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企業に就職する人が最初にかかわるのは人事部であることから、人事部とは人材の採用や育成を行う部署というイメージがあるのではないでしょうか。実際の人事部は、採用や育成以外にさまざまな役割を担う部署です。そこで、今回は人事部とはどのような部署なのか、人事部の役割、企業で人事部が必要とされる理由や仕事内容、総務部や労務部との違い、人事部の社員に求められるスキルを簡単に解説します。
hrmos.co人事部とは？
人事部とは、企業の経営資源であるヒト・モノ・カネ・情報の中で「ヒト」の管理をする部署です。経営資源の中でもヒトは最も重要な位置づけにあり、人事部は企業を支える人材の獲得、管理、活用を一手に引き受ける企業の心臓部といえる立場にあります。人事部の目的は、ヒトという経営資源を最大限に活用することです。ヒトという経営資源を最大限に有効活用していく方法は企業や業態によって異なるため、人事部の構成は企業ごとに異なります。人事部の構成は以下のようなものがあります。
- 労務管理を担当する独立した部署が存在しない企業
- 本社の人事業務を補完するために各事業部や事業所ごとに人事を担当する組織を設けている企業
- 各事業部や事業所内に企画担当部門があり、そこが人事労務管理を行っている企業
人事部の仕事は大企業と中小企業でも異なります。大企業の場合は業務が細分化されていることが多く、縦割りの仕事になることが多い傾向です。中小企業では1人の担当者が人事関連の業務を幅広く行うケースが多く見られます。
hrmos.co・入社手続きの効率化
・1on1 の質の向上
・従業員情報の一元管理
・組織課題の可視化
人事部の4つの役割
アメリカの「最も影響力がある経営思想家トップ50」に選ばれたことがあるミシガン大学教授のデイビッド・ウルリッチ氏は、著書「MBAの人材戦略」の中で人事部の4つの役割について述べています。
1.戦略的パートナー
人事部は、企業の中において孤立しがちな経営者や事業責任者の良き理解者・協力者としてサポートするため、事業戦略や経営戦略を理解していることが大切です。そのうえで人材の面から戦略や事業目標を達成し、自社を発展・成長させるための計画の立案と実行をします。企業の目標を達成できるような人材の採用や育成を行う戦略を立てる、事業戦略を実現できるための組織開発、人事異動のしくみの構築、企業理念と人事戦略を連動させることなどが人事部の使命です。
2.変革エージェント
企業理念に沿った人材戦略を行うために、組織の変革を推進する役割です。組織の変革を行う際に、経営者と現場間で考え方が乖離していると、反発が生じてうまくいきません。そのために人事部が経営陣と現場の間を取り持ち、円滑に変革を推進していきます。企業の目標に合う人材の採用や育成の具体的な方針を決めることも人事部の役割です。経営陣と対等に話し合いをし、現場の従業員のモチベーション向上や説得ができるようコーチング技術や心理学の知識を持ち合わせている必要があります。
3.制度設計と運営
人事部は賃金制度、昇給・昇格制度、配置転換、異動などのさまざまな制度を一括管理しています。経営戦略に基づいて、さまざまな制度の立案や改変を行い、制度の管理や運営などを担当することも大切な業務です。企業規模が大きくなるほど制度は複雑になります。経営戦略だけでなく従業員の生活にも直接的にかかわってくるため、公平性が保たれる施策を行うのも大切です。
4.管理エキスパート
人材や組織に関する情報の取りまとめを行い、業務の効率性を高め、法的リスクを最小限に抑える役割を果たします。従業員が勤怠を正確に入力できるようなシステムを整える、各自が保有する資料をデータベースで管理する、従業員のスキルや組織の情報を集約して管理するなどです。
5.従業員チャンピオン
従業員一人一人の声を聞き、従業員のやる気や意欲を高められるよう人事戦略を策定し、組織設計を行います。企業と従業員の間に立ち、両者が良い関係を保てるよう調整を行うのも役割です。キャリア開発やメンタルケアなどのサポート、現場の声を経営側に届けて必要な施策を提案することなどが含まれます。
人事部が企業に必要な理由
従業員が少ないなど、企業規模が小さい場合は人事部が置かれていない場合があります。企業規模が大きくなるにつれて労務管理が煩雑になるため、人事部を設置するのが一般的です。しかし、企業規模が大きいこと以外にも企業にとって人事部が必要な理由は複数あります。
1.終身雇用制が崩壊したことによる人材の流動性の高まり
高度経済成長期に一般的だった終身雇用制が崩壊し、新卒一括採用も変化してきています。転職は珍しいことではなくなり、1つの会社で定年まで働き続けることは当たり前ではなくなりました。新卒一括採用の後にジョブローテーションで幅広い知識を身に付けたゼネラリストを育成していく方法は終身雇用制が前提となっており、時代の流れにそぐわなくなっています。技術革新に伴って業務の高度化、専門化が進み、特定の分野の専門知識を有するスペシャリストが求められるようになりました。そのため、人事部による高度な専門知識を有する人材の採用や育成、長く働ける評価制度の導入が必要とされています。
2.経営者だけで採用・教育・評価を行うのは難しい
優秀な人材の確保は企業経営において必要不可欠ではあるものの、経営者は業績が伸ばせるよう事業の遂行が最重要任務とされます。そのため、優秀な人材の採用・教育・評価に十分な時間を割くのは難しくなりがちです。優秀な人材の確保が難しくなると企業の競争力が低下してしまいます。そのため、人材戦略を専門的に考えて実行する人事部を設けて機能させていくことが必要になるわけです。
3.人事情報の集約化
人事部は人事情報を集約することによって、社内のどの部門で人手が足りていないのかを把握し、必要とされる部門に最適な人材を配置することができます。人事部がなければ人材の有効活用ができなくなる可能性があり、こうした事態を避けるために人事情報の集約化は大切なポイントです。
4.人材のモチベーション管理
ライン長が業績アップに力を入れすぎると、部下の育成がおざなりになり、ライン長の手下のように扱ってしまうケースがあります。部下のモチベーションの低下が続けば業績にも悪影響を及ぼしかねません。部下自身が働く喜びを感じ、モチベーションを上げられるように、人事部が働く環境を整備する必要があるのです。
5.多様な働き方に対応した人材の確保と育成
終身雇用制の崩壊により新卒一括採用の時代からオンラインを利用した採用活動が行われる時代へと変化してきました。そのため、企業は時代に即した採用活動を行わなければならなくなっています。また、少子高齢化が進む中で、正社員の採用だけでなく派遣社員、パート、アルバイト、業務委託などさまざまな雇用形態を検討し、組織に合わせた採用活動を行わなければなりません。人事部が多様な働き方を提供して離職率を減らし、効果的に人材育成を行う施策を行うことが必要なのです。
6.客観的かつ中立的に組織の公平性を保つ
中小企業の場合は、労働組合が組織されていない場合がほとんどです。経営側の意向や指針が従業員に影響を及ぼしやすく、従業員は弱い立場に置かれることが多々あります。経営側と従業員側でもめ事が起きたときに、人事部は中立的な立場で仲裁に入りやすく、組織の公平性を保つことが可能です。
人事部の仕事内容
ここからは、人事部が担当する仕事内容を紹介します。
1.採用活動
企業の経営戦略や事業計画をもとにして、年間の採用計画を立てます。採用は大きく分けると新卒採用と中途採用の2種類です。新卒採用は数年後に中核となる人材を確保するための採用活動で、中途採用は現段階で不足している人材を確保するための採用活動になります。企業や個別の事業部がどのような能力・適性を持った人材を何人必要としているのかを明確にするため、経営陣や各部署の責任者との協議を行います。決められた期限までに事業計画を達成するために必要な人材を確保することがミッションです。
そのため、人員構成、年齢構成、出向・転籍予定、退職予定を中長期的な視点で分析し、必要な人員を確保する手段を明確にしていきます。採用活動には以下のようなものがあります。
- 人材紹介会社との連携
- 求人広告の出稿
- 就職フェアへの参加
- 会社説明会の企画と運営
- 採用サイトやパンフレットの作成
- 応募者の選考
- 内定連絡
- 入社までのフォロー
社内に対する面接の依頼や調整、フィードバックの回収なども行います。採用に関しては、すべての過程を人事が行うとは限りません。配属予定の部署が選考活動をすべて行い、人事部は事務手続きだけを行う場合、正規雇用は人事部が行い、非正規雇用は配属予定の部署が行う場合など、さまざまです。
2.人材配置・異動
業務を効率よく行うためにどの部署に何人、新入社員や既存社員を配置するのか、異動させるのかを考えるのも人事部の大切な任務です。ただし、人事配置や異動は人事部だけですべてを決定することが難しいため、各部門や事業部の責任者とも連携し、話し合いをしながら配置を決めていくことも多々あります。人手不足のため、各部門や事業部に必要な人数が必ずしも揃っていない場合もあり得るでしょう。その場合は、話し合いにより各部門や事業部間での調整も行わなければなりません。人材配置・異動の方法は、既存社員の配置転換や異動で済ませる場合と外部から新しい人を採用する場合があります。
社内異動の場合は社内公募・FA制度・自己申告制度などがあり、すべてを従業員の希望通りにすることはかなわないものの、最適な配置にするよう進めていくことが必要です。人事部では制度の公表や募集・応募者の管理・選考などを担当します。従業員が能力を最大限に発揮するためには経営の意向だけでなく、従業員の能力や経験、現場の状況を複合的に考えなければなりません。新人研修時に面談を行い、研修時の行動を観察し、配属を決定するケースもあります。
3.人事評価
人事評価制度の構築と運用も人事の業務です。評価基準は経営理念や経営者の意向に合わせて策定し、運用されます。企業によって人事評価制度の構築法は異なりますが、評価期間、評価項目、評価者、評価のフローやプロセスなどを人事部が考え、経営層と協議のうえ決定していくのが一般的です。評価項目はスキルや知識、コンピテンシーや業務プロセス、設定目標や実績などを客観的に判断します。評価の結果は給与・賞与の算定や昇給・昇進・昇格、配置、人材育成にも影響を及ぼすので、できるだけ客観的であることが必要です。
評価は従業員満足度やモチベーションに直接かかわるので、人事の人材戦略の中で特に重要な位置づけになります。評価制度に欠陥があると離職率の上昇につながる場合もあるため、業務や役職に合った適切な評価方法を行わなければなりません。人事評価の最終的な目標は、従業員のモチベーションを上げて業績の向上につなげるだけでなく、従業員が長く勤めるシステムを構築することです。評価方法は人事部だけでなく、各部門や事業部、自己評価を取り入れる場合など、さまざまあります。
4.人材育成
従業員一人一人が成長すれば、企業の成長につながります。自社に必要な能力、現状の課題を把握し、従業員の能力向上を目標として役職や階層に合わせた人材育成計画を行い、予算を確保するのも人事部の仕事です。研修を行った後は効果の検証をし、翌年度の研修計画につなげていきます。代表的な研修の種類は以下の通りです。
- 新人社員研修
- 入社後1年目・3年目・5年目などに行われる定期研修
- 管理職研修
- 仕事上で必要な技能や資格を取得するためのスキルアップ研修
- ハラスメント研修や情報セキュリティ研修などその他の研修
研修の種類は集合研修のほか、オンライン、eラーニング、OJT研修、外部講師による研修などさまざまな手法があるので、目的や自社の課題に合わせた方法を選択します。従来はOJT研修が一般的でしたが、指導者である先輩社員の能力により成果に差が出てくるため、外部の専門会社に研修を依頼するケースや、メンター制度を導入する企業が増加傾向です。人事部は研修の計画を立て、実施期間や対象者、内容を各部門や事業所の管理職に通知し、参加者募集を行います。講師や研修会場の手配、宿泊を伴う場合は交通手段や宿泊の手配、対象となる従業員の出張手当や宿泊手当の精算なども業務の対象です。
5.組織開発
組織開発とは、自社のカルチャー構築や従業員満足度の向上をめざして人事・採用を改善していくことです。従業員が持てる能力を最大限に発揮できる職場環境を整えることが、業績向上につながっていきます。働きやすい環境を整えるためには、職場の人間関係が良好であることや、悩みを相談しやすい体制が整っていることが重要です。従業員同士のコミュニケーションの活性化を狙ったイベントの企画や実施、ハラスメント相談窓口の開設や運営を行い、従業員が仕事に集中できる環境を整えていきます。また、経営方針に沿った部署の新設、統合、廃止も組織開発に含まれる業務です。現場での調査、上層部との議論を行い、自社に足りない部分や強化すべき部分はどこかを洗い出します。
6.労務管理
労務管理は従業員の入社・退職の手続き、勤怠管理、給与計算、賞与計算、労働保険料や社会保険料の算定、給与振込、健康診断、福利厚生業務、安全衛生管理などです。労働時間はルールに沿っているか、報酬は労働に見合ったものになっているか、従業員の配置は適切かといった人材の管理を一手に引き受けます。長時間労働を是正するため残業時間の削減、ライフワークバランスを実現するためにフレックスタイム制の導入、テレワークの導入など、企業の実情や時代の流れに即した労務管理を行うことが必要です。
福利厚生業務には社会保険料の算定や雇用保険の手続き、福利厚生の拡充などが含まれます。従業員が健康かつ安全に働ける職場環境を整備するのも人事部の大切な任務です。安全衛生管理は従業員が職場で病気やケガをしないよう環境を管理・改善します。中でも、製造業のように工場を抱えている企業では、職場でけが人が出るようなことがあれば社会的責任を問われることとなるため、安全な職場環境の構築がとても重要です。
人事部と総務部・労務部の違い
人事部と総務部・労務部は似た役割を持ちますが、それぞれ受け持つ業務分野は異なります。ここからは、人事部と総務部・労務部で担当する業務はどう違うのかを解説します。
人事部と総務部の違い
人事部と総務部は管理部門として業務が重なる部分があり、企業によっては人事部と総務部を統合し、仕事を割り振っている場合があります。人事部は人材に直接的または間接的にかかわる仕事を行い、総務部は受付、来客対応、備品の管理、株主総会の企画・運営、社内の重要書類作成や管理など事務全体を担当するのが仕事です。
人事部と労務部の違い
労務部は人事部と同様、労務関係や福利厚生など、人材にかかわる業務を担当する部署です。労務部が設けられていない企業では、人事部が労務部の業務を担当することが多く見られます。従業員の入社・退職に関する手続きや給与計算、社会保険の手続き、労働安全衛生の管理など、従業員が安心して働ける環境づくりに取り組みます。企業の規模が大きくなると、労務関係の手続きが煩雑になるため、人事部と労務部を分ける企業が増加する傾向です。
人事部に求められるスキル
人事部にはどのようなスキルが必要なのでしょうか。ここからは、人事部に求められるスキルを紹介します。
1.コミュニケーション能力
人事部に最も必要なスキルはコミュニケーション能力です。人事部には部門や役職を問わず、さまざまな立場の従業員が問い合わせをしてきます。従業員の困りごとは何なのかをコミュニケーションを取って把握し、適切な判断と必要な対処を行わなければなりません。経営層と現場など、異なる立場の人の意見を聞き、調整する能力も必要です。採用活動では求職者と最初に面談するのが人事担当者なので、企業の印象を決める大切な立場となります。求職者との面談、人材派遣会社との連絡など、社内外を問わずさまざまな立場の人ともコミュニケーションを取る必要があります。相手が話すことを理解し、伝えたいことを分かりやすく話すスキルが不可欠です。
2.スケジュール管理能力
人事部が担当する業務範囲はとても広く、企業によっては人事部が総務部や労務部を兼任し、双方の業務を掛け持ちで行わなければならない場合があります。複数の業務を掛け持ちする場合は、それぞれの業務の納期や優先順位を考慮して、効率良く業務を進めていかなければなりません。場合によっては、複数の業務を同時進行でこなさなければならないこともあり、マルチタスクスキルが求められます。
3.事務処理能力
人事部ではバックオフィス業務を担当するため、事務作業が多くなります。給与計算や雇用関係の手続きはミスが許されません。そのため、手続きに沿った正確な作業を行うことが求められます。事務作業を行うにあたっては、ExcelやWord、PowerPointのオフィス系ソフトや社内システムの操作といった基本的なパソコン操作は必須です。
4.論理的な思考能力
人事の仕事は数字や規則を見て判断することが多く、客観的で正確な判断が求められます。冷静かつ公平な立場で物事を考えられる能力は欠かすことができません。中でも、個々の従業員の生活や将来にかかわる評価などは、論理的思考がなければ正しく行うのは不可能です。
5.コンプライアンスの意識
企業は、法律や条例を始めとして社会的規範や社内規定、就業規則など、あらゆるルールを守らなければなりません。コンプライアンス違反は企業の社会的信用を失墜させてしまいます。企業の社会的信用を守るためには、人事部においてコンプライアンスの意識を遵守することが大切です。社外に対する場合だけでなく、社内においてもコンプライアンスと密接にかかわる事案もあります。たとえば、上司からサービス残業を強要された場合はどうすれば良いのか、ハラスメントを受けて悩んでいると相談を受けた場合に、正しい判断と対処を行うには法律の知識が欠かせません。
6.経営的な思考能力
人事部は採用、人材育成、人材配置を、経営層の観点で考えられなければなりません。企業の置かれている状況に応じた人材制度の見直し、新しい施策の実施などを経営層と共に行っていきます。経営層が掲げるビジョンや経営戦略を達成するために、どのような課題があるのか、その課題を解決するためには何をする必要があるのかを考えます。そして、そのためにどのような人事戦略を取るべきなのかを考えられる能力が必要です。欠員が出たから採用するというその場限りの対処の仕方では十分ではありません。企業を成長させるためにはどの部署に何人の人材が必要かを考えます。入社後どのように育成し、どのようなパフォーマンスを上げられるような組織にしていくかを検討することが必要です。そのうえで、目標達成に向けて実行していきます。
7.情報収集能力
労務管理や給与計算に関する法律や規則は随時改正されるため、就業規則や社内ルールに反映させていくことが大切です。関連する法律の情報を集め、理解し、取り入れていかなければなりません。法律や規則だけでなく、社会情勢についても常に目を向ける必要があります。たとえば、コロナ禍においてオンライン面接や研修を取り入れる動きが一般的になったように、時代に応じた新しい手法を取り入れ、業務の効率化を図るためにしくみや制度をより良いものにアップデートしていくことが必要です。
8.秘密保持
人事部では企業や従業員の個人情報など、他の部門と比べて機密情報を多く取り扱います。担当する職務によっては、ほとんどが機密情報という場合もあるでしょう。データの流出などによって機密情報が漏洩してしまうと、企業や従業員が多大な損害を被ることになります。情報の重要性を理解すると共に、常に慎重にデータを取り扱い、秘密保持に関する正しいスキルを持つことが大切です。
人事部とは、企業の財産である人材の採用や育成・配置などを行う部署
人事部は人材に関係する業務を一手に引き受け、経営戦略に基づいた目標を達成するために、人材の採用・育成・評価・配置などを担当する部署です。企業経営における現段階の問題点を把握し、課題解決を図るために尽力すると共に、従業員が能力を十分に発揮できる環境を整えます。経営層や各事業部はもちろん、各従業員とのコミュニケーションを取ることが必須の、企業にとっては心臓部ともいえる部署です。
