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こんにちは。「HRMOS（ハーモス）採用」のHRMOS TREND編集部です。
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優秀な人材を採用するためには、適切に設計された選考フローによる効果的な採用活動が欠かせません。とはいえ、自社の選考フローが適切かどうか分からず、頭を悩ませている採用担当者も多いのではないでしょうか。そこで、この記事では選考フローの新卒・中途採用別の流れや作り方、活用のポイント、課題が見つかったときの解決方法（改善策）などについて解説します。
hrmos.co選考フローとは
選考フローとは、「募集→書類選考→面接→内定→入社」といった企業が求人情報を公開してから求職者が入社するまでの一連の流れのことです。新卒採用か中途採用かによって適切な選考フローは異なります。また、募集職種や募集人数などでも、選考フローは異なることが一般的です。選考フローの各要素が適切に設計されていれば、採用活動の効率も高まります。
もし、採用活動がうまく進まないようであれば、選考フローの見直しを検討したほうがよいでしょう。選考フローの各ステップの精度が上がれば、採用活動も効率よく効果的に進められるようになります。そうなれば、企業が求める人物像に近い人材を獲得できる可能性も高くなるでしょう。
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選考フローを採用活動で設定する3つのメリット
選考フローを設計しチャート化しておくことは、企業に大きく3つのメリットをもたらします。ここでは、どのようなメリットがあるのか具体的にみていきましょう
1.採用活動の流れや進捗状況を関係者が適切に把握できる
採用活動は、採用担当者と応募者との間で完結するものではありません。採用後の人材を配属する予定の部署や最終面接に出てもらう役職者など、関係する社員は数多く存在します。とはいえ、日ごろ採用活動にかかわることがない社員は選考の状況を把握できません。
選考フローを設定して社内で公開すれば、関係者は選考の流れが把握できます。進捗状態も理解でき、必要に応じてスムーズに連携が取れるでしょう。たとえば、現場がほしいと考えている人材像のイメージを、適切なタイミングで採用担当者に伝えることも可能です。採用された人材と職場のミスマッチが起こるリスクが低減し、効率的な採用活動が行えます。
2.採用活動の課題把握に役立つ
採用活動は必ずしも成功するものではありません。想定していたよりも応募人数が少なかったり、内定後に多くの応募者が辞退したりするといったこともあるでしょう。採用活動がうまくいかないときは、問題がどこにあるのかを把握することが重要です。明確な選考フローを定めていれば、どのステップに問題があるのか確認しやすくなり、次回以降の採用活動で活かせます。
たとえば、プレエントリーした学生を対象に会社説明会を実施したあと、本エントリーに進む人数が想定以上に少なかったとしましょう。この場合、会社説明会で自社の魅力をきちんと伝えられていなかったことが問題であると考えられます。改善点が把握できれば、会社説明会で配布した資料やプレゼンの内容を見直すといった具体的な解決策を取れるようになるでしょう。選考フローを作成することでPDCAのサイクルが回しやすくなり、採用活動の質を高められます。
3.ターゲットに合わせた適切な選考フローが分かる
一口に採用活動といっても、ターゲットとなるのが新卒か中途か、募集職種は何かといったことで適切な採用フローは異なります。最初は適切な選考フローが分からなくても、課題点を見つけて改善することで、ターゲットに合わせて有効な流れが把握できるようになるでしょう。結果的に、採用活動の精度も高くなります。
【新卒採用】一般的な選考フロー
新卒の採用活動に力を入れている企業は多いでしょう。新卒採用の選考フローは、企業によってさまざまです。一般的な流れとしては、以下のような形になります。
1.募集・プレエントリー受付
2.会社説明会
3.書類選考・適性検査・筆記試験
4.複数回の面接
5.内定
上記以外にもさまざまなパターンがあります。ここでは、一般的な選考フローの各ステップについてみていきましょう。
【新卒】募集・エントリー受付
新卒者に応募してもらうためには、採用活動を実施していることを知ってもらわなければなりません。そこで、まずは募集活動を行います。さまざまな方法がありますが、一般によく実施されている募集活動には、主に以下の3つの方法があります。
・就職サイトへの求人情報掲載
・自社が運営するコーポレートサイトや採用サイトで求人情報を公開
・自社サイト、SNS、Webメディアなどを活用して周知
どれかひとつに絞る必要はなく、3つの方法を併用し積極的に活用するとよいでしょう。特に、拡散力の高いSNSは有効に活用すべきです。なお、いずれの方法でも応募者がエントリーできる状態にしておくことが大切です。
【新卒】会社説明会実施
次のステップは、プレエントリーした学生を対象とした会社説明会の実施です。自社で会社説明会を実施するだけでなく、就職フェアや就活セミナー、合同説明会などに出展する企業も多くみられます。企業独自に会社説明会を実施する目的は、新卒者に自社への理解を深めて志望度を上げてもらい、本エントリーにつなげることです。母集団の形成にとって非常に大切なステップといえます。
会社説明会では、自社の採用サイトや就活サイトなどに掲載した求人案内だけでは分からない情報を提供するようにしましょう。また、可能であれば、企業のトップや現場で活躍する社員、新卒者と年齢の近い若手社員などにも協力してもらうと効果的です。企業トップの話を聞くことで、理念に共感して志望度を上げる新卒者もいるでしょう。また、現場で活躍する社員や若手社員の話からリアルな現場の様子が伝われば、自分が実際に働く姿がイメージしやすくなります。本エントリーにつながりやすくなるでしょう。
【新卒】書類選考・適性検査
本エントリーの際に提出してもらったエントリーシートや履歴書、成績証明書などの書類をもとに、新卒者の基本情報や志望動機をチェックし、面接に進む学生を選びます。選考の基準は明確にして共有し、採用担当者によってぶれが起きることのないよう注意しましょう。書類選考のほか、筆記試験や適性検査を実施する企業も多いです。筆記試験は、社会人としての基本的な学力や能力があるかどうかを測るために実施します。専門職以外では、あまり高いハードルを設ける必要はないでしょう。
適性検査は、会社や仕事への適性を測るために実施します。複数の会社がさまざまなタイプの適性検査を提供しており、特徴はさまざまです。それぞれの適性検査にどのような違いがあるのかを調べ、目的に合ったタイプを選ぶようにしましょう。
【新卒】面接
書類選考や筆記試験、適性検査などを通過した学生に対し、面接を実施します。主な面接の形式は、個人面接・集団面接・グループディスカッションの3つです。個人面接は、採用担当者と1対1で行うため、応募者についてさまざまな角度から深く知ることができます。集団面接は、複数の応募者が同時に面接を受ける形です。限られた時間で多くの応募者を評価できます。グループディスカッションは、複数の応募者に対して1つのテーマを与え、討論して結論を出してもらう形式です。限られた時間で多くの応募者を選考でき、協調性に優れているか、説得力はあるか、論理的思考は得意かなど多面的に評価できます。面接の形式ごとの特徴やメリット・デメリットを踏まえ、目的に合わせて使い分けるとよいでしょう。
1度で応募者の能力や適性を判断することは困難なため、面接は一次・二次・最終と複数回実施することが一般的です。一次で応募者の基本能力、二次で業務適性や志望度の高さ、最終面接で企業の社風や理念にマッチする人材か、入社の意思はあるかなどを確認するケースが多くみられます。複数の面接官が対応する場合、評価の軸にずれが起こらないように、選考基準を共有・確認しておくようにしましょう。
【新卒】内定者決定
応募者が最終面接を通過したら、すみやかに内定を通知します。ただし、内定通知は内定解禁日である10月1日以降でなければ出せません。そのため、10月1日までに内定が決まった応募者に対しては内々定通知という形で伝え、10月1日に内定式を行って内定通知を出すことが一般的です。内定が決まった応募者に対しては、内々定の形でよいので早めに連絡するようにしましょう。
もし、選考が始まってから内々定が出るまでの期間があまりに長いとなると、優良な人材ほど競合他社での就職を決めてしまう可能性が高くなります。とはいえ、選考期間が短すぎても適切な判断ができず、採用のミスマッチを起こす恐れがあるため、適切な期間で結果を出すことが重要です。企業や職種にもよりますが、一次面接から内々定までは、およそ1～2カ月が平均的なところでしょう。
【新卒】そのほかの選考フローのパターン
上記で説明した一般的なフローのほかに、以下のような流れを採用している企業もあります。
・説明会・選考一体型：プレエントリー→会社説明会・適性検査や筆記試験→面接→内定
・試験先行型：プレエントリー→適性検査や筆記試験→会社説明会→面接→内定
・インターンシップ型：プレエントリー→会社説明会・適性検査や筆記試験→インターンシップ→面接→内定
会社説明会と試験を同日に行う「説明会・選考一体型」の選考フローは、スピーディーに採用活動を進められます。ただし、応募者が多すぎると会場に収容しきれないなどの問題が起こるため、注意が必要です。応募者が多く、ある程度絞り込みたい企業は、会社説明会の前に試験を実施する「試験先行型」を採用することが多いでしょう。「インターンシップ型」は、選考フローの途中にインターンシップが組み込まれるパターンや採用活動の開始前に実施したインターンシップでの評価をもとに一部の工程を免除するパターンなどがあります。応募者のスキルを判断して採用できる点が大きなメリットです。このほか、筆記試験と一次面接を同日に実施するパターンなどもあります。
【中途採用】一般的な選考フロー
中途採用は、新卒採用とは選考フローが異なります。会社によって異なりますが、一般的には以下のような選考フローになることが多いでしょう。
1.募集
2.書類選考
3.複数回の面接
4.内定
ここでは、中途採用の一般的な選考フローの各ステップについてみていきましょう。新卒採用の選考フローとの違いについても解説します。
【中途】募集
まずは、中途採用の選考を実施していることを求職者に知ってもらう必要があります。中途採用の募集方法には、主に以下のようなものがあります。
・自社が運営するサイトの採用ページ
・ハローワーク
・転職サイトや求人誌
・人材紹介サービス
・転職者向け合同会社説明会や転職フェア
すでに自社でコーポレートサイトを運営している場合は採用ページを追加するだけでよいため、手間もコストもそれほどかからないでしょう。とはいえ、サイトへのアクセスがなければ求人を出していることを知ってもらえないため、ほかの方法も併用する必要があるでしょう。ハローワークには無料で求人情報を出すことができますが、事業所登録や申し込みが必要です。
転職サイトや求人誌に求人広告を出稿する場合は、料金が異なるため、費用対効果を考えて媒体を選ぶ必要があります。人材紹介サービスは、募集から入社まで手厚くサポートしてもらえ、料金は成果報酬型になることが多いです。採用が決まるまでは無料で利用できますが、紹介を受けた人材を採用した場合、その人材に払う初年度の年収の何割かを払う必要があります。転職者向け合同説明会や転職フェアは費用が高額になる傾向がありますが、自社に興味のない求職者にリーチできる点がメリットです。
【中途】書類選考
中途採用の場合は、履歴書のほかに職務経歴書を提出してもらうことが一般的です。志望動機やこれまでの実績、保有スキルなどを確認し、自社が求める人材像にマッチしているかどうかを見極めましょう。
【中途】面接
面接では、応募職種に必要な知識や経験、スキルがあるか、自社が求める水準に達しているかなどを判断します。スキルや実績だけでなく、自社の社風やカルチャーに合うかどうかも重要なポイントです。
【中途】内定者決定
採用が決まったら、速やかに内定を通知しましょう。転職活動を行う場合、求職者は複数の企業を並行して受けていることが一般的です。内定通知が遅れると、競合他社に行ってしまう可能性があります。内定を通知したあとも、メールで定期的に連絡を入れたり既存社員との交流の場を設定したりするなど、入社日まで丁寧にフォローするようにしましょう。
【中途】新卒採用の選考フローとの違い
新卒採用と中途採用の選考フローでは、いくつか違いがあります。たとえば、中途採用では、転職フェアなどに出展することはあっても会社独自の会社説明会は開催しないことが一般的です。多くの場合、面接時に会社について説明します。また、筆記試験や適性検査を実施せず、応募書類と面接で判断する企業も多いです。面接の形式は1対1になることが多く、グループディスカッションなどはほとんど見られません。新卒採用に比べて内定までの期間が短い点も、違いの1つです。
選考フローの作り方
選考フローは、自社の状況や課題に即して作成することが大切です。ここでは、選考フローをつくる基本的な手順について解説します。
採用計画立案
まずは、採用計画を立てましょう。どの職種に何人が必要かを考え、採用人数を決定します。また、求める人物像や選考の基準についても明確にしておきましょう。これは、求める人材像や選考基準をはっきり決めずに能力の高さだけに着目して採用すると、職場の雰囲気になじめないなどのミスマッチが起こる可能性があるためです。
採用スケジュールの策定
募集活動から入社までのスケジュールを組みましょう。競合他社におくれを取ると有望な応募者がそちらに流れてしまう可能性があるため、動向に注意しながらいつまでに何をすべきかを決めていきます。ただし、この時点で「面接時間は〇分」といった詳細なスケジュールまで決める必要はありません。採用活動全体の流れを設計することが中心となります。
採用フローの構成要素を組み込む
「プレエントリー受付」「会社説明会の開催」「面接の実施」など、募集活動から内定までに発生すると考えられる要素をすべて洗い出しましょう。次に、採用ターゲットごとに必要な要素をピックアップし、組み合わせて選考フローを組み立ていきます。一般的な選考フローにこだわる必要はなく、自社の採用活動で必要と思われる要素を取り上げるようにしましょう。たとえば、応募者の人柄やポテンシャルを見たい場合は面接の回数を増やす、スキルを重視する場合はインターンシップを組み込むといった調子です。
選考フローが組み立てられたら、採用活動のスケジュールに落とし込みます。面接の回数が多く選考期間が当初のスケジュールより長くなってしまうなどの問題があれば、適宜調整しましょう。
選考フローを共有し実施する
選考フローが完成したら、採用関係者の間で共有し、実際に運用していきます。採用活動に区切りがついたら、選考フローの振り返りを行い、次の採用活動に活かすことが大切です。
選考フローを採用活動で活用する3つのポイント
選考フローをより効果的に活用するために、押さえておきたい3つのポイントについて解説します。
1.選考フローのプロセスごとに歩留まりを出す
選考フローは、募集活動・書類選考・面接など細かなプロセスに分かれています。採用活動の実施中は、各プロセスの参加人数をこまめに記載し、歩留まりを算出しておくようにしましょう。特定のプロセスで想定をはるかに下回る歩留まりが出たら、問題があることが分かります。
たとえば、一次面接の通過者は多いわりに、二次面接で大量に落ちているとしましょう。この場合、いくつかの原因が考えられます。たとえば、「一次面接と二次面接を担当する面接官の間で採用基準の認識にずれがある」「二次面接での質問が適切ではなかった」「二次面接と最終面接との間が長すぎて辞退者がたくさん出た」といったことが挙げられるでしょう。いくつかの可能性を探り、考えられる要因をもとに改善策を考えることが大切です。次回に活かすことで、選考フローがブラッシュアップできます。
2.不採用の連絡タイミングに注意
内定者の決定後、そのほかの応募者に不採用の通知を出すタイミングは慎重に見極める必要があります。これは、内定を出した応募者が辞退する可能性がゼロではないためです。もし、内定辞退が出たら、次点の学生を繰り上げて内定通知を出すことになるでしょう。ところが、早々に不採用通知を出していると、繰り上げることもできません。選考フローをもう一度繰り返さなければならず、時間やコストを無駄にしてしまいます。
3.ターゲットに合わせた選考フローを作成する
新卒採用と中途採用とでは、適切な選考フローが異なります。また、募集職種によっても変わってくるでしょう。採用ターゲットに合わせ、適切な選考フローを使うようにしましょう。
選考フローの課題と改善策
選考フローを用意して採用活動を実施しても、残念ながら必ずしも成功するとは限りません。場合によっては、さまざまな課題や問題点が見つかることもあるでしょう。ここでは、採用活動をするうえでよくみられる問題点を取り上げ、それに対する改善策を紹介します。
応募者が集まらない・想定より大幅に少ない
応募者が少ない場合は、募集活動に問題がある可能性が考えられます。知名度や認知度の高い大手企業や有名企業に比べると、中小企業には応募者が集まりづらい側面があることは確かです。とはいえ、毎年多くの学生からの応募がある中小企業も存在するため、企業規模を言い訳にすることは難しいでしょう。適切な広報・募集活動をしていれば、応募者を増やすことは可能です。
そこで、まずは現状の募集活動の内容を見直しましょう。「学生にアピールするポイントがずれている」「自社の魅力をうまく言語化できていない」といった問題が隠れている可能性があります。伝えるべきポイントや伝え方を考え直すなど、問題に合わせ適切な改善策を模索し実行しましょう。 また、学生からの応募を待つだけでなく、積極的にこちらから働きかけることも1つの方法です。たとえば、学生データベースを活用してダイレクトリクルーティングする、カジュアル面談をオファーするといった方法も検討するとよいでしょう。
書類選考や面接の通過者が少ない
書類選考や面接で落ちる応募者が多い場合、複数の採用担当者間で採用基準のずれが生じている可能性が考えられます。改めて採用基準の認識を擦り合わせることが必要です。また、選考基準を高く設定している可能性もあります。その場合、そこまで求める必要が本当にあるのか、再検討する必要があるでしょう。
内定後に入社する人が少ない
内定後に辞退する応募者が多く、入社につながらない場合は、自社の魅力が十分に伝わっていない可能性が高いです。新卒採用の場合、選考フローの初期段階である会社説明会で魅力を十分に伝えられているか、内容を見直してみましょう。「会社説明会でなんとなくよい感じを受けたからエントリーしてみた」といった応募者は、複数の内定が出ればより魅力を感じた競合他社を選ぶ可能性が高いです。自社に興味を持った学生を引き止められるように、会社説明会のプレゼンや資料の内容を練り直すことも検討しましょう。
また、内定後のフォローが不十分だったり、一次選考から内定が出るまでの期間が長かったりすると、辞退者が出る傾向があります。「内定を出した応募者にはこまめに連絡を取る」「選考フローを見直して内定までの期間の短縮化を図る」といった対策が必要です。
選考フローを作成し効果的な採用活動を実施しよう
選考フローは効果的な採用活動には欠かせないものです。選考フローを作成すると「関係者間で採用活動の進捗状況を把握しやすい」「採用活動の改善に役立つ」などのメリットがあります。自社の状況や課題に合わせて作成するようにしましょう。また、採用活動が終わったあとは振り返りを行い、問題点があれば改善することが大切です。改善を繰り返すことで精度の高い採用活動が行えるようになるでしょう。
