーク」があります。テレワークは「離れたところの」を意味する「Tele」と「働く」を意味する「Work」を組み合わせた造語です。厚生労働省は、テレワークを「情報通信技術（ICT＝Information and Communication Technology）を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義しています。
テレワークは1970年代にアメリカで使われ始めた言葉で、国内では1984年に日本電気が吉祥寺にサテライトオフィスを設置したのが始まりです。リモートワークはテレワークよりは新しい言葉で、主にIT企業やベンチャー企業で使われています。リモートワークはテレワークのように明確な定義はないものの、両者ともオフィスから離れた場所で業務をすることを意味しており、双方はほぼ同じ意味合いで使われている言葉です。
・入社手続きの効率化
・1on1 の質の向上
・従業員情報の一元管理
・組織課題の可視化
リモートワークの形態
リモートワークは4つの形態に分けられます。それぞれについて解説しましょう。
ハイブリッド・リモートワーク
ハイブリッドとは、ラテン語で飼い豚と野生のイノシシの混種を表し、2つのものが入り混じった状態のことです。ハイブリッド・リモートワークとは、正規雇用の正社員として企業に直接雇用されている人が、オフィスへの出勤を週に数日と限定的におこない、基本的には在宅勤務や社外での勤務をメインにおこなう手段をいいます。部署全体でミーティングがある日は出社し、それ以外はリモートワークをおこなう場合などです。オフィスで働く日を週に1～2回と決めている企業が多く、ハイブリッド・リモートワークはリモートワークの中で実施されている割合が最も高いといわれています。
フルタイム・リモートワーク
フルタイム・リモートワークは、正規雇用の正社員として企業に直接雇用されている人が、勤務時間のすべてをオフィス外で働くことです。所属している企業のツールを使い、運用方法に則った業務をおこないます。部署全体でミーティングをする際は、zoomなどのWeb会議システムやスカイプなどのインターネット通話を用いて日常業務をこなします。
リモート・アウトソース
リモート・アウトソースは、企業との直接雇用ではなく、業務委託によるリモートワークです。総務業務のアウトソーシングやフリーランスのライター、エンジニアなどは自宅で作業をおこない、納品をメールやファイル共用サービスでおこないます。
テンポラリー・リモートワーク
テンポラリーとは「一時的な、臨時の」という意味です。テンポラリー・リモートワークは一時的にオフィス以外の場所で業務をおこなうことを意味します。育児や介護など家庭の事情で出勤できない従業員が自宅で業務をおこなうことや、オンラインミーティングをおこなうことなどが含まれます。
日本におけるリモートワークの導入の状況
総務省の「令和4年通信利用動向調査の結果」によれば、リモートワークを導入している企業は51.7%で、令和3年から横ばいになっています。また、今後導入予定と答えた企業は3.5%と、令和3年と比べて減少しました。リモートワークの産業別導入状況を見ると、多くの産業でリモートワークの導入が増加しています。令和3年から令和4年の推移を見ると、建設業・運輸業では増加し、不動産業では減少しました。情報通信業では97.6%が導入しており、金融・保険業では84.3%が導入しています。
リモートワークを導入している企業のうち、91.3%の企業で在宅勤務を導入している状況です。営業活動などで外出中に作業したり、カフェや移動中の交通機関内でメールや日報の作成などをおこなったりするモバイルワークを導入している企業は27.0%でした。リモートワークの導入目的は、新型コロナウイルス感染症対策と答えた企業が最も多く､87.4%に及びました。ただし、その割合は令和3年度よりやや減少しています。一方、非常時の事業継続に備えることが目的、勤務者のライフワークバランスの向上が目的と答えた企業は令和3年と比べて微増しました。
リモートワークを導入することによるメリット
リモートワークを導入することにより、企業側にも従業員側にも多くのメリットが期待できます。ここからは、企業側・従業員側に分けてそれぞれ期待できるメリットを詳しく紹介します。
企業側にもたらされるメリット
離職率の低下
リモートワークが世間に浸透してきているため、自分が働く企業がリモートワークを導入していないことが転職を考えるきっかけになる可能性があります。リモートワークはオフィスに出勤せずに働くことができるため、育児・介護・病気療養などのためにオフィスへの出社ができない従業員も働くことが可能です。リモートワークを導入していれば、こうした従業員の離職率の低下につながります。
事業継続性が確保される
台風や地震などの自然災害、感染症などによるパンデミックが発生した場合、オフィスへの出社が難しくなることがありえます。リモートワークを導入していれば、非常事態が起きたときにも事業継続性を確保できるため、損失を抑えることが可能です。2011年の東日本大震災の際には、リモートワークを導入していた企業は導入していなかった企業よりも普段通りの事業をおこないやすかったという調査報告があります。
コストの削減
リモートワークによってオフィス内で働く従業員が減少すれば、オフィススペースを縮小することが可能です。自席を固定しないフリーアドレス性を導入すれば、これまで従業員一人ひとりに用意が必要だったデスクやイス、キャビネットも必要ありません。結果として、家賃や土地代、光熱費などの固定費を削減できます。また、従業員の通勤がなくなれば、定期代などの交通費を支給する必要がありません。リモートワークをおこなうことで、これまで書類で共有していた情報を電子的なデータで閲覧するようになるため、ペーパーレスの促進になります。印刷費や輸送費、保管にかかっていた費用の削減にもつながります。
企業のイメージアップにつながる
リモートワークは新型コロナウイルス感染対策として広がりを見せたものの、導入している企業は全体の約半数にとどまっています。リモートワークを導入している企業は先進的な企業として企業のイメージアップにつながるでしょう。また、柔軟な働き方をしたいと考えている人は、就職や転職の際にもリモートワークを導入している企業を条件として選ぶ可能性があります。採用活動をおこなう際にも、リモートワークを導入していれば居住地の影響を受けないので、これまで距離的な問題から採用を見送っていた優秀な人材を確保しやすい点もメリットです。
従業員側にもたらされるメリット
通勤する必要がない
リモートワークをすることにより、オフィスに通勤する必要がなくなります。満員電車に揺られて通勤しなくても良いので、通勤による肉体的・精神的な疲労感から解放されます。通勤時間を見越して早起きする必要がないので、時間的な余裕も生まれるでしょう。仕事が終わった後は帰宅する手間もないので、すぐにリフレッシュできます。通勤時間として使っていた時間を、資格取得のための勉強時間にしたり読書したりと有意義に過ごせます。
ワークライフバランスの向上
ワークライフバランスとは、仕事と仕事以外の時間を両立させることをいいます。リモートワークは働く場所や働く時間を自由に選べるので、育児や介護、家事などと仕事を両立させやすいです。これまでは、育児や介護などを理由に退職せざるを得なかった従業員も、リモートワークが導入されていれば、仕事の合間に育児や介護に携わることができ、離職せずに済みます。オフィスに通うことが難しい遠方に引越しをした従業員も、リモートワークが導入されていれば変わらず働き続けることが可能です。
働きやすい環境を構築しやすい
オフィスに出向いて仕事をするより個人で仕事をする場合は、雑談などが挟まれることもなくなるので、集中して仕事をしやすくなります。通勤によるストレスがなくなり、ワークライフバランスが向上することにより、仕事に対するモチベーションも高まる傾向です。オフィスに出社しなくなれば、会議への出席や定時後の接待に参加することも減少するでしょう。また、対面での会議と比べてWeb会議は短時間で済む傾向があります。煩わしさから解放されるため、業務へ集中しやすくなるでしょう。
リモートワークで生産性は低下するのか
先に取り上げた、総務省の「令和4年通信利用動向調査の結果」によれば、業務の効率を向上させるためと答えた企業は26.3%で、全体の約4分の1の割合を占めました。リモートワークをおこなうことで、業務効率は向上するのでしょうか。電子機器メーカーのレノボがリモートワークにおける生産性についてのアンケートを2020年5月におこないました。アンケートの対象となったのは、日本・中国・イギリス・イタリア・フランス・アメリカ・ドイツ・メキシコ・ブラジル・インドの10カ国で働く従業員2万人超（日本人は2000人超）です。
その結果、在宅勤務による生産性はオフィスに勤務する場合より低下したと答えた人は全体で13%だったのに対し、日本は43%と半数近くに及び、他の諸外国と比べて飛びぬけて多い結果でした。また、株式会社パーソル総合研究所が2020年11月におこなった「第四回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」によると、オフィスに出勤した場合の生産性を100とすると、リモートワークをおこなったときの生産性の全体平均は84.1%という結果でした。
100％未満と答えた人が64.7%、100%以上と答えた人が35.2%との結果で、オフィスよりもリモートワークのほうが生産性は低下すると答えた人が約2倍弱多くなっています。また、コロナ対策として初めてリモートワークをおこなった人の生産性は82.2%であったのに対して、コロナ禍以前からリモートワークをおこなっていた人の生産性は89.4%でした。コロナ禍をきっかけでリモートワークを始めた人に、生産性の低下を感じている人が多く見られました。リモートワークをすることで生産性が下がると答えた人が多いのは、どのような理由があるのでしょうか。ここからは、リモートワークを実施するうえでの課題を検証します。
環境がリモートワークに適していない
総務省の「令和2年版情報通信白書」によれば、在宅勤務をおこなうにあたって環境面で問題を挙げた回答がみられました。具体的には、オフィスでないと閲覧・参照できない資料やデータがあった、自宅に仕事に専念できる物理的な環境がなく仕事に集中できなかった、自宅は家事や育児優先で仕事に専念できる環境になかった、などです。自宅の環境は個々人で異なっており、仕事に集中できる個室やデスク、イスなどがない中で仕事をせざるを得ない状況の人は、仕事に集中することが難しかったのではないでしょうか。この他に、自宅のインターネットの接続環境が整っていない場合や使用するパソコンのスペックが低い場合も、オフィスで仕事をする場合と比べてスムーズなやりとりがおこなえず、業務効率が下がる原因になります。
コミュニケーションを取ることの難しさ
上記、総務省の「令和2年版情報通信白書」によれば、同僚や上司との連絡・意思疎通に苦労した、営業・取引先等との連絡・意思疎通に苦労したと答えている人もいます。オフィスで働いている場合は、同僚や上司の状況が分かりますが、リモートワークは一人で仕事をしているので、相手の状況が分かりません。
情報交換をするにはメールやチャット、電話などでおこなわなければならず、タイミングが悪ければ些細な確認にも多大な時間を要します。オフィスに勤務している場合と比べてコミュニケーションが取りにくくなるため、作業効率が低下しがちです。メールやチャットは相手に言葉の意図が伝わりにくい認識齟齬や伝達漏れなどのリスクもあります。また、オフィス勤務の場合は、同僚や上司と業務以外での雑談をすることで業務をおこなううえでのヒントをもらえることがありますが、リモートワークの場合は同僚や上司との雑談の機会は少なくなりがちです。
労働時間の管理がしづらい
リモートワークの場合はオフィスに出社しないので、従業員がいつから仕事を始め、いつ仕事が終わったのか、在席しているのか離席しているのかをタイムカードや目で確認できません。日本労働組合総連合会が2020年6月におこなった「テレワークに関する調査2020」では、リモートワークをおこなった人の半数を超える51.5%が通常の勤務よりもリモートワークのほうが長時間勤務になっていると回答しました。また、時間外・休日労働をしたにもかかわらず申告していない人が65.1%、時間外・休日労働をしたにもかかわらず勤務先に認められない人が56.4%の割合を占めています。
時間外・休日労働をしたのに申告しない理由で最も多いのは申告しづらいから、2番目は時間管理されていないから、でした。リモートワークの場合は、オフィスに勤務する場合と比べて時間外や休日、深夜などに業務に関する連絡が来たときに、対応せざるを得ない状況になりかねません。終業のベルがあるわけではなく仕事とプライベートの境界線をつけにくいため、だらだらと仕事をおこなってしまいがちです。
リモートワークでの生産性を向上させる対策
リモートワークの生産性を向上させるには、どのような対策を取ればよいのでしょうか。
リモートワークをおこないやすい環境の整備
自宅がリモートワークをおこなうのに適していない場合は、リモートワーク用の環境を整備するための費用を企業側が一定額補助し、自宅の業務環境を整備する方法があります。また、在宅勤務にこだわるのではなく、コワーキングスペースやシェアオフィスを企業側が手配する、リモートワークを想定したホテルのデイユースプランやカラオケルームのレンタル費用を補助するなどの方法も有益です。リモートワークをおこなうことで支給しなくなった交通費を環境整備の費用に充てると良いでしょう。
セキュリティ面の不安に対処するためには、ウイルス対策ソフトの導入やパソコンの社外持ち出しに関して規定を定めておくことも必要です。リモートワークを推進するにあたっては、どこにいても必要な情報にアクセスできるよう、データのデジタル化をはじめとしたデータ管理のあり方を見直すことも欠かせません。インターネット環境のある場所ならどこからでもアクセスできるクラウド化も業務効率化のために重要です。
コミュニケーションツールの導入
メールや電話よりも気軽にコミュニケーションが取りやすいビジネスチャットツールを導入しましょう。ミーティングなど対面でのコミュニケーションを取るためには、Web会議システムを導入することも有益です。自分のパソコン画面を共有できたりビデオ通話ができたりするツールなどを利用すると、直接会話している状態に近い感覚でコミュニケーションを取ることができます。Web会議ツールやチャットツールを使い慣れていない従業員にはマニュアルの配布をおこなったり、普及させるためのリーダーをチーム内で任命したりして、チーム内のメンバー全員がコミュニケーションツールを使いこなせるようサポートしていきましょう。
勤怠管理システムの導入
リモートワークによって従業員の勤怠管理がしづらくなるリスクに対しては、クラウド型の勤怠管理システムを導入することが効果的です。パソコン・スマートフォン・タブレットはもちろん、ICカードやQRコード、LINEなどさまざまな手段で打刻できるシステムなら、従業員にとっても使いやすく、紙の出勤簿やタイムカード廃止にもつながるでしょう。有給休暇や残業などの申請・承認機能を備えていたり、給与計算ソフトや人事労務ソフトと連携していたりするシステムなら、業務の効率化を図れます。
タスクやプロジェクトの進捗状況の管理ツールを導入
リモートワークにおける個人やチームに任されているタスクの進捗状況が分かりにくいという課題に対しては、従業員がタスクやプロジェクトごとに業務内容と稼働時間を登録できるツールを導入すると良いです。従業員・プロジェクト・取引先単位で集計できる機能を備えたツールなら、業務効率改善ポイントを見つけやすいメリットがあります。
リモートワークを導入したことにより生産性の向上に成功した事例
リモートワークを導入した結果、生産性を向上できた企業の事例を紹介します。
関西電力株式会社
元々は育児・介護等を理由として週に2回までと定めていたリモートワークを、2021年4月からは生産性の向上・ワークライフバランスの充実をねらった制度に改正しました。リモートワークは全従業員を対象としておこない、実施回数の制限をなくしています。また、全社員を対象としてモバイルPCやスマートフォンを貸与し、ビジネスコミュニケーションツールの導入や紙文書の電子化も順次おこなう体制です。
従業員からはライフワークバランスの充実につながっているという声が多く上がっており、従業員満足度やエンゲージメントの向上につながっています。対面会議が減少し、業務の効率化が進んだことで、労働時間とコストの削減効果も得られました。リモートワーク率の高まりに対応し、オフィスの空きスペースに外部賃借していた部署を移転させたことにより、賃借料も削減できています。
ソフトバンク株式会社
2008年に全社員に対してiPhoneを配布し、モバイルワークが可能な環境を構築しました。2020年2月からは新型コロナウイルス感染対策として、リモートワークの回数制限を撤廃、全社員に対してサテライトオフィスを開放しています。在宅勤務時の光熱費・机・イス・インターネットなど勤務環境整備を支援するために、毎月4000円のWorkstyle支援金を支給しています。在宅勤務に関するアンケートでは、新型コロナウイルス拡大前の生産性を50とすると、在宅勤務が中心になった後の業務生産性は60に上昇しました。大雪や台風のときは在宅勤務を奨励しており、業務に支障はありませんでした。新型コロナウイルスの影響下でも事業活動を継続し、売上高、営業利益、純利益の業績は好調です。
株式会社日本総合研究所
2017年1月に育児・介護等の事情のある社員が出社せずに勤務を継続できるようリモートワークを導入しました。2020年4月には端末やネットワークを整備し、リモートワークを全従業員を対象に開始しています。2021年3月には全従業員を対象に、会社契約のサテライトオフィスの利用を開始しました。SIM搭載のモバイルパソコンを全従業員に貸与することで、通信費の従業員負担をなくしています。従業員に加えて約5000人の委託先要員にもリモートワーク環境を提供しました。感染症リスクを低減させるためにリモートワークを最大限利用することで、事業の継続がかなっています。業務効率化の推進やオフィスのあり方の見直し、従業員エンゲージメントの向上など、副次的な効果も得られました。
コロナ禍収束後もリモートワークを希望する人は多い
公益財団法人日本生産性本部が2023年1月に発表した「働く人の意識に及ぼす調査結果レポート」によると、自宅での勤務に満足している人の割合は、満足している、どちらかといえば満足していると答えた人の合計で80%を超えました。過去12回の調査の中でリモートワークの満足度は最も高くなっています。また、コロナ禍収束後もリモートワークをおこないたいかとの問いに対し、そう思うと答えた人は過去12回の調査の中で最も多く、どちらかといえばそう思うと答えた人と合わせて80%を超えました。自宅勤務に満足している人とリモートワークを継続したい意向を持つ人の割合は、ほぼ一致しています。
まとめ
リモートワークの課題を解決するために適切なツールの導入がおすすめ
リモートワークを実施することは、企業および従業員の双方に多くのメリットをもたらします。一方、リモートワークはオフィス勤務より生産性が低下する場合があるなど、課題が指摘されているのも事実です。コロナ禍収束後もリモートワークの持続を希望する従業員は少なくありません。従業員が快適に働ける環境を整備し、スムーズに労務管理をおこなうために、適切なツールの導入を検討してはいかがでしょうか。
