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こんにちは。「HRMOS（ハーモス）採用」のHRMOS TREND編集部です。
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企業が新たな人材を確保する際には、面接が行われます。担当面接官が応募者に対して質問をし、回答やその際の態度などから、自社に適切な人材であるかを見極めなければいけません。しかし、短い面接時間の中での人材の見極めは容易ではないでしょう。本記事では、採用面接を成功へと導くために必要なポイントや、内容ごとに質問例などを紹介します。また、面接官に求められる役割やNG行為も解説していきましょう。
hrmos.co面接官に求められる役割とは
面接の内容や、そこで得られた情報をもとにした判断によって、企業の未来が大きく左右されると言っても過言ではありません。それほど、面接官に求められる役割は大きなものとなります。ここでは、面接に臨む前に押さえておきたい面接官に求められる役割をみていきましょう。
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適切な人材であるかの見極め
面接官にとって最大の役割は、応募者と自社との相性の見極めにあります。事前に行うことのある書類選考でも、大まかな経歴と能力などは把握可能でしょう。しかし、面接を行い実際にコミュニケーションをとってみなければ、本当に自社にとって必要な人材であるかどうかの見極めはできません。相対した状態で会話を重ねることで、定量化しやすい能力や資格以外の相性も見極めやすくなります。自社との相性がよくなければ、採用しても離職する可能性が高まってしまうでしょう。採用にかけた時間やコストなども無駄になりかねないため、面接官はさまざまな角度から応募者の人材としての見極めを行うことが求められます。
自社の魅力をアピールする
応募者は、事業内容や取り扱い商品、業績などを事前に調査したうえで、企業を評価し応募してくるでしょう。しかし、それらに興味や好感を抱いていたとしても、面接後に企業への評価が一変してしまう可能性も否定はできません。そうなってしまう理由の一つが、面接官の対応です。企業以前に面接官との相性がよくないと感じれば、応募者は入社を見送る可能性が高まります。優秀な人材であれば、なおさらです。
応募者の中には条件や待遇の面だけではなく、働きやすさを重視して入社企業を選択する人もいます。ハラスメントのリスクを感じさせる面接官であると判断されてしまうと、規模が大きかったり待遇がよかったりしても、入社を見送られてしまいかねません。他の社員も同様であるイメージを抱かせる可能性が高いためです。面接を通じて、企業は応募者に選ばれる意識を持つ必要があります。面接官には、自社の顔として魅力をアピールする役割がある点を十分に認識しておきましょう。
・入社手続きの効率化
・1on1 の質の向上
・従業員情報の一元管理
・組織課題の可視化
採用面接の基本的な流れ
面接そのものの流れは、さほど複雑なものではありません。ここでは、採用面接における基本的な流れを解説します。
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1.アイスブレイク
場を和ませる雰囲気をつくり、応募者の緊張を緩和させるのがアイスブレイクです。主に、面接の冒頭に取り入れられます。人材としての見極めとはあまり関係のない話をし、コミュニケーションしやすい環境づくりを心がけましょう。
2.自己紹介と自社の説明
面接官自身の紹介を行い、自社の情報も応募者へと提供します。応募してきている以上、各自で企業についての情報収集を行っているでしょう。しかし、最初の段階で改めて自社について説明しておくことで、誤解を解いたり質問に対する回答を引き出しやすくしたりできます。自己紹介では名前と役職、担当業務などを、自社の説明では沿革や主な事業内容、運営方針などを伝えましょう。
3.応募書類に沿った質問
事前に、あるいはその場で受け取った履歴書や職務経歴書をもとに、いくつかの質問を行います。特に、応募書類に記載された内容の事実の確認を丁寧に行いましょう。気になる箇所があれば具体的に質問し、応募者からの回答を得たうえでチェックを行います。
4.応募者の意欲などを引き出す質問
応募書類に記載された内容からはわからないことや、文字だけでは表現できない点について、さらに掘り下げるための質問を行います。特に、入社に対する意欲や将来的な展望についての質問は欠かせません。これまでの経歴を、入社後にどう活かしたいのかなどについても尋ねます。定量的な成果や能力以外の、人間性を確認するための質問を中心に投げかけましょう。
5.応募者からの質問
一通り対話を行い判断に必要な情報を得たら、今度は応募者からの質問を受ける時間を設けます。いわゆる、逆質問と呼ばれるものです。一方的な面接とならないよう必ず逆質問の機会を設け、それに丁寧に回答しましょう。
6.必要な連絡や確認
最後に、事務的な連絡や確認を行います。採否の決定の流れや、結果を連絡するタイミングや方法なども説明しておきましょう。採用が決定したあとの入社日などのスケジュールの確認も重要です。
内容別にみる採用面接の質問例
質問の仕方によって、応募者からの返答が変わるケースは少なくありません。ここでは、流れや内容ごとに質問例を紹介しましょう。
アイスブレイク時の質問
アイスブレイクの目的は、応募者の緊張感の緩和です。日常会話でみられるような内容を意識するとよいでしょう。
- 道には迷われませんでしたか？
- 電車で来られましたか？混んではいませんでしたか？
- 室温は大丈夫ですか？暑かったり寒かったりしませんか？
- 履歴書記載の趣味は、いつ頃から始められて、きっかけはなんだったのですか？
相手を気遣うような質問は、アイスブレイクの際にはよく用いられます。また、履歴書の内容に触れても問題はないものの、プライベートに過剰に踏み込むような質問は避けなければいけません。
応募書類に関する質問
応募書類からは、特に経歴や成果などに関する質問を行います。
- 前職で担当されていた業務を教えてください
- この業務を経験された期間は何年ほどですか？
- これまでの成果を上げられた理由や経緯を教えてください
- 退職を決断されたきっかけはなんですか？
中途採用を行う際には、退職についての質問も避けられません。具体的かつ納得のいくような回答であれば、退職についてネガティブに捉える必要はなくなるでしょう。
志望の動機や入社への意欲を尋ねる質問
前向きな姿勢を持っているかの確認も行います。同時に、自社についての知識や情報をどの程度得ているのかについても見極めましょう。
- 弊社へと応募した理由やきっかけを教えてください
- 過去の経験を弊社でどのように活かしたいとお考えですか？
- 弊社以外で応募されていたり応募を検討されていたりする企業があれば教えてください
- 弊社で携わりたい業務やプロジェクトはありますか？
応募者の回答から、さらに深いやり取りへと持ち込みやすいのが、これら志望動機や入社への意欲を尋ねる質問です。ミスマッチを防ぐためにも、入念なコミュニケーションを図りましょう。
価値観や性格を見極める質問
面と向かって行うコミュニケーションからでしか得られない情報も汲み取っておかなければいけません。
- 職場に求めるものはなんですか？
- 内定を複数もらった場合、最終的に入社先を決定するポイントはなんですか？
- あなたに対する周囲からの評価を教えてください
- あなたの強みと弱みを教えてください
答えにくい質問に対する回答からも、価値観や性格を見極めるヒントが得られます。丁寧であったり前向きであったりするなど、姿勢にも注目しながら尋ねていきましょう。
経験や学びに関する質問
過去のエピソードなどを、自身の言葉で伝えてもらうことも重要です。
- 学生時代の失敗の経験と、そこから学んだことがあれば教えてください
- 困難に直面したとき、どう乗り越えようとしましたか？
- 影響を受けた人物や目標としている人がいれば教えてください
- 何度も繰り返してしまう失敗はありますか？
自分の経験や学びを客観的に認識し、それをどう仕事へと結びつけてきたのか、あるいは結びつけたいと考えているのかを確認しましょう。
応募者に質問を促す
逆質問も、尋ね方次第で回答が変わることがあります。
- 弊社について、さらに知りたいことがあればお尋ねください
- 他に伝えたいことや共有したいことはありますか？
- アピールしたい点や不明点があれば教えてください
応募者が質問をしやすいような投げかけを意識するのがポイントです。
採用面接で自社にマッチした人材を見抜くポイント
単に形式的に行うだけでは、自社が必要としている人材であるかどうかの見極めはできません。ここでは、採用面接で自社にマッチした人材を見抜くためのポイントを解説します。
話しやすい雰囲気をつくる
応募者の本質を見極めるには、雰囲気づくりが欠かせません。緊張感が過剰にある場では、必要な情報は聞き出しにくいでしょう。アイスブレイクも重要ですが、終始話しやすい雰囲気を面接官自身が提供する必要があります。面接の場所選びも重要です。圧迫感があったり閉鎖的であったりすると、過剰なプレッシャーを与えかねません。逆に広すぎるスペースも、緊張感を助長させてしまう可能性があります。適度な広さで、かつインテリアなども工夫しながら、話しやすい雰囲気を構築する必要があるでしょう。
オープン・クエスチョンを心がける
「はい」か「いいえ」の二択で答えられる「クローズド・クエスチョン」ではなく、自由に回答できる「オープン・クエスチョン」を心がけましょう。二択から選んでもらう形では、その人の本質が見極められません。応募者自身の言葉と表現で、価値観や経験、意欲を存分に発信してもらうにはオープン・クエスチョンが必要です。より多くの情報が得られ、自社との相性も判断しやすくなります。また、言語化能力や思考の整理能力、対応力など、定量化しづらい能力の見極めも可能となるでしょう。
より具体的な質問を投げかける
曖昧な質問では、曖昧な回答しか返ってきません。より具体的な回答を得るには、具体的な問いかけをする必要があります。特に、一貫性がなかったり、何を聞き出したいのか理解しにくかったりする質問は避けましょう。抽象的な回答しか返ってこない場合には、面接官の質問の内容や仕方に問題がある可能性もあります。すべての応募者にそのような面接を行ってしまうと、採否の判断材料も十分に集められません。結果的に、ミスマッチを生じさせるリスクが高まります。具体的で、かつ簡潔な問いかけを心がけるのがポイントです。
態度やマナーなども確認する
回答内容も重要ですが、会話をしている際の態度やマナーなどの確認も欠かせません。落ち着きがあるかどうかや、言葉の使い方、表情などにも目を配らせましょう。能力が高くても、態度や言動が自社の雰囲気にマッチしていないと、入社後にお互いにとって不都合が生じる恐れが出てきてしまいます。特に、チームで活動することの多い企業や部署での採用活動の際は、態度やマナーの確認は不可欠です。現場の社員も同席させるなどし、チームや部署に馴染めるかを確認してもらいましょう。
回答に応じた質問を投げかける
応募者の見極めには、内容の深掘りも欠かせません。応募者の回答に応じて、さらに質問を重ね、気になる箇所や知りたい内容を深掘りしていきます。表面的な会話にとどまらず、応募者の性質や能力などの本質を見極めやすくなるでしょう。その際、同じような内容の問いかけにならないような注意が必要です。同様の問答を繰り返しても、そこから得られるものはほとんどありません。応募者の本音や真意、具体的な能力を引き出せるよう、核心をつくとともに回答しやすい言葉選びなどの工夫が求められます。
オンライン面接の注意点
コスト削減や多くの応募者へと対応するために、オンライン面接を取り入れる企業も増えてきました。ここでは、オンライン面接実施の際の注意点をまとめます。
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環境やセキュリティを整備する
音声が途切れたり映像が止まったりすると、スムーズに面接を進められません。お互いにとってストレスとなり、また、質問や回答の内容が頭に入ってこないなどの弊害も起こりえるでしょう。そのため、ネットワーク環境に不備が生じないよう、入念な整備が不可欠です。自社の不要な情報が画面に映ったり、逆に応募者の情報が無関係な人に届いたりしないよう、セキュリティ面にも配慮しておく必要があります。自社の印象も左右するため、環境やセキュリティには十分に注意しておきましょう。
相手からの見え方に注意する
カメラの位置や目線、背景などにも注意が必要です。カメラの位置によっては相手と目線が合わず、適切なコミュニケーションが図れない恐れが出てきます。何よりも、相手に違和感を与えないような見え方にしなければいけません。映り方に違和感があると、それが終始気になり、応募者も本音で話しにくいでしょう。背景も同様です。不要な情報や相手を不快にさせたり気を散らせたりするものが、カメラに映り込んでいないか確認しておきましょう。本音が引き出せなければ、自社との相性の把握も難しく、結果的にミスマッチを生じさせてしまいます。実際に対面して行う面接と大差がない程度にまで、事前に調整しておくのがポイントです。
リアクションは大きめにとる
カメラやマイクの性能が上がっても、やはりオンライン面接は対面での面接とは異なります。雰囲気や空気感といったものの共有が難しいため、対面で行うよりも両者の間に壁ができやすいでしょう。その壁を可能な限り取り除くには、面接官のリアクションが重要になってきます。応募者に自分の話が伝わっていると感じてもらうには、普段よりも大きめな相槌や表情豊かなリアクションが必要です。
トラブルの有無の確認を怠らない
入念にネットワーク環境を整えて臨んだとしても、トラブルに見舞われるケースは少なくありません。面接中は、常にトラブルの有無を確認しながら進めましょう。途中で音声が途切れているのに気づかずに、延々とどちらかが話を続けてしまうこともありえます。相手が反応しやすい投げかけを適度に挟み、その反応をみながら進めるとよいでしょう。反応が悪い、あるいはなければ、何かしらのトラブルが発生している可能性があります。早めに察知できれば、お互いにストレスなく面接を終えられます。
採用面接で避けたい面接官のNG行為
面接官の役割を果たすには、応募者からよい印象を持たれる必要があります。ここでは、自社の印象を毀損しないために避けなければいけない、採用面接でのNG行為を紹介しましょう。
身だしなみの乱れ
髪型や服装は、誰にみられても恥ずかしくないように整えておきましょう。身だしなみに乱れがあるだけで、自社全体の印象を下げかねません。常に、企業を代表している意識を持ち続ける必要があります。ネクタイの締め方ひとつにも気を遣いましょう。特に、清潔感への意識は重要です。スーツやシャツのシワや靴の汚れまで注意し、それらがないようにしておかなければいけません。
不適切な言葉遣い
面接官は、応募者に対して決して目上の存在ではありません。応募者は企業に選んだもらいたいと願うものですが、企業も応募者に選んでもらう必要があります。砕けた言葉遣いや、相手を見下すような表現は避けましょう。応募者の見た目に関する表現も控えます。品のない言葉遣いも避けなければいけません。和やかな雰囲気づくりは重要ですが、それは、友人同士のように会話をしてもよいという意味ではない点は強く認識しておく必要があります。
面接中の態度の変化
終始横柄な態度をとるのもNGですが、途中で態度を変えるのも避けなければいけません。高圧的な態度になるだけではなく、逆に、馴れ馴れしい態度になるのもNGです。言葉遣いだけではなく、例えば、足や腕を組んだり、頬杖をついたり、表情を曇らせたりするのも避ける必要があります。手に持っているペンを回したり、書類やファイルを乱暴に扱ったりするのもNG行為です。これらの行為は、無意識に行ってしまう人も少なくありません。特に、心理状態によって表情や態度が変わりがちな人は注意する必要があります。
個人的かつ不要な質問
プライベートなことや個人的価値観などに関して、聞き出そうとしてはいけません。例えば、家族や恋人に関することや、家庭環境、資産の有無などがあたります。宗教や支持政党なども同様です。性別や容姿についての話題も必要ありません。多様性が重視される時代になり、これらの内容に触れる質問に対する抵抗感を抱く人が増えています。場合によってはハラスメントと捉えられるリスクもあるので注意しましょう。応募者に対してだけではなく、面接官がこれらに関する自身の情報を提供するのも避けなければいけません。アイスブレイク時の会話の際にも要注意です。
回答の強制や誘導
企業として知りたい情報や聞き出したい回答はあるでしょう。しかし、それらを強制したり誘導したりするのは避けなければいけません。あくまでも自然なやり取りの中で、応募者の自由意思による回答から得られた情報をもとに、相手の本質を見極める必要があります。強制や誘導により得た情報は、必ずしも本心ではない可能性もあるでしょう。ミスマッチにつながりかねないため、意図的に回答を引き出す質問や雰囲気づくりはNGです。
逆質問に対する曖昧な返答
面接の最後には、応募者に逆質問をしてもらいます。それに対して、曖昧であったり抽象的であったりする返答は避けましょう。応募者の多くは、逆質問の内容を入念に準備したうえで臨んでいます。人によっては面接官の返答に対して、さらに重ねて問いかけをし、企業の情報を可能な限り多く入手しようとするでしょう。面接中に特に問題はなくても、最後の逆質問に対する返答が曖昧であれば、それだけで企業のイメージを損ないかねません。企業の情報やイメージは、SNSなどインターネットで急速に世間へと広がります。途中で採用の可能性が薄いと判断した場合であっても、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。
採用面接を効果的に行うための下準備
採用面接には、入念な下準備が不可欠です。準備次第で、適切な人材を見極められるかどうかが決まると言っても過言ではありません。ここでは、面接を効果的に行うための下準備について解説します。
マニュアルや質問内容の整備
面接の実施にあたり、マニュアルや質問内容を整えておきましょう。質問は、数を可能な限り絞りつつ、しかし、応募者の本質を引き出し、かつ見極められる内容に整えておく必要があります。特に、各支所など複数の箇所で同時に面接を行う場合や、日時によって面接官が変わる場合などでは、マニュアルや質問内容の十分な整備が求められます。面接官ごとに流れや質問内容が極端に変わってしまうと、採用人材の質に差が生じてしまうためです。また、マニュアルや質問内容は、企業内で共有しておく必要もあります。
評価基準の設定
評価基準も、マニュアルなどと同様に統一化し共有しておく必要があります。同じような面接を行っても、それぞれで評価基準が異なってしまっては意味がありません。応募者の回答や態度・姿勢などに対し、それらをどう評価するのかの明確な基準を設けておきましょう。資格や前職での具体的な業績は基準を設けやすいものの、コミュニケーション能力や態度・姿勢、雰囲気などの基準を統一するのは困難です。面接を担当する人たちで会議を重ね、細かなシチュエーションごとに評価の方法や基準を定めておかなければいけません。また、現場の声も重要です。採用担当者と現場との間に価値観や欲している人材像に乖離があると、採用活動は成功しないでしょう。評価基準の設定の際には現場の意見も取り入れながら、真に必要な人材の確保を目指す必要があります。
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応募者の情報の整理
事前に書類審査がある場合や、書類を送ってもらっている場合には、しっかりと目を通しておきましょう。履歴書や職務経歴書を確認し、質問内容や掘り下げたい部分を整理しておきます。面接当日に書類に目を通すよりも、さらに踏み込んだ問答ができるようになり、応募者の本質に迫りやすくなるでしょう。必要に応じて、応募者の活動や前職の情報などを集めておきます。事前情報が多いに越したことはありません。特に、SNSなどで積極的に発信している応募者であれば、そこからも有益な情報の獲得が可能です。面接で触れるかどうかは別にして、その人の性格や能力を知るための情報としては大きな価値が出てくるでしょう。
まとめ
効果的な面接の実施には面接官の成長も不可欠
面接は、企業の成長を左右する重要な人材を見極めるための場です。企業の将来は、面接官にかかっているといってもよいでしょう。質問の仕方や内容によって、応募者の回答が変わるケースも珍しくはありません。応募者の本質を見極めるには、面接官側の事前の入念な準備も不可欠です。そうした準備と実践を重ね、面接官自身が成長する必要もあります。結果的に、自社に必要な人材の継続的な獲得へとつながるでしょう。
